MFクラウド経費の評判と実態|15個の経費精算システムを試したアイミツが徹底比較!

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更新日:2018年12月29日 | 公開日:2018年12月29日

交通費や出張費、交際費などの営業上必要な費用を経費として計上することで、企業は税制上の優遇を得られます。しかし、すべての費用が経費として認められるわけではないため、経費の申請はもちろん上長承認や勘定項目の仕訳などを正確に行わなければなりません。従業員が立て替えた経費を精算する、いわゆる経費精算が煩雑な業務になるのはこのためです。

従来紙の申請書のやり取りが中心で煩雑だった経費精算をIT技術で合理化し、業務効率化と生産性の向上を実現するのが「経費精算システム」です。経費精算業務の工数短縮、ペーパーレスなどで、大きなコスト削減効果も期待できる経費精算システムのなかでも、ムダのないわかりやすい料金体系と高機能で注目を集めるのが「MFクラウド経費」です。

なぜ「MFクラウド経費」があらゆる企業で使いやすい特徴を持つ経費精算システムなのか?他社サービスとも比較しながらその評判や実態を紹介していきます。

「MFクラウド経費」の最大の特徴は利用分のみの課金

「MFクラウド経費」とは、経費精算業務の効率化と生産性向上を実現するSaaS型経費精算システムです。標準で用意された豊富な機能で、交通費や物品購入などの申請・承認・処理にかかる工数を大幅に削減するため、大きなコスト削減効果が期待できます。その「MFクラウド経費」最大の特徴は、契約ユーザー数にかかわらず月内に利用したユーザー分の料金のみが課金されるムダの生じない料金体系です。

経費をどの程度利用するかは部署ごとの業務内容や従業員ごとの担当業務によって異なるため、経費申請を毎月行う必要のない従業員もいます。この場合、ユーザー数単位で課金される一般的な経費精算システムでは利用していないユーザー分の料金も支払わなければなりません。「MFクラウド経費」であれば、利用しなかったユーザー分の料金は支払う必要がありません。

ニーズに応じて使える機能を整理した4つのプランが用意されているのも「MFクラウド経費」の特徴でしょう。個人事業主やフリーランサーなどに最適な1人から使える「パーソナル」も用意されています。規模を問わず、あらゆる企業の経費精算業務を合理化できます。

スマートフォンひとつで経費申請を完結できるよう、カメラで撮影した領収書・レシートの自動入力が使えるのも「MFクラウド経費」の魅力です。すべてのプランでOCR機能による機械読取ができるほか正確性の担保できるオペレーター代理入力も選べます。

「MFクラウド経費」には、申請者だけでなく経理担当者の負担を軽減する仕組みも盛りだくさんです。経理業務を合理化する姉妹製品「MFクラウド会計」「MFクラウド給与」「MFクラウド確定申告」との連携も万全。「MFクラウド経費」は経費申請の合理化を実現するだけでなく、バックオフィス業務全体の効率化をも実現する経費精算システムなのです。

そもそも経費精算システムとは?

経費精算システムとは、従来の経費精算業務が抱えていた課題をIT技術で解決し、業務効率化と生産性向上、コスト削減効果をもたらすシステムです。それでは、従来の経費精算業務が抱えていた課題とはなんでしょう?

記事冒頭でも触れたように、従来の経費精算は、経費申請者が紙の申請書に経費項目を記入し、領収書やレシートを添付して上長に提出、承認を得てから経理担当者が処理するという流れで行われていました。この場合に考えられる課題には、以下のようなものがあります。

・メモや手帳を見ながら申請書を作成しなければならない
・記入漏れ・計算ミスが起こりやすい
・経費申請するための領収書・レシートの保管・整理が必要
・上長不在の場合に申請書を提出できない
・経理担当者に申請書が届くまで時間がかかる
・経理担当者が申請書内容をチェックする二度手間が生じる
・経理担当者が会計システムに入力し直す二度手間が生じる

どの課題も、待ち時間や二度手間などが生じていることが原因なのがおわかりでしょう。経費精算システムは、経費精算にかかわるデータを一元管理し申請者・承認者・経理担当者で共有することで、待ち時間や二度手間の課題を解決し、業務効率化を実現するのです。

たとえば、スマートフォンのカメラで領収書を撮影してデータ化することで原本の整理・保管を不要にする、承認ワークフローに申請書を乗せて共有しいつでもどこでも申請内容を共有できるなどです。

大規模企業では、ERPなどの業務システムに組み込まれた経費精算機能を活用するケースが多かったようですが、近年では使い勝手の良いSaaS型システムが主流になったこともあり、乗り換えを検討する企業も増加しています。

他の経費精算システムと比べた評判は?

