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無料でも実用的!無料で使える勤怠管理アプリ5選

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働き方改革が叫ばれるなか、企業には従業員の適切な勤怠管理が義務付けられるようになりました。慢性的な長時間労働は従業員の士気を低下させ、生産性の大幅な低下にもつながります。業務効率を上げるためには、本来の業務とは関係のない事務的な作業を極力減らすことが重要です。

そこで多くの企業が注目しているのが、勤怠管理を効率化する勤怠管理アプリの導入です。現在は無料版でも実用的な製品が増えており、企業の環境や条件によっては十分使えることも。
この記事では無料版を提供している勤怠管理アプリをいくつかご紹介していきます。

目次

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1. 無料の勤怠管理アプリについて

まず、無料の勤怠管理アプリの基本的な部分「なぜ無料?」「無料でも実用的?」の2点について解説します。

勤怠管理アプリを導入することによって、どのようなメリットが考えられるのでしょうか。まずは5つのポイントに絞って勤怠管理アプリを導入することのメリットを紹介します。

1-1. なぜ無料で使えるのか?

現場で使っても問題ないレベルのアプリを、無料で利用できることにはアプリごとに異なる理由があると考えられます。

1つ目は「有料プランに誘導したいため」です。無料で利用できる勤怠管理アプリの多くは有料プランも用意されており、お試しのような感覚で無料プランを使ってもらいます。その後、事業規模が大きくなったり必要な機能が増えたりしたら、有料プランに切り替えてもらうのです。

2つ目は「新規事業開拓の足掛かりにするため」です。すでに別の事業によって利益が確保されている状況で新しい市場に乗り出すにあたって、顧客の獲得や実験的な意味合いで勤怠管理アプリを無料で提供しているパターンです。

1-2. 無料でも十分に使えるのか?

「無料で使える」というだけあって、どうしても「安かろう悪かろう」というイメージを持ってしまうことは否定できません。しかし、結論からいえば無料の勤怠管理アプリであっても問題なく利用できると評価できます。

その理由は、1つ目に「基本的な機能に限定しているから無料で提供できる」ことです。無料の勤怠管理アプリの多くは有料プランへの誘導を目的にしているのですが、基本的な部分で問題があるようでは誰も有料プランに切り替えてくれません。

2つ目に「会社のイメージに傷がつく」からです。無料で提供するとはいえ、品質が極端に低いサービスを世に送り出してしまえば、その会社のイメージを大幅に損なわせてしまいます。

2. 無料の勤怠管理アプリ5つの制限と選び方

一口に「無料の勤怠管理アプリ」といっても、無料ゆえのさまざまな特徴があるので、それぞれ解説します。

2-1. 利用できる人数に制限があるタイプ

無料版で最も多いタイプが「利用できる人数に制限がある」勤怠管理アプリであり、多くの場合は10名未満のユーザー数しか利用できない制限がかけられています。中には数十~100名まで利用できるものもありますが、ほとんどのケースでは3名や5名、多くても10名までしか利用できません。

小規模の事業者であり、従業員数が制限人数以下であれば、差し支えなく利用できるでしょう。ただし、他の制限にも言えることですが、基本的に単一の制限ではなく、複数の制限が複合しているケースが多いです。例えば「利用人数の制限+利用できる機能の制限」のようなケースです。

2-2. 利用できる機能に制限があるタイプ

機能に制限があるといっても、基本的な勤怠管理の業務をこなす機能は問題なく利用できるものが多いです。利用できないのはそこに付帯する機能であり、例えば「シフトを印刷する機能」「データをダウンロードする機能」などが使えなくなります。

使えない機能については、有料版またはオプションとして利用できるケースが多いので、無料版で試してみて、必要な機能があれば後付けできます。無料版では使えない機能も使用期間中には使えるケースが多いので、無料期間中に機能を評価し、最初から必要な機能を付けておくという選択肢もありです。

2-3. データ容量や保存期間に制限があるタイプ

勤怠に関するデータはアプリ内に保存できるのですが、制限があるタイプの場合は「●MBまで」「●日間だけ」というように、勤怠データの保存に何らかの制限がかけられている場合があります。長くても1年間しか保存できないケースが多いです。

「出勤簿」は法律で3年間の保存が義務付けれられているため、保存に関する制限がかけられている状態ではアプリ内での勤怠管理データの保存が十分に行えません。対処法としては、制限されている保存期間内に別の形で勤怠管理データを残しておくことが必要になります。

2-4. サポートが利用できないタイプ

勤怠管理アプリの中には、「ベンダーのサポートサービス」は有料の場合があります。

勤怠管理アプリを利用する中で何らかのトラブル等が発生した場合には、取扱説明書やアプリ内のヘルプを参照して問題を解決しなければなりません。有料プランに切り替えることで、電話やメール、チャット等でのサポートが受けられるようになります。

