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勤怠管理アプリ導入のメリットを解説!おすすめのシステムも紹介

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更新日:2018年12月28日 | 公開日:2018年12月28日

働き方改革が叫ばれるなか、企業には従業員の適切な勤怠管理が義務付けられるようになりました。慢性的な長時間労働は従業員の士気を低下させ、生産性の大幅な低下にもつながります。業務効率を上げるためには、本来の業務とは関係のない事務的な作業を極力減らすことが重要です。

そこで多くの企業が注目しているのが、勤怠管理を効率化する勤怠管理アプリの導入です。
今回は勤怠管理アプリを導入することによってどのようなメリットがあるのか、さらにおすすめの勤怠管理アプリをいくつか紹介します。

勤怠管理アプリ導入のメリット

勤怠管理アプリを導入することによって、どのようなメリットが考えられるのでしょうか。まずは5つのポイントに絞って勤怠管理アプリを導入することのメリットを紹介します。

1.残業時間の認識漏れ防止

働き方改革の大きな課題の1つに残業時間の把握があります。過重労働を抑制しながら生産性を高めるために、企業は従業員一人ひとりがどの程度残業をしているのかを把握しておかなければなりません。しかし、従来のタイムカードのようなアナログな勤怠管理手法では、残業時間の集計も簡単ではないのが現状です。
勤怠管理アプリを活用して勤務時間をデジタルデータとして集計することによって、従業員一人ひとりの労働時間を日々簡単に把握できるようになり、残業時間の認識漏れを防止することにつながります。

2.業務の効率化

タイムカードを使った勤怠管理の仕組みを採用していると、従業員一人ひとりの勤務時間や残業時間、休暇などを集計する作業に大きな手間がかかります。紙ベースでのデータなので、人事の労務担当者の事務作業負担量は大きく、従業員が多い企業では勤務時間の集計作業だけでも丸1日で終わらないほど大量の処理が必要です。
しかし、勤怠管理アプリを導入すると従業員ごとの勤務時間は自動的に集計され、従来のようにタイムカードからアナログデータを起こす作業も必要ありません。勤怠管理アプリは人事担当者の作業量も大幅に減らすことができ、業務効率化に大きく貢献することでしょう。機械的な単純労働をITのテクノロジーに代替することで生産性を向上することにもつながります。よりクリエイティブな仕事を生み出すためにも、勤怠管理アプリの導入は有効的な手段といえるのではないでしょうか。

3.不正な打刻防止

特に営業など外回りの多い職種の場合、勤怠管理は曖昧になりがちです。どこまでを仕事として考えるべきかは企業ごとの就業規則などでも定められているとは思いますが、オフィスにいない以上、本当に打刻された時間が正しいものなのかは把握が難しいものでした。
しかし、勤怠管理アプリのなかにはGPS機能が搭載されたものが存在し、どの場所で打刻されたものなのかが把握できます。勤務場所とは関係のない場所で打刻されているケースが多い場合、それを証明するデータをもって従業員に確認することもできるため不正な打刻が未然に防げるというメリットがあります。
また、オフィス内での打刻であっても、勤怠管理アプリはタイムカードとは違い、本人以外は出勤時間と退勤時間の打刻ができない仕組みなので不正を防止できます。

4.無駄なコスト削減

タイムカードによる勤怠管理は機器の管理費やリース代金なども発生し、少なからず維持費がかかるものです。複数の拠点がある企業においては、当然のことながら勤怠管理のための機器も複数必要で費用がかさんでしまいます。業務の効率化の部分でも人事担当者の管理作業が減るということを挙げましたが、これは人件費にも直結することです。
機械的な作業を人間の手作業に頼っているということは、一見すると経費の節約に見えるかもしれませんが、その分の人件費をかけているということでもあります。機械的な事務作業は従業員にとっても今後役立つスキルとは言い難く、人材育成のうえでもメリットがあるとはいえません。このように、長い目で見るとアナログな勤怠管理手法はハードウェアとしての維持費はもちろん、人件費も無駄にしている可能性が高いといえるでしょう。

5.多様な働き方への対応

かつて会社での働き方といえば、営業などで外回りに出る従業員と、オフィス内で働く内勤の従業員の2つのパターンに分けられていました。しかし、働き方改革によってオフィス以外でも多様な働き方が認められています。たとえば、自宅で仕事を行う在宅勤務制度、自社のオフィス以外の場所にサテライトオフィスを設けるケースなどがあります。
しかし、当然のことながら自宅やサテライトオフィスではタイムカードを打刻できません。打刻するために一旦オフィスに戻るということも現実的ではなく、そもそも働き方改革に逆行する方法です。場所にとらわれない働き方を実現するためには、いつでもどこでも勤怠時間の打刻が可能な仕組みが必要不可欠。まさにそのような考え方にマッチするツールが勤怠管理アプリといえるでしょう。