大規模企業でも乗り換えを検討するほど注目を集める経費精算システムですが、市場には数多くのサービスが存在しています。経費精算システムの導入を考えた場合「MFクラウド経費」以外にも、楽楽精算、Dr.経費精算、コンカー(Concur)などが比較検討される場合が多いのではないでしょうか?

「MFクラウド経費」は利用した分のみの課金という特徴があり、領収書・レシートの自動入力に代表される豊富な機能をニーズに応じたプランから選べるため、あらゆる企業にフィットする万能型の経費精算システムだと評価されています。ただし、機能を重視した場合は相対的にやや高額になるため、ニーズを見極めて慎重にプランを選択する必要があります。

そういった意味で「MFクラウド経費」と立ち位置が似ているといえるのが、Dr.経費精算でしょう。両者とも、OCR機能や代行入力での経費申請自動化を重視しており用途に応じたプランが用意されています。高機能なためにやや高額な料金設定になっている点も共通しています。

この点について、楽楽精算が交通費を中心としたシンプルな経費精算に特化しリーズナブルな価格で中小企業を中心に支持を得ているのとは対照的だといえます。その反面、楽楽精算にはアプリがなく、レスポンシブ対応もしていないためWeb表示が崩れることがあり、スマートフォンでの利用が快適ではないというデメリットもあります。

「MFクラウド経費」ではスマートフォンアプリも用意されており、見やすく使いやすいデザインも持っています。徹底的に経費精算を合理化したい、高機能なシステムを求める層に「MFクラウド経費」はアピールできるといってもいいでしょう。

高機能ではあるものの、「MFクラウド経費」には自在なカスタマイズ機能や法人向けのさまざまなサービスが得られる外部連携には弱い一面があります。「MFクラウド経費」よりも高額になる傾向はありますが、さらなる高機能を求める大規模企業などではあらゆるニーズに応えられる柔軟性を持つコンカー(Concur)が選択肢として最適かもしれません。

1.「MFクラウド経費」の6つのメリット

それでは、高機能と使い勝手の良さで幅広い層にアピールする「MFクラウド経費」の導入メリットにはどのような要素があるのでしょうか。すべての機能を搭載する「エンタープライズ」での例を含め具体的に紹介しましょう。

1-1.OCR機能・代行入力で領収書をデータ化

「MFクラウド経費」は、スマートフォンのカメラで撮影した領収書・レシートをシステムに自動入力・データ化できるOCR機能を搭載しています。アプリの機械読取で領収書画像を文字データに変換するOCR機能はすべての「MFクラウド経費」プランで利用可能です。

しかし、OCR機能は読取精度が60%程度といわれるため、データ化された内容に間違いがないかユーザーが確認しなければなりません。これを解決するため「MFクラウド経費」では、1件20円の別料金となるもののオペレーターによる代理入力も依頼できます。さらに「MFクラウド経費」の最上位プランとなる「エンタープライズ」を選択すれば、代理入力も機能に組み込まれているため追加料金もかかりません。

電子帳簿保存法に対応した「コーポレート」「エンタープライズ」という上位2プランを持つ「MFクラウド経費」にとって、領収書の自動入力・データ化は搭載していて当たり前の機能だといえるのでしょう。

1-2.標準で交通系ICカード読取に対応

経費精算システムの機能でもっとも使われるのは交通費の精算機能でしょう。もちろん「MFクラウド経費」でも駅名の入力による料金自動計算が可能ですが、ほかのシステムとの大きな違いは標準で交通系ICカード読取に対応可能なことです。

交通系ICカード読取機能を利用するには、ほとんどの経費精算システムでオプション扱いになる専用スキャナやタブレットのレンタルが必要です。しかし「MFクラウド経費」では、NFC機能を実装したAndroidタブレットさえあれば専用アプリをダウンロード/インストールするだけでICカードリーダーとして使えるのです。

読取データ容量に制限があるものの、PASMOやSuicaなどの複数ICカードを登録できるため共用機としてオフィスに設置するのも可能です。レンタル料金が1万円以上になることもあるオプション利用を考えれば、Andoroidタブレットを新たに購入したとしてもすぐに原価の回収が可能でしょう。

