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WEB会議タイプのWEB会議・テレビ会議の業者比較ガイド・比較のポイント

WEB会議タイプのWEB会議・テレビ会議の委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

WEB会議タイプのWEB会議・テレビ会議の選定ポイント

POINT
01

WEB会議とTV会議の違いをおさえて自社の方向性をはっきりさせる

WEB会議とTV会議は個々が違うのか!

遠隔地を結んだ遠隔会議システムの導入を考える時、「WEB会議システム」と「TV会議」があげられますが、両者の違いを明確に意識するところから、正しい相見積もりが可能になります。

まず、WEB会議システムとTV会議システムは、どちらも遠隔地にいる相手と顔を合わせたコミュニケーションを実現できるツールですが、それぞれに特徴があります。自社に適したシステムはどちらかをはっきりさせることで、対象とするサービスも絞られてきます。

WEB会議では各個人のPCやタブレットなどのモバイル機器が会議に参加するための端末となりますが、TV会議では各自の動作環境は問わず、専用端末が設置された場所に会議に参加するメンバーが集合するという利用方法になります。

つまり、鮮明な映像やクリアな音声、リモコンなどの操作性の優れた機能を使い、対面でのコミュニケーションに利用されるのと同じ役割が期待されるTV会議に対して、WEB会議では自分のPC上で各種ファイルやデータを共有しながらその補助としてコミュニケーションをとるという違いがあります。

どちらの場合もデモ版や無料お試しサービスを実施している会社が多いので、実際に複数のサービスを試してみるのもおすすめです。

POINT
02

WEB会議でできることを把握して、自社のやりたいことが実現できるか判断する

WEB会議では自席から手軽にWEB会議ができる!

WEB会議では「PC、カメラ、ヘッドセット」の3点セットを利用し、インターネットを通じてその場でインスタント会議を行います。上司の同席を頼みたかったり、一緒に営業に同行してもらったエンジニアのコメントが必要だったりする場合などは、自席から参加要請のリクエストを送るなど、場所を選ばず、仮想化環境上で資料の共有、チャットなどが可能になります。

多機能ですが、品質を最重視するTV会議よりも導入コストは安く済みます。ただし、TV会議システムに比べると画質が劣る、ネットワーク環境によって画質・音質に遅延が発生する、回線が突然切断されてしまうなどのケースもあります。

POINT
03

WEB会議の機能を知り自社でやりたいことができるか確認する

WEB会議でできることはTV会議以外にもたくさんある!

品質優先がTV会議ならば、資料やソフトウェアなどを手軽に共有し、グループウェアの機能を含んだような共同作業をネットワーク上でモニタを介しながら行うのがWEB会議の得意分野です。お互いの顔を見ながらの会議では下記のような機能が提供されます。

  • TV会議機能
  • 音声会議機能
  • ドキュメント共有機能
  • ソフトウェア共有機能
  • デスクトップ共有機能
  • リモートコントロール機能
  • チャット機能
  • ファイル転送機能
  • 会議内容の記録と再生機能
POINT
04

会議以外の使用シーンを検討し自社のニーズに合っているか確認する

WEBで会議するだけで終わらない、WEB会議システム活用の場!

WEB会議は狭い意味での会議用途だけでなく、研修やセミナー、リモートサポート、販促などさまざまな場面にて利用できます。

オンライン会議 本支店間の業務やり取りや海外拠点との会議
オンライントレーニング 社内研修や販売店へのトレーニングや通達事項連絡など
オンラインセミナー 新製品発表や、各種マーケティング分析・プロモーション活動
リモートサポート 製品・サービスの顧客サポートや、遠隔操作によるサポートなど
リモートセールス 遠方のお客様などへの販促やプレゼンテーション

一般的にはこうした機能が提供されますが、サービス提供会社によって違いがありますので、見積り時にしっかり確認してください。

POINT
05

サポート・セキュリティの充実度を比較する

使いこなすためには、サポートやセキュリティの質が決め手になる!

WEB会議システムにはASP型とサーバー型(ライセンス型)がありますが、サポートの内容は各社異なりますのでしっかり確認しましょう。

ライセンス型会議システムの場合、アプリケーションのバージョンアップやシステムアップデートなど、自社で管理運用を行う体制が必要になりますので、導入ベンダーとメンテナンスや保守契約を結ぶなどで必要なサポートを受けることが可能になります。

ASPタイプは技術面を含めた専任の管理者を設ける必要はありませんが、運用前や運用スタート後に運営ポリシーを社内に浸透させていく必要があります。参加権限のない人が勝手に会議に参加したり、海外からのアクセスをコントロールしたり、必要なときに会議参加ライセンスを社外の人間に発行したりなど、運営上の管理はどうしても必要になってきます。ASP型の場合には初期費用などは安いのですがこうした運用面でのコストも考えながら最終決定するようにしましょう。

WEB会議タイプのWEB会議・テレビ会議の発注時よくある質問

人イメージ

WEB会議タイプのWEB会議・テレビ会議についてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

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※2015年12月に利用した企業様に「アイミツの満足度を教えてください。」という質問を行い「満足、普通、不満」の中から「満足」と答えた企業様の割合です。

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