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オンライン・クラウドストレージの法人比較ガイド・比較のポイント

オンライン・クラウドストレージの委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。アイミツが保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。アイミツでは相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

オンライン・クラウドストレージの選定ポイント

POINT
01

機能が充実しているか

オンラインストレージの主な機能をしっかりと把握すること!

同じようなオンラインストレージサービス(ファイル共有サービス)でも細かい部分で機能差はありますので、自社に最も合ったサービスが選べるように確認していきましょう。オンラインストレージの主な機能は次のとおりです。

<オンラインストレージの主な機能>

  •  ディスク容量

社内でどれだけの容量が必要なのかを事前に確認しておきましょう。また、容量が足りなくなった際に、速やかに増量が可能かチェックしておきましょう。容量は数GB(ギガバイト)から1,000GBを超えるものまで色々なプランに分かれています。また、容量無制限のサービスも登場しています。

  •  操作性

ほとんどのサービスでは、ドラッグ&ドロップ操作でファイルの保存ができ、スマートフォンやタブレット端末との連携ができます。中には、回線の環境に影響されたり、大量のファイルを一括してフォルダに保存することで、反応が遅くなることがありますので、そのような事が起こる可能性があるか確認しておきましょう。

  •  ファイル伝送機能

社外や取引先など、指定した外部の相手に対して、メールでは送ることのできない大量のデータを安全に届けることができます。その際、パスワードの設定やダウンロードの回数、ダウンロードできる日数を制限することができます。逆に、外部の人から大量のデータを受け取る機能もあるかについてもチェックしてください。

  •  過去のファイルの保管

この機能があれば、万が一、間違って上書きしてしまったファイルでも過去にさかのぼり、ファイルの状態が元に戻るので便利です。多数のユーザーで利用する場合には、バックアップ機能はフォルダの共有においては必須になりますので、そのログの保管期間(バックアップデータの保存期間)なども確認しましょう。

  •  ユーザービリティ

オンラインストレージを利用して業務を行う場合、使いやすさ(UI)は重要な要素になります。フォルダライクに使用できるか、それとも都度サイト上にアップロードする仕様なのか、ファイルの共同編集はできるのか、自動で同期されるのかという点は業務効率に直結します。

 

POINT
02

安全性は高いか

高い安全性のもとで運営されれているかは重要なポイント。

オンラインストレージは、外部にデータがあるため、堅牢なセキュリティ体制や高い安全性のもと、運営されているかを確認することが必須となります。

  •  暗号化

通信経路の途中で不正に閲覧されないようSSL暗号化され、オンラインストレージ上のファイルもすべて暗号化されることが望ましいでしょう。

  •  ウイルス対策

ウイルスに感染したファイルが保存され、感染が拡大しないようにどのような対策がなされているかを確認しておきましょう。アップロードとダウンロード、どちらの際にもチェックされることがベストです。

  •  ログ機能

誰が何時にどのファイルにアクセスしたか、どのファイルをダウンロードしたかを確認し、不正利用がないか確認できます。グラフとして表示される機能などもあります。

  •  アクセス権限の設定

ユーザーIDごとにアクセスの権限を設定することで、特定のファイルへはアクセスができないようにすることができます。また、部署ごとにアクセス権限を分けることもできます。

  •  アカウントロック機能

不正利用が疑われた場合など、緊急時には対象ユーザーを強制的にログオフさせる機能です。

  •  パスワードポリシー設定

パスワードの文字数や有効期限の設定、同一パスワードの再利用不可などの設定ができます。

  •  データ消失対策

万が一、クラウドストレージ上のデータが消失しても、すぐに復活できるようバックアップの体制を確認しておきましょう。可能であれば、1日に何箇所のバックアップサーバーへ何回のバックアップ作業が行なわれるかを確認してください。

 

POINT
03

トラブル対応は万全か

障害が発生した場合の対策や保証などについても確認を!

障害が発生してしまうと、社内の業務が一斉に止まってしまうことが予想されます。そのため事前に、障害が発生した場合の規定やその際に損害が起きた場合の保証内容を確認しておく必要があります。十分な経験と知識を持つスタッフが24時間365日、電話対応していることが望ましいです。

 

POINT
04

コストパフォーマンスは良いか

目先の金額だけでなくコストパフォーマンスでも見るように!

価格については、業者によって大きく異なります。初期費用は、無料~30万円ぐらいが一般です。ある業者で100GBの月額費用は約10万円です。利用するユーザーアカウント数によっても上下することがあります。1GBあたりいくらであるかを計算するとそれぞれの業者の価格を比較しやすくなります。一見安くみえる料金表示であっても、様々なオプションをつけると割高になるケースもありますので、注意が必要です。

 

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