1-3.各種カード明細・口座情報を自動取得

ほぼすべてのクレジットカードや電子マネー、取引先銀行口座をシステムに登録できる「MFクラウド経費」は、各種カードの利用履歴、取引先への支払い情報を自動で取得できます。登録できるカードや口座は3,500以上にもおよび、AmazonなどのECサイト情報も自動取得可能です。

取得したデータは「MFクラウド経費」にリスト表示されるため、経費として登録する項目にチェックを入れ経費区分を選択するだけです。手動で項目や金額を入力する必要がないため、入力ミスや計算ミスも排除できます。

1-4.柔軟な申請・承認ワークフロー

申請者の負担と手間を軽減するだけでは経費精算業務を合理化できたとはいえません。すでに解説したように、経費精算で生じる課題には申請者・承認者・経理担当者の行き違いなどによる待ち時間の発生があるのです。企業独自の社内規定に応じて柔軟に設定できる承認ワークフロー機能を持つ「MFクラウド経費」であれば、こうした待ち時間のムダをなくせます。

「コーポレート」プラン以上に標準搭載された「MFクラウド経費」のワークフロー機能は、金額などの条件に応じた承認者の設定、要件に応じた承認者の分岐、代理承認者の設定などが可能です。

申請・承認ワークフローだけでなく社内稟議や有給申請などにも流用できるため、汎用ワークフローとして活用するのもいいでしょう。

1-5.ニーズで選べる4つのプラン

「MFクラウド経費」には、個人事業主やフリーランサーに最適で1ユーザーで使える「パーソナル」基本的な経費精算に機能を絞った「チーム」電子帳簿保存法にも対応する高機能の「コーポレート」オペレーターの代理入力無制限の最上位「エンタープライズ」の、ニーズにあわせて選べる4つのプランが用意されています。

それぞれの月額料金は、1アクティブユーザーあたり300円、500円、700円、900円となっており、組織内に何人のユーザーがいたとしても課金されるのは利用のあったアクティブユーザー分の料金のみです。必要な機能に応じてプランが選べるだけでなく、利用した分のみ支払えばいいという明快でムダのない料金体系が魅力だといえるでしょう。

ただし「エンタープライズ」のみ最小の月額料金が9,000円とされているため、最低10人以上のアクティブユーザーが見込める企業のみ検討した方がいいかもしれません。

1-6.視覚的な経費分析が可能

「MFクラウド経費」は、経費の使用状況を条件指定して検索することで結果を視覚的にグラフ表示できる分析機能を持っています。その分析方法もメンバー、経費科目、部門、プロジェクトという集計タイプから日付レンジで指定するだけという簡単なものです。

分析結果はCSV形式でダウンロードも可能。経費の使用状況から課題の発見が可能になり、さらなる合理化に向けた対策を講じられます。

2. 「MFクラウド経費」の3つのデメリット

あらゆるニーズに対応できるプランが用意され、高機能で明快な料金体系という特徴を持つ「MFクラウド経費」にもデメリットがまったくないわけではありません。意外にも思えるそのポイントを解説してみましょう。

2-1.交通費検索の自由度が低い

交通費精算を手間をかけずに素早く済ませるため、多くの経費精算システムでは、駅すぱあとなどの外部サービスが組み込まれています。しかし「MFクラウド経費」では、定期区間の控除こそできるものの外部サービスとの連携がされていないため交通費検索の自由度が低いというデメリットがあります。

具体的には、出発・到着駅を指定して検索した場合「価格優先」「早さ優先」「乗り換え回数優先」の3つしか選べません。経由駅も指定できないため、特殊な経路を使いたい場合などは一つひとつ検索していくしかありません。

2-2.出張経費精算は不便

出張前に費用の概算を申請し、仮払金を受け取るのは珍しいことではないでしょう。「MFクラウド経費」でも仮払い申請機能は搭載していますが、事前申請に経費が紐づけられない、仮払金と実際に使った金額の差額が表示されないというデメリットがあります。

つまり、出張費の事前申請の際は利用する予定の経費を申請者が手動で入力する必要があり、仮払金を精算する際は経理担当者が両者の差額を計算し直す必要が生じてしまうのです。

3-3.「エンタープライズ」はやや高額

利用したアクティブユーザーの分だけ月額料金を支払う「MFクラウド経費」ですが、1ユーザーあたりの月額料金を見た場合、決してコストパフォーマンスに優れているとはいえません。

レポート数に応じて利用料金が変動し高額な利用料金になりがちなコンカー(Concur)はともかく、「MFクラウド経費」は楽楽精算などと比べれば高額でありDr.経費精算と同程度の利用料金です。