おすすめの勤怠管理アプリ3選

勤怠管理アプリはさまざまなものが開発されていますが、なかでも特におすすめのアプリを3つ紹介します。

ジョブカン勤怠管理

特徴

ジョブカン勤怠管理の特徴は大きく分けて3つあります。
まず1つ目は、さまざまな打刻パターンに対応していること。PCやスマホなどで直接打刻することはもちろん、LINEやSlack、ICカードなどをかざすだけで打刻するシステムにも対応しています。
2つ目の特徴は「働き方改革関連法」に対応していること。残業時間の上限や有給休暇の取得日数、勤務間インターバル制度に準拠し、働き方改革関連法に抵触しないように労務管理を行うことができます。
最後の特徴は、休暇・申請管理のフローもトータルでサポートしていることです。休暇申請や承認などのシステムもジョブカン勤怠管理アプリを導入することで整備ができ、社内で独自にワークフローシステムを構築する必要がありません。

料金

ジョブカン勤怠管理は初期費用0円、1ユーザーあたり200円から500円のプランが提供されています。「出勤管理」、「シフト管理」、「休暇・申請管理」、「工数管理」という4つの機能があり、いくつの機能を利用するかによって1ユーザーあたりの料金が変わります。また、最低利用料金としては2,000円以上からの提供です。

jinjer勤怠

jinjer勤怠
出典jinjer勤怠

特徴

jinjer勤怠の打刻から管理、ワークフローなども含めた14の機能が用意されているほか、充実したサポートが魅力の勤怠管理アプリです。
導入時のシステム要件はもちろんですが、労務管理の法律的な問題、トラブルなどにも対応できるサポートが用意されています。中小企業のなかには労働基準法を十分把握しないまま従業員との労務トラブルを抱えるケースがあります。働き方改革によって適切な労務管理は企業にとって重要な義務でもあり、万全の体制を整えておかなければなりません。従業員にとって働きやすい環境を用意し、生産性と満足度を上げるためにも有効なサービスだといえるでしょう。jinjerの管理画面はスマートフォンにも対応しているため、管理職や人事担当者にとっても使いやすい勤怠管理アプリの1つです。

料金

jinjerには勤怠管理だけではなく、経費精算や労務管理といった6つのサービスが用意されています。このうち1つのサービスであれば1ユーザーあたり300円、3つのサービスで600円、5つサービスでは1,000円の料金で利用できます。初期費用は無料で利用でき、導入時の無料トライアルも実施しています。

IEYASU

IEYASU
出典IEYASU

特徴

IEYASUはICカード打刻や日報出力、労務時間集計といった基本的な勤怠管理機能を網羅したベーシックな勤怠管理アプリです。
アプリの開発段階において人材開発コンサルタントや社会保険労務士など人事のプロも参画しており、使いやすさと実用性にこだわりが感じられます。その完成度の高さが大きな魅力だといえるでしょう。多くのベンチャー企業で導入されている勤怠管理アプリで、基本的な勤怠打刻機能だけであれば無料で利用できます。
無料プランであっても社員数の上限はなく、十分な機能が備わっています。タイムカードから勤怠管理アプリに移行した際にどのような問題が起こるのかが分からず、導入において不安があるという企業には最適な勤怠管理アプリだといえます。

料金

IEYASUの無料プランは従業員数の上限はありませんが、データの保存期間が1年に定められています。また、バナー広告が入っていたりワークフローシステムが対象外であったりと制約があります。
全ての機能を有した「ベーシック」と「エンタープライズ」というプランも存在し、こちらは従業員数によって料金が異なります。ベーシックの場合は39ユーザーまでのプランで月額3,800円、149ユーザーまでのプランで月額9,800円で提供可能。エンタープライズの場合は499ユーザーまでで月額2万9,800円、999ユーザーまでで月額5万9,800円です。

【まとめ】最適な勤怠管理アプリを導入しよう!

従業員の給与計算においても、労働環境を整備するためにも勤怠管理は必要不可欠なものです。これまではタイムカードによる勤怠管理が一般的でしたが、不正な勤怠打刻や長時間労働の温床にもなっていた側面も否定できません。

働き方改革によって厳密な勤怠管理が義務付けられるようになり、勤怠管理アプリのニーズが高まってきています。適切な勤怠管理を行うことで、労働者にとっては働きやすい環境が整備され、モチベーションの向上にも期待できます。

ITシステムへの投資と聞くと経費がかかるイメージをもつ方も多いと思いますが、今回紹介した勤怠管理アプリの場合はそれほど高い費用がかかるものでもありません。タイムカードのリース費用や人事担当者の人的コストを考えると、むしろコストの大幅な節約になるでしょう。無料で利用できる勤怠管理アプリも多いことから、まずはトライアルとして試していただき、その使い心地を体感してみてください。勤怠管理アプリは一般従業員だけではなく、残業時間の把握をしなければならない管理職、そして人事担当者にとっても大きなメリットをもたらすシステムだといえます。

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