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プロジェクト管理ツールを選ぶ際には、目的に見合った契約形態(パッケージ型かクラウド型か)や費用体系を確認して選ぶことが大切ですが、それ以上に使いやすさも重要な要素になります。操作性が悪い管理ツールを導入すれば、メンバー全員で使いこなすことができず、生産性が向上しない事が考えられます。ツールの機能については、多機能が良いという安易な判断はせず、目的にあった機能があるか、現状の問題を解決できる機能が備わっているかを確認する事が大切です。例えば、スケジュール管理システム・ソフトを利用すれば、スケジュール管理や会議室・車両など施設の予約管理などが可能になり、また、この情報を社内で共有することが可能になります。実際に使ってみると不明点や疑問点が出てくることが多々ありますので、サポート体制が充実しているツールを選びたいものです。プロジェクト管理ツールを初めて導入する際には、まずは、無料体験版を試して比較することをおすすめします。

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スケジュール管理システム・ソフト搭載のプロジェクト管理ツールの

選び方ガイド

スケジュール管理システム・ソフト搭載のプロジェクト管理ツールの選び方ガイド

スケジュール管理システム・ソフト搭載のプロジェクト管理ツールの委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

スケジュール管理システム・ソフト搭載のプロジェクト管理ツールの選定ポイント

POINT
01

クラウド型スケジュール管理システム・ソフトの特徴をおさえておく

手軽に始められるクラウド型

スケジュール管理システム・ソフトの導入では「クラウド型」「パッケージ型」二つの選択肢がありそれぞれに特徴がありますので、最初にそれぞれの特徴をおさえておきましょう。

〈クラウド型のメリット〉

  • 時間と費用が節約できる!

インターネット接続環境とブラウザーがあれば、自社で特別にプログラミングをしたソフトウェアやシステムを構築しなくても手軽に始めることが可能です。

  • 洗練された汎用的な機能がそろっている!

クラウド型プロジェクト管理ツールは、現場の担当者がすぐに直感的に使える操作性を第一に作られています。

  • バージョンアップやシステム障害に対する対応が迅速!

クラウドベースなので、システム障害への対応やバージョンアップには無料で迅速に対応してくれます。自社で不具合が確認できていないところであっても、多数のユーザーからの声を反映させて常にチューンアップされた高品質な状態でサービスが提供されます。

POINT
02

パッケージ型スケジュール管理システム・ソフトの特徴をおさえておく

自社の要望に合わせて柔軟に機能拡張できるパッケージ型

〈パッケージ型のメリット〉

  • 自社に即した柔軟なシステム連携が可能!

クラウド型では、すでに自社で稼働しているグループウェアやプロジェクト管理ツールと完全に連動できない場合が多いです。クラウドが対応できるカスタマイズはインターフェイス部分やデータの簡単なインポート/エクスポートがメインですので、社員のスケジュール管理や工程管理、業務管理を営業成績の管理や日報管理などに結び付けたい場合には、柔軟に設計可能なパッケージ型を検討しましょう。

  • 長期の使用ではオンプレミスがお得というケースもある

クラウド型は初期費用が安く、その後も月額費用だけで済む利点がありますが、月額費用を利用人数分支払うため、利用が長期間になればなるほど累計コストがかさむ問題点があります。(一般的にクラウド型のランニングコストをパッケージ型導入の運用コストと比較すると1年半~2年強でクラウド型の方がコストは高くなると言われています。)

POINT
03

自社の目的にあった機能が備わっているかチェックする

多機能なものより、自社のニーズにあったものを選ぶこと!

