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採用管理システム「HERP ATS」の評判と実態|徹底した比較・調査結果をご紹介!

更新日:2019年05月24日 | 公開日:2019年05月24日

企業活動において人材は欠かせない資源であり、活躍が期待できる優秀な人材を安定的に獲得することは、企業にとってもっとも重要な課題です。

とくに人口が減少し、企業間の採用競争が激しくなっている現在は、各社ともいかにして効率的かつ効果的に採用を行うかが重要になっています。そうした背景から、人事・採用領域のソリューションが近年大きく発展し、「HRテック」という造語も広まってきました。

この記事では、数あるHRテックの中でも新しい採用管理システムとして注目を集める「HERP ATS」について解説します。システムの特徴やメリット、実際に導入した企業の効果などを徹底調査していますので、現状の採用管理に課題を感じている方はぜひ参考にしてみてください。

<総評>社員主導の採用を実現する採用管理プラットフォーム

2018年1月にリリースが開始されたHERP ATSは、求人媒体からの応募情報を自動で登録し、一元管理できる採用プラットフォームです。

おもにIT企業やスタートアップが利用する10以上の媒体と連携でき、応募通知や候補者の情報など採用に関するデータをシステム上で一括管理できるため、煩雑になりがちな採用担当者の業務を効率化することが可能です。これにより、担当者は面接・候補者フォロー・採用施策の立案といったより本質的な仕事にフォーカスできます。


また、HERP ATSは人事部門だけでなく、現場社員にとっても大きなメリットをもたらします。選考を通過した候補者を入社後に受け入れるのは現場ですから、求めるスキルやマインドを備えた人材を採用したいと考えるのは当然でしょう。採用に関するデータをリアルタイムで共有できるHERP ATSなら、現場社員の採用意識を高め、社員主導の採用を実現することが可能となるのです。

そもそも採用管理システムとは?

はじめに、採用管理システムがどのようなものかを確認していきましょう。

まず、企業が応募者を集めて選考を行うほか、採用した人材を適切な部署に配置するプロセスが採用管理です。そしてこうした業務を効率的にサポートするのが、採用管理システムです。求人情報や候補者の個人情報といったデータ、選考の進捗、面接での評価などをシステム上で一括管理できます。これにより企業は効率的に採用活動を展開し、求める人材を獲得しやすくなります。

このようなシステムはATS(Applicant Tracking System)とも呼ばれ、近年認知が広まりつつあるようです。

HERP ATSは他の採用管理システムと比べてどうなのか

では、そうしたATSの中で、HERPは何が優れているのでしょうか。

まず、HERP ATSは「社員主導のスクラム採用実現」をコンセプトに掲げています。「採用のことは人事部に任せておけばいい」という考え方ではなく、会社の資産となる人材は会社全体で協力して採用すべきという価値観に基づいているのです。

そのためHERP ATSは、SlackやChatworkとも連携ができ、応募通知や候補者とのコミュニケーションをリアルタイムで社内共有することができます。情報が常にシェアされることで、採用に関する意識が高まり、人事部門以外の社員の積極的な参加も期待できるでしょう。
また、10以上の採用媒体と連携し、それぞれの媒体から届く応募情報を一元管理することが可能です。
さらに、シンプルで直感的なUI/UXデザインが徹底されているので、初めてでも誰もが使いやすいシステムといえます。

1.HERP ATSの3つのメリット

ここからは、HERP ATSを利用する具体的なメリットをご紹介していきます。のちほど紹介するデメリットとあわせてお読みください。

1-1.Slackなどのコミュニケーションツールとの連携による現場とのスピーディな情報共有

採用活動を成功させるためには、スピーディーな情報シェアが欠かせません。
応募者に関するデータや、スキルセットなど会社が必要とする人材像、採用の進捗状況といった情報がきちんと共有されていなければ、成果の高い採用には結びつかないからです。

また、たとえ情報が共有されても、そのスピードが十分でなければ、社内での候補者の検討が遅れ、候補者へのレスポンスやフォローも後手に回って候補者を逃してしまうことにもなりかねません。

