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貸し会議室

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貸し会議室・セミナー会場は、主に数百人規模のセミナーや展示会、研修、説明会などを実施する際に、自社施設では対応できないため利用するケースが多いですが、近年はSOHOやフリーランスも増えていることから、日々の会議目的で小さな会議室を借りるケースも増えています。貸し会議室・セミナー会場を選ぶ際には、会議等に応じた机の配置(スクールタイプ、シアタータイプ、ロの字型、コの字型など)や参加人数、会場へのアクセスや最寄り駅の利便性(飲食店やコンビニエンスストアの有無)、マイクやプロジェクター、インターネット環境などの設備、机・椅子の配置と後片付けなどの付加サービスから、利用目的にあった会議室を選びましょう。

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貸し会議室・セミナー会場の業者選び方ガイド・比較のポイント

貸し会議室・セミナー会場の委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。アイミツが保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。アイミツでは相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

貸し会議室・セミナー会場の選定ポイント

POINT
01

希望する机の配置は可能か

スクールタイプ・口の字・コの字など希望する机の配置を考える。

貸し会議室の机の配置には、シアタータイプ、スクールタイプ、ロの字タイプ、コの字タイプがあります。実施するイベントに机が必要なら、スクールかロの字のタイプ、椅子だけ使用するならシアタータイプを選びましょう。

  •  スクールタイプ

スクールタイプは、会議室の出入口に対して、正面を前と捉え、前に向く形で机とイスを並べるレイアウトになります。出席者がノートやパソコンでメモをとることができます。部屋の大きさによって、並べることができる机の数が決まってきます。机が必要な場合には、人数に合わせて会議室の大きさを決め、条件にあった会議室のある業者を選びましょう。

  •  シアタータイプ

シアタータイプは、椅子だけを並べたスタイルで、机はありません。会議室に、多くの人を入れたい場合にはシアター形式を選びましょう。

  •  ロの字タイプ

口の字タイプは、「口」の文字の形に、机と椅子を並べた配置で、会議の参加者が中央に向くスタイルです。参加者の顔が見える並びになっていますので、参加者が意見交換をする場合にはこのスタイルを選びましょう。立食パーティーではロの字型に机を配置し、そこに料理を並べるケースもあります。

  •  コの字タイプ

コの字タイプは、「コ」の文字の形に、机と椅子を並べた配置で、正面にボードやスクリーンを置いてディスカッションしたいときなどに有効です。ロの字タイプ同様に参加者同士の顔が見えやすいメリットがあります。

 

POINT
02

希望人数を収容できるか(収容定員数)

収容定員数が適切な会議室を抱えている業者を選ぶ。

定員の人数の区分を1~10人、10~30人、30~50人、50~100人、100人以上を目安すると便利です。業者によっては、50人以下の小さな会議室が比較的多かったり、100人以上の大きな部屋を備えていたりと特色があります。使いたい会議室のサイズを多く揃えている業者を選びましょう。

 

POINT
03

アクセス・立地は最適か

駅から徒歩圏内でコンビニなど周辺施設も充実した立地が便利!

貸し会議室を選ぶときは、駅から近いところを選びましょう。最寄り駅が、複数の路線のターミナル駅であれば便利です。重要な会議や大きなセミナーなどで使用する場合は、事前に徒歩圏内であることを下見で確認すると良いでしょう。周辺に飲食店など食事ができる施設があり、コンビニエンスストアなど必要な備品を調達できる環境があるかどうかも貸し会議室を選ぶ条件になります。

 

POINT
04

会議室の設備を確認する

会議の内容に合った施設設備環境や機材の充実度を確認!

