経費精算freeeの評判と実態|15個の経費精算システムを試したアイミツが徹底比較!

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更新日:2018年12月29日 | 公開日:2018年12月29日

企業の営業活動で必要な交通費、出張で必要な旅費交通費や宿泊費、交際費や研修費などは、適切な勘定項目に仕訳して計上することで税制上の優遇が得られます。そのためには、経費として申請された費用を領収書とともに適切に仕訳し、会社全体の収支に含めなければなりません。つまり、経費精算業務は会計ソフトとの連携、経理担当者の仕訳業務が欠かせないのです。

しかし、経費精算をIT技術で合理化する多くの「経費精算システム」は、どちらかというと、細かな交通費申請や領収書の管理などが必要な、申請者側の合理化に着目されているといえるでしょう。これに対し、経理担当者側の合理化に着目した経費精算システムともいえるのが、会計ソフトのパッケージとしてサービス提供される「経費精算freee」 です。

経費精算に特化した他社サービスと異なる立ち位置を持つ「経費精算freee」は、それによってどのようなメリット・デメリットがあるのか?「経費精算freee」 ならではの特徴とともに、その評判や実態を解説していきます。

<総評> 「経費精算freee」の最大の特徴は経理業務の合理化

「経費精算freee」 とは、簿記の知識が乏しい担当者でも簡単に経理業務をこなせるように開発された、SaaS型会計ソフトfreeeに搭載された機能のことです。個人事業主・中小企業向けの会計ソフトでもあるfreeeは、SaaS型としてNo.1のシェアを誇る会計ソフトです。

「経費精算freee」 の機能は、freeeのパッケージとして提供されており、個人プランの場合は「プレミアム」で利用できるほか、法人プランの場合は「ベーシック」「プロフェッショナル」「エンタープライズ」で利用できます。

会計ソフトの機能として提供される「経費精算freee」 最大の特徴は、経費精算を会計とシームレスに連携できることによる経理業務の合理化です。経費精算の合理化に特化したほとんどの経費精算システムは、CSV形式でデータを書き出し、別途、利用している会計ソフトに読み込むという手順が必要になります。「経費精算freee」 であれば、経費精算データを1クリックするだけで会計登録できるのです。

AIの学習機能を活用した「自動で経理」という、登録されたクレジットカードや銀行口座から明細を取得し、自動で素早く仕訳が行える機能を併用すれば、コーポレートカードを利用した経費精算にも大きな効果を発揮します。freeeは、簿記の知識が乏しくても勘定項目の仕訳ができるだけでなく、経費精算に関連する経理担当者の負担を軽減して効率化できるシステムなのだといえるでしょう。

一方、経費精算に特化したシステムだとはいえない「経費精算freee」 は、競合する経費精算システムでは実現されている機能が、実装されていないという一面があるのも事実です。また、基本となるのが会計ソフトであるため、料金体系やユーザー数の考え方がほかの経費精算システムとは異なっており、コスト面で他社と比較するのが難しいともいえます。

そもそも経費精算システムとは?

「経費精算freee」 は、会計ソフトの一部として、経理担当者の負担軽減や合理化に着目したといえる経費精算システムです。それでは、経費精算システムとはなんでしょうか?企業活動で必然的に発生する交通費の精算など、煩雑になりがちな経費精算をIT技術で合理化し、業務効率化による生産性向上とコスト削減を実現するシステムです。

つまり、IT技術で合理化されていなかった経費精算業務は、一連の手続きが手動で行われることによる手間やムダな時間が発生しており、システム化されていないことによる二重入力が必要などの課題を抱えていました。経費精算システムは、一元化されたデータを共有して合理化することで課題を解決し、経費精算にかかわる申請者・承認者・経理担当者の負担を軽減して生産性を向上させるのです。

導入時の負担が少ないSaaS型が主流になりつつある経費精算システムの多くは、スマートフォンから時間と場所を問わない経費申請を可能にしており、効率的な承認ワークフローで申請者・承認者の負担軽減と業務効率化に効果を発揮しています。領収書やレシートをスマートフォンのカメラで撮影するだけで経費申請できるなど、入力自動化に注力するサービスが多いのも近年の流れだといえるでしょう。

もちろん、データ共有や承認ワークフロー、入力自動化などの機能は、経理担当者の負担軽減と生産性向上にも有効です。その一方で、経費精算に特化したシステムでは会計ソフトとの連携にデータの書き出し・読み込みが必要なのも事実であり、シームレスな連携が難しいのは悩みの種ともいえます。

他の経費精算システムと比べた評判は?

