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無料で使えるおすすめのワークフローシステム10選

ワークフローを厳選比較

各種申請・承認業務が電子化できるワークフローシステムには、無料で使えるものや無料のトライアルが用意されているものも多く「どのシステムを選べばいいのかわからない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、10万件以上の利用実績をもつ発注業者比較サービス「アイミツ」が厳選した無料のワークフローシステムや無料トライアルのあるワークフローシステムを紹介します。ワークフローシステムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

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目次
このページについて

1.ワークフローシステム導入のメリット3つ

まずは、ワークフローシステムの導入で得られるメリットを解説します。メリットは、大きく3つあります。

パソコンやスマホがあればどこでも申請・承認ができる

アナログな形式で稟議申請や承認を行う場合は、書類や印鑑が必要となるため外出先での対応が困難です。しかし、ワークフローシステムはPCやスマートフォンから操作が可能なので、場所を選ばずに申請・承認を進めることができます。

「決裁者が不在がちで承認が得られない」といった事態を未然に防げるため、申請から決裁までのスピード向上が期待できるでしょう。利用する社員の外出が多く、PCの利用が制限される場合はスマートフォン対応のワークフローシステムを選ぶのがおすすめです。

コスト削減につながる

申請・承認に使用する用紙代や印刷代などが削減できるのも、ワークフローシステムを導入するメリットの1つです。ワークフローシステムを使えばペーパーレス化が実現するため、書類の保管スペースも不要になります。さらに、書類の紛失による情報漏えいのリスクが軽減するのもうれしいポイントです。

また、ワークフローシステムのなかには指定したファイル形式による出力に対応しているものもあるので、自社で使用しているファイル形式での出力可否を確認しましょう。

内部統制の強化につながる

ワークフローシステムでは意思決定プロセスが可視化されるため、内部統制の強化が期待できます。常に適切なルートで業務手続きができるだけでなく、各書類の閲覧や編集の権限も設定できるため、改ざんの防止が可能です。

入力ミスや承認遅延などが発生した際に便利なアラート通知機能が備わっているものもあるので、人的ミスや遅れの削減にもつながります。また、監査に必要な証跡管理ができるのもうれしいポイントでしょう。

2.無料で使用できるワークフローシステム2選

ここからは、無料で利用できるワークフローシステムを紹介します。それぞれの機能や強みを見てみましょう。

2- 1. SmartFlow

VeBuIn株式会社
出典:VeBuIn株式会社 https://smartflow.vebuin.com/

SmartFlowは、茨城県つくば市に本社を構えるVeBuInが開発・提供するクラウド型のワークフローシステムです。20ユーザーまで初期費用・利用料が0円で、PC・スマートフォンからいつでも簡単に申請・承認ができます。
無料で利用できるシステムでありながらも、ドラッグ&ドロップによる簡単な操作やわかりやすい管理画面を備えているのも特徴の1つ。クラウド型であるため、ソフトウェアのダウンロードやセキュリティ対策、バージョンアップなどを利用者側で行う必要がなく、最短1分で登録が完了するという手軽さもうれしいポイントです。
くわえて、電話とメール、チャットによるサポートが用意されているので、導入後に疑問や不明点が生じた場合でも安心といえるのではないでしょうか。

設立年
2015年
会社所在地
茨城県つくば市二の宮3-13-2 TOS二の宮2F 2-B
電話番号
029-893-3535

2- 2. Hachikin

株式会社NVC
出典:株式会社NVC https://hachik.in/

hachikinは、ワークフローや勤怠管理などが行えるシステムです。webブラウザ上で見積書や注文書、請求書の作成・管理にも対応しているため、幅広い業務に使用することができます。
もっとも安価な「ライトプラン」では、「スモールプラン」や「ミディアムプラン」といった上位プランと同じ機能が90日間無料で利用可能。無料期間の終了後も月額980円(税込)となっているため、コストを抑えてワークフローシステムを利用したいという場合にぴったりです。
ワークフロー関連の機能では、承認・申請・却下が手軽に行えるほか、申請や承認はメールによる通知が届くため、承認漏れを防ぐことができます。また、各種書類のPDF・CSV形式でのダウンロードに対応しているのもうれしいポイントでしょう。

会社所在地
東京都港区芝浦2-16-7  中野第三ビル5階
電話番号
03-6453-8692

3.ワークフロー機能をもつ無料のグループウェア2選

続いて、ワークフロー機能を備えた無料のグループウェアを紹介します。各システムの特徴や強みを確認しましょう。

3- 1. iQube

株式会社ガイアックス
出典:株式会社ガイアックス http://www.iqube.net/

iQubeは、東京都千代田区に本社を構えるガイアックスが提供しているクラウド型のグループウェアです。スケジュールや社内Wikiなどのほか、ワークフロー機能も備えています。
ワークフロー機能では、フォームを柔軟にカスタマイズできるため、これまで使用していた紙の書類と同じ構成でフォームの作成が可能です。デジタルへの移行にともなう違和感を最小限に抑えることによって、早期定着が期待できます。また、フォームごとに経路設定が変更できるので、重要な稟議も安心してシステム上で進められるでしょう。
料金は初期費用が不要で、10IDまで無料で使える「無料プラン」のほか、月額366円(税抜)からの「スタンダードプラン」や月額500円(税抜)からの「プレミアムプラン」が用意されています。