貸し会議室を選ぶ際には、室内のデザインや音響・映像の施設、机・椅子、インターネット環境、管理状態、宿泊など施設設備も重要です。施設内が清潔で管理が行き届いていることが必須の条件です。室内のデザインや 机・椅子がイベントにあったもので、必要に応じて音響、インターネット環境が用意できる業者を選びましょう。

  •  デザイン

会議室で重要な人と合う場合には、室内のデザインも主催者のセンスが問われます。デザインのよい会議室を選べば、主催者への評価も上がり、その場の雰囲気も話の流れもよいものになります。インテリアが重厚感あふれる落ち着いたものであれば、ホテルと同等以上のおもてなしができます。対象となる人や団体に応じて、インテリアを含めたデザインを決めましょう。

  •  音響、映像

会議ではプレゼンテーションの内容によって、大型スクリーンやプロジェクターなどを使うことがあります。最新の音響・映像設備を各種取り揃えた業者にしましょう。また、これらの設備は会議を行う前に必ず事前に動作確認を行いましょう。

  •  机、椅子

机や椅子の管理状態が良いことが最低条件です。白を基調とした色の机や椅子が多いですが、室内の雰囲気によっては、木目調の重厚感あるものを使用しましょう。机が可動式であれば、講義等の途中で机の配置を変えて、数人のグループに分かれてのワークショップを実施することも可能です。参加者や講義形式などに合わせて机・椅子を選びましょう。椅子に折りたたみの小さなテーブルが付いているものもあり、スペースが確保しやすため、大人数の講演等に向いています。 

  •  インターネット環境

インターネットを使った講義が増えていますので、できればインターネット環境はあった方が良いでしょう。インターネットの接続が有線か無線か、有料か無料か、パソコン等の電源コンセントの数と配置の確認も必要です。室内の携帯電話の電波の状態も確認しておくと良いでしょう。

  •  施設の管理状態

設備がある程度新しいかどうか、トイレの衛生管理が行き届いているも重要なチェックポイントです。利用する会議室を見学し、施設の管理状態を確認しておきましょう。建物の築年数が古い場合でも、きちんと修繕がされていて清潔感があれば、参加者も気持ち良く施設を利用できます。会場内だけでなく、トイレや廊下などの共用部分も良く見ておきましょう。

  •  宿泊

研修等を実施する際に遠方の参加者が多い場合には、宿泊が必要になります。会場内に宿泊施設が併設している所か、会場近隣に宿泊施設があると便利です。施設に広い客室があり、朝食無料など様々なサービスを提供しているところがおすすめです。

 

POINT
05

サービス内容は充実しているか

設備のセッティングや食事対応・利用時間などサービス面の付加価値の確認も忘れずに。

貸し会議室を選ぶ際には、講演会の講師や参加者の食事の準備、設備のセッティング・後片付け、早朝・深夜の利用への対応も重要な判断材料になります。また、ケータリングや机や椅子の配置などの付加サービスがある業者だと尚便利です。

  •  食事や飲み物

昼食用の弁当やセミナー・研修後に行う立食パーティーなど、人数・用途に応じたメニューが用意できる業者を選びましょう。コーヒーやお茶などの飲み物をデリバリーしてくれるサービスや、施設内に自動販売機が豊富にあると便利です。

  •  セッティング、後片付け

貸し会議室は、椅子や机を事前に借りる側の要望に沿って机を配置してくれるところもあります。そうでない業者の場合には、借りた側が自分でレイアウトを変更し、使用後には元の位置に戻さなければいけません。会議の机・椅子の配置を事前にやってくれたり、片付けもしてくれる業者だと便利です。予約をする際に人数や要望を伝えて、やってくれるかどうか確認しておくと良いでしょう。

  •  早朝や深夜の利用

会議室によっては早朝や深夜の利用が可能なところもあります。昼間の営業時間内のみ貸し出している業者が一般的ですが、用途によって時間外の利用を認めてくれる可能性もあります。ただ、早朝・深夜の場合には営業時間内の料金よりも割増になる可能性がありますので、確認しておきましょう。

 

貸し会議室・セミナー会場の発注時よくある質問

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貸し会議室・セミナー会場についてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

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