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【2019年決定版】ICカードで打刻できる勤怠管理システムはこれで決まり!実際に使ってみてわかった「kincone(キンコン)」が一番おすすめの理由

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更新日:2019年01月31日 | 公開日:2019年01月31日

そろそろタイムカードではなく勤怠管理システムを導入しようと考えたとき、一番に気になるのは打刻方法ではないでしょうか。

タイムカードからの移行がスムーズにできるか、皆が使いこなせるかなど、人事担当者であれば心配になるのは当然です。

できるだけコストがかからず、簡単に打刻ができるものがあれば理想的ですが、その期待に応えるのが「ICカード打刻」です。

ICカードはほとんどの人が1枚は持っているので、導入もスムーズに行うことができるでしょう。今回はIC打刻ができる勤怠管理システムを3つ厳選し、そのプランや機能などを詳しく紹介します。

勤怠管理システム導入の一般的なメリット

勤怠管理システム導入の一般的なメリット

ICカード打刻できるシステムの紹介の前に、勤怠管理システムを導入するメリットを整理しておきましょう。

・スムーズな打刻の実現
・打刻と同時に交通費の自動清算
・出退勤記録の自動集計
・不正打刻の防止
・エラー打刻の発見
・長時間労働の防止
・シフトの自動作成
・有給休暇の自動付与、残日数管理

ざっと上げるだけでも以上のメリットがあります。いずれもタイムカードでは実現できないことばかりで、これだけでも勤怠管理システムの利便性が分かります。

交通系ICカードで打刻ができるおすすめの勤怠管理システム3選

交通系ICカードで打刻ができるおすすめの勤怠管理システム3選

ICカード保持者に「どんなICカードを持っていますか?」と尋ねると、おそらく多くの人が「Suica」や「PASUMO」などの交通系ICカードをあげるのではないでしょうか?

交通系ICカードは電車通勤をする人の大半が使っているので、都市部の会社なら多くの従業員が持っているでしょう。通勤で使ったICカードを打刻にも使うことができれば非常に便利です。会社で新たに打刻用のICカードを用意する必要がないのでコストもかかりません。

そこで今回は、交通系ICカードで打刻ができるおすすめの勤怠管理システムを3つ厳選しました。数ある中から「kincone(キンコン)」「Teamspirit(チームスピリット)」「jinjer勤怠」をピックアップ。いずれも打刻機能だけでなく交通費清算機能も併せ持っているため、管理業務の負担を軽減できる優れものです。

kincone(キンコン)

kincone(キンコン)

kinconeは東京都新宿区に本社を置く株式会社ソウルウェアが運営するクラウド型勤怠管理システムです。

このシステムの特徴は勤怠管理と交通費清算機能を標準装備している点。毎朝交通系ICカードをFeliCaカードリーダーなどにタッチするだけで、勤怠管理と交通費清算を同時に行うことができるのです。

勤怠管理も交通費清算も手作業で行うと、人件費という見えないコストがかかります。しかし、このシステムを使えば集計作業が全て自動化され、労働時間の計算はもとより交通費の計算をする手間が省けます。外回りの営業社員が多い会社では管理業務の負担を大幅に軽減できるでしょう。利用できるICカードはSuica、PASMOなど、一部を除く全国の交通系ICカードです。その他にチャット打刻、Web打刻、アプリ打刻機能も搭載されています。

利用料はユーザー1人当たり月額200円と、非常にリーズナブル。従業員の外出が多い企業、予算に限りのある企業におすすめの製品です。

Teamspirit(チームスピリット)

Teamspirit(チームスピリット)

Teamspiritは東京都中央区に本社を置く株式会社チームスピリットが運営するクラウド型勤怠管理システムです。

交通系含む各種ICカード打刻の他に、PC、スマホ、Beaconからも打刻可能。専用機器を使えば事務所の入退館記録システムとの連携もできます。

このシステムの特徴は豊富な機能を有している点で、勤怠管理だけでなく、就業管理、経費精算、工数管理、電子稟議、SNS、カレンダーなどの機能も標準搭載しています。

月額利用料は3万円/1社ですが、これだけの機能を全て使えてこの料金は納得の価格と言えるでしょう。なお、初期登録料として初回導入時のみ15万円別途費用がかかります。グレードアッププランとして月額4万5,000円/1社のものもあります。