従業員数
100-499人
会社所在地
東京都千代田区平河町2-5-3 Nagatacho GRiD(総合受付 1階)
電話番号
03-5759-0300

3- 2. GRIDY

ナレッジスイート株式会社
出典:ナレッジスイート株式会社 https://ksj.co.jp/knowledgesuite/free/

GRIDYは、クラウドソリューション事業とシステムエンジニアリング事業を展開するナレッジスイートが開発・提供しているグループウェアです。初期費用・月額費用はともに不要で、ユーザー登録数も無制限で利用することができます。
ワークフローをはじめ、スケジュールやタイムカード、備品管理など23種もの機能を備えているのが特徴です。ワークフロー機能では、交通費や稟議書などの申請書類のテンプレート作成から承認、保管まで対応が可能。印刷にも対応しているため、書類を紙で保存しておきたいという場合にもおすすめといえます。
また、無料で使えるシステムでありながらもデータ通信暗号化やアクセス制限機能など、セキュリティ対策が充実しているのもうれしいポイント。アクセス権管理も可能なので、細かな設定が必要な場合でも安心です。

設立年
2006年
従業員数
100-499人
会社所在地
東京都港区愛宕二丁目5番1号 愛宕グリーンヒルズMORIタワー 38階
電話番号
03-5405-8111

4.無料トライアルあり!おすすめのワークフローシステム6選

続いて、無料トライアルやデモサイトを設けているワークフローシステムを紹介します。

4- 1. ジョブカンワークフロー

株式会社Donuts
出典:株式会社Donuts https://wf.jobcan.ne.jp/

ジョブカンワークフローは、東京都渋谷区に本社を構えるDonutsが開発・提供するワークフローシステムです。タマホームやエイベックス、キングソフトなど幅広い業種への導入実績があります。
誰でも簡単に扱えるシンプルな操作性が特徴で、申請フォーマットや申請経路の短時間での作成が可能です。PCだけでなくスマートフォンからの申請・承認にも対応しているので、承認者の外出が多い場合でも滞りなく進めることができるでしょう。
料金は機能制限のある無料プランのほか、1ユーザーあたり月額300円(税抜)の有料プランを用意。30日間の無料トライアルも利用できるので、操作性を実際に確かめたいという場合にもおすすめといえます。また、従業員数が500名以上の大企業の場合は見積もりが必要です。

設立年
2007年
従業員数
100-499人
会社所在地
東京都渋谷区代々木2丁目2-1 小田急サザンタワー8階

4- 2. WaWaFlow

株式会社アイアットOEC
出典:株式会社アイアットOEC https://www.wawaoffice.jp/product/workflow/

WaWaFlowは、ASP・SaaSサービス事業を展開するアイアットOECが開発・提供しているクラウド型のワークフローシステムです。
2,000名以上の利用も可能なので、大企業や企業グループでも使用できるのが特徴。料金は1ユーザーあたり月額400円(税抜)で、初期費用は無料。14日間の無料トライアルも設けているため、使い勝手を確かめてから導入の検討が可能です。
プログラムに関する知識がなくても簡単にフォームが作成できることにくわえ、承認ルート作成やモバイル利用など、ワークフローの効率化に役立つ機能が搭載されているのもうれしいポイント。滞留防止機能では、未承認の申請に関する督促メール配信やアラーム表記を行うので、申請から承認までのスピード向上が期待できます。

設立年
2004年
従業員数
100-499人
会社所在地
岡山県岡山市北区本町6番36号 第一セントラルビル9F
電話番号
086-227-1133

4- 3. Create!Webフロー

インフォテック株式会社
出典:インフォテック株式会社 https://www.createwebflow.jp/

Create!Webフロー Cloudは、ソフトウェア開発を手がけるインフォテックが提供するワークフローシステムです。クラウド版とパッケージ型の用意があり、クラウド版は初期費用が無料で基本プランは1ユーザーあたり月額500円(税抜)。1ヶ月間の無料トライアルも可能なので、操作性や機能性を事前に確かめることができます。
ExcelやWord、PDFで作成された申請書のインポートに対応しているため、既存の申請書を手軽に電子化することが可能。操作も直感的に行えるので、違和感なくデジタルへの移行が叶うでしょう。セキュリティ対策が優れているのも魅力で、SSL/TLSによる通信暗号化による盗み見や改ざん防止のほか、WAFやウイルススキャンによるシステム環境の保護を実施。安心して使用することができます。

従業員数
100-499人
会社所在地
東京都新宿区西新宿7-5-25 西新宿プライムスクエア10階
電話番号
03-3360-6511

4- 4. SmartDB

株式会社ドリーム・アーツ
出典:株式会社ドリーム・アーツ https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/

