勤怠表とは?知らずに違法行為を犯してしまう前に確認を!

PCを操作する人

更新日:2019年03月19日 | 公開日:2018年12月28日

皆さんの会社では勤怠表をきちんと作成していますか?

勤怠表は勤怠管理をする上では絶対に必要な書類で、正確な記録をしないと法律違反になってしまいます。しかし、本業が忙しくてそこまで手が回らない……という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、勤怠表の重要性と、記録をしないときのリスクを解説するとともに、勤怠表を簡単に自動作成できる便利なツールについてご紹介します!

1.勤怠表とは?

1.勤怠表とは?

最初に今回のテーマである勤怠表について詳しく解説します。

勤怠表は企業にとって非常に重要な記録ですが、そもそも勤怠とは何なのでしょうか?また、勤怠表にはどのようなことを記録すべきなのでしょうか?

そもそも勤怠とは?

勤怠表についてお話をする前に、そもそも「勤怠」とはどういう意味なのか解説します。

勤怠とは「従業員の出勤状況」のことです。また、出退勤の時間、休憩時間、休日出勤、有給取得などを管理することを「勤怠管理」と言います。

勤怠管理は会社の本業に関わることではありませんが、会社経営をする上では欠かせない要素です。また、勤怠管理を正確に行うことは法律でも義務付けられています。

なぜなら、社員の出退勤時刻が分からないと、誰が何時間働いているのか分からなくなります。そうなると労働時間に見合う賃金を支払うことができません。労働者は賃金を得るために働いているので、正当な支払いがなければ労使トラブルとなり、裁判沙汰に発展することもあるでしょう。

さらに、労働時間の管理ができていないと、長時間労働を発見することができません。労働時間が長くなると疲労で健康を害し、最悪の場合は過労死に至ることもあります。また、危険を伴う現場では思わぬ事故を引き起こすこともあるでしょう。従業員の安全と健康を守るためにも労働時間は適切に管理しなければなりません。

その他、扶養内で働くことを希望するパート従業員にとっても総労働時間は重要で、働きすぎると扶養の範囲を超えてしまいます。そうした個別の事情に適切に対処するためにも勤怠管理は必要なのです。

また、人事戦略上も総労働時間・残業時間をチェックすることで、業務量が適正であるか、人員は足りているか随時確認できるだけでなく、問題があれば改善することもできるので、勤怠管理は会社にとってもなくてはならない業務と言えるでしょう。

勤怠表とは?

勤怠表とは文字通り社員の勤怠を証明するための書類です。内容は社員の毎日の出欠を記録し、出退勤時刻や休日出勤などを記しています。会社によっては「勤怠管理表」と呼んでいることもあるでしょう。

勤怠表によく似たものに「勤務表」がありますが、これは従業員の勤務予定日時・シフトを記したものであり、内容は未来のスケジュールです。言葉は似ていますが、勤怠表とは全くの別物です。

勤怠表=実際の勤務記録
勤務表=勤務の予定・スケジュール

と捉えておくと良いでしょう。

勤怠表に必要な項目

勤怠表は従業員の勤務記録を記す必要があるので、通常の労働時間はもちろん、残業、休日出勤、深夜労働なども全て記録しておかなければなりません。

勤怠表に必要な項目は次の通りです。

・出退勤の時刻
・残業/早出
・深夜労働
・休日出勤
・早退/遅刻の時間と回数
・有給取得日数/残日数
・欠勤/休日の区別

勤怠表はこれといった書式がある訳ではなく、上記の記録が含まれていれば、自社用にカスタマイズして自由に作成することができます。

会社によっては勤怠表をエクセルで自作することもありますが、都度情報を管理・入力し、集計するのは手間のかかる作業です。そのため、最近では勤怠表を自動作成できるツールを使って勤怠管理を行う会社も増えています。

