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■ WEB会議業者を探す際のワンポイントアドバイス

TV会議システムとWEB会議システムはどちらも遠隔地にいる複数の相手と映像や音声により顔を合わせたコミュニケーションを実施できるシステムのことです。TV会議システムは役員レベルの重要な会議や顧客との打ち合わせ、多人数での会議に適しており、WEB会議システムは現場レベルでの比較的小規模な会議に適しています。TV会議システムの場合は製品のタイプや機能に注目し、WEB会議システムの場合は、機能はもちろん、導入方法や契約形態に注目して製品を選ぶようにしましょう。なお、どちらの場合もサポートやセキュリティ体制の充実度は必ずチェックすべき項目です。

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WEB会議の選び方ガイド

WEB会議の委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。


WEB会議の選定ポイント

point.1TV会議システムとWEB会議システムの違い

それぞれのメリット・デメリットを十分比較すること!

TV(テレビ)会議システムとWEB会議システムはどちらも遠隔地にいる相手と顔を会わせたコミュニケーションを実施できるシステムで、それぞれに特徴があります。自社に適したシステムはどちらかを比較検討しましょう。どちらの場合もデモ版や無料お試しサービスを実施している会社が多いので、実際に複数の製品を試してみるのもおすすめです。

<TV会議システム>

テレビやプロジェクター等のモニターに専用端末を接続し、回線も専用のものを使用します。画質・音質が良いのが特徴で、役員レベルの重要な会議や顧客との打ち合わせに適しています

  •  メリット

 ・高音質・高画質

 ・リモコンで簡単に操作することができる

  •  デメリット

 ・導入コストが高い

 ・利用できる場所が限られる

 ・複数拠点で会議をするには特別な装置が必要

<WEB会議システム>

PC、カメラ、ヘッドセットを利用し、インターネットを介して会議を行います。場所を選ばず、資料の共有、チャットなど機能が豊富なため現場レベルの会議に適しています

  •  メリット

 ・導入コストがTV会議システムより安い

 ・どこからでも会議に参加できる

 ・資料やデスクトップの共有、チャットなど機能が豊富

  •  デメリット

 ・TV会議システムに比べると画質が劣る

 ・ネットワーク環境によって画質・音質が変わる

 

point.2製品タイプを選択する(TV会議システム)

多様性も重視しながら使いやすさにも注目すること。

TV会議システムは電話の代わりに卓上に設置できるコンパクトなものから、会議室のレイアウトまで含まれた「テレプレゼンス」と呼ばれるハイエンドなものまで様々な製品が提供されています。「誰が」「何のために」「どの部屋で」「何をしたいのか」など利用シーンを明確にし、適した製品を選択するようにしましょう。また、製品によって資料共有機能や周辺環境との接続性が大きく異なります。機能の多様性ばかりにとらわれると、操作が煩雑になり利用頻度が低下するということも考えられるので、必要な機能を絞り込み、自社に適したタイプの製品を選択するようにしましょう。

<TV会議システムの種類>

単体型 マルチメディア会議室に最適です。
大型モニター一体型 モニターを別途用意する必要がありません。
カメラ一体型 カートに乗せて会議室を移動するなどの使用方法があります。
コンパクト型 卓上で利用するのに便利です。

 

point.3自社構築(パッケージ)型かクラウド(ASP)型か(WEB会議システム)

パッケージ型とASP型、どちらを導入すべきかを明確に。

WEB会議システムの場合は、自社サーバーにインストールする社内構築(パッケージ型、オンプレミス型などと呼ばれています)と、インターネット経由でシステムをレンタルするクラウド(ASP)型の2種類の導入方法があります。自社構築型は自社のセキュリティポリシーに即して動作範囲を細かく制限できる、多数の利用者がいる場合はクラウド(ASP)型よりコストが安くなるなどの利点がありますが、一方でイニシャル、ランニングコストがかかる、社内と外部との会議に利用する場合、ファイアウォールやプロキシサーバがうまく通過できず遅延する可能性があるなどのデメリットもあります。クラウド(ASP)型の場合は、イニシャルコストが安く、社内と外部との接続が容易などのメリットがありますが、一方で情報漏えいの温床となる危険性や、利用者が多い場合はコストがかさむ可能性もあります。利用目的が社内会議であるならばどちらを選んでも大差ありませんが、社外や外部との会議に利用することが多いのであれば接続が容易なクラウド(ASP)型がおすすめです

 

point.4契約形態を確認(WEB会議システム)

ID課金制や貸し会議室制などそれそれの利点についても知っておく。

契約形態はベンダーによって異なるため必ずチェックしたい項目の1つです。クラウド(ASP)型の多くが同時接続数で価格が決められるID課金制を採用しており、この場合は導入規模が大きくなると自社構築型よりも高くつく可能性があります。その他、ルーム課金制と呼ばれる、1契約で何人でも利用できる貸し会議室制を採用している会社もあり、利用人数が多い場合はこのルーム課金制のほうがコストを抑えることが可能です。

 

point.5サポート・セキュリティの充実度

機能面だけではなくサポートなどの充実度も見逃せない!

