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プロジェクト管理ツールを選ぶ際には、目的に見合った契約形態(パッケージ型かクラウド型か)や費用体系を確認して選ぶことが大切ですが、それ以上に使いやすさも重要な要素になります。操作性が悪い管理ツールを導入すれば、メンバー全員で使いこなすことができず、生産性が向上しない事が考えられます。ツールの機能については、多機能が良いという安易な判断はせず、目的にあった機能があるか、現状の問題を解決できる機能が備わっているかを確認する事が大切です。実際に使ってみると不明点や疑問点が出てくることが多々ありますので、サポート体制が充実しているツールを選びたいものです。月額料金が格安のツールもありますが、機能が限定的であたり、サポートが十分に受けられない場合もあるので、価格で判断せず、自社にあった機能を搭載しているツールを選ぶようにしましょう。プロジェクト管理ツールを初めて導入する際には、まずは、無料体験版を試して比較することをおすすめします。

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格安のプロジェクト管理ツールの

選び方ガイド

格安のプロジェクト管理ツールの選び方ガイド

格安のプロジェクト管理ツールの委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

格安のプロジェクト管理ツールの選定ポイント

POINT
01

契約形態と費用相場の妥当性

2つの契約パターンをしっかりと把握して選定を!

プロジェクト管理ツールでは、社内やプロジェクトチームのスケジュール管理やタスク管理ができます。またデータや情報・ノウハウの共有がスムーズに行うことができます。このツールを使いこなせば、工程管理にかかる時間の短縮や作業効率がアップし、生産性が高まります。それらの効果を得るために、どれくらいの費用をかけても良いのかを十分に検討しておくことが大切です。契約形態は下記の2パターンがあります。

  •  パッケージ型 :システム買い取りによる自社運用

システムを自社で一括買い取れば、月額のコストはかかりません。ソフトウェアが自社のサーバに導入されるので、幅広く機能やシステムのカスタマイズができ、メンバーの追加も自由にできます。業者によってはオンプレミス型と呼ばれています。しかしながら、アップデートやデータバックアップの作業や設定についても自社で行う必要がありますので、注意が必要です。相場としては、ツールの機能性などによって異なり、数十万円から用意されていますが、場合によっては1,000,000円を超えるケースもあります。

  •  クラウド(ASP)型 :月額契約費用の支払い

クラウド型のプロジェクト管理ツールであれば、自社のサーバにシステムを導入する必要はなく、素早く利用開始ができます。多くの場合、バックアップ機能やシステムアップデートは費用に含まれています。利用する人数が増えれば、追加費用が発生する場合が一般的です。月額費用は、機能や人数によって異なりますが1,000~100,000円ほどです。万が一、サービス提供業者のシステムにトラブルが起きれば、使用できない状態に陥る可能性があることも覚えておきましょう。

 

POINT
02

誰でも簡単に操作ができるか

生産性を高めるためにも操作性に関しては使いやすいものを選ぶことがポイント。

プロジェクト管理ツールによって作業効率をアップさせ生産性を高めるためには、ツールの使いやすさが重要なポイントとなります。操作性が悪いプロジェクト管理ツールの場合には、社員やプロジェクトメンバーが使いこなすことができず、作業が非効率的になり、次第に利用されなくなる恐れがあります。操作性が良いと感じるポイントは人それぞれ違いますが、最低限、次の点について確認しておくと良いでしょう。

  •  マイクロソフトのワード、エクセルと同じショートカットキーが使える。
  •  ドラッグ&ドロップが使える。
  •  一度入力した項目でも、編集や削除が自由に行うことができる。
  •  表示ウィンドウの大きさや位置の変更ができる。
  •  クリックするだけで、素早く表示画面や機能の変更ができる。
  •  ガントチャートの機能などがわかりやすい(直観的に操作できる)

また、導入を決定する前に、ツールの無料(フリー)体験ができれば一度操作性を確認するのも良いでしょう。

 

POINT
03

自社の目的にあった機能が備わっているか

多機能なものより、自社のニーズにあったものを選ぶこと!