給与・残業計算

勤怠表のデータは、給与計算の根拠。毎月の給与は就業規則通り働いていることを数字で明らかにすることで支払われます。

また、1日8時間以上、あるいは一週間で40時間以上働いた場合は時間外労働(残業)扱いとなるので、その分の賃金を払う根拠ともなります。

時間外労働は、通常に比べ25%割増賃金を支払わなければなりません。労働が夜22時~翌5時など深夜に及んだときはさらに25%の割増が必要なので、深夜に時間外労働をした場合は通常の50%増の賃金を支払う義務を負います。

さらに休日出勤をした場合は通常の35%の割増賃金を払う義務があります。

上記は時間外労働の手当の原則で、例外含めると他にもまだ規定はたくさん。時間外労働手当は働く日時によって変わるので、働いた時間に見合った給料を支払うには、残業時間を正確に記録することが不可欠です。

勤怠表はこうした残業時間の管理をするにも絶対に必要なものなのです。

2.勤怠表の管理を怠ると違法になる理由

2.勤怠表の管理を怠ると違法になる理由

社員の出勤状況を勤怠表に記録することは、健全な経営をする上で重要であるだけでなく、法律でも義務付けられています。勤怠管理の記録をとらないのは違法ですが、それはどのような法律に基づいているのでしょうか?

労働基準法108条違反

労働基準法は労働者の賃金、就業時間、休日などの基準を定めた法律で、従業員を雇う場合には必ず法律に則って雇用しなければなりません。仮に労使で合意した内容でも、労働基準法の最低基準に満たない内容は無効です。自由契約となるのはあくまでも労働条件が、法律で定める最低基準以上のときに限られます。

労働基準法には様々な規定があり、勤怠表の保存については労働基準法108条で次の様に明記されています。

・労働基準法108条
使用者は事業場ごとに「賃金台帳」を作成し、賃金計算の基礎となる事項、賃金の額、その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく行わなければならない。

賃金計算の基礎となる事項とは、従業員の労働日数、労働時間、時間外労働、休日出勤、深夜労働、有給取得などの情報です。つまり従業員の勤怠データがこれに該当します。

このように勤怠記録は法律で義務付けられており、記録を怠ると賃金台帳調整義務違反となり、30万円以下の罰金に処せられます。

さらに勤怠記録を怠ったがために、法律で定められた有給休暇が付与されなかった場合は、6ヶ月以下の懲役、または30万円以下の罰金に処せられる可能性もあるので十分注意して下さい。

労働基準法109条違反

勤怠表の記録は法律で保存期間が定められており、勤怠表は3年間の保存を義務付けられています。

・労働基準法109条
使用者は労働者名簿、賃金台帳、雇用・災害補償・賃金その他の労働関係に関する重要書類を三年間保存する義務を負う

保存義務がある書類の中には勤怠表やタイムカードも含まれます。

これら保存義務のある書類を三年を待たずに廃棄した場合は、30万円以下の罰金を課せられます。

労働時間に見合っていない給与

勤怠表の記録ができていないと、労働時間に見合った給与を支払うことができません。そもそも労働時間を把握できないので計算しようがないからです。

労働時間通りに給与が支払われないのは労働基準法違反であり、従業員い労基署に駆け込まれれば一発でアウトです。是正勧告・指導は行われるでしょうし、それでも従わず悪質と判断されれば最悪逮捕・起訴に発展する恐れもあり、その場合は刑事罰の対象となります。

また、退職後に未払い賃金を従業員から請求された場合は遅延損害金を支払わなければなりません。さらに裁判になった場合は、未払い賃金と同額の付加金を従業員に支払う義務を負います。例えば、50万円の未払い賃金があると認められれば、付加金も50万円となり、従業員に対し合計で100万円の支払いを命じられます。

