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■貸し会議室・セミナー会場業者を探す際のワンポイントアドバイス

貸し会議室・セミナー会場は、主に数百人規模のセミナーや展示会、研修、説明会などを実施する際に、自社施設では対応できないため利用するケースが多いですが、近年はSOHOやフリーランスも増えていることから、日々の会議目的で小さな会議室を借りるケースも増えています。貸し会議室・セミナー会場を選ぶ際には、会議等に応じた机の配置(スクールタイプ、シアタータイプ、ロの字型、コの字型など)や参加人数、会場へのアクセスや最寄り駅の利便性(飲食店やコンビニエンスストアの有無)、マイクやプロジェクター、インターネット環境などの設備、机・椅子の配置と後片付けなどの付加サービスから、利用目的にあった会議室を選びましょう。

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  • エイチ・アイ・エス 稲葉様

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掲載業者数9544

会社サイト
http://www.grandparty-business.jp/
会社所在地
会社電話番号
03-5733-1028

〈簡単見積もり、24時間ネット問合せ、会場紹介料無料、余興もギフトもワンストップ〉
□幹事は会場探しが大変!だからコンシェルジュサービス利用でラクしませんか?
□ビジネスイベントの会場としてレストランを選ぶことで和やかな雰囲気を味方にしませんか?

会社サイト
http://www.0c7.co.jp/
会社所在地
東京都港区赤坂5-4-7 The Hexagon 7F
会社電話番号
03-3560-7747

Linkage 047は、さまざまな用途に対応する多目的なエンターテイメント・スペースです。高解像度の出力が可能なメインプロジェクターに加え、壁面へのマッピングが行える8機のプロジェクターといった映像機器、そしてCDJ、ミキサーなど多様な音響機器により、映像と音楽を合わせたさまざまな演出が可能です。

会社サイト
http://www.waterrascommon.com/
会社所在地
東京都千代田区神田淡路町2丁目101番地
会社電話番号
03-5294-6300

伝統と先進性を兼ね備え、老舗、本、音楽、アート、大学といった様々な魅力あふれる「神田」。
このまちの「地域資源」や「文化」を発掘、発信し、昔からの住民はもちろん、新しくまちに入ってくる人にとっても魅力あふれるコミュニティをつくっていくためのホール、サロン、ギャラリー等の拠点施設です。

会社サイト
http://business-community-sq.org/community
会社所在地
神奈川県横浜市都筑区見花山1-30見花山ビル3F・4F
会社電話番号
045-949-0533

横浜市都筑区の貸し会議室です。「都筑ふれあいの丘」駅から徒歩5分。駐車場4台、周辺駐車場も充実。国道246号・第三京浜・東名まで近く、車をご利用の事業に最適です。センター北、センター南などからもアクセス良好。

会社サイト
http://business-community-sq.org/community
会社所在地
神奈川県横浜市都筑区見花山1-30見花山ビル3F・4F
会社電話番号
045-949-0533

「横浜都筑ビジネス&コミュニティ」は、地域での起業やSOHO事業などの事務所として使用できる「レンタルオフィス」と、地域に根差したボランティア活動や市民活動の場としてもご利用いただける「貸し会議室」からなる複合型レンタルスペースです。

会社サイト
http://www.waterrascommon.com/
会社所在地
東京都千代田区神田淡路町2丁目101番地
会社電話番号
03-5294-6300

伝統と先進性を兼ね備え、老舗、本、音楽、アート、大学といった様々な魅力あふれる「神田」。
このまちの「地域資源」や「文化」を発掘、発信し、昔からの住民はもちろん、新しくまちに入ってくる人にとっても魅力あふれるコミュニティをつくっていくためのホール、サロン、ギャラリー等の拠点施設です。

会社サイト
http://www.waterrascommon.com/
会社所在地
東京都千代田区神田淡路町2丁目101番地
会社電話番号
03-5294-6300

伝統と先進性を兼ね備え、老舗、本、音楽、アート、大学といった様々な魅力あふれる「神田」。
このまちの「地域資源」や「文化」を発掘、発信し、昔からの住民はもちろん、新しくまちに入ってくる人にとっても魅力あふれるコミュニティをつくっていくためのホール、サロン、ギャラリー等の拠点施設です。