サポートやセキュリティ体制が充実しているかどうかも重要なポイントです。サポート体制については導入時のコンサルティングサービスをはじめ、導入後も24時間365日のサポート体制が敷かれている会社を選ぶとよいでしょう。事前に保証サービスの内容をしっかりと確認し、必要に応じて保守サービスへの加入も検討する必要があります。また、グローバル展開をしたい場合には、海外拠点のサポートがあるかどうかも必ず確認するようにしましょう。

セキュリティについても、外部から不正アクセスされて重要情報が流出する恐れはないか必ずチェックする必要があります。中でもWEB会議システムのクラウド(ASP)型の場合は特にセキュリティ対策を確認したいところです。音声や映像が第三者に盗み聞きされる可能性はないか、ファイル送信の暗号化に問題はないかなどに注意しましょう。システムに搭載される各機能を自社のセキュリティポリシーに合わせて制限できる製品を選ぶと安心です。

 


WEB会議のよくある質問

WEB会議についてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

コンシェルジュ

Qセキュリティ対策はどのようにおこなっていますか?

A専用回線であればほとんどの場合問題はない、クラウド型は確認が必要。

専用回線を利用したTV会議システムであれば、セキュリティ上の問題はほとんどないでしょう。
インターネットにつないで利用するクラウド型のWEB会議システムでは、通信の暗号化や証明書の取得、ファイアウォールでのアクセス制限などをおこなっているところが多いでしょう。
WEB会議システムを通じてファイルの共有ができる場合は、アップロード後のファイルをサーバーなどに残さない仕組みであるかもご確認ください。

QWEB会議に関係者以外が立ち入ることはありますか?

Aパスワードでのアクセス制限が可能、関係者以外を遮断できる。

一般的なWEB会議システムでは、各会議ごとに、関係者の設定やパスワードでのアクセス制限をかけることができますので、設定を忘れない限り関係者以外が立ち入ることはできません。
毎回、会議の参加者が変わるような利用が多い場合は、設定が簡単、かつ、確実にできるWEB会議システムをお選びください。

Q導入前に試用することはできますか?

Aテスト用のアカウントなどを使って事前の試用は可能。

多くのTV会議・WEB会議システム提供会社で、事前に試用することができます。
クラウド型のWEB会議システムであれば、テスト用のアカウントがオンラインで支給され、すぐに使用することができるものが多いでしょう。
TV会議システムの場合は、システム提供会社のデモルームなどで試用することができます。
どちらの場合も、商品版と動作や機能が異なることがありますので、ご確認の上お試しください。

QWEB会議システムはイントラネットでも利用できますか?

Aオンプレミス型のシステムを利用する場合において可能なケースも。

一部のWEB会議システムで利用できます。
ただし、クラウド型ではなく、専用のサーバーを自社ネットワークに導入するオンプレミス型のシステムを利用する場合が多いでしょう。
セキュリティ面の不安が軽減されますが、決められたネットワーク以外からは会議に参加できなくなり、自由度は低くなります。

Q機器はレンタルできますか?

Aレンタルは可能、導入コストの軽減にも繋がる。

一部のTV会議・WEB会議システムで機器のレンタルをおこなっています。
TV会議システムの場合、会議室ごとに通信機器やモニター、カメラやマイクが必要になるので、導入コストの削減が必要な場合は、機器をレンタルできるシステムをお選びください。
WEB会議システムであれば、必要なものはマイクとヘッドセットのみの場合が多く、使用頻度によってはレンタルが必要ないでしょう。

Q最低利用期間はありますか?

A1年程度の最低利用期間を設けているケースが多い。

クラウド型のWEB会議システムの場合、1ヶ月から利用できるものも多くあります。
ただ、長期で契約することで、1ヶ月あたりの費用は低くなります。
TV会議システム、オンプレミス型のWEB会議システムは、利用開始時に機器の購入や設定などが必要なため、1年程度の最低利用期間を設けている場合が多いようです。

Q海外とのWEB会議は可能ですか?

A標準的なブラウザ、カメラとマイクがあればどこからでも可能!

基本的には可能です。
WEB会議システムは、パソコンとインターネット回線、標準的なブラウザ、カメラとマイクがあれば、どこからでも利用できます。
ただし、インターネットの利用制限がおこなわれている一部の国や地域では利用できない場合がありますので、事前に利用実績のある国をご確認のうえご利用ください。

Qひとつの会議に何名まで参加することができますか?

A契約プランやシステムによって様々、目的に合わせたプラン選びを!