ただし、無料プランで利用できる勤怠管理アプリは基本的にシンプルな作りをしており、よほどのことがなければサポートを必要とする場面は訪れないだろうと評価できます。社内に、ある程度パソコンやアプリケーションに詳しい人がいれば、十分に対処できるでしょう。

2-5. 広告が表示されるタイプ

具体的な例としては、後述する「IEYASU」という勤怠管理アプリは、無料の「フリープラン」がありますが、これにはバナー広告が表示されるという制限があります。アプリの提供会社はアプリ自体を無料で提供し、広告表示による広告収入で利益を得ているのです。

広告表示を邪魔に感じる可能性もありますが、基本的に勤怠管理アプリの使い勝手を大きく損なうことはありません。もし、従業員から「広告が邪魔!」とクレームが多くなれば、有料プランに切り替えることで広告表示をなくすことも可能です。

3. 勤怠管理アプリ導入のメリット

3-1. 残業時間の認識漏れ防止

働き方改革の大きな課題の1つに残業時間の把握があります。過重労働を抑制しながら生産性を高めるために、企業は従業員一人ひとりがどの程度残業をしているのかを把握しておかなければなりません。しかし、従来のタイムカードのようなアナログな勤怠管理手法では、残業時間の集計も簡単ではないのが現状です。
勤怠管理アプリを活用して勤務時間をデジタルデータとして集計することによって、従業員一人ひとりの労働時間を日々簡単に把握できるようになり、残業時間の認識漏れを防止することにつながります。

3-2. 業務の効率化

タイムカードを使った勤怠管理の仕組みを採用していると、従業員一人ひとりの勤務時間や残業時間、休暇などを集計する作業に大きな手間がかかります。紙ベースでのデータなので、人事の労務担当者の事務作業負担量は大きく、従業員が多い企業では勤務時間の集計作業だけでも丸1日で終わらないほど大量の処理が必要です。
しかし、勤怠管理アプリを導入すると従業員ごとの勤務時間は自動的に集計され、従来のようにタイムカードからアナログデータを起こす作業も必要ありません。勤怠管理アプリは人事担当者の作業量も大幅に減らすことができ、業務効率化に大きく貢献することでしょう。機械的な単純労働をITのテクノロジーに代替することで生産性を向上することにもつながります。よりクリエイティブな仕事を生み出すためにも、勤怠管理アプリの導入は有効的な手段といえるのではないでしょうか。

3-3. 不正な打刻防止

特に営業など外回りの多い職種の場合、勤怠管理は曖昧になりがちです。どこまでを仕事として考えるべきかは企業ごとの就業規則などでも定められているとは思いますが、オフィスにいない以上、本当に打刻された時間が正しいものなのかは把握が難しいものでした。
しかし、勤怠管理アプリのなかにはGPS機能が搭載されたものが存在し、どの場所で打刻されたものなのかが把握できます。勤務場所とは関係のない場所で打刻されているケースが多い場合、それを証明するデータをもって従業員に確認することもできるため不正な打刻が未然に防げるというメリットがあります。
また、オフィス内での打刻であっても、勤怠管理アプリはタイムカードとは違い、本人以外は出勤時間と退勤時間の打刻ができない仕組みなので不正を防止できます。

3-4. 無駄なコスト削減

タイムカードによる勤怠管理は機器の管理費やリース代金なども発生し、少なからず維持費がかかるものです。複数の拠点がある企業においては、当然のことながら勤怠管理のための機器も複数必要で費用がかさんでしまいます。業務の効率化の部分でも人事担当者の管理作業が減るということを挙げましたが、これは人件費にも直結することです。
機械的な作業を人間の手作業に頼っているということは、一見すると経費の節約に見えるかもしれませんが、その分の人件費をかけているということでもあります。機械的な事務作業は従業員にとっても今後役立つスキルとは言い難く、人材育成のうえでもメリットがあるとはいえません。このように、長い目で見るとアナログな勤怠管理手法はハードウェアとしての維持費はもちろん、人件費も無駄にしている可能性が高いといえるでしょう。

3-5. 多様な働き方への対応

かつて会社での働き方といえば、営業などで外回りに出る従業員と、オフィス内で働く内勤の従業員の2つのパターンに分けられていました。しかし、働き方改革によってオフィス以外でも多様な働き方が認められています。たとえば、自宅で仕事を行う在宅勤務制度、自社のオフィス以外の場所にサテライトオフィスを設けるケースなどがあります。
しかし、当然のことながら自宅やサテライトオフィスではタイムカードを打刻できません。打刻するために一旦オフィスに戻るということも現実的ではなく、そもそも働き方改革に逆行する方法です。場所にとらわれない働き方を実現するためには、いつでもどこでも勤怠時間の打刻が可能な仕組みが必要不可欠。まさにそのような考え方にマッチするツールが勤怠管理アプリといえるでしょう。

