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■ ワークフロー業者を探す際のワンポイントアドバイス

ワークフローシステムを使うことで、従来の紙媒体の文書で受け渡しをして、申請、承認、決裁を行っていた人的作業を効率的に行うことができます。様々なシ ステムの中から自社に合うものを探す際には、まず、どのような機能があるかをチェックします。申請、承認、決裁の機能は基本的に備わっていますが、メール 通知、督促、差し戻し、ログ集計などの機能がシステムによって異なります。また、業務基幹システムや会計システムなどの他のシステムとの連携やCSVデー タやPDFファイルなどの出力が可能であるかも確認しておきましょう。気密性の高い文書のやり取りを行うため、セキュリティ面の確認は必須になります。改 ざんが起こりにくく、情報漏えい対策が施されているかをチェックしましょう。料金を確認する際には、製品価格、ライセンス料金以外に保守費用や設置作業料 などが別途請求であるかの確認も必要です。

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ワークフローの選び方ガイド

ワークフローの委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。


ワークフローの選定ポイント

point.1効率化を図れる機能があるか

決裁における時間短縮と、進行状況、履歴を一目で確認することができる

ワークフローシステムは紙の申請書を使わず、稟議書や営業見積もり、経費精算、有給休暇などをシステム上で申請し、承認するシステムです。決裁における時間短縮を図れるとともに、いつ誰が承認し、今どこまで進んでいるかを一目で確認することができます。また、途中で申請書が紛失するリスクも解消されます。業務の可視化(見える化)が求められる中で導入する企業が増えています。

<ワークフローシステムの主な機能>

  •  申請

作成した稟議書や経費精算を申請すると、予め設定したルートでワークフローが開始します。その際に参考資料を一緒に添付することもできます。鉄道の交通費精算では、鉄道運賃検索システムと連動させることができるサービスもあります。

  •  承認、決裁

申請された書類を承認する機能です。内容に不備があれば、「再申請要求」として、申請者に差し戻せます。そして、否認することもできます。その際に補足として、コメントを入力することもできます。

  •  承認ルート

承認者の追加、変更など自由に承認ルートを設定することができます。承認の形式には、複数の承認が必要になる「AND承認」や、複数の承認者の中の誰か一人が承認する「OR承認」などもあります。

  •  メール通知

承認の依頼、決裁の通知、差し戻し、督促などをその都度メールで通知させることができます。その際、申請者だけでなく、全承認者へメールを送信させることもできます。これによって無駄に申請を滞留させることを防止します。

  •  申請フォーム作成

申請書のフォームを作成することができます。また、承認者は、入力可能な項目が決められており、それ以外の項目の編集や変更ができないので、改ざんを防止できます。システムによっては、標準のテンプレートが用意されていることもあります。

  •  自動督促

一人の承認者のところで承認、否認のどちらも行なわれず、決裁が滞っている場合に、自動で督促を行う機能です。承認者の画面に表示されるだけでなく、メールで通知することも可能です。

  •  代理申請

承認者が出張などで不在の場合に、他の担当者が代理申請を行うことができます。これにより、承認者の帰社を待たずに承認がスムーズに行なわれます。

  •  印刷

申請書、あるいは決裁された申請書を印刷することができます。逆に、情報漏洩を防止するために印刷を禁止する設定もあります。

  •  検索

過去の申請書を検索できます。文書のタイトル、件名だけでなく、全文章の文言を対象に検索することもできます。

  •  集計機能

申請数、内容や承認された日付やその時間などを一覧にして、集計しグラフ化することができ、業務改善のデータとして扱うことができます。

  •  データ移行

CSV形式、PDF形式でのデータ出力あるいは、データの取り込みができるかをチェックしてください。

  •  多言語対応

英語に限らず、中国語、韓国語、フランス語、スペイン語などの多言語で表示させることもできます。

  •  マルチデバイス

スマートフォンやタブレット端末での使用ができれば、社内にいなくても申請、承認ができます。

 

point.2導入しやすい契約形態

導入は、短期間が望ましい。システムが導入されるまでの期間を把握しておく。

ワークフローシステムを導入する際には、短期間で導入されることが望ましいでしょう。そのため、システムが導入されるまでの期間を把握しておきましょう。基本的には、クラウド型のシステムであれば、比較的早く導入することができますが、自社サーバーに組み込むパッケージ型の場合は、時間がかかることもあります。