会社サイト
http://business-community-sq.org/community
会社所在地
神奈川県横浜市都筑区見花山1-30見花山ビル3F・4F
会社電話番号
045-949-0533

「横浜都筑ビジネス&コミュニティ」は、地域での起業やSOHO事業などの事務所として使用できる「レンタルオフィス」と、地域に根差したボランティア活動や市民活動の場としてもご利用いただける「貸し会議室」からなる複合型レンタルスペースです。

会社サイト
http://genius-seminarroom.net/
会社所在地
東京都千代田区神田和泉町1-12-17 久保田ビル5F
会社電話番号
03-5823-6011

当会場は、東京・秋葉原の格安貸し会議室/セミナールームです。 基本備品はすべて無料で、同エリア(山手線圏内)・同人数(40名以上でご利用の場合)・同グレード(駅チカ・新しさ・設備)で比較した場合、最安値となっています。

会社サイト
http://x-wave.orix.co.jp/fuchu/training/index.htm
会社所在地
東京都港区芝2-14-5 オリックス芝2丁目ビル8階
会社電話番号
03-6414-7259

好アクセスな立地にあり、研修に集中できる環境が整ったセミナーハウスです。大人数から小人数まで様々な用途に応じたホールをご用意、宿泊施設や運動施設なども完備しており、長期滞在にも対応可能となっています。

業者選びのポイントをカンタンにご紹介

業者選びの具体的な進め方は、アイミツが誇る業界のプロにご相談ください

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貸し会議室・セミナー会場の選び方ガイドGuide

貸し会議室・セミナー会場の委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

あいみつ君

貸し会議室・セミナー会場の選定ポイント

希望する机の配置は可能か

スクールタイプ・口の字・コの字など希望する机の配置を考える。

貸し会議室の机の配置には、シアタータイプ、スクールタイプ、ロの字タイプ、コの字タイプがあります。実施するイベントに机が必要なら、スクールかロの字のタイプ、椅子だけ使用するならシアタータイプを選びましょう。

  •  スクールタイプ

スクールタイプは、会議室の出入口に対して、正面を前と捉え、前に向く形で机とイスを並べるレイアウトになります。出席者がノートやパソコンでメモをとることができます。部屋の大きさによって、並べることができる机の数が決まってきます。机が必要な場合には、人数に合わせて会議室の大きさを決め、条件にあった会議室のある業者を選びましょう。

  •  シアタータイプ

シアタータイプは、椅子だけを並べたスタイルで、机はありません。会議室に、多くの人を入れたい場合にはシアター形式を選びましょう。

  •  ロの字タイプ

口の字タイプは、「口」の文字の形に、机と椅子を並べた配置で、会議の参加者が中央に向くスタイルです。参加者の顔が見える並びになっていますので、参加者が意見交換をする場合にはこのスタイルを選びましょう。立食パーティーではロの字型に机を配置し、そこに料理を並べるケースもあります。

  •  コの字タイプ

コの字タイプは、「コ」の文字の形に、机と椅子を並べた配置で、正面にボードやスクリーンを置いてディスカッションしたいときなどに有効です。ロの字タイプ同様に参加者同士の顔が見えやすいメリットがあります。

 

希望人数を収容できるか(収容定員数)

収容定員数が適切な会議室を抱えている業者を選ぶ。

定員の人数の区分を1~10人、10~30人、30~50人、50~100人、100人以上を目安すると便利です。業者によっては、50人以下の小さな会議室が比較的多かったり、100人以上の大きな部屋を備えていたりと特色があります。使いたい会議室のサイズを多く揃えている業者を選びましょう。

 

アクセス・立地は最適か

駅から徒歩圏内でコンビニなど周辺施設も充実した立地が便利!

