定番の勤怠管理アプリ3選!迷った時はこれがおすすめ

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更新日:2018年12月28日 | 公開日:2018年12月28日

皆さんの会社では勤怠管理をどのような方法で行っていますか?

立ち上げ間もない会社や、少人数の会社では、紙ベースの管理で乗り切っているところも多いことでしょう。

しかし、今より人数が増えたり、仕事が忙しくなった場合には、アナログ方式の勤怠管理は負担が大きく、コア業務にまで影響がでる可能性もあります。

そうなる前に、ぜひ勤怠管理アプリの導入を検討してみて下さい!今回は数ある勤怠管理アプリの中でも注目株の「ジョブカン」「jinjer勤怠」「IEYASU」の3つをピックアップ。これらがどの様に会社の問題を解決するか詳しく解説します。

勤怠管理アプリ導入の一般的なメリット

最初に、勤怠管理アプリを導入することで会社が得られるメリットについて明らかにします。

残業時間の正確な管理
法律改正への対応
不正打刻防止
業務コスト削減
多様な働き方への対応

上記の事柄は直接企業のコア業務に関わることではありません。立ち上げ間もない会社や、資金力に限りのある会社の場合は、業務に関わりのあることへの投資を優先しがちです。

しかし、勤怠管理を適切に行うことは法律上の義務であり、勤怠を巡って従業員との間でトラブルになった場合は裁判沙汰になることもあります。いざ問題が起こったときの解決コストは非常に大きく、本業に影響が出るほどの費用を費やさなければならないこともあるのです。

また、勤怠管理が正確になされないと長時間労働が蔓延しやすく、その結果離職者が増えて人手不足に悩まされることになるでしょう。

このように、勤怠管理上の不備は企業成長の足かせになるので、管理はしっかりと行う必要があります。

しかし「きちんとしたくても管理が全然追いつかない!」という場合は、そろそろ勤怠管理アプリを導入する時期かもしれませんので、この機会にぜひ検討してみて下さい。

おすすめの勤怠管理アプリ3選

ここからはいよいよ本題、おすすめの勤怠管理アプリについて紹介します。今回紹介する
「ジョブカン」「勤怠」「IEYASU」
の3つはタイプこそ違いますが、人気、評判が高い点では共通しています。それぞれどんな特徴があるのでしょうか?

「ジョブカン」

ジョブカンは株式会社Donutが運営するクラウド型勤怠管理アプリです。勤怠管理サービスを開始したのは2010年。以来8年以上にわたり計30,000社以上の導入実績を誇っています。5名~1万名で利用できるので中小企業から大企業まであらゆる規模、業種で利用されています。
ジョブカンの最大の特徴は「使いやすさ」にあります。豊富な機能数持ち合わせていながら、ほぼ直感的に操作できるので、パソコンに詳しくない方でもその日から利用することが可能です。多彩な打刻機能、リアルタイムでの勤怠管理、複雑なシフト管理、自動休暇申請機能、英語対応など必要な機能はほぼフル装備。飲食、IT、医療、小売、教育、メディアなどあらゆる業界で支持されています。機能制限はあるものの無料で利用できるフリープランあり。30日間は全機能無料お試しできるので、使い心地を試してから本格導入できる点も好評です。

「jinjer勤怠」

jinjer勤怠は株式会社ネオキャリアが運営するクラウド型勤怠管理アプリです。これまでの導入企業は5000社を突破しており、実績はジョブカンに並んで業界屈指。機能数においては業界最高峰の水準です。
jinjer勤怠はいつでも、どこでも、誰でも使えるようマルチデバイスに対応。外回りの営業職、多忙な医療・福祉現場、多様な人材を抱える飲食など、様々な現場の勤怠も自在に管理します。
豊富な打刻機能、休暇管理、シフト管理、三六協定アラート、集計管理など勤怠管理に必要な機能は全て搭載。加えてjinjerシリーズで労務管理、人事管理、モチベーション管理なども一元管理することが可能です。データを1つにすることで、人事戦略に役立てることもできるでしょう。
料金は月額300円/1ユーザー。無料トライアルもできるので、興味のある方は一度試してみてはいかがでしょうか。

