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ワークフローシステムを使うことで、従来の紙媒体の文書で受け渡しをして、申請、承認、決裁を行っていた人的作業を効率的に行うことができます。様々なシステムの中から自社に合うものを探す際には、まず、どのような機能があるかをチェックします。申請、承認、決裁の機能は基本的に備わっていますが、メール通知、督促、差し戻し、ログ集計などの機能がシステムによって異なります。また、業務基幹システムや会計システムなどの他のシステムとの連携やCSVデータやPDFファイルなどの出力が可能であるかも確認しておきましょう。クラウド型であれば、サーバーを導入せず、短時間での利用が可能になるため、コスト削減につながります。バージョンアップやシステム障害の対応の必要はなく、エンジニアによる手厚いサポートが受けられるのも魅力です。気密性の高い文書のやり取りを行うため、セキュリティ面の確認は必須になります。改ざんが起こりにくく、情報漏えい対策が施されているかをチェックしましょう。料金を確認する際には、製品価格、ライセンス料金以外に保守費用や設置作業料などが別途請求であるかの確認も必要です。

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クラウド型のワークフロー・電子決裁承認システムの

選び方ガイド

クラウド型のワークフロー・電子決裁承認システムの選び方ガイド

クラウド型のワークフロー・電子決裁承認システムの委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

クラウド型のワークフロー・電子決裁承認システムの選定ポイント

POINT
01

効率化を図れる機能があるか

決裁における時間短縮と、進行状況、履歴を一目で確認することができる

ワークフローシステムは紙の申請書を使わず、稟議書や営業見積もり、経費精算、有給休暇などをシステム上で申請し、承認するシステムです。決裁における時間短縮を図れるとともに、いつ誰が承認し、今どこまで進んでいるかを一目で確認することができます。また、途中で申請書が紛失するリスクも解消されます。業務の可視化(見える化)が求められる中で導入する企業が増えています。

<ワークフローシステムの主な機能>

  •  申請

作成した稟議書や経費精算を申請すると、予め設定したルートでワークフローが開始します。その際に参考資料を一緒に添付することもできます。鉄道の交通費精算では、鉄道運賃検索システムと連動させることができるサービスもあります。

  •  承認、決裁

申請された書類を承認する機能です。内容に不備があれば、「再申請要求」として、申請者に差し戻せます。そして、否認することもできます。その際に補足として、コメントを入力することもできます。

  •  承認ルート

承認者の追加、変更など自由に承認ルートを設定することができます。承認の形式には、複数の承認が必要になる「AND承認」や、複数の承認者の中の誰か一人が承認する「OR承認」などもあります。

  •  メール通知

承認の依頼、決裁の通知、差し戻し、督促などをその都度メールで通知させることができます。その際、申請者だけでなく、全承認者へメールを送信させることもできます。これによって無駄に申請を滞留させることを防止します。

  •  申請フォーム作成

申請書のフォームを作成することができます。また、承認者は、入力可能な項目が決められており、それ以外の項目の編集や変更ができないので、改ざんを防止できます。システムによっては、標準のテンプレートが用意されていることもあります。

  •  自動督促

一人の承認者のところで承認、否認のどちらも行なわれず、決裁が滞っている場合に、自動で督促を行う機能です。承認者の画面に表示されるだけでなく、メールで通知することも可能です。

  •  代理申請

承認者が出張などで不在の場合に、他の担当者が代理申請を行うことができます。これにより、承認者の帰社を待たずに承認がスムーズに行なわれます。

  •  印刷

申請書、あるいは決裁された申請書を印刷することができます。逆に、情報漏洩を防止するために印刷を禁止する設定もあります。

  •  検索

過去の申請書を検索できます。文書のタイトル、件名だけでなく、全文章の文言を対象に検索することもできます。

  •  集計機能

申請数、内容や承認された日付やその時間などを一覧にして、集計しグラフ化することができ、業務改善のデータとして扱うことができます。

  •  データ移行

CSV形式、PDF形式でのデータ出力あるいは、データの取り込みができるかをチェックしてください。

  •  多言語対応

英語に限らず、中国語、韓国語、フランス語、スペイン語などの多言語で表示させることもできます。

  •  マルチデバイス

スマートフォンやタブレット端末での使用ができれば、社内にいなくても申請、承認ができます。

 

POINT
02

導入しやすい契約形態

導入は、短期間が望ましい。システムが導入されるまでの期間を把握しておく。

ワークフローシステムを導入する際には、短期間で導入されることが望ましいでしょう。そのため、システムが導入されるまでの期間を把握しておきましょう。基本的には、クラウド型のシステムであれば、比較的早く導入することができますが、自社サーバーに組み込むパッケージ型の場合は、時間がかかることもあります。

また、中にはシステムの柔軟性が乏しいものもあり、自由にカスタマイズができなかったり、自社の業務に合わせて設定の変更ができないことがあります。操作が難しかったり、複雑であると、社内で浸透するまで時間がかかり、逆に非効率になるので、注意したいところです。また、ERPなどの業務システムや会計システム、グループウェアなどと連携ができれば、導入がスムーズにでき利便性も高まります。

 

POINT
03

セキュリティ体制は万全か

パスワード設定や通信の暗号化は必須。万一の為のデータのバックアップ機能も重要。

セキュリティ面において、ログインの際のパスワード設定や通信の暗号化は必須となります。さらに申請者や承認者の閲覧履歴の記録を残せるシステムもあります。その他、接続可能なIPアドレスを制限することもできます。申請、承認する際に、途中で金額などの数値や申請内容の変更、改ざんができないシステムであるかを確認しましょう。システム全体を確認して申請の書類が漏えいしにくい仕組みになっているかを確かめてください。万が一の事を考え、データのバックアップ機能が備わっていることも重要なポイントです。

 

POINT
04

料金体系を確認する

1アカウント1,000円で利用できるシステムもあり。自社サーバー利用で60~90万円程度。

各業者が提供するサービスによって異なりますが、主な料金体系は次のとおりです。

  •  クラウド

システム提供会社のサーバーにプログラムが組み込まれ、社内への導入が比較的簡単です。料金としては月額で1万円~利用ができるサービスもあります。

  •  パッケージ

システムのソフトウェアを購入し、自社のサーバーにインストールします。システムによって大きく異なりますが、あるシステムでは60万円~90万円で購入が可能です。

  •  オンプレミス

システム会社のサーバーを借り、自社で管理します。月額の料金においては、1アカウントあたり1,000円で利用できるシステムもあります。

  •  サポート料金

年間でかかる料金で、5万円~20万円です。

  •  連携設定料金

社内にあるシステムと連携させることで、さらに業務の効率化を図ることができます。料金は作業内容よって異なります。一例として、鉄道運賃自動計算システムと連携させると20万円かかるケースがあります。

 

クラウド型のワークフロー・電子決裁承認システムのよくある質問

人イメージ

クラウド型のワークフロー・電子決裁承認システムについてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。