貸し会議室を選ぶときは、駅から近いところを選びましょう。最寄り駅が、複数の路線のターミナル駅であれば便利です。重要な会議や大きなセミナーなどで使用する場合は、事前に徒歩圏内であることを下見で確認すると良いでしょう。周辺に飲食店など食事ができる施設があり、コンビニエンスストアなど必要な備品を調達できる環境があるかどうかも貸し会議室を選ぶ条件になります。

 

会議室の設備を確認する

会議の内容に合った施設設備環境や機材の充実度を確認!

貸し会議室を選ぶ際には、室内のデザインや音響・映像の施設、机・椅子、インターネット環境、管理状態、宿泊など施設設備も重要です。施設内が清潔で管理が行き届いていることが必須の条件です。室内のデザインや 机・椅子がイベントにあったもので、必要に応じて音響、インターネット環境が用意できる業者を選びましょう。

  •  デザイン

会議室で重要な人と合う場合には、室内のデザインも主催者のセンスが問われます。デザインのよい会議室を選べば、主催者への評価も上がり、その場の雰囲気も話の流れもよいものになります。インテリアが重厚感あふれる落ち着いたものであれば、ホテルと同等以上のおもてなしができます。対象となる人や団体に応じて、インテリアを含めたデザインを決めましょう。

  •  音響、映像

会議ではプレゼンテーションの内容によって、大型スクリーンやプロジェクターなどを使うことがあります。最新の音響・映像設備を各種取り揃えた業者にしましょう。また、これらの設備は会議を行う前に必ず事前に動作確認を行いましょう。

  •  机、椅子

机や椅子の管理状態が良いことが最低条件です。白を基調とした色の机や椅子が多いですが、室内の雰囲気によっては、木目調の重厚感あるものを使用しましょう。机が可動式であれば、講義等の途中で机の配置を変えて、数人のグループに分かれてのワークショップを実施することも可能です。参加者や講義形式などに合わせて机・椅子を選びましょう。椅子に折りたたみの小さなテーブルが付いているものもあり、スペースが確保しやすため、大人数の講演等に向いています。 

  •  インターネット環境

インターネットを使った講義が増えていますので、できればインターネット環境はあった方が良いでしょう。インターネットの接続が有線か無線か、有料か無料か、パソコン等の電源コンセントの数と配置の確認も必要です。室内の携帯電話の電波の状態も確認しておくと良いでしょう。

  •  施設の管理状態

設備がある程度新しいかどうか、トイレの衛生管理が行き届いているも重要なチェックポイントです。利用する会議室を見学し、施設の管理状態を確認しておきましょう。建物の築年数が古い場合でも、きちんと修繕がされていて清潔感があれば、参加者も気持ち良く施設を利用できます。会場内だけでなく、トイレや廊下などの共用部分も良く見ておきましょう。

  •  宿泊

研修等を実施する際に遠方の参加者が多い場合には、宿泊が必要になります。会場内に宿泊施設が併設している所か、会場近隣に宿泊施設があると便利です。施設に広い客室があり、朝食無料など様々なサービスを提供しているところがおすすめです。

 

サービス内容は充実しているか

設備のセッティングや食事対応・利用時間などサービス面の付加価値の確認も忘れずに。

貸し会議室を選ぶ際には、講演会の講師や参加者の食事の準備、設備のセッティング・後片付け、早朝・深夜の利用への対応も重要な判断材料になります。また、ケータリングや机や椅子の配置などの付加サービスがある業者だと尚便利です。

  •  食事や飲み物

昼食用の弁当やセミナー・研修後に行う立食パーティーなど、人数・用途に応じたメニューが用意できる業者を選びましょう。コーヒーやお茶などの飲み物をデリバリーしてくれるサービスや、施設内に自動販売機が豊富にあると便利です。

  •  セッティング、後片付け

貸し会議室は、椅子や机を事前に借りる側の要望に沿って机を配置してくれるところもあります。そうでない業者の場合には、借りた側が自分でレイアウトを変更し、使用後には元の位置に戻さなければいけません。会議の机・椅子の配置を事前にやってくれたり、片付けもしてくれる業者だと便利です。予約をする際に人数や要望を伝えて、やってくれるかどうか確認しておくと良いでしょう。