しかし、楽楽精算やConcur Expenseなどと異なり「MFクラウド経費」では初期費用がかからないため利用人数や活用方法などを総合して料金を比較する必要があるでしょう。

3.徹底調査でわかった「MFクラウド経費」を使うべき人・会社

ここまで「MFクラウド経費」の特徴やメリット・デメリットを解説してきました。これらの情報を踏まえ、どのような企業が「MFクラウド経費」を利用し経費精算を合理化すべきなのかを考えてみました。

3-1.すべての従業員が経費精算するわけではない会社

すでに解説したように「MFクラウド経費」では、経費精算の利用があったアクティブユーザーの分のみ利用料金が課金されます。事業内容や営業スタイルなどで、すべての従業員が毎月経費精算するわけではないという会社に「MFクラウド経費」はピッタリです。

「MFクラウド経費」であれば、経費精算する可能性のある従業員すべてにユーザーIDを割り振りつつムダな費用をかけずに運用できるからです。その場合も、ベーシックな「チーム」から最上位の「エンタープライズ」までニーズに応じたプランが選べます。

3-2.高機能の経費精算システムが必要な会社

規模を問わず経費精算の合理化を進める企業が多い最大の理由は、これまでメスを入れてこなかった経費精算を合理化することで、大きなコスト削減効果が期待できることでしょう。その効果は企業規模が大きいほど莫大になると考えられます。つまり、ある程度のコストがかかってもより大きなコスト削減効果が見込める、高機能な経費精算システムを必要としている会社に「MFクラウド経費」のエンタープライズプランは最適です。

高機能な経費精算システムを利用しながらも、利用した分の課金という「MFクラウド経費」の最大の特徴も享受できるのです。

3-3.個人事業主・フリーランサー

最低利用ユーザー数、最低利用料金が定められていることの多い経費精算システムでは1人のみでも利用できるサービスは少ないといわざるを得ません。「MFクラウド経費」には月額300円で利用できる「パーソナル」プランが用意されているため、1人で事業を取り仕切る個人事業主、フリーランサーなどの利用に最適です。

「エンタープライズ」に比べれば機能は限定されてしまうものの「パーソナル」も個人利用には充分な機能を備えています。同様に、個人事業主向けの機能限定プランをリリースしているDr.経費精算は月額980円となっているため、価格面でも「MFクラウド経費」が有利だといえるでしょう。

4.徹底調査でわかった「MFクラウド経費」を使うべきでない人・会社

それでは「MFクラウド経費」ではなく、ほかの経費精算システムの導入を検討した方がいいのは、どのような会社でしょうか。

4-1.リーズナブルでシンプルな経費精算システムが必要な会社

「MFクラウド経費」にも、シンプルな経費精算システムを必要とする会社向けに月額500円の「チーム」プランが存在します。しかし、同等の機能が使える楽楽精算の場合100ユーザーでの利用であれば1ユーザーあたりの月額料金は300円にまで圧縮できます。なによりも安価でシンプルな経費精算システムを求める会社に「MFクラウド経費」は適しません。

しかし、楽楽精算と機能は同等でもスマートフォンでの使い勝手に関していえば「MFクラウド経費」が有利です。利用するユーザー数などの自社要件を洗い出し、各ベンダーに見積もり依頼してみるのがいいでしょう。

4-2.従業員の出張・仮払金の多い会社

デメリットの項目でも解説したように「MFクラウド経費」は出張前の仮払い申請機能を搭載しているものの、使い勝手はいいとはいえず、仮払金と実際の金額をつきあわせて精算するのにも手間がかかります。従業員の出張が多く、仮払金を頻繁に支払う会社の場合「MFクラウド経費」では合理化が充分でない可能性も考えられます。

従業員の出張が多い会社は出張費の精算に特化したConcur Travelをラインナップするコンカー(Concur)や、Dr,経費精算を検討した方がいいでしょう。

5. 5分でできる!「MFクラウド経費」の登録方法

「MFクラウド経費」は30日間無料で使い勝手を試せるお試し期間が用意されています。実際のインターフェースや機能を試せる機会になるため、すぐに登録してみましょう。

5-1.公式サイトにアクセスして「無料で試してみる」をクリック

「MFクラウド経費」の公式サイト(https://biz.moneyforward.com/expense)にアクセスし、トップ中程の右にある「無料で試してみる」をクリックします。入力画面が表示されたら「メールアドレス」「パスワード」「パスワードの確認」「会社名」「電話番号」「経費申請する人数」「従業員数」「担当者名」を入力し、法人か個人事業主どちらかにチェックを入れ「書きに同意して登録する」をクリックします。