スマートフォンのカメラや駅すぱあとなどとの提携で、経費申請の省力化と自動化を推し進める多くの経費精算システムは、申請者の負担軽減と、承認者・経理担当者を含めた情報共有に注力して設計されているといえます。経費精算を会計とシームレスに連携できる「経費精算freee」 は、この点で他社システムと異なっており、どちらかといえば、経理担当者の視点で設計された経費精算システムといえるでしょう。

経費申請に特化した他社システムと比べた場合、会計とのシームレスな連携ができる反面、申請者の省力化がそれほど考慮されておらず「経費精算freee」 は、経費精算システムとしての機能が充分とはいえない、という評価があるのはこのためです。

たとえば、スマートフォンのカメラで領収書を撮影し、自動入力・データ化する機能は「経費精算freee」 にも搭載されています。しかし、この機能を使えるのはアプリが用意されているiPhoneのみであり、OCR機能による機械読取のみの対応です。精度の高い代理入力を実現するDr.経費精算、OCR機能だけでなく代理入力も選べるMFクラウド経費と比較すれば、見劣りするといわざるを得ません。

他社システムとの比較では、経費申請を効率化するうえで欠かせない、承認ワークフロー機能が不充分なのも懸念点です。楽楽精算、Dr.経費精算、MFクラウド経費、コンカー(Concur)といった経費精算システムでは、金額や条件などの社内規定に応じ、柔軟に承認ポイントの設定・分岐ができます。しかし「経費精算freee」 ではそこまでの自由度は期待できないばかりか、法人向けの「ベーシック」では、承認者の指定だけしか行えません。

「経費精算freee」 は、従業員数がそれほど多くなく、会計と経費申請を統合して効率化したい個人事業主、中小企業に最適な経費精算システムだといえそうです。

1.「経費精算freee」の5つのメリット

会計ソフトのパッケージとしてサービス提供される「経費精算freee」 は、その立ち位置ならでは、ともいえる導入メリットがあります。一般的な経費精算システムとは異なる、そのメリットとはなんでしょうか?具体的に解説していきます。

1-1.会計への経費登録が簡単

会計ソフトfreeeのパッケージ機能だともいえる「経費精算freee」 は、会計ソフトと同じソフトウェア基盤に経費精算システムが搭載されています。このため「経費精算freee」 のワークフローで承認された申請書は、そのまま1クリックするだけで会計に取り込まれ、経費として計上できます。

ほとんどの経費精算システムでは、システム内で申請書の処理を必要とし、CSVでのデータ書き出しと会計ソフトへの読込みという手間がかかるのに対し、1クリックで次々と経費計上していける特徴は「経費精算freee」 ならではといえるでしょう。

1-2.経費の支払いが簡単

「経費精算freee」 での経費支払いは、登録された承認書から手動、もしくは自動で簡単に実行できます。現金支払いで手動を選択したい場合でも、取引項目から「決済を登録」を選択して「登録」をクリックするだけです。登録されたクレジットカード・銀行口座から明細を取得する「自動で経理」を利用すれば、さらに経理担当者の工数を減らせます。

また、給与freeeと人事労務freeeを併用していれば、経費支払いを従業員の給与に含めることも可能であり、給与明細にも明記できます。

1-3.クレジットカードの明細を自動仕訳

「経費精算freee」 では、クレジットカード情報、銀行口座情報を登録し、明細を取得して自動で仕訳できる「自動で経理」機能が搭載されています。つまり、そのすべての使途が経費になるコーポレートカードを「経費精算freee」 登録しておけば、自動で経費項目を取得し、適切な勘定項目に仕訳してくれます。

自動仕訳機能にはAI学習機能が搭載されているため、購入先や商品名を適切に修正していけば、次回以降は学習した内容が反映されます。使えば使うほど精度が向上するため、積極的に活用していきたい機能です。

1-4.電子帳簿保存法対応・領収書データ化対応

iPhoneアプリのみになるものの「経費精算freee」 でも、スマートフォンのカメラで撮影した領収書・レシートの画像をデータ化して保存し、OCR機能で必要事項を機械読取できる機能が搭載されています。精度自体は専任オペレーターによる代行入力にはおよばないものの、内容を確認して修正すれば問題ありません。なによりも、データ化による原本保管の必要がないのは魅力でしょう。

