経費精算とは?経費精算システムの導入メリットや事例まで徹底解説!

経費精算

更新日:2018年12月29日 | 公開日:2018年12月29日

グローバル化の発展によって市場競争が激化する現代では、相対的な競争力を維持するため、ほとんどの企業が業務効率化と生産性の向上に取り組んできました。その範囲は生産・在庫・物流管理はもちろん、顧客管理を含むマーケティング・営業にもおよんでおり、各業務の合理化を実現するため、多くの企業がERPをはじめとしたさまざまなツールを導入・活用しています。

その一方で、バックオフィスの業務効率化は遅れがちだったのが現状であり、取り組みが活性化したのは最近になってからだといえるかもしれません。そんな始まったばかりの間接業務の合理化のなかでも、大幅な生産性の向上とコスト削減効果が期待できるのが経費精算であり、それを実現する「経費精算システム」です。

なぜ経費精算の合理化が、大幅な生産性向上とコスト削減効果をもたらすのか?それを実現する経費精算システムの導入メリットとは?導入事例による具体的な効果も交えながら、解説していきます。

経費精算とは?

経費精算とは、企業活動を行うなかで生じる交通費、出張費、物品購入、交際費など、従業員が立替払いした経費を、会社が払い戻して精算することです。もちろん、従業員から申請される費用すべてが経費として認められるわけではありません。経費として認められるのは、経営上必要だと判断された費用のみです。

会社が営業上必要だと判断した経費は損金として計上できるため、税制上の優遇措置を受けられるというメリットがあります。その反面、経費としての判断が税務署の見解と異なる場合もあり、税務調査時に修正を余儀なくされる可能性もあります。つまり、経費精算業務の大前提として、一般的な基準を念頭にした経費の定義を明確にすること、勘定項目を明確にすること、従業員に周知徹底することが必要です。

もちろん、経費精算に関連する社内規定の整備も欠かせません。交通費はともかく、物品購入では領収書の保管や整理が必要であり、高額な備品購入などでは決済者の承認も必要でしょう。また、支払い方法も現金やクレジットカード利用、請求書払いなど多種多様になりつつあります。

こうしたさまざまな要素が組み合わさり、複雑化する傾向のある経費精算は、申請者や承認者、最終的な処理を行う経費担当者それぞれが、正式な手続きを踏んで正確に処理しなければならないのです。

1.経費精算の業務内容

それでは、経費精算業務の具体的な内容や手続きの流れとは、どのようなものでしょうか?紙の申請書のやり取りが中心だった、従来の手法を例に紹介してみましょう。

多くの企業では、一定期間に区切られた間に発生した経費を、まとめて申請して精算をする形が取られています。たとえば、1か月間に使った経費を月末に申請するなどです。

この場合にまず必要になるのが、従業員の経費申請書の作成と提出です。経費申請書は項目ごとに記載する必要があり、交通費は利用した交通機関と区間、日時と料金を記入し、物品購入は商品名と金額を記入したうえで領収書・レシートを添付します。

出張などで事前申請書を提出し、仮払金を受け取っている場合でも、差額を精算する必要があるため経費申請書の提出は必須でしょう。取引先と会食した場合などは、領収書を添付するほかにも参加人数も記入する必要があります。

作成された経費申請書は、社内規定に応じた上長の承認を得なければなりません。金額によっては、複数の上長から承認を得る必要もあるでしょう。承認者は経費申請書の内容を確認し、内容に問題がなければ経理部へまわし、修正が必要なら申請者に差し戻します。

経費申請書を受け取った経理部でも、さまざまな確認作業と処理が必要です。申請された交通費に間違いないか、計算違いはないかなどのチェックはもちろん、項目ごとに適切な勘定科目に割り振り、会計ソフトなどに入力する作業も必要です。これらの手続きがすべて完了した後、精算金額が現金、もしくは銀行振込で従業員に支払われるのです。

1-1.経費精算する際のよくある悩み

複雑な手続きと正確な作業が必要とされる従来の経費精算は、関係する従業員すべてに大きな負担を強いていました。経費精算の課題ともいえるその内容を、申請者、承認者、経理担当者の場合に分けて解説してみましょう。

経費申請書を作成しなければならない申請者は、経費を項目ごとに一つひとつ正確に記入していく必要があり、申請書の作成自体に多くの時間と手間がかかります。領収書が発行されない場合がほとんどの交通費は、メモや手帳などを使って記録しておかねばならず、物品購入時に受け取る領収書・レシートはすべて保管し、整理しておかねばなりません。

申請書の提出を受けた承認者は、その確認業務自体が大きなストレスになります。外回りの多い承認者の場合は、申請書の承認をするためだけに会社に戻らなければならないこともあり、内容の確認や再計算にも多くの時間が必要です。内容に不備があった場合の差し戻しを含め、提出から承認までのプロセスに長い時間がかかってしまうのも問題です。

