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採用通知書とは?併せて知っておきたい入社承諾書についても

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更新日:2019年01月31日 | 公開日:2019年01月31日

企業の採用業務に関する書類の1つに「採用通知書(オファーレター)」があります。採用が決まった人に送られる書類ですが、具体的にはどのようなことが書かれているのでしょうか。

この記事では、「採用通知」に関する書類にはどのようなものがあるのか、採用通知の流れや採用通知書に記載すべき内容、また併せて知っておきたい入社承諾書についても解説します。

会社の人事部門で初めて採用担当になった方や、まだ採用業務の仕事の流れや管理方法がつかめていないという方は、ぜひ参考にしてください。

採用通知書とは

採用通知書とは

「採用通知書」とは、企業が正式に採用することを知らせる書類のことをいいます。新卒採用では「内定通知書」、中途採用の場合は「オファーレター」と呼ばれることもあります。

採用通知書に定められた形式はなく、「企業から学生や転職希望者へ採用が決まったことの通知」のことを採用通知、または採用通知書と呼びます。一般的には封書による通知となりますが、最近ではPDFデータなどメール添付で届くこともあるようです。

採用通知書には、基本的には応募のお礼や採用に関する通知、同封書類や入社に関する案内などが記載されています。採用通知書が送付されるタイミングとしては、最終選考が実施されてから約1週間程度といわれています。

ここで注意しておきたい点として、「採用通知書は法定書面ではない」ということです。企業と内定者による入社の意思表示と位置づけられているため、採用通知書を受領した後に内定を辞退しても、内定者が罰則などを受けることはありません。

また、採用通知書を送付して終わりというわけではありません。採用通知書に「入社承諾書」などを同封し、内定者に返信してもらうことで、はじめて採用者を獲得できたことになります。

1. 採用通知の種類

1.採用通知の種類

「採用通知書」以外にも、採用に関連した管理すべき書類が存在します。
ここでは、「内定通知」「採用通知」「労働条件通知」「不採用通知」の4つの書類について、それぞれどのようなものなのかを説明します。

1-1. 内定通知

「内定通知」は、最終面接に合格したことを通知する書類です。「内定」は、法的に労働契約の一種として扱われ、原則として本採用と変わりません。応募者が行なった労働契約の申し込みに対して、会社がそれを承諾する意思表示を示すものであり、内定通知書は会社側がその応募者を採用するという意思表示を証拠として示す書類でもあります。

ただし、内定通知書を発行することについての法的義務はありません。そのため、内定通知書のフォーマットや記載する項目、発行時期も法的には決まっていません。内定通知書の記載項目は会社によってさまざまなのが現状で、内定通知書を発行せずに口頭や電話・メールで内定の連絡をする会社もあります。

一般的に、内定通知書に記載される項目としては以下のようなものがあります。
■入社日
■入社日までに必要な書類(服務や秘密保持などに関する誓約書への署名、身元保証書など)
■内定取消事由 など

1-2. 採用通知

内定通知と同様、採用通知についても書類を発行します。採用通知は、求人企業側が定めた選考プロセスに合格した応募者に対して行われ、「採用通知書」は内定通知後に応募者に対して正式に採用することを通知する書類です。

内定が決まってから採用通知書を発行するまでの期間に、基本的な決まりはありません。ただし、応募者の立場を考えると、できる限り早いタイミングで送付した方がよいでしょう。基本的には内定後1週間以内に採用通知書を渡すのがよいとされています。

内定通知書の場合は、採用が内定したことを証拠として示すために法的な効力が発生する書類になりますが、採用通知書が何を示す書類なのかは、会社によって定義が異なるのが実情です。例えば、内定通知書を採用通知書として扱っている会社もあれば、採用が決まった時に発行する書類を採用通知書としている会社もあるようです。
また、内定通知書と採用通知書を併せた、採用内定通知書という形で通知をする会社もあります。

