勤怠管理とは?仕組みや必要性などといった基礎知識を徹底解説!

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更新日:2018年11月22日 | 公開日:2018年11月22日

近年、ブラック企業やサービス残業が社会問題化しています。過労死、過労自殺は後を絶たず、ニュースで大きく取り上げられるたびに「ウチの会社は大丈夫なのだろうか?」と不安になっている経営者の方も多いのではないでしょうか。

こうした状況を受けて、政府与党は「働き方改革」の実現に乗り出し、労働基準法改正案を国会に提出。残業時間に制限を設け、違反した場合は罰則を設けるなど、長時間労働の規制にも積極的に着手しています。

そんな中、今世間の注目を集めているのが「勤怠管理」です。勤怠管理というと「ウチはタイムカードを使っているよ!」と言う声が聞こえてきそうですが、従来の方法だと記録、集計は全て手作業です。それでは、従業員の労働時間を正確に把握するのも一苦労。管理者が長時間労働を発見した頃には、現場は疲れ切っていた…ということになりかねません。

新しい勤怠管理の方法は従来とはうって変わり、クラウドサービスやオンプレミスを使った勤怠管理システムを用います。これらのサービスを利用すれば、従業員の労働時間をリアルタイムに把握することができます。給与計算や生産性の測定も簡単にできるので、会社にとって導入メリットが沢山あります。

ここでは、勤怠管理の仕組み、必要性、システムの基礎知識を徹底解説します!

1.勤怠管理とは?

1.勤怠管理とは?

勤怠管理とは、会社側が従業員の就労状況を正確に把握することを意味します。具体的には始業、終業時刻の管理、残業時間の把握、休日出勤の実態、有給休暇の取得状況のチェックをすることで

・遅刻、早退はないか?
・従業員が働きすぎていないか?
・健康を損なう恐れはないか?
・人員配置は適切か?
・法令遵守はできているか?


といったことを確認することができ、問題点があれば改善策を考えることができます。また勤怠管理で得られたデータは給与計算や人事評価、業務効率化に反映させることができます。

勤怠管理の歴史

勤怠管理というと、先進的、近代的な制度のような感じがしますが、そのシステム自体は実は大昔から存在していました。

日本では江戸時代に「三井越後屋」が帳簿による勤怠管理をしていました。100人以上の奉公人を抱えていたことから、働きぶりを十分に把握・管理するために勤怠管理システムが不可欠だったのです。また、単に管理するだけでなく、勤怠データを昇進に反映させていたというのだから驚きです。

勤怠管理システムが本格的に導入されたのは19世紀以降。明治時代にアメリカで発明されたタイムレコーダーが輸入され、昭和に入ると和製タイムレコーダーも誕生。以来、現在までそのタイムカードを使った勤怠管理は多くの企業で採用されています。

勤怠管理はなぜ必要なのか

勤怠管理が必要な理由は「労働者の保護」「従業員のモチベーションの向上」「企業の発展」の3つがあります。

・労働者の保護

法律上、経営者は労働者の勤怠管理を行う責任と義務があります。過労死や過労自殺を防ぐためには、社員の労働時間をきちんと管理しなければなりません。それぞれの就労実態を正確に把握して過剰労働を防止すれば、健康トラブルを未然に防ぐこともできます。そうすることで労働者を保護することができるでしょう。

・従業員のモチベーション向上

勤怠管理は従業員の働く意欲を上げることにも役立ちます。労働者にしてみれば、就業時間の記録は自分が働いたことの証明に他なりません。タイムカードを打つことで、今月はしっかり働いている!稼いでいる!と実感することができます。実はそれが就労のモチベーション向上につながっているのです。

・企業の発展

勤怠管理は企業の発展にとっても不可欠です。労働環境の悪化により過労死が起これば賠償責任が発生します。そこまでいかなくても、健康トラブルが頻発すれば生産性はダウン、離職者も増えてしまうでしょう。こうした状況では業績の向上は見込めません。会社も衰退するばかりです。従業員の勤怠管理は企業が健やかに成長するためにも必要なことなのです。