申請書を最終的に処理する経理担当者は、内容の確認や再計算が必要なことに加え、申請書に記載された内容を正確に会計ソフトに入力しなければならず、正しい勘定項目に割り振らなければならない手間もかかります。手入力によるこれらの作業は、計算ミスや入力漏れなどの人的ミスが起こりやすくなります。また、すべてのプロセスで多くの時間がかかるため、申請書が期限までに提出されないなどの悩みを抱える担当者も多いでしょう。

経費精算業務が煩雑になってしまうのは、申請書の作成に多くの時間と手間がかかることに加え、内容の確認や再計算、システムへの入力など多くの二度手間がかかっていること、承認待ちなどの無駄な時間が発生しているという課題があるからなのです。

1-2.経費精算を効率化する経費精算システム

こうした課題を解決するため、経費データを一元的に管理して申請者・承認者・経理担当者が共有することで、二度手間とムダな時間を排除し、経費精算業務を合理化するのが経費精算システムです。これによって経費精算の業務効率化が実現し、余裕のできたリソースをコア業務に割り振れるため、生産性の向上とコスト削減効果も期待できます。

近年では、スマートフォンを活用していつでもどこでも経費申請・承認のできる、SaaS型が主流となりつつある経費精算システム。スマートフォンのカメラで撮影した領収書のOCR解析、交通系ICカードのデータ取り込みなど、入力の自動化が進められているのがトレンドです。また、外部サービスとの連携や柔軟な会計ソフトとの連携など、経費精算業務全般を効率化する高機能経費精算システムも登場しています。

2.経費精算システムの導入メリット

それでは、経費精算システムを導入することで、企業が得られるメリットにはどのようなことが考えられるでしょうか?具体的に解説します。

2-1.合理化による経費精算業務の負担軽減

多くの経費精算システムには、交通費の自動計算機能が搭載されています。ICカードリーダーに対応するシステムを活用すれば、経費申請を大幅に効率化できます。領収書の写真をOCR解析して自動入力できるシステムもあるため、経費精算システム導入は申請者の負担を大幅に軽減できます。

もちろん、入力された経費データは、ひとつのデータベースで一元管理されるため、計算ミスが起こることもなく、経理担当者が紙の申請書をシステムに入力するなどの二度手間も必要ありません。ワークフロー機能を使った申請・承認も、スマートフォンを使っていつでもどこでもできるため、申請待ちなどのムダな時間も生じないのです。

つまり、経費精算システムの導入・運用で、申請者・承認者・経理担当者すべての負担を軽減できるメリットがあります。

2-2.労働生産性の向上とコスト削減効果

経費精算システムの導入・運用で負担が軽減されれば、申請者・承認者・経理担当者それぞれに時間的な余裕が生まれます。これは、効率化によって生まれた時間というリソースを、それぞれのコア業務に割り振れることを意味します。当然のことながら、各従業員の労働生産性の向上が実現するでしょう。

また、ただでさえ業務が集中しがちな月末に、経費精算が重なる経理担当者の多くは、処理のために残業が発生していたかもしれません。経費精算システム導入による負担軽減は、残業の削減につながるためコスト削減も可能です。こうした現実的なコスト削減に、労働生産性向上を組み合わせた相乗効果は、数字に表れない利益とメリットも企業にもたらします。

2-3.社内統制の強化

紙の申請書をやり取りしていた従来の経費精算では、計算ミスが起こりがちだったことに加え、忙しさを理由に、承認者が内容を充分にチェックしていなかった可能性もあります。定期券区間が控除され、料金の自動計算が可能な経費精算システムであれば、計算ミスや経費の過剰申告などを避けられます。

また、時間と場所を問わない承認作業が可能なうえ、申請金額によって柔軟に承認ポイントを設定できる経費精算システムでは、申請書の手軽で確実な内容チェックも可能です。結果的に、経費申請の不正や過剰申告の防止につながり、内部統制の強化が実現します。

3.経費精算システムを導入する際のポイント

さまざまなメリットを企業にもたらす経費精算システムですが、オンプレミス型を含め、市場にはさまざまなサービスが存在しています。機能や特徴も多種多様なサービスのなかから、自社に最適な経費精算システムを選択するのは容易ではないでしょう。そんな方に向け、経費精算システム導入検討に際して、注意しておくべきポイントをいくつか紹介しておきましょう。

まずは、自社の経費精算のプロセスを見直して課題を洗い出し、解決するための目的を明確にすることです。たとえば、なによりも申請者に負担がかかっているのであれば、自動入力機能が重視された経費精算システムに候補を絞るなどです。高機能だからという理由だけで選定していては、本来の目的を見失ってしまう可能性もあります。

