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プロジェクト管理ツールを選ぶ際には、目的に見合った契約形態(パッケージ型かクラウド型か)や費用体系を確認して選ぶことが大切ですが、それ以上に使いやすさも重要な要素になります。操作性が悪い管理ツールを導入すれば、メンバー全員で使いこなすことができず、生産性が向上しない事が考えられます。ツールの機能については、多機能が良いという安易な判断はせず、目的にあった機能があるか、現状の問題を解決できる機能が備わっているかを確認する事が大切です。実際に使ってみると不明点や疑問点が出てくることが多々ありますので、サポート体制が充実しているツールを選びたいものです。クラウド型のツールであれば、保守やバージョンアップの心配がなく、インターネットが利用できる環境さえそろっていれば、すぐに利用することが可能です。これにより、経費削減にもつながります。プロジェクト管理ツールを初めて導入する際には、まずは、無料体験版を試して比較することをおすすめします。

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クラウド型のプロジェクト管理ツールの

選び方ガイド

クラウド型のプロジェクト管理ツールの選び方ガイド

クラウド型のプロジェクト管理ツールの委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

クラウド型のプロジェクト管理ツールの選定ポイント

POINT
01

クラウド型プロジェクト管理ツールのメリットをおさえておく

クラウド型なら洗練されたプロジェクト管理機能がすぐに使えます!

個人の「やることリスト」を管理するタスク管理ソフトやアプリと違って、プロジェクト管理ツールでは複数の人数での情報の共有の一元管理と進捗管理が必須機能となります。クラウド型のプロジェクト管理ツールを使えば自社のサーバにシステムを導入する必要はなく、複数の人数での機能を含めてすぐに利用開始ができます。

また多くの場合、バックアップ機能やシステムアップデートは初期費用に含まれています。無料から使い始められるものも多く、利用する人数が増えれば追加費用が発生する場合が一般的ですので、規模に合わせてスケールアップしていくことが可能です。

〈クラウド型のメリット〉

  • 時間と費用が節約できる!

インターネット接続環境とブラウザーがあれば、ソフトウェアのプログラミング、または自社で特別なシステムを構築しなくても手軽に始めることが可能です。

  • 洗練された汎用的な機能がそろっている!

クラウド型プロジェクト管理ツールは、現場の担当者がすぐに直感的に使える操作性を第一に作られています。

  • バージョンアップやシステム障害に対する対応が迅速!

クラウド型なので、システム障害への対応やバージョンアップには無料で迅速に対応してくれます。自社で不具合が確認できていないところであっても、多数のユーザーからの声を反映させて常にチューンアップされた状態で高品質なサービスが提供されます。

POINT
02

クラウド型プロジェクト管理ツールの課題点をおさえておく

使っているうちにもっと高度な要望が出てくる場合も想定しておきましょう!

  • 大規模なカスタマイズには対応できない

すでに自社で稼働しているグループウェアや顧客データベースと完全に連動させたい場合には、データベースの開発・設計から着手する必要も出てきます。

  • 自社オリジナルのバージョンアップができる場合とできない場合がある

営業部のタスクフォースやマーケティングなど、少人数のスケジュール管理をする場合には問題はありませんが、エンジニアの工程管理や生産管理などの大規模で複雑な管理をしたい場合には、対応が難しい場合もあります。将来的にどこまでのカスタマイズが想定されるのか、事前にプロジェクトマネジメントサービスの提供会社に相談してみましょう。

工程管理については「生産管理システム・ソフト」、生産管理については「工程管理システム・ソフト」も参照してみてください。

POINT
03

自社の目的にあった機能が備わっているかチェックする

多機能なものより、自社のニーズにあったものを選ぶこと!

プロジェクト管理ツールには、様々な機能が装備されています。いくら多機能であっても、自社の目的にあった機能が無ければ意味がありません。そのため、現状で社内にどんな問題があり、それを解決するために必要な機能は何であるかを明確にしておきましょう。主な機能は次の通りです。

<プロジェクト管理ツールの機能一覧>

  • スケジュール管理

プロジェクト管理ツールの基本的な機能です。プロジェクトの計画をメンバーの全員で把握したり、それぞれのメンバーのスケジュールを確認できたりします。横長の棒グラフであるガントチャート(工程表)や厳守したい日程や節目を確認するためのマイルストーンを表示することで、視覚的にプロジェクトの進捗状況を把握できます。

  • タスク管理

メンバーの誰がどのような内容のタスクを行っているのかがわかります。ツールによっては、予測した時間と実際に費やした時間を入力でき、データ収集をしてタイムマネージメントを効率化させることもできます。タスクの検索ができる機能があるとさらに便利です。

  • ファイルデータの保存や共有

この機能があれば、メンバー間でのファイルの受け渡しができます。ファイルの保存場所が担当者にしかわからないトラブルを回避することもでき、必要なファイルを必要な時に素早く探し出すことができます。メールとは違い、容量制限や誤送信の可能性も低く、安全にファイルを扱うことが可能です。他のソフトとの連携ができることが望ましいでしょう。例えば、エクセル形式やPDF形式としてデータをエクスポートできれば、外部のクライアントとのやり取りもスムーズに行うことができ、利便性が増します。

POINT
04

グループウェアとの連携は可能かチェックする

プロジェクト管理はグループウェアの得意分野でもある。

プロジェクト管理ツールを使っているうちに、より高機能なグループウェアとの連携をしたいと要望が出てくるかもしれません。将来的にグループウェアと連携できるかどうかを確認するとともに、最初から下記のようなこともやりたいことがはっきりしている場合には、グループウェアの中の「プロジェクト管理機能」を使う選択肢もあります。

■グループウェアでできること

  • ワークフロー申請や承認

例えば、社員が交通費の精算の申請し、上司が承認する一連の業務をツール上で行うことができれば、効率的に管理ができ時間短縮につながります。

  • メモ帳機能

個人的なメモから議事録、共有したいノウハウ、マニュアルを保存・共有することで、情報の伝達が速まり生産性が上がります。

  • データの集計、分析の自動化

入力したデータを元に、グラフや報告書が自動的に作成される機能があれば、何度も同じような情報を入力する必要がなくなります。データがどの機能と連携されているのかをチェックしておきましょう。

  • 検索機能

大量のデータから必要なデータを抽出するために、検索機能が充実したツールを選びたいものです。

  • 掲示板機能

公開議論やディスカッションのようなことが管理ツール上でできれば、メンバー全員で問題解決のための話し合いができたり、コミュニケーションを取ったりもできます。

  • 売上やコストの計算

所定の場所に数字を入力するだけで自動的に計算される機能があれば、売上やコストを簡単に把握できます。

POINT
05

サポート体制は充実しているかチェックする

電話やメールでの対応も可能な充実のサポート体制がポイント。

使い方がわからない、不明な点がある場合、トラブルの際にしっかりと対応してくれるかどうかも重要なポイントです。電話、メールでの問い合わせができるか、またはマニュアルだけなのかを事前に確認しておきましょう。また、問題解決だけでなく、さらに一歩踏み込んだ業務効率のアドバイスやコンサルティングを受けることができれば、より生産性を高めることができるでしょう。プロジェクト管理ツールはフリーソフトも多数出ていますが、その場合マニュアルが英語(もしくは機械翻訳)のみ、サポートに乏しいケースが散見されます。

クラウド型のプロジェクト管理ツールのよくある質問

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クラウド型のプロジェクト管理ツールについてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。