未払い賃金は通常一人だけということはないので、仮に他の従業員からも一斉に訴えられたら会社の経営は危機的状況に陥るでしょう。

しかし、勤怠表がなければ、裁判で労働時間を証明できないため、少なくとも義務を怠った点で会社側は相当不利な状況になるでしょう。

このように、勤怠表の記録をとらないことは違法であるばかりでなく、そのことが理由で会社の存続が危うくなる可能性すらあるのです。

3.勤怠表の管理におすすめの勤怠管理ツール4選

3.勤怠表の管理におすすめの勤怠管理ツール4選

ここまでに勤怠表を正確に記録することの重要性は十分お分かり頂けたと思いますが、毎日勤怠管理をきちんと行うことは決して簡単なことではありません。

従業員はタイムカードを押すだけですが、中には打刻忘れをする従業員もいます。管理者は月末の集計作業の際に、その都度打刻ミスを発見し、修正を行い、その上で集計作業を行わなければなりません。その上で給与計算をするのですから、その負担は重くのしかかります。

きちんとやらなければ……と分かっていても、人手が足りない状態ではカバーしきれないというのが本音でしょう。

そんな状況でお困りの場合は、ぜひ勤怠管理ツールの導入を検討してみて下さい。ツールを導入すれば、打刻管理、集計作業は自動化することができます。また勤怠記録は自動的に表作成されるので、勤怠表を作る必要がありません。タイムカードでの勤怠管理に比べれば飛躍的に業務効率化できるでしょう。

ここでは勤怠表の管理で特におすすめの勤怠管理ツールを4つ紹介。この中から自社に一番合いそうなものを見つけましょう!

「ジョブカン」

「ジョブカン」

ジョブカンは東京都渋谷区に拠点を置く株式会社Donutが運営する勤怠管理ツールです。ジョブカンは使いやすさで定評のある勤怠管理ツールで、PCに詳しくない人でもマニュアル不要で即日利用できるのが特徴です。

勤怠管理に必要な機能は漏れなく搭載しており、中でも集計機能については秀逸。従業員は打刻をするだけでOKで、労働時間、休日/有給管理については自動で集計が行われます。また、単に計算をするだけでなく、三六協定違反があれば異常値を素早く検出しアラート表示。また、打刻漏れやエラー打刻があればこちらも直ちに検出しメールで報告をします。打刻忘れは勤怠管理上の大きな課題で、管理者にとっては頭の痛い問題です。しかし、ジョブカンを利用すればその心配もありません。現に、こちらのツールを導入してから「打刻漏れが減った」という声が多数よせられているのです。

また、ジョブカンには出勤簿機能があり、従業員の打刻情報はすぐに集計され、自動的に出勤簿に記録されます。出勤簿をわざわざ作成する手間も省けるうえ、情報はクラウド上で保存されるので、紙のように保管コストも必要ありません。表示は自在にカスタマイズできるので、これまでと同様の勤怠表を簡単に作れるのです。

これまでの導入実績は30,000社以上、飲食、小売、医療、ITなど様々な業界で圧倒的な支持を受けており、勤初めて導入する方には最適の勤怠管理ツールの1つでしょう。

「バイバイタイムカード」

「バイバイタイムカード」

バイバイタイムカードは名古屋に拠点を置く株式会社ネオレックスが運営する勤怠管理ツールです。バイバイタイムカードの特徴は、豊富な打刻機能にあります。打刻はICカード、バーコード、QRコードで行えるほか、iPadのカメラでQRコードを読み取るほか、静脈認証で打刻+本人確認を行うこともできます。最近の勤怠管理ツールはどこも打刻機能は優れていますが、バイバイタイムカードは特に種類が多いです。マルチデバイス対応なので、スマホやタブレットでも打刻でき、オフィスの外で働いている人の勤怠管理も万全です。打刻漏れの発見・修正機能もついているので、管理者の負担もぐっと減るでしょう。