「IEYASU」

IEYASUはIEYASU株式会社が運営するクラウド型勤怠管理アプリです。会社設立は2016年。勤怠管理アプリの中では後発組ですが、対象をベンチャー企業に特化したこと、利用料金0円から利用できることから爆発的な人気を呼び、多くの企業で導入が進められています。
IEYASUが高い支持を受けているのは料金面だけではありません。IEYASUは開発段階で人事実務の専門家集団の協力を得ており、ベンチャー企業にとって本当に必要な機能を厳選して搭載しているのです。ICカード打刻、リアルタイムの勤怠管理、会社の就業規則に合わせた柔軟な設定機能を有しており、さらに有料版になれば有給自動付与、日報機能、レポート機能、三六協定機能なども利用することが可能です。フリープランは利用人数制限なし、永久無料で利用できるので、費用をかけられない方には最適の勤怠管理アプリでしょう。

勤怠管理アプリの導入で解決する5つの問題

冒頭で勤怠管理アプリ導入のメリットについてお伝えしましたが、それらは会社が抱える課題解決のファクターにもなりえます。会社が勤怠管理上抱えがちな問題点はどのようなことなのか?またそれぞれの勤怠管理アプリは問題解決にどの様に役立つのでしょうか?

1.残業時間の認識漏れ

勤怠管理がずさんになると残業時間の認識漏れが起こります。その場合、次の3つの問題が生じます。

・長時間労働が蔓延する
勤怠管理が適切に行われないと、残業時間が正確に記録できないので、誰が何時間働いているのか会社は把握することができません。その結果、現場では長時間労働が蔓延し、労働基準法も守られなくなります。勤怠管理をきっちり行っていてもタイムカードを利用している場合は、長時間労働把握までに時間がかかり、会社が気が付いた頃には現場が疲れ切っていることも多々あります。

・残業代未払い
残業時間の認識漏れがあると、残業時間の正確な算出ができないので、時間外労働手当の支給を行うことができません。通常勤務はもちろん、みなし残業制度を導入している企業でも、固定残業時間を上回った場合は残業代は別途支払わなければなりません。残業代の未払いは労使トラブルの最たるもので、裁判沙汰に発展しやすい問題です。

・健康管理ができなくなる
残業時間が正確に把握できないと、社員の健康管理もできなくなります。残業時間の管理ができないと長時間労働が常態化し、その結果従業員が健康を損なえば、離職者を増やすことになります。貴重な戦力を失うことは会社にとって痛手であり、残業時間の認識漏れだけでも、積もり積もれば大きな損害がでるのです。

「ジョブカン」

ジョブカンには多彩な打刻機能があり、どのような働き方でも勤怠管理を正確に行うことができるので、残業時間の漏れがでることはありません。また、もし打刻漏れがあればメールでアラートが出るので、打刻忘れもなくすことができるでしょう。管理者は従業員の勤怠状況をリアルタイムで確認でき、シフトとかけ離れた勤怠が発覚したらエラー打刻判定もでます。こうした幾重もの仕組みで、残業時間の管理も正確に行うことができるので、残業時間の認識漏れは完全になくすことも可能です。

「jinjer勤怠」

jinjer勤怠はジョブカン同様、豊富な打刻機能があり、ICカード打刻のほかにチャットツール、AppleWatch、Google homeなどでも打刻可能。マルチデバイス対応をしているので、どんな働き方をしていても打刻することはできます。また、万一退勤時に打刻忘れがあった場合は、アラート機能があるのですぐに通知されます。様々な雇用形態、シフトで働く従業員の労働時間を自動的に一元管理できるので、残業管理についても漏れを防ぐことができるでしょう。

「IEYASU」

IEYASUにはIC打刻機能があり、ICカードをカードリーダーにかざすだけで勤怠を正確に記録します。また、各種レポート機能があり、従業員の勤怠状況、休日取得状況をグラフで確認することができるので、誰が何時間働いているか管理者には一目瞭然です。また、勤怠アラート機能を使えば長時間勤務を瞬時に発見することができます。これらの機能により、残業時間のカウント漏れ、長時間労働の放置は解消します。

