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TV会議システムとWEB会議システムはどちらも遠隔地にいる複数の相手と映像や音声により顔を合わせたコミュニケーションを実施できるシステムのことです。TV会議システムは役員レベルの重要な会議や顧客との打ち合わせ、多人数での会議に適しており、WEB会議システムは現場レベルでの比較的小規模な会議に適しています。TV会議システムの場合は製品のタイプや機能に注目し、WEB会議システムの場合は、機能はもちろん、導入方法や契約形態に注目して製品を選ぶようにしましょう。なお、どちらの場合もサポートやセキュリティ体制の充実度は必ずチェックすべき項目です。また、ライセンス型と言って、サーバーに接続するために必要となる権利を、サービス導入時、あるいは年単位で契約し、それに対し料金が発生するというシステムがあるので、予算を検討する際は、これに対しても考慮が必要です。

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ライセンス型のWEB会議・テレビ会議の

選び方ガイド

ライセンス型のWEB会議・テレビ会議の選び方ガイド

ライセンス型のWEB会議・テレビ会議の委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

ライセンス型のWEB会議・テレビ会議の選定ポイント

POINT
01

ライセンス型会議システムのメリットを把握しながら見積もりを取る

格安ASP会議システムにない各種メリットは依然として無視できない!

クラウドファーストの時代に格安ASP型の会議システムが注目されていますが、依然としてライセンス型の会議システムにも根強い需要があります。例えば、自社のセキュリティポリシーに即してアクセス範囲や権限を細かく制限できる、画質や音声品質に優れている、VPNを構築したうえでシステムを設置することによりセキュリティを確保できるなどの各種メリットは見逃せません。

しかし、一般的にはASP型に比べると費用は比較的高額になりますので、ただ単に製品のカタログを説明してもらうだけでなく、自社のメリットを確認しつつ見積もりをとるようにしましょう。

POINT
02

ライセンス型会議システム導入のトータルコストメリットをおさえておく

トータルコストメリットは実は優れている!

一般的に格安ASP型WEB会議システムは比較的安価なイメージがありますが、トータルコストでは約3年でライセンス型WEB会議システムがコストダウンできると言われています。また、ライセンス型の場合には初期の開発費用や各種導入費用がかさむことも間違ってはいないのですが、リース契約を組むことによってトータルの費用を月額にならして処理することも可能です。ハードウェア、ソフトウェア、端末・機器設置作業費、保守サービス費用まですべてをリースにしてしまうことも可能です。初期費用の捻出がネックとなって機能面で劣る格安ASP型会議システムを導入せざるを得ない、と考えている場合にはリース契約の利用を含めて一度業者にトータルコストについて相談してみると良いでしょう。

POINT
03

ライセンス型会議システム導入のネットワーク面でのメリットをおさえておく

VPNをベースとした安心のシステムを構築できる!

ライセンス型のWEB会議システムの動作環境は、サーバーを設置する場所から使用する場所までをVPNで接続したり、社内のVPN内部に設置したりすることが一般的です。このため第三者の盗聴や商標や機密性の高いデータの漏洩など、会議のやり取りでは最重要のセキュリティに関しては安心できる体制でシステムを運用できます。

自社の海外拠点との間もVPNで結ぶことにも問題はなく、またセキュリティポリシーをしっかり確立したうえで認証を行い、協力会社やグループ会社との間にグローバルなセキュリティの高いシステムを構築し遠隔会議を開催することも可能です。用途の形態を問わずさまざまなシーンで利用できます。

ASPタイプの場合は、ネットワークはVPN化されていないインターネット回線を使用し、会議のデータが行き交うサーバー管理はサービス提供会社に完全に依存しています。このためセキュリティはサービス提供会社の運用次第(=信用するしかない)状態になってしまいます。可能性としては重要な会議が盗聴されたり、機密事項の資料のデータが流出してしまったりといったことが考えられるわけですが、それを検証する手段や対策がないという部分が問題となるケースもあるでしょう。

ライセンス型の仮想化環境上でのTV会議システム・WEB会議システムの場合にはそうした心配がありません。

POINT
04

ライセンス型会議システム導入の運用面でのメリットをおさえておく

運用コストを考えるとライセンス型はお得!

ライセンス型会議システムの場合、アプリケーションのバージョンアップやシステムアップデートなど、自社で管理運用を行う体制が必要になりますので、導入ベンダーとメンテナンスや保守契約を結ぶなどで必要なサポートを受けることが可能になります。

ASPタイプは技術面を含めた専任の管理者を設ける必要はありませんが、運用前や運用スタート後に運営ポリシーを社内に浸透させていく必要があります。参加権限のない人が勝手に会議に参加したり、海外からのアクセスをコントロールしたり、必要なときに会議参加ライセンスを社外の人間に発行したりなど、運営上の管理はどうしても必要になってきます。

ライセンス型の会議システムを導入した場合には、こうした煩雑な管理が極力少なくなるように、案件ごとにしっかりとヒアリングをし、運用コストが最小限になるようにカスタマイズされた製品の納品が可能です。また保守サポート料金の中にこうした運営ポリシーの作成や運営のアドバイスなども含まれるのが一般的です。

ライセンス型のWEB会議・テレビ会議のよくある質問

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ライセンス型のWEB会議・テレビ会議についてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。