プロジェクト管理ツールには、様々な機能が装備されています。いくら多機能であっても自社の目的にあった機能が無ければ、意味がありません。そのため、現状で社内にどんな問題があり、それを解決するために必要な機能は何であるかを明確にしておきましょう。主な機能は次の通りです。

<プロジェクト管理ツールの機能一覧>

  •  スケジュール管理

プロジェクト管理ツールの基本的な機能です。プロジェクトの計画をメンバーの全員で把握したり、それぞれのメンバーのスケジュールを確認できます。横長の棒グラフであるガンチャート(工程表)や厳守したい日程や節目を確認するためのマイルストーンを表示することで、視覚的にプロジェクトの進捗状況を理解することができます。

  •  タスク管理

メンバーの誰がどのような内容のタスクを行っているのかがわかります。ツールによっては、予測した時間と実際に費やした時間を入力でき、タイムマネージメントをすることもできます。タスクの検索ができる機能があるとさらに便利です。

  •  ファイルデータの保存や共有

この機能があれば、メンバー間でファイルを受け渡す事ができます。ファイルの保存場所が担当者にしかわからないというトラブルを回避することもでき、必要なファイルを必要な時に素早く探し出すことができます。メールとは違い、容量制限や誤送信の可能性も低く、安全にファイルを扱うことができます。他のソフトとの連携ができることが望ましいでしょう。例えば、エクセル形式やPDF形式としてデータをエクスポートできれば、外部のクライアントとのやり取りもスムーズに行うことができ、利便性が増します。

  •  ワークフロー申請や承認

例えば、社員が交通費の精算の申請し、上司が承認する一連の業務をツール上で行うことができれば、効率的に管理ができ、時間短縮につながります。

  •  メモ帳機能

個人的なメモから、議事録、共有したいノウハウ、マニュアルを保存・共有することで、情報の伝達が速まり生産性が上がります。

  •  データの集計、分析の自動化

入力したデータを元に、グラフや報告書が自動的に作成される機能があれば、何度も同じような情報を入力する必要がなくなります。データがどの機能と連携されているのかをチェックしておきましょう。

  •  検索機能

大量のデータから必要なデータを抽出するために、検索機能が充実したツールを選びたいものです。

  •  掲示板

公開議論やディスカッションのようなことが管理ツール上でできれば、メンバー全員で問題解決のための話し合いができたり、コミュニケーションを取ることもできます。

  •  売上やコストの計算

所定の場所に数字を入力するだけで、自動的に計算される機能があれば、売上やコストを簡単に把握できます。

 

POINT
04

サポート体制は充実しているか

電話やメールでの対応も可能な充実のサポート体制がポイント。

使い方がわからない、不明な点がある場合、トラブルの際にしっかりと対応してくれるかどうかも重要なポイントです。電話、メールでの問い合わせができるか、またはマニュアルだけなのかを事前に確認しておきましょう。また、問題解決だけでなく、さらに一歩踏み込んだ業務効率のアドバイスやコンサルティングを受けることができれば、より生産性を高めることができるでしょう。プロジェクト管理ツールはフリーソフトも多数出ていますが、その場合マニュアルが英語(もしくは機械翻訳)だけであったり、サポートに乏しいというケースが散見されます。

 

POINT
05

システムの安全性をチェックする

安全性の高いシステムで、万が一の損失を防ぐ選び方も重要。

プロジェクトの大切なデータが外部に流出、あるいは消失すれば、多大な損害を被ることになります。システムのセキュリティがどのようになっているか、最低でも次の事を忘れずに確認しましょう。

  •  バックアップ

クラウド型のツールの場合、どのような所にデータが保存されているか、バックアップ体制とともに確認しておきましょう。

  •  SSLによる通信の暗号化

ブラウザ・サーバー間で通信を暗号化すれば、データの盗み読み、改ざんを防止できます。

  •  ファイヤーウォール

外部の不正なアクセスからサーバを守ります。

 

POINT
06

無料(フリー)版でお試し利用する

とにかくまずは無料版で操作性などの機能面を確認してみること!

一部のプロジェクト管理ソフトでは、無料のお試し期間や、無料版(フリーソフト)も用意されています。個人事業主や中小企業、スタートアップベンチャーなどは利用人数も少ないため無料版でも十分なこともありますので、まずは色々なサービスをトライアルで利用してみましょう。また、Redmineなどに代表されるオープンソースのプロジェクト管理ソフトもあります。自社でカスタマイズできる場合などは利用を検討してみても良いかもしれません。

 

格安のプロジェクト管理ツールのよくある質問

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格安のプロジェクト管理ツールについてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。