HERP ATSであれば、新着の応募や候補者の情報がSlack/chatworkで関係者に通知されるため、スピーディーかつ漏れのない共有が可能となります。

1-2.複数の媒体からの応募情報を自動で一元化

採用現場では、複数の媒体に求人情報を載せるのが常識です。中には10を超える媒体を利用している企業もあるでしょう。

従来では、各媒体からの応募情報はそれぞれ異なる方法で通知され、担当者がExcelなどに手入力するなどの手間が発生していました。

その点HERP ATSであれば、各媒体からの応募情報・候補者情報がシステムに自動で登録されるので、手作業のムダを丸ごと省くことができるでしょう。

1-3.経路別の採用成果をリアルタイムに可視化

採用の進捗や成果を、リアルタイムで確認できる点もHERP ATSの強みです。
媒体など経路別に状況をチェックできるため、媒体ごとの効果を比較し、より効果の高い媒体に集中するほか、そうでない媒体を早期に解約してムダなコストを抑えるといったことも可能となります。

また、採用進捗をフェーズごとにチェックするパイプライン分析もできるため、候補者がどの段階で離脱しているのかといったボトルネックも把握でき、採用手法を改善していくことも可能でしょう。

2.HERP ATSのデメリット

ここまでご紹介したように、HERP ATSには従来のATSにはない優れた特徴が多数あります。一方で、もちろんすべての企業に向いているわけではないので、ここではデメリットを解説していきます。

2-1.採用に現場社員を巻き込みたくない企業には向かない

スクラム型の社員主導の採用をコンセプトとするHERP ATSは、できる限りの情報を社内でオープンにシェアすることを前提としています。
というのもどんどん情報を共有することでメンバーの採用意識を高め、会社が求める人材像をよく理解した従業員が、積極的に採用活動へ参加することを促すためです。

裏を返せば、「採用は人事部だけで行いたい」「営業や開発など現場を巻き込みたくない」というスタンスの企業には、HERP ATSは不向きです。
そうした企業の場合、全社的に情報をシェアする必然性はないため、導入効果はあまり期待できないといえます。

3.徹底調査でわかったHERP ATSを使うべき人・会社

続いては、「HERP ATSはどんな企業や人に最適か?」という点にフォーカスして解説していきます。具体的な3つのパターンをご紹介していますので、当てはまる方はぜひ参考にしてください。

3-1.社員の採用活動参加を促し、よりマッチした人材を採用したい会社

せっかく時間とコストをかけて採用しても、その人材が会社になじめず、早期に離職してしまっては意味がありません。
ミスマッチによる離職を防ぐには、人事部だけでなく、候補者が実際に業務を共にする現場社員との相性が非常に重要です。
そのため、選考過程で現場スタッフとの会食を複数回設定するといった工夫が必要となるわけですが、そうした施策には現場の理解と協力が欠かせません。
多忙な現場スタッフに積極的に参加してもらうには、何よりも採用活動への理解が不可欠であり、採用に関する情報をリアルタイムで、しかもストレスなく全社共有できるHERP ATSは、最適なツールといえるでしょう。

3-2.ダイレクトリクルーティングなど求人媒体を多く使用している会社

各社の採用競争が激化する中で、従来型の企業説明会やエージェントによる紹介といった方法では求める人材が確保できなくなってきています。
そこで、理想の人材像に近い候補者を、企業側から見つけてアプローチできるダイレクトリクルーティングが注目され、この手法を取り入れる企業が増えています。
ただしダイレクトリクルーティングの場合、自社にぴったりな人材と出会うには、より多くの媒体を利用する必要があり、面接などで日々忙しい採用担当者にとっては複数媒体の管理は非常に負荷のかかる業務でした。

その点HERP ATSであれば、複数媒体との連携が可能で、新着応募や候補者情報が自動で登録できます。さらに媒体の種類によらず一元管理ができるため、担当者はHERP ATSを開くだけで必要な情報にすぐアクセスすることが可能です。