また、単体の経費精算システムを導入する場合は、既存の自社システムとの親和性も考慮しておくべきでしょう。経費精算システムだけで経理業務を完結できるケースはまれであり、会計ソフトなどとの連携が必要になる場合がほとんどだからです。

サブスクリプションでの料金体系を持つSaaS型経費精算システムでは、月額料金のほかにも初期費用、オプション料金、ICカードリーダーなどの設備費を含め、トータルでコスト比較をすべきなのも重要なポイントです。ユーザー数に応じて金額も変動するため、自社要件を伝えて相見積もりを取るのもいいでしょう。

もちろん、利用者がストレスなく使える良好な操作性を持っているか、トラブルや質問に対するサポート体制はどうか、なども重要なポイントでしょう。

4.おすすめの経費精算システム5選

ここまで、経費精算システムの詳細、導入のメリット、導入に際して注意しておくべきポイントなどを解説してきました。以下からはSaaS型に的を絞ったうえで、おすすめできる経費精算システムを厳選して紹介します。

4-1.楽楽精算

楽楽精算は、SaaS型として4年連続で累計導入社数No.1の実績を誇る経費精算システムです。中堅・中小企業を中心に圧倒的な支持を得るその理由は、しっかりした基本機能を持ちながらもリーズナブル抑えられた月額料金と、ニーズに応じて機能を拡張できるオプションの豊富さです。専用アプリは用意されないものの、スマートフォンを活用して時間と場所を問わない効率的な経費申請・承認が実現できます。

ジョルダンの乗換案内と連携した交通費申請、10人までの設定が可能で、金額に応じた分岐も可能な柔軟なワークフロー機能、事前申請や仮払金への対応など、申請者・承認者の負担を軽減する仕組みを搭載。勘定項目の自動仕訳機能や、CSVデータの書き出しによる幅広い会計ソフトへの対応など、経理担当者の負担を軽減する機能も揃っています。

楽楽精算は、シンプルでランニングコストの安いシステムを探している企業、経理担当者が少ない中小企業などにおすすめできる経費精算システムです。

4-2.ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、豊富な機能を持ちながらも使い勝手をシンプルに絞ることで、業界最安値水準の価格と、優れたコストパフォーマンスを持つ経費精算システムです。月額料金1ユーザー400円という魅力的な設定がされているうえ、初期導入費用も一切かからないことから、累計導入数3,000社を突破する人気を誇っています。わかりやすいユーザーインターフェースを持ち、専用アプリでスマートフォンでも使いやすいのも特徴です。

柔軟に設定できるワークフロー機能、メール通知によるアラート設定で申請者・承認者の業務効率化ができるほか、CSVデータ出力による会計ソフトとの連携、FBデータの出力による振込自動化で経理担当者の負担も軽減。電子帳簿保存法に対応するため、領収書・レシートの原本保管の必要もありません。

姉妹製品のジョブカン勤怠管理と連携すれば、交通系ICカードからのデータ取り込みも可能なため、ジョブカン経費精算は、バックオフィス業務をジョブカンシリーズで効率化したい企業、シンプルなシステムを求めている企業などにおすすめできる経費精算システムです。

4-3.コンカー(Concur)

コンカー(Concur)は、フォーチュン500企業の77%が利用しているといわれる、グローバルスタンダードとしての地位を確立した、アメリカ発祥の経費精算システムです。1,000人規模以上の大企業をターゲットにしたConcur Expenseを主力としつつも、300人規模以下の企業に最適化したConcur Expense Standardもリリース、中堅企業以下のニーズ取り込みにも取り組んでいます。

コンカー(Concur)の特徴は、圧倒的な高機能と豊富な外部サービスとの連携、企業ニーズにあわせて自在にカスタマイズ可能な柔軟性です。SAP傘下による強固なセキュリティと信頼性を誇り、蓄積された経費データを詳細に分析し、社内規定に反映させるのも可能。出張精算に威力を発揮するConcur Travelを併用すれば、BTM(ビジネストラベルマネジメント)サービスを活用した出張費の最適化もできます。

コンカー(Concur)は、自在なカスタマイズと外部サービスの活用で、自社に最適なシステムを構築したい企業、国内外に複数拠点を持つ企業などにおすすめの経費精算システムです。

4-4.MFクラウド経費精算

MFクラウド経費は、利用したユーザーの分だけ課金されるという明快な料金体系を持ち、ニーズにあわせて4つのプランが用意された高機能経費精算システムです。すべての従業員にIDを割り振っても、課金されるのは利用ユーザー分だけのため、MFクラウド経費を活用すれば、ムダのない効率的な経費精算業務の運用が可能です。

