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WEB会議・テレビ会議の業者比較ガイド・比較のポイント

WEB会議・テレビ会議の委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

WEB会議・テレビ会議の選定ポイント

POINT
01

TV会議システムとWEB会議システムの違い

それぞれのメリット・デメリットを十分比較すること!

TV(テレビ)会議システムとWEB会議システムはどちらも遠隔地にいる相手と顔を会わせたコミュニケーションを実施できるシステムで、それぞれに特徴があります。自社に適したシステムはどちらかを比較検討しましょう。どちらの場合もデモ版や無料お試しサービスを実施している会社が多いので、実際に複数の製品を試してみるのもおすすめです。

<TV会議システム>

テレビやプロジェクター等のモニターに専用端末を接続し、回線も専用のものを使用します。画質・音質が良いのが特徴で、役員レベルの重要な会議や顧客との打ち合わせに適しています

  •  メリット

 ・高音質・高画質

 ・リモコンで簡単に操作することができる

  •  デメリット

 ・導入コストが高い

 ・利用できる場所が限られる

 ・複数拠点で会議をするには特別な装置が必要

<WEB会議システム>

PC、カメラ、ヘッドセットを利用し、インターネットを介して会議を行います。場所を選ばず、資料の共有、チャットなど機能が豊富なため現場レベルの会議に適しています

  •  メリット

 ・導入コストがTV会議システムより安い

 ・どこからでも会議に参加できる

 ・資料やデスクトップの共有、チャットなど機能が豊富

  •  デメリット

 ・TV会議システムに比べると画質が劣る

 ・ネットワーク環境によって画質・音質が変わる

 

POINT
02

製品タイプを選択する(TV会議システム)

多様性も重視しながら使いやすさにも注目すること。

TV会議システムは電話の代わりに卓上に設置できるコンパクトなものから、会議室のレイアウトまで含まれた「テレプレゼンス」と呼ばれるハイエンドなものまで様々な製品が提供されています。「誰が」「何のために」「どの部屋で」「何をしたいのか」など利用シーンを明確にし、適した製品を選択するようにしましょう。また、製品によって資料共有機能や周辺環境との接続性が大きく異なります。機能の多様性ばかりにとらわれると、操作が煩雑になり利用頻度が低下するということも考えられるので、必要な機能を絞り込み、自社に適したタイプの製品を選択するようにしましょう。

<TV会議システムの種類>

単体型 マルチメディア会議室に最適です。
大型モニター一体型 モニターを別途用意する必要がありません。
カメラ一体型 カートに乗せて会議室を移動するなどの使用方法があります。
コンパクト型 卓上で利用するのに便利です。

 

POINT
03

自社構築(パッケージ)型かクラウド(ASP)型か(WEB会議システム)

パッケージ型とASP型、どちらを導入すべきかを明確に。

WEB会議システムの場合は、自社サーバーにインストールする社内構築(パッケージ型、オンプレミス型などと呼ばれています)と、インターネット経由でシステムをレンタルするクラウド(ASP)型の2種類の導入方法があります。自社構築型は自社のセキュリティポリシーに即して動作範囲を細かく制限できる、多数の利用者がいる場合はクラウド(ASP)型よりコストが安くなるなどの利点がありますが、一方でイニシャル、ランニングコストがかかる、社内と外部との会議に利用する場合、ファイアウォールやプロキシサーバがうまく通過できず遅延する可能性があるなどのデメリットもあります。クラウド(ASP)型の場合は、イニシャルコストが安く、社内と外部との接続が容易などのメリットがありますが、一方で情報漏えいの温床となる危険性や、利用者が多い場合はコストがかさむ可能性もあります。利用目的が社内会議であるならばどちらを選んでも大差ありませんが、社外や外部との会議に利用することが多いのであれば接続が容易なクラウド(ASP)型がおすすめです

 

POINT
04

契約形態を確認(WEB会議システム)

ID課金制や貸し会議室制などそれそれの利点についても知っておく。

契約形態はベンダーによって異なるため必ずチェックしたい項目の1つです。クラウド(ASP)型の多くが同時接続数で価格が決められるID課金制を採用しており、この場合は導入規模が大きくなると自社構築型よりも高くつく可能性があります。その他、ルーム課金制と呼ばれる、1契約で何人でも利用できる貸し会議室制を採用している会社もあり、利用人数が多い場合はこのルーム課金制のほうがコストを抑えることが可能です。

 

POINT
05

サポート・セキュリティの充実度

機能面だけではなくサポートなどの充実度も見逃せない!

サポートやセキュリティ体制が充実しているかどうかも重要なポイントです。サポート体制については導入時のコンサルティングサービスをはじめ、導入後も24時間365日のサポート体制が敷かれている会社を選ぶとよいでしょう。事前に保証サービスの内容をしっかりと確認し、必要に応じて保守サービスへの加入も検討する必要があります。また、グローバル展開をしたい場合には、海外拠点のサポートがあるかどうかも必ず確認するようにしましょう。

セキュリティについても、外部から不正アクセスされて重要情報が流出する恐れはないか必ずチェックする必要があります。中でもWEB会議システムのクラウド(ASP)型の場合は特にセキュリティ対策を確認したいところです。音声や映像が第三者に盗み聞きされる可能性はないか、ファイル送信の暗号化に問題はないかなどに注意しましょう。システムに搭載される各機能を自社のセキュリティポリシーに合わせて制限できる製品を選ぶと安心です。

 

WEB会議・テレビ会議の発注時よくある質問

人イメージ

WEB会議・テレビ会議についてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

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※2015年12月に利用した企業様に「アイミツの満足度を教えてください。」という質問を行い「満足、普通、不満」の中から「満足」と答えた企業様の割合です。

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