「経費精算freee」 は、電子帳簿保存法の必要要件にも対応しているため、領収書・レシートをデータ化して保存しておけば、検索が簡単にできて、原本保管場所も必要なくなり、税務調査時にも対応が楽になるというメリットがあります。

経理担当者にとっても、レシートの整理・保存が必要なくなる申請者にとっても合理的な運用が可能になります。

1-5.経費の分析・レポート作成が可能

「経費精算freee」 には、部門・プロジェクト・メンバー・取引先などの分析タグを作成し、一つひとつの勘定項目に付与できる「タグ機能」が搭載されています。分析タグは自由にカスタマイズして作成できるため「経費精算freee」 でタグ機能を活用すれば、あらゆる視点で経費の利用状況を分析できます。分析結果は棒グラフ、折れ線グラフなどで視覚的に表示させるのも可能です。

もちろん、会計ソフトでもあるfreeeでは、請求書や納品書などの分析も可能。予実管理を視覚化して、将来的な戦略に活かすのにも最適です。

メリット

2. 「経費精算freee」の4つのデメリット

それでは逆に、会計ソフトのパッケージ機能である「経費精算freee」 を利用するデメリットには、どのようなものが考えられるのでしょうか?そのほとんどは、経費精算に特化したシステムではないという「経費精算freee」 の立ち位置に起因するものだといえます。具体的に解説していきましょう。

2-1.交通費精算の効率化が困難

経費精算に特化したシステムの多くは、駅すぱあとなどの乗換案内・経路検索サービスと連携し、駅名を選ぶだけで運賃を計算し、項目に自動入力できる機能を持っています。しかし「経費精算freee」 では、日付、経路などの備考、運賃それぞれの項目を手動で入力しなければならず、自動計算や自動入力も利用できません。つまり「経費精算freee」 では、申請者が交通費の精算業務を効率化するのは困難です。

また、交通費申請を自動化するため、交通系ICカードの読み込みオプションに対応した経費精算システムがほとんどのなか「経費精算freee」 では、Androidアプリが用意されているだけです。Androidアプリが利用できるのも、NFC対応の端末のみであり、複数カードの登録にも対応していないため、実質的には多くの人が利用できる環境だとはいえないでしょう。

2-2.申請・承認ワークフロー機能が不充分

3万円以下は課長決裁、それ以上は部長決裁などのように、企業ごとに経費申請に関する社内規定が異なります。そのため、ほとんどの経費精算システムが申請・承認ワークフロー機能を搭載しており、複数の承認者を設定するのはもちろん、金額や条件によって承認先を自動分岐させる、代理承認者を設定するなどの柔軟な設定が可能です。

しかし「経費精算freee」 の申請・承認ワークフロー機能は、複数の承認者の設定こそできるものの、条件による自動分岐や代理承認者の設定ができません。シンプルな承認経路しか持たない企業はともかく、厳格な社内規定の存在する企業では効率化につながらないかもしれません。

2-3.出張申請・出張費精算は不便

「経費精算freee」 では、出張時の事前申請機能が搭載されておらず、仮払金の支払いなどに対応しないほか、別途作成した出張申請書をそのまま経費精算に紐づけることもできません。また、高機能な経費精算システムであれば搭載されていることも多い、役職や場所に応じた出張手当の設定もできません。

つまり、出張時の事前申請・経費との紐付け・出張手当の計算ができない「経費精算freee」 は、従業員の出張が多い企業では使いにくい経費精算システムだといえます。こうしたケースでは、出張精算に特化したConcur Travelをラインナップする、コンカー(Concur)などを検討した方が無難でしょう。

2-4.経費精算は上位プランのみの機能

すでに解説したように、freeeで経費精算機能が利用できるのは、個人プランの「プレミアム」法人プランの「ベーシック」「プロフェッショナル」「エンタープライズ」です。このうち、ベーシックプランに搭載されている承認ワークフロー機能機能は、承認者の指定のみに限定されているため、実質「経費精算freee」 として利用できるのは「プレミアム」「プロフェッショナル」「エンタープライズ」のみだといってもいいでしょう。

「経費精算freee」 では会計ソフトとしてのすべての機能が利用できるため、単純にコストだけで他社の経費精算システムと比較するわけにはいきませんが、逆に会計ソフトが必要ないケースでは、経費精算システムとして導入候補に挙げるのは難しいかもしれません。