3-3.効果的な採用施策の立案を即座に行いたい会社

営業戦略などと同様に、採用においてもスピード感のある施策立案や軌道修正は不可欠です。転職市場が拡大し、人材の流動性が高まる一方で、人手不足に悩む企業間での獲得合戦は激しくなっているからです。常に採用進捗を確認し、施策の効果をチェックして、必要があれば新しい施策を考えることが大切でしょう。

HERP ATSならリアルタイムで採用に関する情報が共有でき、ステップごとのパイプライン分析も可能なため、媒体別の進捗や施策の効果が容易に確認できます。また、情報の一元管理によって煩雑なデータ管理業務からも解放されるので、採用担当者は効果的な採用施策の立案にフォーカスできるでしょう。

4.徹底調査でわかったHERP ATSを使うべきでない人・会社

HERP ATSが大きな効果を発揮する企業がある一方で、そうでない会社ももちろんあります。そこで「HERP ATSを導入しないほうがよい企業」についてもご説明します。

4-1.採用情報の現場社員への開示や採用活動への現場社員の巻き込みが難しい会社

HERP ATSの特徴として、採用情報をSlackなどでオープンに社内共有して社員の採用意識を高め、全社スクラム型の採用活動を展開できる点があげられます。
逆にいえば、「人事以外の現場には現場の仕事に集中してほしい」「応募状況や候補者の情報をあまりオープンにしたくない」という事情がある場合には、HERP ATSを導入しても高い効果は得られないかもしれません。
ただし、中には「現場は巻き込みたいけど、過剰な情報共有は業務の妨げになるし、情報セキュリティの観点からもあまり個人情報はシェアしたくない」というニーズもあるでしょう。
HERP ATSには「プライベートディスカッション機能」があるので、例えば候補者の年収など、センシティブな情報は限られたメンバーだけの閲覧に制限することができます。

4-2.リファラル採用やダイレクトソーシングなど攻めの採用活動を行うことが難しい会社

HERP ATSは、情報のスピーディーな共有と一元管理によって採用担当者のルーティン業務を自動化し、より本質的な仕事に集中できる環境を作ることが可能です。
また、人事部門だけでなく現場社員にもリアルタイムに情報をシェアすることで、社員の採用意識を高め、現場社員が候補者を紹介するリファラル採用や、候補者との会食・面談など積極的な参加を促すものです。
したがって、ダイレクトリクルーティングやリファラルなど攻めの採用はせず、企業説明会やエージェントによる紹介など、あくまで「待ち」の採用をしたいという企業にはHERP ATSは不向きといえるでしょう。

5.HERP ATSの料金プラン

ここまでで、HERP ATSに強い関心を持たれた方も多いのではないでしょうか。お値段が気になる方のために、料金プランをご紹介します。

79,800円/月〜

現在、HERPの料金プランは1つのみで、月額79,800円からとなっています。
HERPはWebブラウザを通じてサービスを提供するSaas型システム(Software as a service)のため、初期費用もかかりません。
また、一度導入すれば、その後に実装される新機能も追加費用なしで利用できます。アップデート作業も提供元のHERP社が行うため、ユーザーは面倒な更新作業に悩むこともありません。

6.HERP ATSの導入実績・効果

「HERP ATSを導入して効果があったのか?」という点は皆さん気になるのではないでしょうか。
そこで、実際にシステムを利用しているユーザー企業5社をピックアップし、その実績と効果をご紹介します。
導入に至った背景や抱えていた課題にも触れていますので、自社と状況が似ているユーザーの事例などぜひ参考にしてみてください。

6-1.約半年で8人の採用に成功し、社員のエンゲージメントも10ptアップ

顧客企業の広報をサポートするこの会社では、自社で開催したイベントによって採用応募者が大きく増えたことを契機に、効率的な採用管理をしようとHERP ATSを導入しました。
導入効果がもっとも顕著だったのは、採用人数です。HERP ATSの活用によって、社員が積極的に採用に参加する環境を作ることができ、半年の間に8名の採用に成功したのです。
また、副次的な効果として、社員のエンゲージメント(自社への愛着)が高まったことが挙げられます。候補者という社外の方と接する機会が増えたことで、自社への理解が深まり、そこで働く意義を改めて考えるきっかけになりました。結果、社員のモチベーションを図るツールでのエンゲージメントスコアが10ポイントも上昇し、定量的にも効果が証明されました。