プロジェクト管理ツールには、様々な機能やコンテンツが装備されています。いくら多機能であっても、自社の目的にあった機能が無ければ意味がありません。そのため、現状で社内にどんな問題があり、それを解決するために必要な機能は何であるかを明確にしておきましょう。主な機能は次の通りです。

  • スケジュール管理機能

個人が入力したスケジュールを全員で共有できます。会議予定を入れるときに空き会議室の状況を一覧で把握したり、同行したい営業部員のスケジュールなどをチェックしたりできます。

  • インフォメーション機能

休憩室での張り紙や紙の回覧が不要になります。共有すべき重要スケジュールや短期の予定などは、スケジュール管理ソフトを立ち上げた時にトップページにアラートされます。

  • 回覧・レポート機能

回覧板のように「確認済」ボタンを押す機能で、確認していない人をチェックできます。未確認の人に確認を催促する通知機能などで最終的に参加者や確認者をリストアップしてレポートにできます。

POINT
04

グループウェアとの連携は可能かチェックする

スケジュール管理はグループウェアの得意分野でもあります!

スケジュール管理ツールを使っているうちに、より高機能なグループウェアとの連携をしたいと要望が出てくるかもしれません。将来的にグループウェアと連携できるかどうかを確認するとともに、最初から下記のようなこともやりたいことがはっきりしている場合には、グループウェアの中の「スケジュール管理機能」を使う選択肢もあります。

■グループウェアでできること

  • ワークフロー申請や承認

例えば、社員が交通費の精算を申請し、上司が承認する一連の業務をツール上で行うことができれば、効率的に管理ができ時間短縮につながります。

  • メモ帳機能

個人的なメモから議事録、共有したいノウハウ、マニュアルを保存・共有することで、情報の伝達が速まり生産性が上がります。

  • データの集計、分析の自動化

入力したデータを元に、グラフや報告書が自動的に作成される機能があれば、何度も同じような情報を入力する必要がなくなります。データがどの機能と連携されているのかをチェックしておきましょう。

  • 検索機能

大量のデータから必要なデータを抽出するために、検索機能が充実したツールを選びたいものです。

  • 掲示板機能

公開議論やディスカッションのようなことが管理ツール上でできれば、メンバー全員で問題解決のための話し合いができたり、コミュニケーションを取ったりもできます。

  • 売上やコストの計算

所定の場所に数字を入力するだけで自動的に計算される機能があれば、売上やコストを簡単に把握できます。

  • タスク管理

ガントチャートを利用できるので、メンバーの誰がどのような内容のタスクを行っているのかプロセスや進捗状況がわかります。ツールによっては、予測した時間と実際に費やした時間を入力でき、タイムマネージメントもできます。タスクの検索ができる機能があるとさらに便利です。

  • ファイルデータの保存や共有

この機能があれば、メンバー間でファイルをシェアしたり受け渡したりする事ができます。ファイルの保存場所が担当者にしかわからないトラブルを回避することもでき、必要なファイルを必要な時に素早く探し出すことができます。メールとは違い、容量制限や誤送信の可能性も低く、安全にファイルを扱うことができます。他のソフトとの連携ができることが望ましいでしょう。例えば、エクセル形式やPDF形式としてデータをエクスポートできれば、外部のクライアントとのやり取りもスムーズに行うことができ、利便性が増します。

POINT
05

サポート体制は充実しているかチェックする

電話やメールでの対応も可能な充実のサポート体制がポイント。

使い方がわからない、または不明な点がある場合、トラブルの際にしっかりと対応してくれるかどうかも重要なポイントです。電話、メールでの問い合わせができるか、またはマニュアルだけなのかを事前に確認しておきましょう。また問題解決だけでなく、さらに一歩踏み込んだ業務効率のアドバイスやコンサルティングを受けることができれば、より生産性を高めることができるでしょう。プロジェクト管理ツールはフリーソフトも多数出ていますが、その場合マニュアルが英語(もしくは機械翻訳)のみ、サポートに乏しいケースが散見されます。

スケジュール管理システム・ソフト搭載のプロジェクト管理ツールのよくある質問

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スケジュール管理システム・ソフト搭載のプロジェクト管理ツールについてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。