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オフィス移転

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事務所移転を請け負う業者には、大手の引越し業者や、オフィス移転専門業者が混在しています。大規模の運搬、引越し作業を得意とする業者、移転先のレイアウトやデザイン設計を得意とする業者、運搬から、名刺変更まで移転に関することなどをまとめて依頼できる業者まで様々です。移転先が決まってから最低でも2ヶ月はかかりますので、早めに業者を選定しておきたいものです。当然ながら規模が大きくなれば、さらに期間は長くなり、1年前から準備することも珍しくありません。業者には、最初に自社の要望に合わせた移転計画を作成してもらいます。その後、どのように進めればよいか提案を受けます。料金はサービス内容を確認しながら決めます。オフィス移転の業者は、計画の作成、移転先のレイアウトの提案、搬出・搬入、運搬、内装工事、原状回復工事などを一括して依頼できるのが一般的ですが、業者によってサービスの内容は異なります。また、運搬時に、ビルの壁にキズがついた、エレベーターを破損させたなどの場合、どのような補償があるのかも忘れずにチェックしておきましょう。移転した後のレイアウトが悪く、作業効率が下がったということが起きないようにしたいものです。

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オフィス移転・事務所引越しの業者選び方ガイド・比較のポイント

オフィス移転・事務所引越しの委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。アイミツが保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。アイミツでは相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

オフィス移転・事務所引越しの選定ポイント

POINT
01

サービス内容を確認する

運搬から廃品の買取まで、業者によってサービス範囲はさまざま。

オフィス移転を行う際には、多くの作業や手配が必要となります。業者を選ぶ際には、どのようなサービス内容があるのかを事前に確認しておきましょう。

オフィス移転業者に依頼できる主なサービス内容は次の通りです。

  •  移転計画の作成

オフィス移転では、膨大な作業や確認事項があり、移転日程も決まっています。業者には綿密な計画を立ててもらい、スムーズに移転が行えるように社内での準備などを相談しておきましょう。

また、移転に際して時系列でするべき項目を教えてもらい、最終的にオフィス移転が完了するまでの流れや日程を確認しておきましょう。

  •  レイアウト、デザイン提案

机をどこに置き、パーテーションや間仕切りの設置場所のレイアウトを作成してもらいます。その際には、部署ごとの人数など、詳細要件を伝え、効率的に業務を行えるように依頼したいものです。見た目の良さやデザインだけでなく、社員が移動しやすい動線もしっかり確保したいものです。 尚、レイアウト、デザインについては「店舗内装・工事・解体」もご参考にしてください。

  •  運搬

事務所の壁、あるいは、ビルのエレベーターに傷や破損が起きないように養生やキズ防止対策をしているかも確認します。また、パソコンやコピー機などの精密機器は丁寧に運搬してもらうようにします。

  •  内装工事

新たなオフィスでは、壁の色、インテリアなど、自社に合った内装にしたい場合や最低限の内装を行いたい場合に依頼することができます。また、この際に、セキュリティ設備の設置も行います。

  •  電話、ネットワーク配線、電気工事

移転先の事務所の配線工事を依頼できます。当日になって、「電話がつながらない」「インターネットが使えない」となると業務に支障をきたしますので、手配ミスがないように依頼します。電気のコンセント差込口の数が足りないということも起きないように手配してもらうようにします。

  •  原状回復工事

元の事務所は、賃貸契約に基づき、原状回復工事が必要になることがあります。事務所管理会社へ連絡したり、契約内容を確認して、必要であれば依頼するようにしましょう。

  •  オフィス家具の購入

人員増加に伴う移転では、新たに机やチェア、その他備品の購入が必要になることがあります。それらは移転を依頼した業者にて購入できることがあります。運搬のタイミングに合わせて設置してくれるので、便利です。

  •  廃棄物処理、買い取り

オフィスで不用になったオフィス家具、什器の廃棄を依頼します。場合によっては買い取りをしてくれる事もあります。尚、廃棄物処理・不用品回収をご検討の場合は、「不用品・粗大ごみ回収業者」もご参考にしてください。

  •  名刺、封筒などの印刷物の表記の変更

オフィスが移転すれば、所在地が変わります。その際に、名刺や封筒に表記されている会社の所在地を変更する必要があります。新しい名刺や封筒の作成、印刷を依頼できる業者もいますので確認しておきましょう。

 

POINT
02

移転計画やレイアウトの立案など、企画提案力は優れているか

レイアウト、通信網、得意先への案内etc‥希望する範囲のノウハウがあるか?

オフィス移転は、オフィスの家具や備品を運搬するだけではありません。賃貸の解約や契約、既存のオフィス備品の確認、レイアウトの設計、配線工事の手配など、するべきことが多岐に渡ります。これを社内の担当者だけに任せることは難しいでしょう。オフィス移転には綿密な計画や細かい手配が必要になります。

高い運用能力を持つ業者であれば、トラブルなく移転を行うことができ、移転に関する社内の作業負担が軽減されます。反対に、計画通りに進まなかったり、日程の変更が発生したり、手配ミスなどで、移転は完了した後、「電話、通信回線がつながらない」「業務ができない」という状況が起きてしまうと大問題になります。ビル管理会社、役所、公共機関への届け出、そして、顧客、取引先への連絡はいつすれば良いかなど、的確なアドバイスがあれば、事務所の引越しがスムーズになります。

 

POINT
03

料金に含まれている項目を確認する

必ず合い見積もりを!明細項目で、料金内のサービス範囲を確認。

オフィス移転にかかる料金は、サービス内容や運搬量や距離によって異なります。まずは、相見積もりを依頼しましょう。見積もりで提示された金額には、運搬費、備品購入費、廃棄処分費、工事費、移転先の工事費、移転元の原状回復工事など、含まれている各項目を確認することで、後々の料金トラブルを回避できます。

 

POINT
04

万が一の場合に備えて、補償を確認する

引っ越しにトラブルは付き物。万一の際の補償も必ずチェック!

オフィス移転の際に起きた破損などの補償についても、確認しておきたいものです。例えば、搬出、搬入の時に、事務所のドアや壁にキズがついた場合、あるいは、自社の机や精密機器が破損した場合です。業者からの説明があいまいだったり、説明が無い場合には、注意が必要です。

 

オフィス移転・事務所引越しの発注時よくある質問

人イメージ

オフィス移転・事務所引越しについてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

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