チームスピリットを導入すればバックオフィス業務は全て完結するので、管理業務を合理化したい企業におすすめの製品です。

jinjer勤怠

jinjer勤怠

jinjer勤怠は東京都新宿区にある株式会社ネオキャリアが運営する勤怠管理システムです。

このシステムも打刻機能が豊富で、ICカードの他、PC、スマホ、タブレット、チャットツールなどを使った打刻が可能です。 

jinjerはシリーズ製品が豊富にそろっており、勤怠管理の他に人事管理、労務管理、コンディション管理、経費管理、マイナンバー管理、採用管理の各システムを提供しています。

このうち勤怠管理だけなら月額300円/1人で利用可能。グレードアップして600円/1人のプランを選ぶと、上記機能からお好きな組み合わせで3つのサービスを使うことができます。

なお、勤怠管理には交通費清算機能がないので、経費管理ができる「jinjer経費」併用することをおすすめします。

ICカードで打刻するメリット

ICカードで打刻するメリット

ICカードで打刻をするメリットは次の3つです。

・手間の削減
ICカード打刻を導入すれば労働時間を自動集計することが可能です。また、交通費清算機能が搭載されている場合、交通系ICカードで打刻すれば移動に使った交通費も自動的に計上されるので、管理者が交通費の清算をする必要がありません。

経費計算は管理業務の中でも手間がかかるので、その作業がなくなるだけでも管理業務の負担を大幅に軽減できるでしょう。


・コスト削減
ICカード打刻を採用した場合、Suica、PASUMOなどお手持ちのカードをそのまま利用できるので、新たに社員証などを作る必要がありません。余計なコストをかけずに勤怠管理を導入できる点もICカード打刻の強みです。


・スムーズな導入
ICカード打刻は専用のカードリーダーにかざすだけでOK。特別な操作は必要ないのでタイムカード感覚で使用できます。PCの扱いに慣れていない従業員でもすぐに使いこなすことができるでしょう。導入が簡単であることは管理者、従業員双方にとって重要な要素です。

また、タイムカードの場合は取り出して打刻するのに多少時間がかかるため打刻機周辺が渋滞することもありますが、ICカードは自分のものをかざすだけなので、その心配もありません。

ICカード打刻ができる勤怠管理システム選びはここが重要!

ICカード打刻ができる勤怠管理システム選びはここが重要!

勤怠管理システムを導入するにあたり、ICカード打刻ができれば出退勤の記録がスムーズになるので大変便利です。しかし、ICカード打刻機能があればどれでも良いということではなく、他にもいくつか重視するべきポイントがあります。勤怠管理システムを選ぶ際にはどのような点に注目すべきなのでしょうか?

機能・使いやすさ

勤怠管理システムを選ぶときに「機能・使いやすさ」は絶対に外せないポイントです。

勤怠管理システムは一度導入すると後で交換することが非常に面倒です。使い始めたら余程の不都合が生じない限り使い続けることになるので、どのシステムを導入するかという最初の決定が肝心です。

機能については自社のニーズを見定めて必要な機能を搭載した物を選ぶのがベストですが、ICカード打刻ができるツールを選ぶのであれば、交通費清算機能は必須です。

折角ICカード打刻をするのであれば、そのメリットを生かさない手はありません。できればオプションでなくデフォルトで交通費清算機能が搭載されているものを選ぶのがよいでしょう。

また、使いやすさも重要で、自社の社員のIT能力に見合わないものを導入してしまうと混乱の原因となります。操作方法を周知、徹底するだけでも大変という事態になると、勤怠管理システムを導入するメリットがありません。従業員の能力や属性に関わらず、誰でもパッと見で操作方法が分かるものを選ぶことをおすすめします。

コスト

勤怠管理システムを選ぶときはコスト面も重視すべきです。

言うまでもなくコストは一番に気になるポイントだと思いますが、ここで重要なのが毎月の料金だけで決めてしまわないことです。コストは表面的な料金の比較だけでなく、搭載している機能を全て活用したときに「管理コストをどれだけ削減できるのか」という視点も重要です。

勤怠管理を含むバックオフィス業務は直接企業の利益に結びつく訳ではありません。しかし、作業中の労働に対しては賃金が発生します。勤怠管理システム自体は少々割高でも、システム導入により自動化できる業務が増えれば、その分の人件費は浮くことになります。管理者は空いた時間を本業に充てることもできるでしょう。社員数が多ければ多い程、管理業務の軽減は会社のメリットにつながります。

一方で、スタートアップ企業や少人数の企業では、管理業務がそれほど負担でなく、むしろ勤怠管理ツールに毎月高額なお金をかける方が負担ということもあります。

このように、勤怠管理システムの恩恵をどれだけ受けられるか、どれだけコストをかけられるかは会社によって大きく異なります。そのため、自社の資金力、管理業務の負担などをよく見定めて、余裕を持って利用できるシステムを選ぶことをおすすめします。

