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無料でおすすめのweb会議システム5選

無料でおすすめのweb会議システム5選
目次
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働き方改革が推進されている現在、時間外労働を減らし業務効率化を目指すことは全ての企業が達成すべき喫緊の課題です。そうした中、各企業は労働時間を減らすべく様々な取り組みを行っており、なかでも会議のあり方が大きく見直されています。

日本の会社は無駄な会議が多いと言われますが、問題は会議の数が多く時間が長いだけではありません。その会議に出席するにも移動時間が必要ですし、コストもかかります。もし、その時間を本業のために仕えたらきっと業務は格段に効率化するでしょう。

こうした状況下で今、多くの企業から注目を集めているのが「web会議システム」です。web会議システムがあれば、移動することなく、いつでも、どこでも、遠く離れた人とすぐにコミュニケーションがとれるので、会議のために集まる必要がありません。その時間を有効に活用することができ、交通費もかからないのでコスト削減にもつながります。

今回は、web会議システムの導入を検討している方に向けて、無料で使えるweb会議システムを5つ紹介。いずれも評判の高いものばかりですので、ぜひご注目下さい。

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1.web会議システムとは

web会議システムとは

web会議システムとは、遠く離れた人と映像や音声を通じてコミュニケーションをとるためのツールです。映像、音声はPCやスマホのカメラ、マイクから拾い、インターネット回線を通して通信が行われます。そのため、web会議システムは独自の専用回線を必要とはしていません。

web会議システムの最大の特徴は、コミュニケーションと資料共有ができる点です。web会議システムは単なるビジュアルコミュニケーションツールにとどまらず、会議に必要なドキュメントやアプリをデバイス上で共有できる機能を有しており、まるで実際の会議に出席しているかのように、必要な資料を提示しながら話を進めることができます。

また、会議のペーパレス化も実現できるのでコスト削減も可能となります。社外秘のデータを扱う場合も、紙データの持ち出しがなくなるので情報漏えいを防げるでしょう。

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2.web会議システムとテレビ会議システムとの違い

web会議システムとテレビ会議システムとの違い

テレビ会議システムは、純粋なコミュニケーションのためのツールで、会議室に専用機器を設置して会議室と外部をつなぎます。テレビ会議システムに使われるレンズは直径が大きいので、大会議室でも参加者全員を映し出すことができます。またハードウェアを使って通信データの圧縮を行うので、映像や音声は高品質。大規模会議室からの中継が必要で、かつ臨場感溢れる会議を希望している方に適しています。

その点、web会議システムは先述の通り、コミュニケーションと資料共有の2つを主な目的としています。映像&音声の発信はデバイスのレンズ、マイクを利用するので、基本的に1拠点1人〜数名を想定しており、大会議室からの中継を想定しているものではありません。また、資料を自在に共有出来るのもweb会議システムならではで、専用機器を必要としないことから導入費用が安い点も特徴です。

3.web会議システムに必要な設備

web会議システムに必要な設備

web会議システムを導入する際に必要な設備は、運営会社によって様々ですが、主な設備は以下の3つです。

1:PC・スマホ・タブレット
2:インターネット回線
3:専用機材


基本的には1と2があれば通話可能で、3の専用機材を必要としているweb会議システムはごく少数です。無料で使えるweb会議システムを希望している場合は、基本的に1と2があれば問題ないので、日頃ネットを利用している方であれば、特別に用意をして頂くものはありません。

4.無料で使えるweb会議システムの特徴

無料で使えるweb会議システムの特徴

web会議システムには有料のものと無料のものがありますが、無料のサービスにはどのような特徴があるのでしょうか。

web会議システムはとても便利なツールで、それが無料で使えるのは願ったり叶ったりですが、安かろう、悪かろうでは困りもの。果たして会議を成功に導けるだけのクオリティはあるのでしょうか。ここでは無料のweb会議システムの「音声・ビデオの品質」「機能の幅」「導入コスト」「セキュリティ」について詳しく解説します。

【音声・ビデオの品質】

基本的に有料、無料に関わらずweb会議システムは、データ量が大きい映像や音声の送受信をネット回線を通じて行うので、低帯域になるほど通信が不安定になりがちです。映像の乱れ、音声の遅延、中断などは会議を行う上でもストレスとなるので、品質への不安からweb会議を導入できないでいる方も多いと思います。

しかし、近年は通信技術開発が目覚ましく、無料のweb会議システムでも高品質な製品が続々リリースされています。クオリティは運営会社によって異なりますが、各社低帯域でも快適に通信が行えるよう工夫をしており、鮮やかな映像、クリアな音声で通信を行える製品は多いです。

【機能の幅】

運営会社によって搭載機能はまちまちなので、一概に論じることはできませんが、無料の製品でも大半はweb会議システムで期待される資料共有機能を搭載しています。なかには、ホワイトボード機能や議事録機能を持つ製品もあるので、その場合は有料の製品と同等のレベルで会議を進めることが可能です。

また、同時接続数にも注目をする必要があります。なぜなら最大何名の会議を想定しているかでも、選ぶべき製品が変わってくるからです。無料=同時接続数が少ないということはなく、無料の製品でも同時接続数は数名〜数百名とかなり幅があります。