6-2.採用管理業務の20%削減に成功

国内最大級の業者比較サイトを運営するスタートアップ企業では、HERP ATS導入以前、採用において大きな課題を抱えていました。応募者や求人の情報といった管理作業が業務の大半を占めてしまい、施策の分析・改善など本質的な仕事にまで手が回っていなかったのです。
また、採用チームの立ち上げに伴い、それまで1名の担当者が属人的に行っていた業務を複数名で平準化する必要にも迫られていました。そうした背景から、業務の標準化と効率化をまとめて実現できるツールとして、HERP ATSの導入を決定しました。

数あるATSの中からHERP ATSを導入することになった決め手は「応募者データの自動連携機能」です。求人媒体からの応募はもちろん、エージェントや社員紹介、自社の求人ページなど、各経路からの情報がすべて自動で登録されるため、複数の経路を利用していた同社での効果は大きく、事務作業の20%(月間30時間)を削減することに成功しました。
煩雑な作業の自動化を実現したことで、採用戦略の立案や候補者のフォローなど、より成果につながる仕事に時間を割くことができるようになっています。

6-3.現場から経営陣までシームレスに情報共有

スキルシェアのマーケットプレイスを提供するこの会社では、採用現場において「非効率な情報共有」と「不完全なデータベース」という2つの課題に直面していました。
候補者の履歴書などはGoogleドライブで管理し、閲覧は特定のメンバーのみに限定されていました。そのため、情報をシェアする際に改めてアクセス権を付与したり、別の方法で共有するといったコミュニケーションコストがかかっていたのです。
また、採用に関するデータはスプレッドシートで管理していたものの、入力工数の多さからどうしても一部のデータしか蓄積されず、媒体やエージェントの評価などを正しく行うことが困難でした。

そこで、自社の利用する求人媒体に連携対応しているHERP ATSの導入を決定。必要な採用データの登録を自動化することで漏れのないデータベースを構築でき、さらに社内でのスムーズな情報共有まで実現することができました。
全社でオープンかつシームレスな情報共有が可能になったことで、コミュニケーションが効率的になり、効果的な採用活動が可能になりました。

6-4.内定承諾率98%!HERP ATS活用で候補者への効果的なアプローチが可能に

プログラミング研修のプラットフォームを展開するあるベンチャー企業では、ビジネス拡大によって採用ニーズが高まり、時期によっては40ポジションもの募集を行っていました。
採用計画は「半年で90名」と大きなスケールながら、採用担当は1.5名で、工数の面で対応が難しくなっていたようです。
そんな状況を解消しようとATSの検討をスタートし、「ダイレクトリクルーティング中心の採用スタンスに合っている」との理由からHERP ATSの導入を決定しました。
HERP ATSによってどの社員がどの候補者を担当しているか、そして候補者の進捗をリアルタイムで把握できるようになり、候補者に対して効果的なアプローチが可能になりました。
その結果、候補者とのコミュニケーションが活発になり、内定承諾率は98%にまで高まりました。

6-5.10数名のベンチャーが直近3ヶ月で6名採用

このスタートアップは宿泊施設の価格設定を効率化するサービスを運営しており、業務の拡大に伴って採用を強化させようとしていました。
そのため利用する媒体やエージェントが増え、リファラル採用も行うなど、採用の経路が一気に増加。管理すべき情報が増えたことで、必要な情報へのアクセスに時間がかかるようになり、情報共有のコストが問題になりつつあったのです。
そこでATSの利用を検討することになり、中でも「さまざまな媒体と積極的に連携する方針」を持つHERPに共感して導入を決定しました。安価なコストで利用できる点も、導入を後押しする要因だったようです。
HERP ATSを使うことでどの採用チャネルからの情報も一元管理が可能になり、シェアも容易になったため、情報共有のコストが明確に下がりました。例えばHERP ATS上で面接記録が簡単にシェアできるので、面接ごとの精度が高まり、候補者と企業のミスマッチも防げるようになっています。
10名ほどの会社ながら、直近3ヶ月で6名もの新規採用に成功していることからも、HERP ATSの高い効果が証明されているといえるでしょう。