2.勤怠管理の管理項目

2.勤怠管理の管理項目

勤怠管理で管理できる項目は給与計算、生産性の測定、労働時間抑制、有給休暇・休日の取得などです。それぞれ詳しく解説します。

給与の計算

勤怠管理は給与計算に役立てることができます。

勤怠管理をすれば勤務時間を正確に把握することができるので、基本的な給与の他に、必要に応じて残業代、休日出勤手当を支払うことができます。

当たり前のことのように思えますが、もし勤怠管理ができていなかったら、就業時刻の把握ができないので、従業員は働いた分の給与を適正にもらうことができません。

その場合、労働のモチベーションが大きく下がってしまいます。また給与未払いが発生した場合は裁判に発展する恐れだってあります。

勤怠管理は従業員のやる気を引き出し、労働に見合った賃金を支払い、法律を遵守するためにも必要なのですね。

生産性の測定

勤怠管理は生産性の測定にも利用できます。

「日本人は労働生産性が低い!」という話を耳にしたことがある人もいると思いますが、実際にホワイトカラーの生産性は低く、2016年の調査では先進7カ国(G7 )の中では最低ランクだったそうです。ここ数年その状態が続いており、実に悩ましい限りですが、経営者としては短い時間で多くの成果をあげたいというのが本音です。

そのためには、まず自社の労働生産性を正確に把握しなければなりません。生産性は売上や利益を労働時間で割ることで算出することができますが、その際に勤怠管理のデータを大いに役立てることができます。

長時間労働抑制

長時間労働は今や社会問題となっており、働き方改革の中心課題の一つです。

従業員の健康維持、安全配慮は雇用者の使命であり、長時間労働抑制は達成しなければいけない必須課題です。

そのためには、社員の勤務実態を正確に把握する必要があります。最新の勤怠管理システムでは、長時間労働が常態化している社員、退社から出社までのインターバルが短い社員については、アラート表示がでる仕組みになっているものもあり、いち早く長時間労働時間を発見できるようになっています。

残業が多い会社ではそうしたシステムを導入して、実効性のある勤怠管理をすると効果があるでしょう。

有給休暇や休日の設定

年間の有給休暇日数は勤続年数によって変わります。また休日は法律で定められている通りに付与しなければなりません。

勤怠管理をしていれば、従業員が有給休暇の取得ができているか、休日出勤をしているか、といったことも分かります。

もし休暇をとれていなければ、振休や代休を出さなければなりません。勤怠管理システムを導入すれば、休日についても個別に設定をすることができるので、管理者が都度調整する手間が省くことができます。

3.従来の勤怠管理の課題

3.従来の勤怠管理の課題

勤怠管理はこれまでもずっと行われてきましたが、従来の方法だと管理上いくつかの課題がありました。それは一体どのようなことなのでしょうか?

正確な時刻の把握

従来の勤怠管理はタイムカード打刻、エクセル入力、出勤簿への記載といった方法が主流ですが、いずれも従業員が自ら行うため、打刻漏れ、入力忘れが生じることがあります。

また、タイムカード等は不正打刻が行うことも可能で、時間通り働いたように装うことも、残業をしなかったように見せることもできてしまいます。他人が打刻することも可能です。

こうした方法では、正確性を求めるにも限界があり、その状況が放置されれば、勤怠ルールそのものが軽視される恐れもあります。しかし、他に正確な時刻を把握する術がないことから、そうした問題点が棚晒しになっています。

管理の業務負担

従来型は管理の業務負担が大きい点も問題です。

タイムカードや出勤簿記載など勤怠管理が紙ベースで行われる場合、集計作業は全て手作業になります。従業員が何百人もいる会社だと、それだけで膨大な作業量になってしまいます。

勤怠管理は給与、人事に直結するので、ミスは許されません。正確な作業をするためには、それ相当の時間が必要です。それだけに人事部門の負担は大きく、比例して人件費もかかってしまいます。

また、労働基準法により出勤簿は3年の保管義務があるので、タイムカードなどで勤怠管理をする場合、そのデータの保管コストも必要になります。

色んな意味で従来型の勤怠管理は管理者の負担が大きいのです。

法律の改正への対応

勤怠管理は法律に則って行われなければならず、労働基準法が改正される度に対応しなければなりません。

つい最近も「働き方改革関連法案」が成立し、時間外労働の上限規制が労働基準法に盛り込まれました。各企業は2019年4月からそのルールを遵守する必要があります。

しかし、普通の従業員はそれほど法律に詳しい訳ではないので、法改正があると勤怠管理にミスが生じやすく、人事がその都度対応をしていく必要がありました。こうした修正作業も会社側にとっては大きな負担で、従来型の勤怠管理の大きな問題点です。