1-3. 労働条件通知

「労働条件通知書」は、内定通知書や採用通知書とは異なり、労働基準法によって労働者に明示することが定められています。企業から労働者に対して一方的に示されるもので、承諾書や誓約書のように、双方の合意や署名、捺印を必要としない書類です。

労働条件通知書に必ず記載する項目として以下の内容が挙げられます。
■労働契約の期間
■就業場所、従事業務
■始業・終業・休憩の時間
■休日に関する内容
■賃金に関する内容(決定・計算・支払い方法など)
■退職や解雇に関する内容

上記のように「労働条件通知書」は労働基準法で定められている、労働に関する条件や待遇を示す書類です。また、上記以外にも会社によっては昇給や賞与、退職手当に関する内容を記載している場合もあります。

1-4. 不採用通知

「不採用通知」はその名の通り、選考プロセスで不合格になった応募者に対して、その旨を通知することです。採用する場合は電話での連絡が多いようですが、不採用の場合はメールや書面による連絡が一般的です。

会社の採用基準に満たない場合、不採用にするのは会社としてやむを得ないことです。しかし、不採用にした人であっても、取引先のお客様であったり、今後何らかの機会で接したりする可能性は大いにあります。どんな応募者でも、決して粗雑に扱ってはいけないということを意識する必要があるでしょう。

応募者から入手した履歴書などの書類は、基本的には返却することになっていますが、破棄するルールを定めている場合は返却する必要はありません。

2. 採用通知の流れ

2.採用通知の流れ

応募者の採用が決定した後の採用通知に関する一連の流れは以下の通りです。

▼内定通知書の送付
▼採用通知書の送付(内定通知書の送付から基本的に1週間以内)
▼入社承諾書・誓約書の送付(基本的に採用通知書に同封)

上記のように内定を通知した後に、応募者に対して採用通知書を送付する一般的な流れとなっています。不合格となった応募者に対しては、不採用通知書を送付します。

「労働条件通知書」に関して問題となるのが、交付するタイミングとして採用内定日なのか実際の採用日なのかという点です。雇用契約が当事者双方の合意により成立することから、採用内定時に労働契約は締結しているものと考えられるため、労働条件通知書は本来、採用内定時に交付すべきものといえるでしょう。

2-1. 先に電話・メールでの通知を行う

採用の合否については通常、書面により通知されます。ただし、「合格」という結果を少しでも早く伝える手段として、先に電話やメールで伝えることも、応募者の思いを先読みした行動といえます。
内定が決まった場合、まず電話で連絡することで次の予定についても話すことができ、スムーズにやり取りができるため、電話で連絡する企業が多くなっています。

内定を通知する方法やタイミングは企業によって異なりますが、一般的には先に電話やメールで合格の連絡が伝えられ、それから1週間ほどで採用通知書が届くケースが多いようです。また新卒の場合、会社が開催する内定式で採用通知書が渡されることもあります。

2-2. 採用通知書に必ず記載すべきこと

「採用通知書」は法定書面ではないため、決められたフォーマットはなく、企業ごとにその内容を自由に定めることができます。ただし、正式文書となるため、記載項目に抜けや漏れがないように作成・管理する必要があります。また、誤字や脱字があると会社の印象にも影響を与えるため、記載ミスのないように作成しましょう。次に、採用通知書に記載すべき項目を挙げます。

・項目

【採用通知書に記載すべき項目】
■タイトル、日付
■宛名、差出人名
■季節の挨拶
■採用試験への応募のお礼
■採用を決定する文言
■同封書類および書類の返送期限、書類の返送宛先
■今後のスケジュール
■締めの挨拶
■結語
■今後の問合せ先