また、中にはシステムの柔軟性が乏しいものもあり、自由にカスタマイズができなかったり、自社の業務に合わせて設定の変更ができないことがあります。操作が難しかったり、複雑であると、社内で浸透するまで時間がかかり、逆に非効率になるので、注意したいところです。また、ERPなどの業務システムや会計システム、グループウェアなどと連携ができれば、導入がスムーズにでき利便性も高まります。

 

point.3セキュリティ体制は万全か

パスワード設定や通信の暗号化は必須。万一の為のデータのバックアップ機能も重要。

セキュリティ面において、ログインの際のパスワード設定や通信の暗号化は必須となります。さらに申請者や承認者の閲覧履歴の記録を残せるシステムもあります。その他、接続可能なIPアドレスを制限することもできます。申請、承認する際に、途中で金額などの数値や申請内容の変更、改ざんができないシステムであるかを確認しましょう。システム全体を確認して申請の書類が漏えいしにくい仕組みになっているかを確かめてください。万が一の事を考え、データのバックアップ機能が備わっていることも重要なポイントです。

 

point.4料金体系を確認する

1アカウント1,000円で利用できるシステムもあり。自社サーバー利用で60~90万円程度。

各業者が提供するサービスによって異なりますが、主な料金体系は次のとおりです。

  •  クラウド

システム提供会社のサーバーにプログラムが組み込まれ、社内への導入が比較的簡単です。料金としては月額で1万円~利用ができるサービスもあります。

  •  パッケージ

システムのソフトウェアを購入し、自社のサーバーにインストールします。システムによって大きく異なりますが、あるシステムでは60万円~90万円で購入が可能です。

  •  オンプレミス

システム会社のサーバーを借り、自社で管理します。月額の料金においては、1アカウントあたり1,000円で利用できるシステムもあります。

  •  サポート料金

年間でかかる料金で、5万円~20万円です。

  •  連携設定料金

社内にあるシステムと連携させることで、さらに業務の効率化を図ることができます。料金は作業内容よって異なります。一例として、鉄道運賃自動計算システムと連携させると20万円かかるケースがあります。

 


ワークフローのよくある質問

ワークフローについてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

コンシェルジュ

Q承認経路で設定できる種類はどのようなものがありますか?

A組織ごとの上長にあがっていく通常経路と上長や担当者が含まれる並列経路がある。

一般企業でのワークフローシステムでの承認経路は、組織ごとの上長にあがっていく通常経路、組織の上長+管理部の上長や担当者が含まれる並列経路(合議)が一般的です。このほか、1つのフロー内で条件に応じて経路を分岐する、条件分岐経路の作成も可能ができるなど、ワークフローのサービス内容によって異なりますので、事前に相談してみましょう。

Q承認者が後工程の経路の途中変更は可能ですか?

A承認経路を後覧などの対応フローを導入しているワークフローシステムもある。

例えば、承認経路の決裁者として設定されている社員の長期不在時のために、ワークフローの承認経路を「後覧」などの対応フローをあらかじめ導入しているワークフローシステムがあります。また、必要に応じて、1度決めた承認経路に承認者を後から追加することができる場合もあるようです。これらの機能は、ワークフローシステムによりますので、発注前に確認しましょう。

Q自分宛に承認の依頼が来たら、e-mailで通知する機能はありますか?

A承認者に承認申請が届いたタイミングで、メールを送信できるものもある。

ワークフローシステムには、承認者に承認申請が届いたタイミングで、承認、否認、回覧、督促などのメールを送信できるものもあるようです。実際の業務フローにおいては、承認者がフローを止めてしまうことがボトルネックになりまねませんので、ワークフローシステムを導入する場合には、必須の機能とも言えます。ワークフロー発注前に確認してみましょう。

Q申請者・承認者は、コメントを入力することは可能ですか?