登録完了後、入力したメールアドレスに登録メールが届きます。手順に従って登録を完了させましょう。

5-2.「MFクラウド経費」にログイン

登録完了すると「MFクラウド経費」の公式サイトからログインできるようになります。サポートページにあるマニュアルを参照しながら、初期設定や使い勝手を体験できます。

6. 「MFクラウド経費」の効果的な使い方

「MFクラウド経費」を提供するマネー・フォワード社では、会計や給与、請求書や確定申告などのMFクラウドシリーズを展開しており、企業のバックオフィス業務全体の効率化推進に取り組んでいます。

こうしたノウハウの活用を含め「MFクラウド経費」の効果的な使い方をいくつか紹介していきましょう。

6-1.Office 365で「MFクラウド経費」メンバーを一括登録

経費精算の合理化に取り組んでいる企業であれば、Microsoft Office 365などの業務アプリケーションを活用した合理化にも取り組んでいるかもしれません。こうした状況を踏まえ「MFクラウド経費」はOffice 365との連携機能を強化しています。

具体的には、Office 365のIDを使って「MFクラウド経費」にログインすることで法人利用のOffice 365ユーザーを「MFクラウド経費」のメンバーとして紐づけられ、一括での登録が可能です。

その方法も「MFクラウド経費」右のメニュー一覧から「メンバー管理」をクリックし、画面右上の「+ Office 365連携」をクリックするだけです。法人登録されたすべてのOffice 365ユーザーが一覧で表示されたら、メンバー登録したいIDにチェックを入れて「登録」をクリックして完了です。

今後、Office 365とのさらなるシームレスな連携が計画されているため、通常業務で利用しているOffice 365のデータをなんらかの形で「MFクラウド経費」に連携させられるようになるかもしれません。

6-2.銀行振込APIと支払い依頼を活用

多くの経費精算システムがCSV形式でのデータ出力に対応し、全銀フォーマット対応のFBデータが作成できます。「MFクラウド経費」ではそれに加え銀行振込APIに対応しており、振込データを金融機関のAPIと直接連携できます。つまり「MFクラウド経費」では、インターネットバンキングにアップロードすることなく振込データを銀行と直接連携できるのです。

銀行振込APIは「MFクラウド経費」の支払い依頼機能にも活用できます。「MFクラウド経費」には法人、個人事業主を問わず、取引先から送られてきた請求書を登録するだけで、仕訳とFBデータの作成を自動で行える支払い依頼機能を持っています。これにも銀行振込APIが適用できるため、経費の振込にインターネットバンキングを利用する必要がなくなるのです。

現時点では住信SBIネット銀行、みずほ銀行、三井住友銀行のみの対応ですが、対応銀行のさらなる拡大も期待できます。

6-3.MFシリーズ連携でバックオフィス業務を効率化

「MFクラウド経費」をリリースするマネー・フォワードは、バックオフィス業務を効率化する数多くのMFシリーズをリリースしています。当然のことながら、これらのMFシリーズは「MFクラウド経費」とのAPI連携が可能であり「MFクラウド経費」の経費データをMFクラウド会計とシームレスに連携するなどが実現します。つまり、バックオフィスのツールをMFシリーズで統一すれば「MFクラウド経費」による経費精算の合理化もより効果的に進められます。

「MFクラウド経費」「MFクラウド会計」「MFクラウド請求書」「MFクラウド給与」「MFクラウドマイナンバー」の5つすべてを利用できるバリューパックも用意されているため、検討してみるのもいいかもしれません。

ただし、バリューパックでは「MFクラウド経費」のチームプラン相当の機能しか使えないため、経費精算を徹底的に合理化したい場合は適さないでしょう。

7. まとめ

「MFクラウド経費」は、ニーズに応じて選べる4つのプランと明快でムダのない料金体系を持ち、すべての企業にフィットするように設計された経費精算システムです。特に、エンタープライズプランの充実した機能は特筆すべきであり、一見高額に思える月額料金も内容を把握すればそれほど高くないとも思えてきます。

たしかにシンプルな経費精算システムを求める会社には高機能過ぎるかもしれませんが、そうしたニーズにもチームプランとコーポレートプランが用意されています。まずは無料お試しでその実力に触れ、使い勝手を試してみてはいかがでしょうか?すぐに上位プランへの乗り換えを検討してしまうかもしれませんよ。

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