2.法律改正への対応

「働き方改革関連法案」が可決され、2019年4月からいよいよ法律が施行されます。最大の目玉は新たに時間外労働の上限時間が決められたことで、以後は原則として「月45時間以内かつ年間360時間以内」が法律上の上限となります。

特別な事情がある場合でも、年間720日、月平均80時間以内、月100時間未満を超えることはできません。またこうした例外が適用されるのは最大でも6ヶ月です。中小企業については2020年4月からの適用で、大企業よりは1年間の猶予があります。

労働時間の上限はこれまで法律上の決まりはなかったため、戦後に現行法が制定されてから初めての大改革となります。また、今回の働き方改革で、時間外労働が月60時間以上になった場合は、大企業だけでなく中小企業も割増賃金率50%に引き上げとなります。さらに年次有給休暇も一定数の取得を義務付けられます。2019年以降はこのルールをどの企業も守らなければなりません。

しかしながら、こうしたルール変更は勤怠管理が複雑化するので管理者に新たな負担をもたらします。また、従業員に周知徹底する教育コストもかかるので、現場は楽になるどころか余計に仕事が増えることになりかねません。しかし、クラウド型勤怠管理アプリなら、法律改正の度にアップデートされ、違法な状態になるとすぐにアラートがでるのでその都度適切な対処をすることができるでしょう。

労働基準法の改正は今後も続くことが予想されるだけに、勤怠管理アプリを導入することで管理者、従業員ともに便利になります。

「ジョブカン」

ジョブカンはデフォルトで36協定超過抽出、自動休憩設定、所定労働時間設定、残業、深夜・休日労働など各種労働時間の抽出の機能が搭載されています。これらは法律に基づいた仕様となっているため、法律違反の状況に陥ることを未然に防ぎます。クラウド型勤怠管理アプリの特性を生かし、法律改正の度にアップデートが行われるので、管理者・従業員双方にとっては非常に便利なツールです。

「jinjer勤怠」

jinjer勤怠には36協定にのっとった異常値検出、労働時間超過についてはアラート警告を出す機能が搭載されているので、労基法違反の状態はいち早く見つけ出すことができます。また、ジョブカン同様に随時アップデートも行われており、法律改正にも完全対応しています。さらにサポート体制も充実しているので分からないことは随時問い合わせ可能。何かと変わりやすい労基法対策に頭を悩ませている方にはおすすめのアプリです。

「IEYASU」

IEYASUは36協定アラート機能があるので、長時間労働になりがちなベンチャー企業にあっても労働基準法を超えないよう、勤怠管理ができるようになっています。期間、基準、通知方法などを柔軟に設定できるので、会社のルールに合わせてアラート表示することが可能です。リアルタイムの勤怠管理に加え、36協定の上限を超えればすぐに警告がでます。また法改正があれば他のアプリ同様にアップデートされるので、その点も心配ありません。

3.不正な打刻

不正打刻も企業にとっても頭の痛い問題です。

企業の勤怠管理ツールとして最も多く導入されているのは「タイムカード」です。タイムカードは取り扱いが簡単で誰でも操作できること、また、誰がいつ働いているのかすぐに確認できること、こうした点は重宝しますが、誰でも打刻できてしまう点は大きなデメリットです。

遅刻しそうになったら同僚に代理打刻してもらうことも可能ですし、途中退社して終業時刻になったら戻って打刻することも可能です。仮に本人以外が打刻しても、就業規則通りに記録があれば、証拠がない限りそれが不正であると断じることもできません。こうした状況はコンプライアンス上の問題があるだけでなく、全体の士気低下を招くため、早急に改善する必要があります。

その点、勤怠管理アプリは不正打刻防止機能も豊富で、本人以外の代理打刻ができない仕様になっており、ツール導入で不正打刻に関してはほぼ解消できるでしょう。具体的には、打刻機能に加え、静脈、顔認証など生体認証で本人確認を行い、他人のなりすましによる打刻を防止します。また、外回りの営業社員については打刻機能にGPS機能も加えることで、時間と場所を同時に記録することで勤怠管理を厳格化します。