A承認単位ごとにコメントを付与できるワークフローシステムもある。

ワークフローシステムによっては、任意コメントを承認単位ごとに付与できるワークフローシステムもあるようです。コメントとして入力した文字は、次の承認者への承認依頼メールに引用される等、コメントの扱いはシステムにより異なります。おすすめなのは、挿入コメントを横断検索できる機能が搭載されているワークフローシステムです。この場合、同じプロジェクトの承認分をまとめて確認することなどに用いることができます。必要用途に応じて事前に確認してみましょう。

Q差し戻しをする際に、コメントを入れて戻すことは可能ですか?

A任意コメントを承認単位ごとに付与できるワークフローシステムも、引用も可能。

ワークフローシステムによっては、任意コメントを承認単位ごとに付与できるワークフローシステムもあるようです。コメントとして入力した文字は、次の承認者への承認依頼メールに引用される等、あるようなので、事前に確認してみましょう。差し戻し理由を差し戻し履歴にコメントとして残すことができるワークフローシステムの場合は、並列経路の承認者への伝達事項としても有効です。

Q一括承認機能はありますか?

A一括承認できるワークフローシステムも、ドキュメントごとに一括承認設定できる。

ワークフローシステムによっては、承認者に集まっている申請分を一括承認できるワークフローシステムもあるようです。ドキュメントごとに一括承認を許すか許さないか設定ができる、等の機能も備えているワークフローシステムもあります。一括承認ができる権限を、一定役職以上に設定することで、承認者の怠慢や誤承認は減らすこともできます。事前に確認してみましょう。

Q承認状況の確認は可能ですか?

A申請したドキュメントが、現在どの承認者の作業待ちであるか随時確認できる。

ワークフローシステム状況照会画面から、申請者が申請したドキュメントが現在どの承認者の作業待ちであるかを随時確認できるワークフローシステムもあります。申請者だけでなく、その申請を取りまとめる部署(決済承認であれば経理部など)が承認状況を確認できる機能も備えてる場合がありますので、必要に応じて確認してみましょう。

Q承認者の申請ドキュメントに追記することは可能ですか?

A情報の追記や変更は決済前に限るなど、ワークフローシステムにより扱いは様々。

承認者が申請ドキュメントに情報を追記したり、情報を変更したりすることが可能なものもあるようです。ただし、情報の追記や変更は決済前に限るなど、ワークフローシステムにより、どの扱いは様々です。ワークフローシステム導入時には、承認者と申請者の権限を比較し、事前に確認してみると良いでしょう。

Q承認者が不在(出張や長期休暇)の場合、他の者が代理承認することは可能ですか?

Aシステムによっては可能、事前に確認しておくこと。

ワークフローシステムによっては、承認権限を持つユーザが他の社員を自分の代理人とするかを設定できるの機能を備えている場合もあります。もちろん、設定として並列承認経路が整っているワークフローシステムでは、代理権限という概念はありません。自社の業務フローや社内の仕組みにあわせて、事前に確認してみましょう。

Q添付できるファイルの数、形式、容量はどれくらいですか?

Aシステムによって、添付できるファイルの数、形式、容量は異なる。

ワークフローシステムによって、添付できるファイルの数、形式、容量は異なりますので、事前確認が必要です。また、その添付ファイルはどこにどのように保管されていくのか、セキュリティ面も含めて確認し、ファイルの保管期間の設定なども必要となります。添付ファイルを参照資料として、承認者に確認を促す場合には、そのファイルを見たかどうかのチェック機能が搭載されているワークフローシステムの方が良いでしょう。


ワークフローの用語・基礎知識

ワークフロー・電子決裁システムの基礎知識・基礎用語

ワークフローシステムとは、稟議書や経費精算、帳票などの決裁のプロセスを電子化して、各パソコン端末にて申請から承認まで行うことです。申請者が申請する書類を作成し、印刷し、その書類を上司などの決裁者に紙を持っていき、印鑑をもらうという煩雑なフローが不要になるため、作業の効率化を図ることができます。このような電子決裁を導入することで、ペーパーレス化も促進できます。また文書の保管や検索が容易になり、いつでも過去の文書を閲覧できることもメリットの一つです。ワークフローシステムの導入は企業だけでなく、公的機関や自治体などでも浸透しつつあります。その中で、なりすましや改ざんが行なわれないようなセキュリティ性の高いシステムが求められています。承認プロセスを確認することができ、内部統制(J-SOX対策)の一環としても導入することが多いようです。

 

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