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レンタルオフィス

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レンタルオフィスとは賃貸の一般的なオフィスよりも初期費用などコストを抑えて、多様なサービス(来客対応、電話代行、コピー機利用、インターネット回線、セキュリティ、秘書サービス等)の中から必要なものを組み合わせて利用できる貸事務所です。専用の部屋や机ある専用オフィス型、部屋や机を複数の会員で共用するシェアオフィス型、部屋も机もないバーチャルオフィス型があり、タイプによって家賃相場が変わってきます。運営主体は民間の会社と行政によるものがあります。行政が運営している場合には、ベンチャー企業の支援であるケースが多く、入居期間に制限が設けられていることがあります。レンタルオフィスは都心部に多く、地方では県庁所在地周辺に点在しています。

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レンタルオフィス・バーチャルオフィスの業者比較ガイド・比較のポイント

レンタルオフィス・バーチャルオフィスの委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。アイミツが保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。アイミツでは相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

レンタルオフィス・バーチャルオフィスの選定ポイント

POINT
01

オフィスタイプから選ぶ

3つのタイプから自社に最適なタイプを選択すること!

レンタルオフィスは専用の部屋や机のある専用オフィス型、部屋や机を複数の会員で共用するシェアオフィス型、部屋も机もないバーチャルオフィス型があります。

  •  専用オフィス型

個室や机・椅子は自分専用が欲しい、自分の荷物を置いておきたい方向けです。これまで使用してきたお気に入りの机や椅子を持ち込むことや新たに用意することができます。レンタルオフィスの中でも、通常の賃貸の事務所に近いタイプです。

  •  シェアオフィス型

部屋や机・椅子を自分以外の会員の方と共用する利用形態です。自分の荷物を置いておくことはできません。ただ、複数の会員で利用するため、専用型より料金が安くなります。近年では、起業間もないベンチャーに人気の、格安で借りることができるシェアオフィス型のレンタルオフィスも増えてきています。シェアオフィス型には、入会金を払った会員のみが利用できる会員制タイプと利用時間に応じて料金を支払う時間貸しの非会員制タイプがあります。料金の支払い方法で利用しやすい方を選びましょう。

  •  バーチャルオフィス型

実際の部屋や机・椅子を持たず住所や電話・FAX番号のみを借りるタイプです。郵便物の受け取りなども代行してくれます。都心の一等地に安価で住所等を借りることで社会的信頼を得やすいことから、自宅で仕事をされている方や起業して間もない方に人気です。

 

POINT
02

必要な付随サービスが揃っているか

必要なサービスを組み合わせることでコストパフォーマンスを上げることも可能!

オフィスのタイプから選ぶ方法の他にも、必要なサービスを組み合わせて、コストパフォーマンスの高いレンタルオフィスにすることができます。

  •  来客対応

自分で受付のスタッフを用意することはコスト負担が大きいため、このサービスはニーズが高いです。郵便物や宅配便を受け取り、保管してくれるのも便利です。

  •  電話代行

不在の際、電話受付を代行してくれるサービスです。1人で経営しているSOHOなどには便利なサービスになるでしょう。

  •  コピー機

使用できる紙のサイズがA4~A3まで、利用料金は枚数×単価で計算するところが多いです。

  •  インターネット回線

光回線の高速インターネットが利用できるレンタルオフィスを選びましょう。利用料金が基本料金に含まれるのか、自分の契約で回線を新たに引くことができるのかも確認しておきましょう。

  •  セキュリテイ

レンタルオフィスに出入りできる時間は営業時間に限られるのか、それとも24時間出入り自由なのかも選択のポイントになります。シェアタイプは営業時間イコール利用時間としているところが多いようです。早朝や深夜に貸しオフィスを利用したい可能性がある場合は、契約時に利用時間も確認しておきましょう。

  •  ビジネスサポート、秘書サービス

 レンタルオフィスの中にはパソコン入力業務などのビジネスサポートやスケジュール管理や翻訳といった秘書サービスを行なっているところがあります。必要な場合な場合にはこれらのサービスを利用しましょう。

  •  経営コンサルティング

起業支援に特化した貸しオフィスでは、税理士や会計士による相談を受けることができます。利用料金は基本料金とは別のところが多いようです。

 

POINT
03

料金体系を確認する

開設時の初期費用やランニングコスト、トータルコストを頭に入れた選択が必要!