3.徹底調査でわかった「経費精算freee」を使うべき人・会社

ここまでで、会計ソフトの経費精算機能という特徴を持つ「経費精算freee」 のメリット・デメリットを解説してきました。これらの情報を踏まえ、どのような企業が「経費精算freee」 を利用し、経費精算を合理化すべきなのかを考えてみました。

3-1.経費精算と会計業務を統合したい中小企業

freeeは、クラウド型会計ソフトとしてシェアNo.1を誇っており、特に中小企業を中心とした支持は絶大です。簿記の知識に乏しい担当者でも簡単に使えるため、既存の会計ソフトからの移行も簡単にできます。つまり、経費精算の合理化を考えつつも複数のソリューションの導入を避け、経費精算と会計業務を統合したい中小企業に「経費精算freee」 は最適です。

コーポレートカードや銀行口座の登録で、素早く明細の取り込みと自動仕訳ができる「自動で経理」は、経費精算は当然のことながら、経理業務全体の効率化と生産性向上に効果を発揮するでしょう。

3-2.会計ソフトを導入していない個人事業主

会計ソフトを導入していない個人事業主、事業を立ち上げたばかりのスタートアップなどの場合、簡単に経理業務ができて経費精算も合理化できる「経費精算freee」 導入が理にかなっています。

20人までのメンバーが追加でき、リーズナブルな料金で利用できる「ベーシック」プランから導入し、必要に応じてメンバーの上限がない「プロフェッショナル」内部統制を強化できる「エンタープライズ」へと、上位プランに変更していくのも可能です。

3-3.経営状態・経費を視覚的に分析したい会社

経費の使用状況を視覚的にグラフ化して分析できる経費精算システムは「経費精算freee」 だけではありません。しかし、経費精算に特化したシステムとは異なり、請求書や納品書、発注書などにもタグ付けができる「経費精算freee」 では、会社の経営状態も視覚的にグラフ化して分析できるのです。

会社の経営状態分析にExcelを併用しているならば、経費精算の合理化と分析も同時にできる「経費精算freee」 に乗り替えるのが得策です。

4.徹底調査でわかった「経費精算freee」を使うべきでない人・会社

それでは「経費精算freee」 ではなく、ほかの経費精算システムの導入を検討した方がいいのは、どのような会社でしょうか。

4-1.高機能な経費精算システムが必要な会社

経費精算の合理化といっても、どのようなレベルまでの合理化を考えているのかは企業によって異なります。経理業務の効率化と交通費精算のシステム化、意思疎通のための簡単な承認ワークフローだけが必要なら「経費精算freee」 でも問題ないかもしれません。しかし、経費精算の高度な合理化を目指し、高機能な経費精算システムを必要とする会社には「経費精算freee」 は不向きだといえるでしょう。

実際、入力の自動化がそれほど行われていない「経費精算freee」 では、申請者の大幅な省力化は期待できず、スマートフォンでの使い勝手も、アプリがないため良好とはいえません。経費精算業務全体を大幅に効率化したいなら、ほかの経費精算システムを検討した方が無難です。

4-2.従業員の出張が多い会社

デメリットの項目でも触れましたが「経費精算freee」 は、出張精算に便利な事前申請機能がなく、申請書と実際使った金額の紐付けもできません。仮払金の扱いも困難であり、役職や出張地に応じた手当の設定もできないのです。つまり、従業員の出張が多く、出張精算を効率化したい会社に「経費精算freee」 はおすすめできません。

BTM(ビジネストラベルマネジメント)サービスとの外部連携が強力なコンカー(Concur)や、事前申請書と実際の経費の紐付けが簡単にできるDr.経費精算などを検討した方がいいでしょう。

5. 5分でできる!「経費精算freee」の登録方法

会計ソフトのパッケージという特徴を持つ「経費精算freee」 ですが、自社の用途にあっているかどうか、実際に使ってみなければ本当のところはわかりません。「経費精算freee」 へ登録すれば、すべてのプランを30日間無料で使えるお試し期間が適用されます。まずはアカウントを作成して、実際に「経費精算freee」 を使ってみましょう。

5-1.「無料お試し期間」と「無料プラン」の違い

「経費精算freee」 には、30日間の無料お試し期間が用意されていますが、これとは別に「無料プラン」も設定されています。実は、両者には明確な違いがあるため、簡単に解説しておきましょう。