  •  早朝や深夜の利用

会議室によっては早朝や深夜の利用が可能なところもあります。昼間の営業時間内のみ貸し出している業者が一般的ですが、用途によって時間外の利用を認めてくれる可能性もあります。ただ、早朝・深夜の場合には営業時間内の料金よりも割増になる可能性がありますので、確認しておきましょう。

 

貸し会議室・セミナー会場の費用・料金相場情報

アイミツでは独自調査やお客様の声から貸し会議室・セミナーにおける料金相場情報を集めています。備品の有無などのオプションの違いなどによっても大きく料金体系も変わる中で、何が必要なのか、どのようなサービス形態なのかを考慮し、自社に合った業者を見極めることが大切になります。

あいみつ君
吹き出し

貸し会議室・セミナー会場の相場

備品利用の有無や追加するオプションで料金が変わるので、融通が利く業者選びを。

利用するスペース(広さ)によって料金が変わるのが一般的ですが、オプションのサービスや備品を利用することで料金が変わる場合がありますので注意が必要です。料金は前払いとしている業者が多いです。中には格安でサービスを提供する一方で、融通が利かない業者もいますので、万一のことを考えて、キャンセル料が発生するのはいつからかも確認しておきましょう。

<キャンセル料の相場> ※東京都内の貸し会議室の相場を記載

  •  10人未満の会議室で1時間あたり5,000円程度
  •  10人用の会議室では1時間あたり8,000円
  •  20人用の会議室では1時間あたり10,000円程度
  •  30人用の会議室では1時間あたり20,000円
  •  50人用の会議室では1時間あたり13,000円程度
  •  100人用の会議室では1時間あたり20,000円程度
  •  200人用の会議室では1時間あたり35,000円程度

 

貸し会議室・セミナー会場のよくある質問

貸し会議室・セミナー会場についてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

あいみつ君
吹き出し

早朝や夜間の利用は可能ですか?

早朝・夜間の利用には、サービス内容の変更や割増料金が必要になることもあり。

基本的に、会議室の営業時間内のみの利用になります。
一部、相談に応じられる施設もありますので、深夜や早朝などの営業時間外のご利用を希望される場合は、各施設へご相談ください。
なお、可能な施設でも、割増料金がかかったり、施設のスタッフがいないなど、通常の営業時間内と対応が異なる場合がありますので、事前にご確認ください。

貸し会議室・セミナー会場にはどのような設備や備品がありますか?

プロジェクター・コピー機などの機材、LAN・託児施設などニーズに応じた施設を選ぶ。

一般的に、デスク、椅子、ホワイトボード、プロジェクター、マイク・スピーカー、有線・無線LAN、コピー・FAX機、などの設備が用意されています。
また、駐車場、身障者用トイレ、託児施設などが整備されている施設もありますので、参加者のニーズに応じた施設をお選びください。

施設の運営スタッフは常駐していますか?

中には運営スタッフが常駐していない施設もあるので事前にチェックする。

いくつもの会場を運営している施設や、大きな会場には常駐スタッフがいる場合が多いでしょう。
常駐スタッフがいない施設で、セミナー・会議の当日にスタッフに依頼したいことがある場合は事前にご相談ください。
ただし、机や椅子のレイアウトを変更する際は、利用者が作業することが基本です。

発注前に施設の下見は可能ですか?

電源数、レイアウト、周辺環境など、事前に下見をするのがベター。

多くの施設で下見が可能です。
下見の際は、セミナー・会議に必要な機材が整っているか、会場は利用人数に見合ったレイアウト・スペースであるか、トイレ・駐車場など会場以外の設備などをご確認ください。
また、セミナー・会議にパソコンを使用する場合は、電源の数の確認もあわせておこないましょう。

会場の机のレイアウト変更は可能ですか?

レイアウトの変更は利用者による現状戻しが基本なので、時間配分を忘れずに。

机や椅子が固定されている会場でなければ、基本的に可能です。
ただし、多くの場合、レイアウトの変更は利用者で行うことになります。
また、セミナー・会議終了時には、契約時間内に利用者側で元のレイアウトに戻す必要がありますので、その時間を考慮のうえスケジュールを管理してください。

貸し会議室・セミナー会場の仮抑えはできますか?