「ジョブカン」

ジョブカンは多彩な打刻機能があり、ICカード打刻のほかにLINE打刻、Slack打刻など一風変わった打刻機能を搭載。また、外回りの営業社員がどこに何時にいたか確認できるGPS打刻、本人認証を厳格化するために指静脈打刻の機能も用意。それぞれの会社の実態、従業員の働き方に合わせて打刻方法を選べるようになっており、上手に組み合わせることで不正打刻は根絶できることでしょう。

「jinjer勤怠」

jinjer勤怠の打刻機能はICカードだけでなく、チャットツールも利用可能。さらにマルチデバイス対応でモバイル、タブレット打刻も可能。GPS機能もあるので外出先でも勤怠をごまかすことはできません。また、笑顔認証もあるので本人確認と打刻を同時に行うこともできます。認証の際に笑顔になることでオフィスを明るくし、職場を活性化することもできるので、不正打刻の防止だけでなく、こうしたプラスαの機能に魅力を感じる方にはおすすめのアプリです。

「IEYASU」

IEYASUはICカード打刻機能があり、Suicaや社員証などで打刻をすることができます。ICカード打刻の良い点は本人が所持しているもの以外では打刻できない点。タイムカードのようにいつでも誰でも手にとって打刻できる訳ではないので、それだけでも不正打刻防止に役立ちます。またモバイル打刻も可能なので、外回りの社員の勤怠管理も正確に行うことができるでしょう。

4.無駄なコスト

勤怠管理を紙ベースで行っていると、以下の無駄なコストも発生します。

・管理作業の人件費
タイムカードで勤怠管理をする場合、毎月の労働時間の集計、給与計算は手作業となります。この作業はミスが許されないので、時間と人手をかけて行わなければなりません。給与計算自体は重要な仕事ですが、本業に貢献する作業ではないので、管理作業の手間がかかるほど会社は損をすることになります。

・紙の保管コスト
タイムカードなど、出退勤記録は法律で一定期間保存しておくことが義務付けられています。従業員が多ければそれだけ保管量が多くなり、スペース料もかかります。

・不正打刻のコスト
タイムカードによる勤怠管理で不正打刻が起こった場合、実際に働いていない従業員に対して賃金を支払わなければなりません。1日数時間の残業のごまかしであったとしても、月単位にすれば膨大な時間です。その人数が多い程会社は不要なコストを払わなければなりません。

・消耗品の購入コスト
勤怠管理を紙ベースで行う場合は、打刻機、タイムカードなど消耗品をその都度調達しなければなりません。そのコストもかかります。

勤怠管理アプリを導入すれば、少なくとも上記のコストは削減することができます。アプリが有料の場合は利用料がかかりますが、中には無料で利用できるプランもあるので、費用面が心配な方も導入を検討する価値はあります。

「ジョブカン」

ジョブカンはクラウド上でデータ管理をするので、紙ベースの勤怠管理をしていたときの様なデータ保存コストはかかりません。また、利用機能数は限定されますが無料プランがあるので、完全無料で利用することも可能です。フリープランでも集計作業は全て自動なので余分な人件費がかかることもありません。有料版でも月額200円/1ユーザー(オプション機能ごとに+100円)なので、リーズナブルに利用することができます。コスト削減目的で導入するには最適の勤怠管理アプリでしょう。

「jinjer勤怠」

jinjer勤怠もオンライン上で打刻を自動管理できるので、タイムカードを保管する必要がありません。打刻ミスチェックや集計作業をする必要がないので、事務作業に費やしていた人件費も必要なくなります。また、jinjerデータベースを利用すれば勤怠管理だけでなく労務管理、人事管理、経費計算、マイナンバー、ワークバイタルなども一元管理できるので、それだけ管理業務の負担をなくすことができます。それぞれ利用料はかかりますが、管理業務の負担が軽減すれば経費削減につながります。

「IEYASU」

IEYASUも他の2つのアプリ同様、クラウド系勤怠管理アプリなので、タイムカードの様に消耗品購入および保管コストはかかりません。また、勤怠データは自動集計するので管理業務のコストもかかりません。人手の少ないベンチャー企業にとって、管理業務を軽減できることは大きなアドバンテージです。しかもフリープランなら永久無料なので断然お得です。ただし、フリープランはデータ保存が1年のみ。労働基準法では勤怠記録は3年保存の義務があるので、データ保管でコストをかけたくない場合は、有料プランに申し込むようにして下さい。