給与の計算ミス

従来型は給与の計算ミスが出やすいところも難点です。

先述の通り、タイムカードも出勤簿も集計作業を人間が手作業でやる限りは、どうしてもミスは発生します。しかし、従業員は給与をもらうために働いているので、「ミスがあった」では済まされません。給与計算ミスで給料が減少した場合、会社への信頼を損なわせ、従業員のモチベーションを大きく低下させます。修正ができればまだよいのですが、最悪の場合は裁判に発展するケースもあり、その場合のコストは甚大です。

間違いが許されないと分かっていても、手作業である以上はケアレスミスの発生をゼロにすることも難しいので、その問題点をクリアすることはどの企業にとっても大きな課題です。

4.勤怠管理システムの導入方法別比較

4.勤怠管理システムの導入方法別比較

勤怠管理システムには色んな方法がありますが、これから勤怠管理システムを新たに取り入れる場合、自社にとってベストなのはどの方法なのでしょうか?

タイムカード

勤怠管理といえばタイムカードを連想する人も多いと思います。実際に、タイムカードは現在も多くの企業が勤怠管理に利用をしています。

タイムカードのメリットは誰もが簡単に導入できる点で、PCの扱いに慣れていない人でも問題なく利用できます。また、管理者は従業員の出勤状況をすぐに確認できるので便利です。導入コストが安い点も魅力でしょう。

デメリットは、タイムカードデータの集計作業に人手がとられること、計算ミスが発生する可能性があることです。また、他人でも打刻することができるので不正を完全に防ぐことが難しいことや、本人の操作で残業の申告を敢えてしないこともできるので、正確な勤怠管理という点で限界があります。

出勤簿

勤怠管理はタイムカードの他に出勤簿への紙記載や、エクセル入力といった方法もあります。この方法は出退勤の時刻を各人が都度記載・入力をしていき、月末に上司の承認を得て集計を行うというものです。

メリットはシステムの導入コストが安い点です。デメリットがあるとすれば、紙記載の場合は集計作業が大変であること、不正申告、代理申告の可能性があること、紙の場合は保管コストがかかることがあげられます。

オンプレミス型の勤怠管理システム

オンプレミス型の勤怠管理システムは自社に独自にシステム環境を構築し勤怠管理を行うスタイルです。1000人以上の従業員を抱える大企業向けの方法です。

メリットはセキュリティがしっかりしている点、オフラインで利用できる点、自社用にカスタマイズできる点、社内システムと統合できるといった点があげられます。

デメリットは導入コストがかかる点、トラブル発生時は自社で対応しなければならない点、システム構築に時間がかかる点です。

クラウド型の勤怠管理システム

クラウド型の勤怠管理システムは、インターネットを介して業者の勤怠管理サービスを利用する方法で、多くの企業が新たなシステムとして積極的に導入しています。

クラウド型のメリットは比較的規模の小さい会社でも導入しやすい点、導入コスト・ランニングコストがそれほど高額ではない点、オンライン環境があればどこでも使える点があげられます。

デメリットは自社用にカスタマイズができない点、セキュリティに不安がある点、システムを自社で管理できない点、オンライン環境がないと使えない点などがあげられます。

クラウド型は何と言っても導入が簡単でコストメリットが高い点は魅力で、今後も多くの企業が採用すると思われますが、自社で採用する際は本当に必要かどうかよく検討した上で導入することをおすすめします。

5. まとめ

5. まとめ

勤怠管理システムの仕組み、必要性は以上です。

勤怠管理をしっかりすることで、従業員の残業時間、有給休暇、休日の取得状況を把握することができるので、長時間労働が常態化していないかいち早くチェックすることができます。

しかし、従来型のタイムカード等の勤怠管理方法では正確な労働時間を把握できない、集計作業が手作業なので給与計算でミスがでる、といった問題点もあげられています。

新時代のオンプレミス型やクラウド型の勤怠管理システムならそうした問題点もクリア。給与計算ソフトとの連携、リアルタイムで出勤状況を確認、長時間労働発見アラートなど、これまでにない機能を搭載しており、導入することで管理者の業務負担を減らすこともできます。

働き方改革が推進される中、勤怠管理はどの企業にとっても重要課題となります。もし今後、新しいシステムを取り入れるとしたら特徴を理解した上で、「本当に自社に必要なのか?」ということをよく検討して、ぜひベストのシステムを導入してください!

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