【導入コスト】

通信に必要なデバイスとインターネット回線は必要ですが、無料のものは特別な機材を必要としている製品はないので、ネットが使える人であれば準備ができ次第開始できます。

また、製品によって通信にソフトウェアが必要なものがあるので、その場合は会議に参加するのにインストールする必要があります。一方、ブラウザベースで利用できる製品はインストールの必要がないので導入は簡単です。

ブラウザで通信ができるタイプの製品については、会議参加者全員分のアカウント登録が必要なもの、ホストだけ必要なもの、まったく必要ないものなど様々です。それに対し、アカウントなしで利用できるタイプの製品は、誰でもすぐに使うことができるのでとても便利ですが、セキュリティ面では課題が残ります。

【セキュリティ】

無料のweb会議システムのセキュリティレベルは、一様ではなく運営会社によって様々です。web会議システムを選ぶ際は、料金、通信品質、機能数に目が行きがちで、セキュリティは盲点になりやすいのでが、機密情報を扱う企業においては絶対に押さえておきたいきポイントです。

システムの多くは、対象者以外に会議室に入れないようにするロック機能があるので、入室URLが第三者に流出したとしても部外者が勝手に入れない仕組みになっています。

5.無料で使えるオススメのweb会議システム5選

無料で使えるオススメのweb会議システム5選

ここから、無料で使えるおすすめのweb会議システムを紹介します。今回紹介するのは次に紹介する5つのweb会議システムです。

おすすめのweb会議システム
  • Skype Meetings
  • appear.in
  • BizMee β
  • Zoomミーティング
  • Google ハングアウト

今回紹介するのは、日本の有名メーカーがリリースしているものから海外発のサービスまで運営会社は様々です。それぞれ優れた特徴を持っているので、コスパ重視の方にはおすすめです。

それでは1つずつ確認していきましょう。

5- 1. Skype Meetings

日本マイクロソフト株式会社
出典:日本マイクロソフト株式会社 https://www.skype.com/ja/free-conference-call/

Skype Meetingsはマイクロソフトがリリースしている無料のweb会議システムです。

Skype Meetingsの特徴
・最大2ヶ月10名同時接続可能
・資料共有機能がある
・Skype for Businessへの移行がスムーズ

Skype Meetingsは最大2ヵ月間は10名まで同時接続が可能、その後は最大で3名までとなるので、小さなチーム(従業員20名程度)の日常的なコミュニケーションツールとして活用するのがベストです。マルチデバイス対応なので、多くの人が利用することが可能です。

資料共有機能もシンプルで、PowerPointおよびその他一般的な資料の共有は可能ですが、Outlook、Wordなども含めた本格的な統合はなされていません。将来的に最大で250名と同時接続可能なSkype for Businessに移行することを前提にしたツールとみるのが正解ですが、個人事業主や零細企業では意外にそのまま重宝して使い続けることもできます。

設立年
1986年
従業員数
1000人以上
会社所在地
東京都港区港南 2-16-3 品川グランドセントラルタワー
電話番号
03-4332-5300

5- 2. Whereby

Telenor
出典:Telenor https://whereby.com/

Whereby(旧appear.in)はノルウェーに本拠地を持つ電話会社「Telenor」がリリースしているweb会議システムです。

Whereby(旧appear.in)の特徴
・4人まで無料で同時通話可能
・ダウンロード不要&ゲストはID不要
・画面共有が可能
・HPは英語表記なので外国人にもおすすめ

Whereby(旧appear.in)は無料で使えるweb会議システムとして世界的に有名で4人まで同時通話が可能です。非常に通信が高品質で世界中で高い支持を獲得しています。

ブラウザベースで利用できるので、ソフトウェアのダウンロードの必要はありません。最近になって会議主催者のID登録は必要となりましたが、ゲストについては事前登録せずに利用できます。

また、外資系企業がリリースしているだけあり、HPの表記は全て英語です。特に外国人には使いやすいので、これから外国人雇用をお考えの方、海外に拠点を持つ会社でお使いいただくには最適のweb会議システムでしょう。

5- 3. BIZMEE

株式会社grabss
出典:株式会社grabss https://bizmee.net/

BizMee東京都世田谷に本拠地のある株式会社grabss(グラブス)がリリースしているweb会議システムです。

BizMeeの特徴
・WebRTCで構築することで高品質通話を実現
・インストールと登録が不要
・ホワイトボードや議事録共有機能や会議室のロック機能によるリアル会議室

BizMeeはWebRTCの技術を使うことで、特定のプラグインを使わずにブラウザ上で通信を行えます。映像&音声品質は非常にハイレベルなので、遠く離れている人との通話も距離を感じさせることはありません。

また、ソフトウェアのインスト―ルとアカウント登録が必要ないので、思い立ったらすぐに利用を開始できます。アカウントは取得するとその後の管理にも気を配る必要がありますが、このツールはその心配もありません。