仮抑えの可否と期間を見積もり請求時に確認しましょう。

一部の施設を除き、仮抑えが可能です。
仮抑えが可能な期間は施設により異なりますので、見積もり請求時にご確認ください。
なお、仮抑えが可能な施設でも、仮抑えしたい日程が近かったり、繁忙期の場合は、抑えておける期間が短くなったり、仮抑えを断られることがありますのでご注意ください。

貸し会議室・セミナー会場の見積もりには何が必要ですか?

会議の内容と参加人数、設備・機材から予算を算出して見積もりを依頼する。

セミナー・会議の内容、参加人数、使用する予定の設備や機材、ケータリングの申込や飲食物の持ち込みの有無、おおよその実施時期、予算を施設に伝え、見積もりをご請求ください。
全体の料金が予算内の施設が見つかったら、アクセスの良さやファシリティの充実度などを確認し、さらに施設を絞り込みましょう。

貸し会議室・セミナー会場にはどれぐらいの人数が収容できますか?

数人用から千人以上の大規模会議室まで、用途にあった会場選びが予算を抑えるポイント。

各施設により用意している会場には大小があり、小規模だと4名~、大規模だと1,000名以上収容できます。
同じサイズの会場でも、机や椅子のレイアウトによって収容人数が変わってきます。
より多くの参加者を収容したい場合は机を使用しないシアタータイプ、書類が多かったりパソコンを使用する場合はスクールタイプなど、内容に応じたレイアウトをおこなうことで費用を抑えることができます。

貸し会議室・セミナー会場での飲食は可能ですか?

飲食時の禁止事項や後片付けの対応を確認する!

可能な場合が多いでしょう。
会議やセミナーの休憩時の食事、終了後の懇親会やパーティーにもご使用いただけます。
ただし、施設によっては弁当以外や、においの強い食品は禁止されている場合があったり、飲食後の後片付けやゴミの処分などをおこなう必要があるので、見積もり請求時にご確認ください。

懇親会などのケータリングの手配は依頼できますか?

ケータリングを希望する場合は、可否とオプション料金の設定を確認すること。

多くの貸し会議室・セミナー会場で手配可能です。
パーティーや懇親会のみの利用も可能な施設もあります。
ケータリングの手配をおこなっている施設に飲食物を持ち込む場合は、持ち込み料がかかる場合があります。
また持ち込んだ飲食物のゴミは、利用者が片付ける必要がありますので、ケータリングを依頼できる施設ではあわせて発注してしまう方が無難です。

貸し会議室・セミナー会場のアイミツ利用事例「年に1度の謝恩イベントの会場探し」

どのような貸し会議室・セミナー会場を探していましたか?

謝恩パーティーのために、クライアントが楽しめるアクセスの良い会場を探していました。

弊社クライアントをご招待して行う年に一度の謝恩パーティーには、毎年全国各地より200人ほどご出席いただいております。今回は20周年を記念して招待者を大幅に増やし、例年の2倍ほどの500人を予定していました。500人のお客様が余裕を持ってコミュニケーションを取ることができ、遠方から見えるお客様も多いため、アクセスの良い会場を探しておりました。

あいみつ子さん

アイミツを利用したきっかけ

各会場が比較しやすいリスト形式で、必要な情報がコンパクトにまとめられていたこと。

例年お世話になっている会場はキャパシティの問題で今回利用が難しかったので、新しく会場を探す必要がありました。東京都内近郊にエリアを絞り、まずは1件1件インターネットで検索をしておりましたが、駅からのアクセス、収容人数をはじめ、広さ、メイン会場以外にも部屋数があるか、また音響設備などについて、一度に比較検討することが難しく、選定に手間取っていたところ、アイミツのサイトにたどりつきました。各会場が比較しやすいようリスト形式になっており、非常にわかりやすく必要な情報がコンパクトにまとめられておりました。