集計方法も「基本システム」に「オプション機能」を加えることで、自社ルールに合うように柔軟にカスタマイズできます。また、出勤簿はPDF形式で出力できるので、従来のように記録をする必要もありません。バイバイタイムカードは勤怠記録の機能が特に充実しているので、タイムカード代わりに導入するのであれば十分すぎるほどです。余分な機能はいらないけれど、従業員の勤怠記録、勤怠表の作成、残業時間・休暇管理、こうした機能に特化したシンプルなツールをお探しの方にはおすすめのサービスです。

「jinjer勤怠」

「jinjer勤怠」

jinjer勤怠は株式会社ネオキャリアが運営する勤怠管理ツールです。jinjer勤怠の最大の特徴は「業界最高峰の機能数」です。

勤怠管理に必要な機能はほぼ全て揃っているので、jinjer勤怠を導入すればできないことはまずないでしょう。打刻はICカード、chat work、slackで行うことができ、GPS機能、笑顔判定もあるので本人確認も可能。またPC、スマホ、タブレットのマルチデバイス対応で、時間と場所を選ばずに勤怠管理をします。

勤務形態も通常勤務以外にも、シフト勤務、変形労働時間制、フレックスタイム制(コアあり・なし)みなし労働時間制にも完全対応。さらに集計機能も多彩で、残業時間管理、休暇管理、まるめ設定、自動休憩設定、就業規則設定(残業・深夜・所定)、締め機能(月単位・日単位)、各種労働時間の出力が可能となので、勤怠表をこれまでの様に作成する必要はありません。労基法アラートもついているので働き過ぎも瞬時に検知します。
jinjer勤怠をこれまでに導入した企業は5,000社以上。信頼・実績ある勤怠管理ツールをお探しの方にはおすすめです。

「Gulf CSM 勤怠管理」

「Gulf CSM 勤怠管理」

Gulf CSM 勤怠管理は東京都江東区に拠点を置く株式会社 ガルフネットが運営する勤怠管理ツールです。Gulf CSM 勤怠管理の特徴は福利厚生に強い点です。一般的な勤怠管理ツールとはコンセプトで一線を画しており、プラスαの機能を求めている方にはぜひ注目をして頂きたいツールです。

もちろん基本的な勤怠管理機能も充実しており、打刻機能は生体認証(指紋・静脈)、Felica/Mifareカード、パスワードなどの方法を用意。本人認証を加えることで従業員の不正打刻を防止します。また、その日の勤怠を退勤時に本人確認させ、確定させる機能もあるので、勤怠管理の不備で労働時間が把握できない、記録の有無で労働者との間に食い違いがでる、といったことはなくなります。また労基法対策では計画段階でアラートがでるので、そもそも法律違反の状態を作らせない工夫がなされており、コンプライアンス対策に力を入れたい企業にはまたとないツールです。

さらに、社員のモチベーション向上のためのポイント付与、人員の適正配置、外国人雇用対応、複数の事業所のコミュニケーション管理など、他のツールにはない機能を沢山搭載しています。勤怠管理に加え、こうした機能に興味のある方は、一度問い合わせしてみましょう。

4. まとめ

4. まとめ

この記事では、勤怠表や勤怠管理ツールに関して詳しくご説明しました。

勤怠表は、従業員の出退勤時間や休暇取得等の情報を記録している書類です。勤怠表がないと誰が何時間働いているのか把握できず、労働時間を管理することができません。また、給与計算も正確にできなくなるので、未払い給与が発生する恐れがあり、裁判沙汰に発展することもあります。

こうしたことから、勤怠表を正確に記録することは法律で義務付けられており、違反すると30万円以下の罰金に処せられる可能性があります。

もし、勤怠表の記録、管理の負担が大きいようでしたら勤怠管理ツールの導入を検討してみて下さい。今回紹介した4つのツールは、いずれも勤怠表の自動作成ができるものばかり。その他の機能、料金面では色々と違いがあるので、その特徴をよく見比べて、自社に一番ふさわしいツールを選んでみるといいでしょう。

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