機能面ではホワイトボード機能、議事録機能があるので、実際の会議室にいるかのように会議を進めることが可能です。

会社所在地
東京都世田谷区駒沢3-2-1 ヴェルファーレ彩駒沢ビル 5階 / 6階 / 7階

5- 4. Zoomミーティング

Zoom Video Communications, Inc.
出典:Zoom Video Communications, Inc. https://zoom.us/

Zoomミーティングは、アメリカに本社を構えるZoom Video Communications, Inc.がリリースしているweb会議システムです。

Zoomミーティングの特徴
・NEC提供の専用サーバーで通信
・アカウント取得は発信者だけ
・ミーティング数の制限なし

Zoomミーティングは大手電機メーカーNECが構築している専用サーバーを介して通信を行っています。最新技術によりセキュリティ面は万全を期しており、情報漏えいが起こらないよう幾重にも工夫が施されています。

また、利用に際して発信者はアカウント取得が必要ですがゲストはその必要はありません。ホストから送信されたURLをクリックすれば会議にすぐに参加できるので、会議のメンバーが毎回変わる、という場合でも便利にお使い頂けます。

さらに、通信品質についても折り紙付き。モバイル回線の狭帯域でも鮮明な映像、クリアな音声で通話できるよう設計されているので、快適な環境で会議を行えます。

5- 5. Google ハングアウト

Google LLC
出典:Google LLC https://chrome.google.com/webstore/detail/google-hangouts/nckgahadagoaajjgafhacjanaoiihapd?hl=ja

Google ハングアウトはGoogleがリリースしているweb会議システムです。

Google ハングアウト
・チャット機能、資料共有機能がある
・Google機能との連携ができる
・将来は「G Suit」の「ハングアウトChat」と「ハングアウトMeet」に全て移行する

Google ハングアウトはチャット機能があるので、会議中の議事録などを文字で残すことができます。また、資料共有機能もあるので、会議のペーパレス化を目指したい方には最適です。Googleの機能との連携も抜群なので、ドキュメント、アプリなども自在に相手と共有、閲覧することが可能です。

ただし、将来的には一般ユーザーも「G Suit」の「ハングアウトChat」と「ハングアウトMeet」に全て移行することが予定されており、その後は有料となります。企業向けは2019年10月以降、一般ユーザーは時期未定ですが移行が決定事項とされています。よって、将来に渡って無料で利用をしたいという方は別のweb会議システムを使うことをおすすめします。

設立年
1998年
従業員数
1000人以上
会社所在地
東京都港区六本木6-10-1 六本木ヒルズ森タワー
電話番号
03-6384-9000

6.本格的に使う際には有料システムを

本格的に使う際には有料システムを

ここまで紹介したように、無料のweb会議システムでも一定以上のクオリティは保証されており、決して安かろう悪かろうということはなく、コミュニケーションツールとして十分な役割を果たすことは可能です。

しかし、より本格的に使いたいという方は有料システムの方をおすすめします。有料システムがおすすなな理由は次の4点です。

・同時接続数が多い
有料のweb会議システムは無料のものに比べて同時接続数は多いです。1拠点辺りの人数も有料版の方が大人数で使えるので、様々なスタイルの会議に対応できるでしょう。

・複数会議の開催ができる
有料版は同時に複数会議を行えるものが多いので、同時進行でいくつかの会議を進めたい方は有料版をおすすめします。

・セキュリティレベルが高い
有料版のweb会議システムはセキュリティレベルも高く、暗号化対応済みの製品が殆どです。無料版でもセキュリティ対策はされていますが、有料のものに比べるとやはり見劣りします。(AESなど)

・よりハイレベルな通話品質
有料のweb会議システムは独自の圧縮技術および帯域確保機能を使っているので、低帯域でも安定的な通信を行えます。また、高画質HDにも対応しているので、映像は大画面でもクリアです。さらに、海外アクセスポイントも充実しているので、海外との通信も快適です。

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7.まとめ

まとめ

いかがでしたでしょうか。無料のweb会議システムを選ぶ際にも、様々な視点から製品選びを行う必要があることがお分かり頂けたと思います。

web会議システムを選ぶ際は、無料でも「音声・ビデオの品質」「機能の幅」「導入コスト」「セキュリティ」については十分確認して、よく比較検討することをおすすめします。

今回紹介したweb会議システムは、いずれも無料のサービスとは思えない程、高品質で十分なスペックを持ち合わせたものばかりです。より本格的な会議を開く場合は有料のweb会議システムがおすすめですが、web会議システムを一度も使ったことがないという方は手始めに無料の製品を使ってみましょう。

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著者

imitsu編集部

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TV会議システムとWEB会議システムはどちらも遠隔地にいる複数の相手と映像や音声により顔を合わせたコミュニケーションを実施できるシステムのことです。TV会議システムは役員レベルの重要な会議や顧客との打ち合わせ、多人数での会議に適しており、WEB会議システムは現場レベルでの比較的小規模な会議に適しています。TV会議システムの場合は製品のタイプや機能に注目し、WEB会議システムの場合は、機能はもちろん、導入方法や契約形態に注目して製品を選ぶようにしましょう。なお、どちらの場合もサポートやセキュリティ体制の充実度は必ずチェックすべき項目です。

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