セキュリティ

勤怠管理システムはセキュリティ面もチェックしておく必要があります。

どの程度のセキュリティレベルを希望するかは企業によってさまざまです。したがって、自社の情報をどの程度守る必要があるのか見極め、セキュリティについての方針を定めることが先決です。

勤怠管理システムにはオンプレミス型とクラウド型があり、一般的には前者の方がセキュリティレベルは高いとされています。もちろん、後者も各運営会社が万全を期していますが、データの保存がクラウド上であるという点で、構造上前者に劣ることは否めません。

したがって、企業として情報が絶対に外部に漏れたら困るという場合はオンプレミス型を検討することをおすすめします。

もちろん、各運営会社はセキュリティに力を入れているため、一般的な会社であればクラウド型でも十分だと言えるでしょう。ただしセキュリティのレベルは運営会社によって異なるので、その点はよく確認することをおすすめします。

導入の手間

勤怠管理システムを選ぶ際は、導入の手間も考慮すべきポイントです。

システム導入に際しては、ツールを使えるようになるまでの期間と、従業員に周知する手間の両方を想定する必要があります。

一般的に、オンプレミス型は自社でシステム構築をするので導入決定から利用開始まで最低でも数か月の時間が必要です。一方、クラウド型はシステム自体を運営会社が提供するため、申し込み後すぐに利用できるものが大半です。したがって、すぐに使いたい場合はクラウド型一択となるでしょう。

また、システムの使い方を周知する手間をかけられないのであれば、操作の簡単なものを選ぶことが不可欠です。

機能は?評判は?様々な条件でわかりやすく比較しました

機能は?評判は?様々な条件でわかりやすく比較しました

ここからは先に挙げた3つの勤怠管理システムを料金、サービス体系、機能など様々な条件で比較していきます。最も優れた勤怠管理システムは一体どれなのか、確認していきましょう。

料金・サービス体系

今回おすすめの交通系ICカードで打刻できる勤怠管理システムの料金・サービス面の比較は次の通りです。

kicone Teamspirit jinjer勤怠
利用料金
UI
導入実績
拡張性
サポート

利用料金

・kincone:◎

利用料金:月額200円/1人 (最初の2ヶ月は0円)
機能:勤怠管理、交通費清算

・Teamspirit:△

利用料金:①月額3万円/1社(下記機能全て利用可)
    :➁月額4万5,000円/1社+月額900円/人事担当者(下記機能+人事情報管理) 
機能:勤怠管理、就業管理、工数管理、経費精算、電子稟議、プロジェクト原価管理、
   シフト管理、人事諸届、人事情報管理(HRM)、マイナンバー管理

※①は初期登録料として15万円、➁は25万円が別途必要

・jinjer勤怠:○

利用料金:ライト/月額300円/1人(下記機能から1つ利用可)
    :スタンダード/月額600円/ 1人(下記機能から3つ利用可)
    :プレミアム/月額1000円/1人(下記機能から5つ利用可)

機能:勤怠管理、人事管理、労務管理、コンディション管理、経費管理、マイナンバー管理、採用管理。


3つのツールを比較するとkinconeが一番リーズナブルであることが分かります。

UI(ユーザーインタフェース)

・kincone:◎

kinconeのUIは大変優れており、直感で誰でも操作できます。導入もナビゲーションに従って設定すれば僅か10分で完了するので、PCに慣れていない方でも簡単にお使い頂けます。

・Teamspirit:○

チームスピリットもUIには工夫をしていますが、機能数が多いため、操作が複雑な印象を受ける人もいるかもしれません。しかし、使いやすい画面構成になっているので、慣れれば十分使いこなすことができるでしょう。

・jinjer勤怠:◎

ジンジャー勤怠もUIは高評価です。豊富な機能を搭載していながら使いやすさでも定評があるので、多くの企業から支持されています。

導入実績

導入実績

・kincone:○

kinconeの運営会社の設立は2012年、サイボウズ社が提供するkintone(キントーン)のカスタマイズ案件で成長している企業です。kincone自体は後発組ですが、kintoneは朝日新聞、ANA、資生堂、日産、ソフトバンクなど一流企業で導入実績があるので、システム連携しているkinconeも信頼性は十分です。

・Teamspirit:○

Teamspiritの導入実績は1,000社を超えています。フジテレビ、カゴメ、サーティーワン、Rettyなど誰もが知る優良企業や、高成長のベンチャー企業に多く支持されています。

・jinjer勤怠:◎

jinjer勤怠の導入実績はシリーズ累計で5,000社を突破。All About、WOWOW、メガネストア―、愛知日産、新日本プロレスリングなど様々な業界で導入が進められています。