あいみつ子さん

見積もり時に気をつけたこと、反省点

音響設備の充実と、後片付けや撤収作業までサービスに含まれているかを重視しました。

今回は20周年記念の謝恩パーティーのため、多くのお客様をお招きし、音楽等の余興も予定しておりました。したがって音響設備の有無についてはしっかり確認したいポイントでした。次に、弊社は社員数人が少ないため当日のセッティング等の人的リソースが足りないことが予測できておりましたので、パーティー後の後片付けや撤収作業までサービスに含まれているかが重要でした。反省点として、遠方からのお客様の数を事前に見積もることが出来なかったため、本来行う予定であった近隣の宿泊施設の手配まで細かく対応できなかった点です。今後の企画の際にはもう少し早めに宿泊が必要な方を調査して対応したいと考えております。

あいみつ子さん

実際に発注してみた感想や気づき

こんなに多くの素晴らしい会場があることに気づかせていただき、満足しています。

例年同じ会場を利用していたため、都内近郊にこんなに多くの素晴らしい会場があることを知らずにおりました。また、設備についても音響設備やインターネット回線を始め、最新のものが様々用意されており、内容にあわせた柔軟な選択が可能であることもわかりました。今後もセミナーやイベントで会場を探す際にはアイミツを活用し、会場や付帯施設、環境などの全体チェックを含め、お客様に満足していただけるようなセミナー、イベントを企画したいと思っております。

あいみつ子さん
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サービスにかける想い

株式会社ユニラボ 代表取締役 栗山規夫

株式会社ユニラボ
代表取締役 栗山規夫

感動できる、業者紹介のコンシェルジュサービスを目指して

発注先選びに苦労したことはありませんか。時間もなく、その分野に詳しくないから外注するのに、どうしてあれこれと調査に時間をかけなければならないのでしょうか。

残念ながら、どの企業のホームページにも良いことしか書いていません。相場も分からないままに、いたずらにたくさんの業者に見積もりを依頼した結果、ろくに料金交渉もできなかった苦い経験が私にもあります。

逆に、受注者側の視点に立ってみるとどうでしょうか。一件でも多くの受注を得るためには、一件でも多くの見積もりをとらなければ、と考えてしまいます。当然、ホームページ上には聞こえのよい情報だけを掲載し、広告宣伝に多くの費用を割くことになります。結果、受注に繋がらないような見積もり依頼ばかりが増え、その対応にもすくなからぬコストがかかることになります。そんな受注者側の悩みも、たくさん耳にしてきました。

発注者と受注者とが、お互いにムダな時間やコストを省き、より幸せなかたちで出会うにはどうしたらよいか。をアイミツはそんな想いから、日本一と言える5万社以上の業者ネットワークを構築し、現在も日々優良企業を発掘し続けています。

業者選びのプロとも言えるアイミツのコンシェルジュは、東証一部上場企業の役員経験者や、コンサルティング業界出身者、大手総合商社出身者など、ビジネス経験豊かな人材ばかりです。発注先を探しておられる皆様の頼れる存在として、業者選びから相見積もりの取得まで幅広いサポートを行っています。

おかげさまで、新規の利用者様はもちろん、リピーターの皆様からの厚いご支持により、気がつけばご相談実績は1万件を超え、100万件以上のクチコミ評判を高度に分析できるサービスにまで、成長することができました。

業者との素敵な出会いが、よりスピーディーに、より簡単に実現できる。そんな世界を目指し、これからも利用者の皆様の声を大切にしつつ、さらなるサービス品質の向上に取り組んで参ります。

  • ワールドビジネスサテライト

    チラシや看板の発注から、弁護士への依頼まで比較でき、
    既にこのサイトを通じて企業同士で、数億円の取引が成立した。

    ワールドビジネスサテライト:テレビ東京

  • 日本経済新聞

    120の分野で計5万6千社の発注先を比較・検索できる。
    半年で2,000社が利用し、発注総額は10億円を超えた。

    日本経済新聞

  • IT media

    「印刷通販」「貸し会議室・セミナー会場」「オフィス清掃」「OA機器レンタル」など
    100以上のカテゴリーに分かれいて、企業の発注業務にかかわるものであれば、ほぼ網羅。

    IT media