無料お試し期間とは、30日間すべてのプランを試せる無料トライアルのことで「経費精算freee」 の全機能にアクセスできます。30日間経過する前に有料プランに切り替えれば、その時点で課金が開始されますが、30日間を過ぎても契約しない場合、自動的に「無料プラン」に切り替わります。

では、無料プランとはなんでしょう?全機能にアクセスできる無料お試し期間と異なり、無料プランはデータの閲覧や編集が直近1か月分しかできないなど、大幅に機能を限定する代わりに、永年無料で使えるプランのことです。もちろん、経費精算もできません。

「経費精算freee」 の経費精算機能をチェックしたいなら、上位プランを選択するしかないため、間違って無料プランを選ばないようにしてください。

5-2.公式サイトにアクセスして「無料で試してみる」をクリック

それでは早速登録してみましょう。「経費精算freee」 の公式サイト(https://www.freee.co.jp/houjin/keihiseisan/)にアクセスし、トップ中程の左にある「無料で試してみる」をクリックします。freeeアカウントの新規作成画面が表示されたら、法人、個人事業主などの事業形態を選択し、法人の場合は「メールアドレス」「パスワード」「事業所名」「電話番号」を入力し「freeeを始める」をクリックします。Google、Facebook、Microsoft、Office 365のアカウントを使って登録するのも可能です。

事業所情報を入力するページが表示されたら「担当者名」「担当者の役職」「従業員数」「設立年数」「住所」を入力し「次へ」をクリックします。

使ってみたいプランを選択したら「経費精算freee」 へログインし、ヘルプページの設定方法を参照しながら使ってみましょう。

6. 「経費精算freee」の効果的な使い方

「経費精算freee」 は、経理業務全体を効率化するというメリットを持っている反面、経費精算の機能が充分でないのは事実です。「経費精算freee」 を効果的に使うには、経費精算をより合理化できるように足りない機能を補っていくのがいいかもしれません。

6-1.slackとの連携でアラート機能を補う

「経費精算freee」 のプロフェッショナル、エンタープライズプランでは、複数の承認者と承認経路を設定できる、申請・承認ワークフロー機能が搭載されていますが、アラート機能がありません。近年急速に利用が拡大しているコミュニケーションツール「slack」を「経費精算freee」と連携させればアラート機能を補えるため、 承認ワークフローのタイムラグを最小限にできます。

設定方法はいたって簡単です。「経費精算freee」 の事業所設定の詳細タブにある「slack連携の設定」欄にある「連携する」をクリックし、slackの認証画面に遷移したら、slack adminで認証するだけです。

設定の完了したslackには「freee」というユーザーが表示され、経費申請がワークフローに乗るとすぐさま承認者のslackに通知が届くようになります。承認者はslackの画面上で「承認」「差し戻し」「却下」のいずれかを選択して通知できます。

現時点では、slackからのコメント付与はできませんが、申請者自身も通知の流れを把握できるため「経費精算freee」 のワークフローをより有効に使えるでしょう。

6-2.Dr.経費精算とAPI連携する

会計ソフトとしての「経費精算freee」 には満足しているものの、もっと経費精算を合理化する高機能が欲しいというケースでは、Dr.経費精算を「経費精算freee」 とAPI連携させるという荒技もあります。

ほとんどの経費精算システムは、蓄積した経費データをCSV形式で書き出せますが、エクスポート/インポートの手間がかかり、実際にはきちんとインポートできているかどうかチェックする必要もあるでしょう。しかし、Dr.経費精算は「経費精算freee」 のAPI機能を使った企業間提携をしており、まさに1クリックで経費データを「経費精算freee」 に登録できるのです。

勤怠管理システムとも同様の提携をしている「経費精算freee」 は、今後もバックオフィスの合理化と生産性向上に向け、さまざまな企業と提携していく意思を持っているようです。今後の展開に期待しましょう。

7. まとめ

経費精算に特化したシステムではない「経費精算freee」 は、会計ソフトの基盤上に構築された経費精算機能ともいえ、機能面で競合他社と比べた場合、見劣りしてしまう部分が多いのは否定できません。しかし、その独自の立ち位置からは、あえて視点を変えたうえで経費精算の合理化を実現しようという意図も見えてきます。なによりも、複数のソリューションを使い分けずに、バックオフィスの合理化を図れるのは大きな魅力でしょう。

用途によっては、無料ツールで補完すれば経費精算システムとして充分に活用できます。少しでも気になったら「経費精算freee」へアカウント登録を済ませ、使い勝手を試してみることをおすすめします。

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