1人からでも利用できるパーソナルプランを含め、すべてのエディションでOCR機能が利用できるため、領収書・レシートをスマートフォンのカメラで撮影すれば、面倒な入力の手間を省けます。標準機能での交通系ICカードデータ読み込み、登録したクレジットカードや銀行口座の明細を自動取得できるなど、スマートフォンアプリによる使い勝手の良さとともに、その高機能ぶりは高く評価されています。

MFクラウド経費は、個人事業主やフリーランサーから、経費精算の合理化に高機能システムを求めているあらゆる規模の企業まで、幅広くおすすめできる経費精算システムです。

4-5.経費精算freee

経費精算freeeは、経理担当者の業務効率化を重視し、会計ソフトのパッケージとして提供されている経費精算システムです。クラウド型としてシェアNo.1を誇る、法人向け会計ソフトfreeeと統合されているため、入力した経費データは、そのまま1クリックで経費として計上可能。経費精算に特化したほかのシステムで必須となる、会計ソフトとの面倒な連携を必要としません。

登録した経費データは、freeeに搭載される「自動で経理」機能によって、高速に自動的に仕訳が可能。登録されたクレジットカードや銀行口座から自動取得された経費データとともに、1クリックでFBデータを出力できるのも特徴です。

OCR機能が搭載されていないこと、交通費の自動入力が不充分など、申請者の省力化には効果が薄い面があるものの、経費精算を含めた経理業務をワンソリューションで完結したい企業、個人事業主、フリーランサーなどに、経費精算freeeは最適であり、おすすめです。

5.経費精算システムの導入事例

最後に、経費精算システムの導入を検討するきっかけとなった課題はどのようなものだったのか。経費精算システムを導入したことによって、どのような効果が得られたのか、実際の導入事例をもとに紹介してみましょう。

5-1.楽楽精算:ソニーライフ・エイゴン生命保険株式会社

2009年にソニーとの合弁で設立された生命保険会社、ソニーライフ・エイゴン生命保険株式会社は、社員が営業活動に注力できるよう、コーポレートカードの導入を検討していました。しかし、当時利用していた経費精算システムではクレジットカードが連携できなかったため、取引先への請求払いにも使える「楽楽精算」に注目。導入までのダウンタイムも短くできることから、導入が決定しました。

同社にとって、楽楽精算のクレジットカード連携は非常に有効に効果的でした。社員が高額な費用を立て替える必要がなくなったばかりでなく、利用履歴をそのまま取り込んで経費として登録できたため、経理業務の負担軽減にもなったのです。

思わぬ効果を発揮したのが、きめ細かく設定できるワークフロー機能でした。承認者が不在の際にも、代理承認者を自動で判断できるため、承認漏れがなくなり、プロセスが可視化されたことで内部統制の強化にも役立ったようです。

社員からも好評な交通費精算をさらに効率化するため、ICカードオプションも導入され、さらなる経費精算の合理化にも取り組んでいます。

5-2.MFクラウド経費:株式会社ビズリーチ

転職サイト「ビズリーチ」の運営、HR Techサービス事業を展開する株式会社ビズリーチは、戦略的な従業員の拡充を営業・エンジニア中心に行っており、2018年6月時点でその数は1,000名を超えています。

一方、利益を従業員に還元すべく、経理部は最小限の11名体制。このため、毎月200名以上の申請が集中する時期は、経費チェックを細かく行えないという問題が生じている現状でした。最小限の人材で経費精算の効率化が必然だった同社は、ユーザーである従業員の使い勝手、交通系ICカード対応を前提にシステムを選定。数ある候補から「MFクラウド経費」の導入が決定しました。

当初から効率化を期待していた交通費精算はもちろん、領収書・レシートの撮影でデータ化が完了するOCR機能は、予想以上の効果をもたらしました。使いやすいスマートフォンアプリを活用し、出張中や移動中の経費申請が簡単にできるようになったのです。

もちろん、経理部の負担も大きく削減。紙の申請書のときは、ほとんどチェックもできず、内容をシステム入力するだけで2〜3日を要していたのが、MFクラウド経費を導入してからは、申請者が倍の400人になっても、より少ない期間で処理が完了。申請者側、経理側両者にメリットのあるシステムだと実感しています。

6.まとめ

企業活動において欠かせない経費の精算は、申請者・承認者・経理担当者それぞれに大きな負担をかけ、労働生産性を低下させてしまいます。しかし逆に考えれば、業務合理化によってその負担を大幅に軽減し、労働生産性の向上とコスト削減も実現できるのです。

SaaS型経費精算システムは、その課題解決のための最善のツールであり、導入へのハードルの低さとクラウド環境でのデータ一元化によって、企業に多くのメリットをもたらせます。本記事でも紹介したおすすめの経費精算システムを参考に、自社に最適なひとつを選定し、生産性向上とコスト削減を実現してみてはいかがでしょうか?

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