TV会議・WEB会議システム、契約プランごとに異なります。
20名までしか参加できないシステムもあれば、1,000名単位で利用できるシステムまで様々です。
社内・取引先をの会議でしか利用しないのであれば20名まででも問題なく利用できるでしょう。
セミナーやトレーニングに利用するのであれば、数百人〜参加できるシステムを利用するなど、目的にあわせてシステムやプランをお選びください。

Q会議中にファイルや画面の共有はできますか?

Aある程度の帯域が必要になるがファイルや画面の共有は可能。

多くのWEB会議システムで可能です。
会議資料などのファイルの共有、Microsoft Excelなどのアプリケーションや開発中のソフトウェアの共有、パソコンのデスクトップをそのまま共有することなどができます。
ただし、それらの共有を快適におこなうためには、ある程度の帯域が必要になります。

Qどのようなサポートが受けられますか?

A導入後のトレーニングや問い合わせなどのサポートの利用は可能。

TV会議システムの場合、利用開始時の機器の設定、オンプレミス型のWEB会議システムの場合、サーバーの構築や要望に応じてシステムのカスタマイズなどのサポートが受けられます。
また、どの場合も、導入後の運用フローやマニュアルの提供、トレーニング、利用上の不明点に対する問い合せ対応などのサポートを利用できるでしょう。
一部は有料となるので、事前にご確認の上ご利用ください。


WEB会議のアイミツ利用事例「はじめてのTV会議・WEB会議選び」

どのような?TV会議・WEB会議システムを探していましたか

3拠点以上での同時参加・大人数での会議への対応に迫られて導入を決断。

これまでスカイプを活用したWEB会議を行っておりました。主に海外の事業所に駐在する社員との業務連絡や情報共有が目的です。スカイプはコストもかからず、比較的通話も安定していますので重宝していたのですが、海外子会社を買収したことをきっかけに、3拠点以上での同時参加・大人数での会議への対応・セキュリティ観点を加味し、自社システムへの切り替えを実施することになりました。時間調整の難しい役員同士のWEB会議などは、回線が不調になってしまうと致命的なミスとなることもあり、安定回線での利用も必須項目でした。

アイミツを利用したきっかけ

提供形態や課金形態で業者を絞り込むことができる点が魅力的。

WEB会議システムを検索していくと、大手通信事業社から中小企業まで数多くのシステムがあり、正直どのように選定すればいいのかわからずにおりました。アイミツでは、提供形態(クラウド型・ライセンス型)や課金形態で業者を絞り込むことができたので、価格相場感も最初からわかったことが大きな利点でした。またクラウド型・ライセンス型のどちらにも対応している業者も複数いたため、導入にあたっての費用対効果の見通しについても相談することができました。

見積もり時に気をつけたこと、反省点

機能や費用面などトータル的な面で十分慎重に比較しました。

WEB会議システムは、1度導入するとしばらく使わなければいけないスイッチングコストの高い高価な機器のため、慎重に判断が必要ということで、アイミツで情報収集を行いました。現状は事業所の拠点を結んだ社内会議や情報共有に利用しているだけですが、今後はクライアントに自社製品をレクチャーするセミナーなど社外でも活用できるシステムを選択したいと思い、様々な状況での使い方を教えてもらうようにしていきました。各社サービスにはそれぞれ特長があり、使える機能が多くても費用がそこまで高くならないケースもありました。当初、現状の利用用途だけを想定した見積もり依頼を行ってしまったので、導入時の金額がかなり高くなってしまったことは反省点の1つです。

実際に発注してみた感想や気づき

サポート面が選定の重要なポイントになると感じた。

WEB会議システムはシステム選定だけでなく、遠隔地の事業所に導入してはじめて利用開始ができるため、サポートがより重要なポイントになると思います。事業所が増える度に、導入サポートは必要になりますし、人員が増えれば増えるほど、利用レクチャーに必要なマニュアルが装備されていることで、管理業務は格段に減らすことができます。時間と移動コストの節約には欠かすことのできない仕組みですので、業者との連携を蜜にしておくことをおすすめします。


WEB会議の用語・基礎知識

TV会議・WEB会議システム基礎知識・基礎用語

TV会議システムとWEB会議システムはどちらも遠隔地にいる複数の相手と映像や音声により顔を合わせたコミュニケーションを実施できるシステムのことです。TV会議システムは専用のハードウェアが必要で、画質が高く、相手の表情をしっかりと把握できることが特徴で、役員レベルの重要な会議や顧客との打ち合わせ、多人数での会議に適しています。一方WEB会議システムはそれほど画質が高くないもののPCとインターネットがあればすぐ使えるため場所を選ばないことが特徴で、現場レベルでの比較的小規模な会議に適しています。近年はWEB会議システムのシェアが拡大しており、TV会議システムについては縮小傾向にあります。必要な機能を検討の上、自社構築(パッケージ型)か、クラウド型かを選択してください。

 

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