拡張性

・kincone:○

kinconeはクラウド型勤怠管理システムであるため基本的に拡張性は高くないのですが、サイボウズ社のkintoneと連携が可能です。しかしkintoneの方に基幹システムとの連携機能があるので、併用することで社内データを柔軟に連携させることが可能です。kintoneは別途契約が必要ですが、拡張性を持たせたい方にはkincone + kintoneの利用をおすすめします。

・Teamspirit:△

Teamspiritには勤怠管理以外に多くの機能があり、バックオフィス業務の大半をカバーすることができますが、拡張性という点では限定的です。

・jinjer勤怠:△

jinjer勤怠もシリーズ製品は豊富ですが、社内システムとの連携はできないので拡張性という点ではもう一歩の評価です。しかし、シリーズ製品を使いこなせば、管理業務の大部分を自動化することも夢ではありません。

アフターサポート

・kincone:◎

kinconeは専用のサポートセンターがあるので、不明点があればいつでも問い合わせが可能です。申込当月、翌月までは無料で利用でき、何度でも問い合わせできるので大変お得です。

・Teamspirit:◎

Teamspiritもサポート体制が充実しており、有償・無償のサポートプランがあります。有償の場合は担当コンシェルジュが電話、メールで設定等のサポートをしてくれます。無償の場合はスポットサポートを受けることができます。

・jinjer勤怠:◎

jinjer勤怠は導入時の設定を万全サポート。契約プランによってサポート内容が変わりますが、フリープランでもメール、電話、チャットによるサポートを受けられます。グレードアッププランには初期設定サポート、社労士による労務相談なども用意。担当者のIT力に関わりなくスムーズな導入ができるでしょう。

機能

ここからはICカード打刻が使える3つの勤怠管理システムを機能面で比較。それぞれの特徴は次の通りです。

kincone Teamspirit jinjer勤怠
給与計算
生産性の測定
長時間労働抑制
休暇・休日の設定

給与の計算

・kincone:◎

kinconeは勤怠データをCSV出力できるので、外部会計システムとの連携が可能です。主要給与ソフトと連携すれば給与計算も簡単に行えます。これにより給与計算ミスの発生の余地はなくなります。

・Teamspirit:◎

Teamspiritの勤怠管理システムも労働時間は自動集計可能で、簡単に給与計算ソフトとの連携させることが可能です。

・jinjer勤怠:◎

jinjer勤怠もデータをCSV出力することができます。出力項目もカスタマイズできるので、会社の規定に沿った設定が可能です。

生産性の測定

生産性の測定

・kincone:○

kinconeには生産性を測定する機能は搭載されていませんが、kinconeの勤怠情報と連携可能なkintoneのプロジェクト管理機能を組み合わせることで、工数の予実管理が可能です。kintoneには生産性を高める機能が多数搭載されているので、勤怠管理情報を企業成長に役立てたいと考えている方は併用することをおすすめします。

・Teamspirit:○

Teamspiritはホワイトカラー生産性の「見える化」を目指し、工数管理機能を搭載。「受注」「作業工数」「利用経費」を同時に見るなど、必要な情報を組み合わせて生産性を測ることができます。また、新機能「Calendar Access」によりスケジュール表示された予定を工数管理に取り込むことができるので、工数入力がさらに便利になっています。

・jinjer勤怠:◎

jinjer勤怠も予実管理機能があり、生産性の測定は簡単です。また、社員のモチベーションを測れる機能や、シリーズ製品のワークバイタルもあるので、従業員のやる気を引き出し、生産性を根本的に向上させたい企業にはおすすめです。

長時間労働抑制

・kincone:◎

kinconeには残業時間超過アラート機能があるので、長時間労働を抑制することが可能です。また、働き方改革を受けて勤務間インターバル機能を導入。従業員の健康管理に役立てることができます。

・Teamspirit:◎

Teamspiritには36協定および安全管理のアラーム機能があり、事前に警告を出すよう設定することができるので、法令違反を未然に防ぐことができます。また、従業員自身がセルフマネジメントできる機能も搭載されているので、自ら働き方を変えられるようサポートします。勤務間インターバル把握機能もあるので、長時間労働抑制という点では非常に優れています。

・jinjer勤怠:◎

jinjer勤怠は36協定に基づいた異常値検出機能があり、労働時間超過した場合はアラート警告が出る仕組みになっているため長時間労働対策は万全です。

有給休暇や休日の設定

・kincone:◎

kinconeは様々な休暇を設定可能で、有給休暇、半休、平日を定休日に設定するなど、会社の就業規則に沿って自由にカスタマイズすることができます。

・Teamspirit:◎

Teamspiritは有給休暇の自動付与、休暇申請機能、さらに有給残日数をマネジャーが管理できる仕様となっているので、有給取得を促すことができます。その他各種休暇の設定も万全。働きかた改革にも完全対応しています。