レンタルオフィスの料金には、開設時の初期費用、ランニングコストがかかります。その他の費用を含めて、契約内容を確認して、必要でない費用を払うことがないようにしましょう。契約期間が終了した後の退室時の費用の有無についても確認しておくことが必要です。

  •  初期費用

通常の賃貸事務所では、初期費用として敷金・保証金がかかります。その額は月額賃料の6~12ヶ月分にもなります。レンタルオフィスの場合には、月額賃用の1~6ヶ月と通常の事務所賃貸の半分以下に抑えられます。

  •  ランニングコスト

基本利用料と共益費の合計額が基本的な額となります。この中には、水道・光熱費や受付サービス費、清掃費、会議室・ミーティングルーム、リフレッシュスペースの利用料、コピー機やトイレの紙代など共用部分の料金、通信費、オフィス家具の料金などが含まれています。契約によって内訳が異なる場合がありますので契約時までに確認しておきましょう。

  •  契約期間

契約期間は、最短で1日から可能な(即ち契約期間がなく自由に利用できる)タイプもありますが、一般的には最短契約期間は1カ月~3か月程度でしょう。また、更新が不可能な物件もあるため、最長利用の可能な期間も確認すると良いでしょう。

 

POINT
04

立地・路線から選ぶ

来社するお客様の利便性などを考慮した選び方も重要なポイント。

レンタルオフィスは都心なら一等地のエリア、地方都市なら県庁所在地の官庁街周辺に多く立地しています。都心や官庁街の住所を名刺に入れて会社の信用度を高めたい時には、必要な市区町を選びます。来社するお客様の利便性を考慮して最寄りの駅や路線で選ぶことも有効です。

  •  立地

都心であれば、港区、千代田区、中央区、渋谷区、新宿区といった範囲にレンタルオフィスが数多く立地し、人気があります。取引先や官庁に近いレンタルオフィスを借りると、移動時間や地下鉄の乗車賃の節約になります。

  •  最寄り駅・路線

レンタルオフィスを最寄り駅や路線で選ぶことも有効です。自社への訪問者の利便性が高く、駅から近いことを考慮するといいでしょう。レンタルオフィスを選ぶ際には、最寄り駅からの徒歩の時間がどのくらいかかるのか実際に歩いてみることをおすすめします。地図で見ただけでは、坂があるのかといった土地の高低差などがわかりません。歩いてみたら、最寄り駅からレンタルオフィスまでとレンタルオフィスから最寄り駅まででかかった時間が違っていたということもあります。

 

POINT
05

運営主体から選ぶ

民間運営か行政機関の運営かんどの運営母体で選ぶことも可能。

レンタルオフィスには民間運営のものと行政機関の運営のものがあります。民間企業によるレンタルオフィスは大企業の事業所からSOHOの個人向けまで、多くのニーズに応え、様々な目的で利用できます。それに比べて行政機関運営のレンタルオフィスは中小企業支援やベンチャー企業支援に目的が限定されていますが、民間よりも利用料金が安く抑えられています。

  •  民間のレンタルオフィス

レンタルオフィスの多くは民間が運営しています。具体的には不動産会社、不動産管理会社、レンタルオフィス専業会社などです。物件数やサービスの豊富さから多くのニーズに応えられますが、行政機関運営のレンタルオフィスよりは料金が高く設定されています。

  •  行政機関のレンタルオフィス

行政が運営しているレンタルオフィスは、中小企業支援やベンチャー企業支援のために開設されたものが多いです。地方の自治体が、都内にオフィスを構えることもあります。ベンチャー企業等の支援を目的としているレンタルオフィスは民間運営よりも料金が安くなっています。

 

POINT
06

デザイン・空間は最適か

会社の第一印象を決める重要な要素の1つがオフィスのデザインです。机や椅子などオフィス家具などのグレードの高さ、照明・採光、空間の広さなどのポイントがあります。オフィスのデザインは、採用面接の際に入社希望者の自社に対する好感度を上げたり、取引先などが来社した際に自社への信頼感を高めてくれます。また何よりも、毎日利用する従業員の仕事へのモチベーションも高めることにつながります。

  •  オフィス家具などのグレード

オフィスの家具には木目調の高級感を演出するものと、高級感よりも機能性が重視されているものがあります。企業のイメージカラーや取り扱っている商品・サービスのイメージ、顧客の年齢層などから企業イメージにふさわしいオフィス家具を選び、好感度を上げるようにしましょう。

  •  照明・採光

白色の照明1つとっても、よく事務所で採用されている照明にするのか、ホテルで使われているような落ち着いた光を放つ照明にするのかもレンタルオフィス選びのポイントになります。

日中は照明だけでなく、窓からの光もオフィスの雰囲気を変えるものです。窓の大きさ、カーテンの色合い・柄、ブラインドの使用なども企業のイメージアップにつながるかどうかを考慮して選びましょう。明るい雰囲気はオフィスで働く従業員の職場環境としても好ましく、職場の満足度を高めてくれます。

  •  空間の広さ

床から天井までの広さがあると、解放感があるオフィスになります。反対に、天井が低いと圧迫感を感じることがあります。賃料の負担が許すなら、天井の高いオフィスにした方が来客者によい印象を与えることができます。

 

レンタルオフィス・バーチャルオフィスの発注トラブル事例

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条件が急に変わったり金銭的な面でのトラブルは多く聞かれる悩みでもあるようです。ここでは当社が把握済みのレンタルオフィス・バーチャルオフィスにかかわるトラブルの一部をご紹介いたします。思わぬトラブルを避けスムーズな発注・納品となるよう、ぜひアイミツにご相談下さい。

レンタルオフィス・バーチャルオフィスの発注時よくある質問

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レンタルオフィス・バーチャルオフィスについてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

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