7.HERP ATSの効果的な使い方

ここからは、HERP ATSをどのように使うのが効果的であるかを、3つの観点から解説していきます。

7-1.現場社員に採用状況をシームレスに伝えることによる現場社員の採用への参画を促進

HERP ATSは媒体からの応募情報や面談の進捗といった情報が随時シェアできるため、人事部門はもちろん、営業や開発などの現場社員にもリアルタイムで採用状況を伝えることができます。これにより、現場メンバーが採用に積極的に参加することを促すことが可能になります。
例えば「あの候補者をどうしても獲得したい」といった場合には、候補者の受け入れ部署にいるメンバーとの会食を設定することでより深いコミュニケーションを実現し、内定承諾率を高めることができるでしょう。
また、採用進捗が芳しくない場合、リファラルで現場社員が候補者を紹介するといった活動でカバーすることもできます。
このように採用活動を全社的な取り組みにすることは、非常に大きなメリットがあるのです。

7-2.応募情報・選考についての進捗状況の一元化

今やどの企業でも、採用において複数の求人媒体を利用することは珍しくありません。媒体に加えて、転職エージェントや自社の求人ページなど、採用チャネルは多様化し、これに伴って管理すべき情報も増加する一方でしょう。

そうなると膨大な情報の管理だけでもひと苦労で、異なる経路から届くバラバラの形式の情報を手作業でExcelやスプレッドシートに入力する必要が出てきます。採用担当者が少ない場合、こうした事務作業に忙殺されて、本来注力すべき面接や採用戦略の立案がおざなりになってしまうケースもあるかもしれません。

HERP ATSを活用すれば、各チャネルとの連携によって情報の登録が自動化され、すべてのデータをHERP ATS上で一括管理することが可能になります。
その結果担当者の業務が効率化され、情報管理も漏れなくできるようになり、データの分析や候補者へのフォローなど本来やるべき業務にフォーカスすることができるでしょう。

7-3.経路別の成果を基にした経路別の採用のPDCAを回す

複数の媒体やチャネルを使っている採用担当者にとって、それらの成果を分析し、より効果的な打ち手を考えていくことは重要なミッションです。
経路別のデータ登録とパイプライン管理が容易なHERP ATSを使えば、細かい分析を通じてそれぞれの経路の効果をチェックしたり、どのステップがボトルネックになっているかなどを把握することができます。
分析と改善のスピードを速めることで、採用戦略のPDCAをより高速化することが可能となるはずです。

【まとめ】

今回は、社員主導の採用を実現する採用管理プラットフォーム「HERP ATS」について、その特徴や導入すべき企業像、実際の導入事例などをメインにお話ししてきました。

HERP ATSの特徴としては「Slack/Chatworkとの連携によるスピーディーな情報共有」「複数の媒体からの情報を一括管理」「経路別の採用成果をリアルタイムで可視化」の3つをご紹介しました。
これらの特徴から、HERP ATSは次のようなニーズを持つ方に最適なツールといえるでしょう。

・採用情報を全社でオープンに共有し、現場社員の積極的な関与を促したい
・採用に関する情報管理を自動化し、手間をかけずに網羅的なデータベースを構築したい
・各媒体からの応募データ集約といったルーティン作業をゼロにして、より本質的な業務に集中したい
・チャネルごとの効果を分析し、採用施策のPDCAスピードを速めたい


採用管理の効率化とシームレスな情報シェアが実現できるHERP ATSは、大勢のスタッフを擁する大企業はもちろんですが、採用担当者が1〜2名といった中小・スタートアップ企業にこそ大きなメリットをもたらすツールです。
HERP ATSを活用して全社スクラム型で採用に取り組み、自社の成長に貢献してくれる優秀な人材を獲得する「攻めの採用」をぜひ実現しましょう。

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