※上記に加え、労働条件に関する事項(契約期間、勤務地、勤務時間、休暇、給与、保険、退職など)についての項目を記載する場合もあります。

2-3. 採用通知書の書き方

                            平成□□年□□月□□日
    □□□□ 様
                             □□株式会社
人事部長 □□□□
               採用のご通知
 拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
 さて、先般行われました弊社の採用試験に応募いただきまして、ありがとうございます。
 厳選なる選考の結果、貴殿の採用を決定いたしましたので、ご通知いたします。
 つきましては、下記入社日に出社いただきますようお願い申し上げます。
 また、下記書類を指定の期日までにご返送いただきたくお願い申し上げます。ただし、指定の期日までに下記書類が到着しない場合、採用を取り消すことがありますので、念のため申し添えます。
 なお、弊社就業規則第□□条により、入社日以降□ヵ月間は試用期間となっており、その間は準社員となりますので、あらかじめご承知おき願います。
 また、連絡先などが変更になった場合は、その都度、速やかにご連絡いただきますようお願い申し上げます。
 本件に関するお問い合わせにつきましては、人事部□□までお願い申し上げます。
                              敬具
               記
1.入社日      平成□□年□□月□□日(□曜日)
2.集 合      午前□時 本社人事部
3.事前提出書類   (1)入社承諾書
           (2)最終学校卒業証明書
4.書類提出期限   平成□□年□□月□□日(□曜日)必着
                              以 上

3. 同封書類、入社承諾書について

3.同封書類、入社承諾書について

採用通知書を送付する際に、他に必要な書類があれば同封します。一般的には入社承諾書や入社誓約書、返信用封筒などが挙げられます。また、会社によっては入社までのスケジュール案内などの書類が同封されることもあります。

入社承諾書:入社することを承諾する書類です。これを企業に提出することにより、「企業が内定を出したことを受け入れた」という意思表示になります。

入社誓約書:入社承諾書と同じ意味合いを示す書類です。企業によっては入社誓約書の場合、内定者の身元確認を兼ねていることもあります。

※いずれの書類も「署名・捺印」をして返送する書類です。

3-1. 入社承諾書に必ず記載すべきこと

企業から内定者に採用通知書を送るだけでなく、その通知についての「返答」を求める書類として「入社承諾書」を同封します。企業側が送付する採用通知は一方的なものであり、入社の意志が正式に形として残らないため、内定者に入社承諾書を書いてもらう必要があります。次に入社承諾書に記載すべき項目を挙げます。

・項目

【入社承諾書に記載すべき項目】
■日付
■宛名(会社の代表取締役社長が一般的)
■タイトル
■採用通知を受領した旨とその日付
■入社を承諾する文言
■入社承諾書提出後は無断で入社を拒否しないこと
■指示された書類を遅滞なく返送すること
■住居変更などがあった場合は連絡すること
■本人の氏名と捺印欄
■保証人の氏名と捺印欄

3-2. 入社承諾書の書き方

                          平成□□年□□月□□日
□□株式会社
 代表取締役社長 □□□□ 殿

               入社承諾書

 このたび、平成□□年□□月□□日付による、貴社の採用通知書を受理いたしました。
 下記事項を遵守の上、入社を承諾いたします。

               記

1.採用通知書に記載されている入社日の所定の時間に本社人事部に出社いたします。
2.入社承諾書の提出後は、正当な理由なく、無断で入社を拒否いたしません。
3.所定の提出書類は、指定の期日までに提出いたします。なお、指定の期日までに所定の書類を提出しないことにより、入社を取り消されても異議ありません。
4.連絡先などが変更になった場合は、その都度、速やかにご連絡いたします。

本人氏名  □□□□ (捺印)

保証人氏名 □□□□ (捺印)

                              以 上

4. まとめ

4.まとめ

この記事では「採用通知」に関する書類や、採用通知書に記載すべき内容、また入社承諾書などについても解説してきました。

人材不足の採用市場で、ようやく採用を決定した優秀な人材は、そのままスムーズに獲得したいものです。そのためには迅速に採用通知書を送付し、入社承諾書を返送してもらう必要があります。採用通知書に抜けや漏れがあると内定者とのトラブルになり、入社辞退にもつながりかねません。間違いのないように注意しながら採用に関する書類一式を作成・管理しておきましょう。

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