5.多種多様な働き方への対応

ワークライフバランスの推進が盛んに唱えられる中、時間と場所に囚われない多様な働き方へのニーズも高まっています。

そうした時代の要請に呼応するよう、テクノロジーも進化を遂げ、多様な働き方ができる環境も整い、各企業の雇用形態も年々複雑化。従来のような杓子定規の勤怠管理では対応できなくなっているのが実情です。

こうした状況で、今までの勤怠管理に限界を感じている方にも勤怠管理アプリはおすすめです。

最近の勤怠管理アプリには多様な働き方を支援する機能が多数搭載されており、複雑なシフト作成、休暇管理、給与計算なども容易に管理します。また、従業員ごとに打刻方法を変えることもできるので、オフィスにいない従業員の勤怠も正確に記録できます。休日出勤も自動で承認する機能を搭載していれば、都度管理者の承認を必要としません。法制度への対応もできているので、どんな働き方でも正確に管理することが可能です。各アプリに機能数に違いはありますが、複雑な働き方の管理を容易にする点では共通しており、導入すればその便利さにきっと驚くはず。勤怠管理アプリはこれからの時代に不可欠のツールでしょう。

「ジョブカン」

ジョブカンはこれまでに30,000社以上に導入され、様々な業種で支持されてきたのは、ひとえに使いやすいからです。少子高齢化時代にあって、この先、女性、高齢者、外国人など様々な属性の人が労働市場に参入することが期待されます。ジョブカンはそんな新時代を先取りするかの様に、PCが苦手な人でもパッと見で理解できるほど操作は簡単。また、英語対応もしているので、日本語が分からない人でも問題なく使えます。また、複雑なシフトも自動作成できるので、多様な人材を抱え、複雑な雇用形態を採っている会社では重宝するでしょう。

「jinjer勤怠」

jinjer勤怠は豊富な打刻機能で全国どこでもオフィスにいるのと同様の勤怠管理が可能です。地方回りの多い業種でもいつも通り打刻可能で、勤怠状況は管理者がリアルタイムで確認することができます。スマホさえ使いこなせれば誰でも扱える簡単な操作性に加え、いつでも、どこでも打刻できる利便性は、様々な属性の人たちが働く会社にはピッタリでしょう。旧来のやり方では限界を感じる…そうお考えの方におすすめの勤怠管理アプリです。

「IEYASU」

IEYASUはベンチャー企業特有の働き方を熟知した、専門家集団が作った勤怠管理アプリでることから、ベンチャーにありがちな不規則な勤務体系も自在に管理します。また、会社のルールに合わせて細かく各種設定できるので、自社に合うようカスタマイズしやすい点も好評です。好奇心旺盛な人が集まるベンチャー企業は、とかく勤怠管理が後まわしになりがちですが、IEYASUはそうした会社の勤怠管理を一手に引き受けるアプリ。時代の最先端をいく企業には一押しのツールです。

まとめ

定番の勤怠管理アプリ3選は、いかがでしたでしょうか。

勤怠管理アプリを導入すると残業時間の正確な管理、法律改正への対応、不正打刻防止、業務コスト削減、多様な働き方への対応ができるようになります。これまで勤怠管理をタイムカードなど紙ベースで行っているとすれば、きっと導入後は「ここまでできるのか」と驚くことでしょう。

今回紹介した「ジョブカン」「jinjer勤怠」「IEYASU」の3つの共通点は、ユーザーからの支持が高いところ。ジョブカンjinjer勤怠は、機能面の充実もさることながら、運営歴も比較的長く、導入実績も豊富であることから安定感という点でもおすすめです。IEYASUはリリースされて間もないにも拘わらず、コスパの良さと、ベンチャー対象という専門性が高く評価され、ベンチャー企業はもちろんマスコミ、その他の業種でも積極的に導入されており、急速に支持を拡大しています。

いずれも企業が抱える課題を解決する機能を搭載していますが、どれが良いかは会社のニーズ、資金力、規模感、業種によっても異なります。ここで紹介したそれぞれのアプリの特徴を押さえて、自社に最適な勤怠管理ツールを導入してください。

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