SmartDBは、東京都渋谷区に本社を構えるドリーム・アーツが開発・提供しているワークフローシステムです。大企業向けに特化した機能を実装しているのが特徴で、数万人の一斉利用や数千業務のデジタル化が可能。これまでに日本特殊陶業やコクヨなどで導入された実績があります。
プランは「Basic」と「BasicとProfessional」の2種類。商品紹介セミナーのほか、30日間の無料トライアルも用意されています。複数の部門を横断した複雑なフローの設定も可能で、申請内容に応じた承認者の指定や承認者の追加・変更にも対応。フォームの入力チェック機能も備えているので、ミスを防ぐことができるのも魅力的なポイントです。
さらに、リマインドやメンテナンスの自動処理やほかのシステムとの連携にも対応しているので、さらなる業務効率化が図れます。

設立年
1996年
会社所在地
東京都渋谷区恵比寿4-20-3 恵比寿ガーデンプレイスタワー29F
電話番号
03-5475-2501

4- 5. Agile Works

株式会社エイトレッド
出典:株式会社エイトレッド https://www.atled.jp/agileworks/

AgileWorks(アジャイルワークス)は、ソフトウェア開発を行うエイトレッドが開発・提供しているワークフローシステムです。清水建設や全日空商事など、多数の大手企業への導入実績があります。
大企業での使用を想定した機能を豊富に備えているのが特徴で、組織改編の設定にもカスタマイズなしで対応が可能。複雑な組織であっても管理が容易になるロール管理機能も使用することができます。また、英語と中国語にも対応しているため、外国人スタッフを抱える企業や海外に拠点のある企業にもおすすめといえます。
くわえて、実際に操作ができるデモサイトも用意されており、契約審査依頼や稟議、議事録、休暇申請などの無料体験が可能なのもうれしいポイントではないでしょうか。

設立年
2007年
会社所在地
東京都渋谷区渋谷2丁目15番地1号 渋谷クロスタワー1F
電話番号
03-3486-2812

4- 6. 楽々WorkflowII

住友電工情報システム株式会社
出典:住友電工情報システム株式会社 https://www.sei-info.co.jp/workflow/

楽々WorkflowIIは、住友電工情報システムが開発・提供するワークフローシステムです。横浜銀行やシャープなどさまざまな企業に導入されており、その数は600社以上にのぼります。
プログラミングが不要で簡単にワークフローの画面が設定できるのが特徴。マウス操作でレイアウト編集ができるので、システムに不慣れな場合でも安心でしょう。また、既存のExcelフォームの取り込みに対応している点や、スマートフォン・タブレットからの操作が可能なのも魅力です。
パッケージ型とクラウド型の2種類を提供しているほか、無料体験セミナーやデモサイトも用意されているので、「事前に操作性を確かめた上で導入を検討したい」という方にもおすすめのワークフローシステムといえます。

設立年
1998年
従業員数
500-999人
会社所在地
大阪府大阪市淀川区宮原3-4-30 ニッセイ新大阪ビル5階
電話番号
06-6394-6751

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5.無料のワークフローシステムを選ぶ際の注意点

ワークフローシステムを導入する際は、事前に自社の目的や解決したい課題を明確にすることが大切です。これらが不明確なままシステムを導入し、後から「必要な機能が搭載されていなかった」ということになっては、時間とコストが無駄になってしまいます。

また、無料で使用できるワークフローシステムの大半は機能に制限があります。人数や使用方法によっては有料版が適している場合もあるため、無料版や無料トライアルで操作性を確かめた上で有料版のシステムに切り替えるのがおすすめです。

6.【まとめ】無料版を活用して自社にあったワークフローシステムを見つけよう!

ひとくちにワークフローシステムといっても、無料で利用できる製品から大規模組織向けの製品まで、それぞれ特徴や強みが異なります。そのため、自社の導入目的や解決したい課題を明確にしてから比較検討するようにしましょう。

本記事で紹介したワークフローシステムは、有料のシステムであっても無料トライアルが用意されています。さらに、なかにはシステムの導入や運用に関する無料セミナーを実施している企業もあるので、参加してみるのもおすすめです。

なお、アイミツ」ではワークフローシステムの一括見積もりが可能です。有料版も含めて検討したいという方は、ぜひお問い合わせください

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著者

imitsu編集部

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ワークフロー 無料でワークフローサービスをお探しの方向け | ワンポイントアドバイス

ワークフローシステムを使うことで、従来の紙媒体の文書で受け渡しをして、申請、承認、決裁を行っていた人的作業を効率的に行うことができます。様々なシ ステムの中から自社に合うものを探す際には、まず、どのような機能があるかをチェックします。申請、承認、決裁の機能は基本的に備わっていますが、メール 通知、督促、差し戻し、ログ集計などの機能がシステムによって異なります。また、業務基幹システムや会計システムなどの他のシステムとの連携やCSVデー タやPDFファイルなどの出力が可能であるかも確認しておきましょう。気密性の高い文書のやり取りを行うため、セキュリティ面の確認は必須になります。改 ざんが起こりにくく、情報漏えい対策が施されているかをチェックしましょう。料金を確認する際には、製品価格、ライセンス料金以外に保守費用や設置作業料 などが別途請求であるかの確認も必要です。

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