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ワークフローシステムを使うことで、従来の紙媒体の文書で受け渡しをして、申請、承認、決裁を行っていた人的作業を効率的に行うことができます。様々なシステムの中から自社に合うものを探す際には、まず、どのような機能があるかをチェックします。申請、承認、決裁の機能は基本的に備わっていますが、メール通知、督促、差し戻し、ログ集計などの機能がシステムによって異なります。また、業務基幹システムや会計システムなどの他のシステムとの連携やCSVデータやPDFファイルなどの出力が可能であるかも確認しておきましょう。クラウド型であれば、サーバーを導入せず、短時間での利用が可能になるため、コスト削減につながります。バージョンアップやシステム障害の対応の必要はなく、エンジニアによる手厚いサポートが受けられるのも魅力です。気密性の高い文書のやり取りを行うため、セキュリティ面の確認は必須になります。改ざんが起こりにくく、情報漏えい対策が施されているかをチェックしましょう。料金を確認する際には、製品価格、ライセンス料金以外に保守費用や設置作業料などが別途請求であるかの確認も必要です。

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公式

株式会社 エイトレッド

提供形態
クラウド型 パッケージ型
会社サイト
https://www.atled.jp/xpoint/
会社所在地
東京都渋谷区渋谷2丁目15番地1号 渋谷クロスタワー4F
会社電話番号
03-3486-2812
  • 紙上に書くような感覚で帳票が作成可能
  • 申請書類の承認はワンクリックでOK
  • グループウェアとの連携やiPhone・iPadなどのデバイスにも対応

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クラウド型のワークフロー・電子決裁承認システム会社の選び方ガイド・比較のポイント

  • POINT 1 効率化を図れる機能があるか

    決裁における時間短縮と、進行状況、履歴を一目で確認することができる
    ワークフローシステムは紙の申請書を使わず、稟議書や営業見積もり、経費精算、有給休暇などをシステム上で申請し、承認するシステムです。決裁における時間短縮を図れるとともに、いつ誰が承認し、今ど… 続きを見る

  • POINT 2 導入しやすい契約形態

    導入は、短期間が望ましい。システムが導入されるまでの期間を把握しておく。
    ワークフローシステムを導入する際には、短期間で導入されることが望ましいでしょう。そのため、システムが導入されるまでの期間を把握しておきましょう。基本的には、クラウド型のシステムであれば、比… 続きを見る

  • POINT 3 セキュリティ体制は万全か

    パスワード設定や通信の暗号化は必須。万一の為のデータのバックアップ機能も重要。
    セキュリティ面において、ログインの際のパスワード設定や通信の暗号化は必須となります。さらに申請者や承認者の閲覧履歴の記録を残せるシステムもあります。その他、接続可能なIPアドレスを制限するこ… 続きを見る

  • POINT 4 料金体系を確認する

    1アカウント1,000円で利用できるシステムもあり。自社サーバー利用で60~90万円程度。
    各業者が提供するサービスによって異なりますが、主な料金体系は次のとおりです。  クラウド システム提供会社のサーバーにプログラムが組み込まれ、社内への導入が比較的簡単です。料金… 続きを見る

クラウド型のワークフロー・電子決裁承認システム会社への発注にあたっての基礎用語

  • ワークフロー・電子決裁システムの基礎知識・基礎用語

    ワークフローシステムとは、稟議書や経費精算、帳票などの決裁のプロセスを電子化して、各パソコン端末にて申請から承認まで行うことです。申請者が申請する書類を作成し、印刷し、その書類を上司などの決裁者に紙を持っていき、印鑑をもらうという煩雑なフローが不要になるため、作業の効率化を図ることができます。このような電子決裁を導入することで、ペーパーレス化も促進できます。また文書の保管や検索が容易になり、いつでも過去の文書を閲覧できることもメリットの一つです。ワークフローシステムの導入は企業だけでなく、公的機関や自治体などでも浸透しつつあります。その中で、なりすましや改ざんが行なわれないようなセキュリティ性の高いシステムが求められています。承認プロセスを確認することができ、内部統制(J-SOX対策)の一環としても導入することが多いようです。