・jinjer勤怠:◎

jinjer勤怠は有給、振休、代休、特別休暇など各種休暇を管理する機能があります。有給休暇については自動付与、一括処理する機能もあるので、休暇管理は問題なく行うことができるでしょう。

ICカードにも種類がある

ICカードにも種類がある

ICカードはSUICAやPASUMOなどの交通系以外にも様々な種類があります。

国内で使用されているICカードの規格は大きく分けて2種類。1つは「FeliCa(フェリカ)」、もう1つは「MIFARE(マイフェア)」です。それぞれの規格に属すICカードは次の通りです。

・FeliCa(フェリカ)
SUICA、PASUMO、ICOCAなど交通系ICカード。nanaco、waon、楽天Edy、おサイフケータイ

・MIFARE(マイフェア)
taspo、多くの社員証

ご覧のとおり、多くの方はフェリカ系のICカードであれば1枚は持っているのではないでしょうか。ICカード打刻というと、普段電車に乗らない方などは特別にカードを用意しなければならないと思いがちですが、既にお手持ちのカードをそのまま利用することができるのです。

国際的にはマイフェアの方が一般的ですが、日本国内での流通はタスポのみ。しかし、多くの会社の社員証は実はマイフェア系なので、意外に所有率が高いのが特徴です。

このように、ICカード打刻を導入する場合、大抵はカードを特別に用意する必要はありません。しかし、カードの情報を読み取るカードリーダーは新たに用意しなければなりません。

勤怠管理で良く使われるカードリーダーは「PaSoRi(パソリ)」と「タッチオンタイムレコーダー」の2種類。いずれもフェリカ、マイフェア両方認証可能です。後者はPC接続が不要で持ち運びしやすく、生体認証も可能なので、不正打刻を防止したい企業におすすめです。

交通費精算機能は不要?ICカードで打刻ができる他の勤怠管理システム

交通費精算機能は不要?ICカードで打刻ができる他の勤怠管理システム

今回はkincone、Teamspirit、jinjer勤怠の3つを紹介してきましたが、ICカード打刻ができる勤怠管理システムは他にもまだあります。交通費清算機能がマストでなければ、次にあげる3つのシステムもおすすめです。

IEYASU

IEYASU

IEYASUは株式会社IEYASUが提供しているクラウド型勤怠管理システムです。

このシステムはベンチャー企業向けに開発されたツールで、ICカード打刻が可能です。最大の特徴は自分のスマホを打刻機にできる点で、専用アプリをダウンロードしてICカードをかざせば打刻完了。Android、iPhoneともにアプリは無料でダウンロード可能。無料プランもあるので、月額利用料0円でICカード打刻を導入できるのです。

ベンチャー企業やスタートアップ企業には最適のツールでしょう。

かえる勤怠

かえる勤怠

かえる勤怠は株式会社ITZマーケティングが提供している勤怠管理システムです。

ICカードはFeliCa規格とMifare規格共に利用可能なので、お手持ちのICカードをそのまま利用できますが、ICカードを希望する人のために業界最安値一枚160円で販売しています。打刻できるICカードがない、従業員全員同じものを利用したいという場合におすすめです。このツールの利用料金は1拠点月額5,000円(税別)。

人数課金もなく、カードリーダーのレンタルも無料なので大変お得です。

ジョブカン

ジョブカン

ジョブカンは株式会社Donutsが運営しているクラウド型勤怠管理システムです。

多彩な打刻方法を擁しており、ICカード打刻も搭載。ICカードはFeliCa、MIFAREの両規格に対応しています。FeliCa対応のICカード打刻機を導入する場合は別途3,000円、FeliCa、MIFAREの両規格に対応した打刻機(PitTouch Pro打刻)を導入する場合は別途9万3,000円かかります。

後者は高額ですがPCに接続する必要がないので、スペースをとりません。また動作も速いので、渋滞のないスムーズな勤怠管理をしたい方にはおすすめです。

まとめ

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回はICカード打刻のできる勤怠管理システムを紹介しました。

ICカード打刻に加え交通費清算機能があれば管理は大変便利です。今回紹介したツールの中では「kincone(キンコン)」が一番リーズナブル。シンプルで使いやすい仕様も好評ですので、勤怠管理システム選びの際にはぜひ参考にして下さい。

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