4. おすすめの無料で利用できる勤怠管理アプリ3選

勤怠管理アプリはさまざまなものが開発されていますが、なかでも特におすすめのアプリを3つ紹介します。

4-1. ジョブカン勤怠管理

特徴

制限の種類が多いですが、無料で利用できる勤怠管理アプリの中では利用可能ユーザー数が10人と多いのが特徴です。
カスタマイズ性が高く、使いやすいオリジナルのフォーマットを簡単操作で実現できます。さまざまな打刻方法に対応しており、「GPS打刻」や「Slack打刻」などの比較的新しい打刻方法も利用できます。
セキュリティ体制も万全であり、情報セキュリティマネジメントシステム規格「ISO 27001」を取得している点からも信頼性は十分です。サポートは「チャットサポート」は利用できませんが、メールと電話によるサポートを利用できます。"

無料プランの制限

・人数制限:10人
・機能制限:一部の印刷・データダウンロード機能、ジョブカン給与計算とのAPI連携が利用不可
・データ保存制限:30日間
・サポート制限:チャットサポート利用不可
・広告表示:なし

4-2. IEYASU

IEYASU
出典IEYASU

特徴

無料で利用できる勤怠管理アプリには珍しく、広告表示される代わりに利用人数に制限がありません。
1,000社以上のサポート経験により培った人事・労務のノウハウが詰まった勤怠管理システムであり、シンプルで使いやすい内容に仕上がっています。
日々の打刻履歴や勤怠実績を、レポートやグラフなどで可視化できるため、分析・フィードバックに役立てることが可能です。
無料で使える勤怠管理アプリでありながら、必要な機能を備えており、打刻方法もさまざまな形式に対応しています。サポートを利用できないタイプの無料勤怠管理アプリなので、トラブル発生時にはマニュアルを参照しなければなりません。

無料プランの制限

・人数制限:制限なし
・機能制限:申請ワークフロー(届出)、有給休暇の自動付与、など利用不可
・データ保存制限:1年間
・サポート制限:利用不可
・広告表示:表示される

4-3. スマレジ・タイムカード

特徴

無料で利用できる勤怠管理アプリの中では利用可能人数が30人と多めです。
31人以上で利用する場合、1人あたり100円(スタンダードプラン)で利用できるので、大人数の会社でも利用しやすい勤怠管理アプリです。アカウントを作成してから60日間であれば、すべての機能を無料で利用できます。

この勤怠管理アプリは料金体系がシンプルであり、有料プランは10人まで定額で、11人以上に関しては1人あたりプラス数百円で利用できます。30人までなら無料で利用できるスタンダードプランは勤怠管理機能に特化しているため、「勤怠管理だけ欲しい」という会社におすすめです。

無料プランの制限

・人数制限:30人
・機能制限:勤怠管理機能のみ利用可
・データ保存制限:制限なし
・サポート制限:チャットサポート利用不可
・広告表示:なし

4-4. フリーウェイタイムレコーダー

特徴

無料で利用できる勤怠管理アプリの中では制限がゆるい方で、「利用可能人数10人まで」「サポートは利用できない」の2つを除いて、機能面での制限はまったくありません。

初期費用も月額料金も、アップデート料金も完全無料であり、小規模の会社にとって使いやすい勤怠管理アプリとなっています。従業員5人まで無料のクラウド給与計算ソフト「フリーウェイ給与計算」と連携可能です。

ただし、利用可能な打刻方法が限定的です。利用できるのは「手動打刻」と「ICカード打刻」の2種類であり、「Slack」「LINE」など他サービスと連携した打刻方法は利用できません。

無料プランの制限

・人数制限:10人
・機能制限:なし
・データ保存制限:制限なし
・サポート制限:利用不可
・広告表示:なし

5. まとめ:勤怠管理アプリは選び方次第で無料でも使える

「無料(お金を支払う必要がない)=安かろう悪かろう」というイメージをお持ちの人も多いでしょうが、無料の勤怠管理アプリでも会社によっては十分に機能してくれる可能性があることがわかります。不足している機能があれば、有料版への切り替えや、他の無料アプリで必要な機能を持っているものに乗り換えることで対処できます。

重要なことは、自社の勤務形態などの条件に合った勤怠管理アプリを導入することです。仮に無料であっても必要な機能を備えていなければ意味がありません。コスパも重要な比較ポイントではありますが、それ以上に「自社にとって使い勝手の良いアプリかどうか?」を重視してください。その上で、無料で利用できるアプリも選択肢に含めてみましょう。

アイミツ

著者

imitsu編集部

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