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ナレッジマネジメントツール15選を厳選比較

ナレッジマネジメントツール14選を厳選比較

ビジネスにおける「ナレッジ」は企業活動をする中で蓄積された知識のことを指します。会社の大事な資産です。属人化され共有しないまま担当社員に退職されてしまうと、会社にとって大きな損失を招きかねません。

そのナレッジを社内で蓄積・共有・管理するために、ナレッジマネジメントツールが存在します。国内だけで探してもその数は膨大。用途や会社の規模によって最適なものは異なるでしょう。

本記事では、これまでにナレッジを蓄積するためのツールを導入したが上手に活用できなかった方、初めてツールを導入しようとしている方向けに、おすすめのナレッジ共有のためのツールを紹介していきます。

10万件以上の利用実績をもつ発注業者比較サービスアイミツが、おすすめのナレッジマネジメントを厳選!

目次
このページについて

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1.ナレッジマネジメントツール(ナレッジ管理・共有ツール)とは

ナレッジマネジメントツールとは、人材や部署に蓄積されたノウハウや知識を、会社全体でスムーズに共有するためのツールです。企業活動を最適化・効率化させ、企業価値の向上や業績向上を実現することができます。
さらには、属人化している業務を一般化・マニュアル化することが可能。専門性の高い業務を行っている社員が退職しても、ブラック・ボックス化しないため、会社の損失を事前に防ぐことができるでしょう。

ナレッジマネジメントは以下の4つの方法に分類されます。

【専門知識型】
組織内外の豊富な知識をネットワークを活用することでデータベース化し、効率よく情報を提供する手法。FAQを制作することもこれに該当します。

【ベストプラクティス共有型】
模範となる社員の行動および思考を形式化し知識として共有。会社全体のスキル・意識の底上げを目指す手法。

【顧客知識共有型】
業務の知識のだけではなく、顧客へのサービス提供プロセスやその先を見据えたの知識を集約・整理する手法。顧客対応の際の内容や対処方法などをまとめ、データ化。社内共有することで同様の業務を効率化でき、さらに最適な方法の検討も可能になります。

【経営資本・戦略策定型】
組織内の知識をあらゆる視点から分析し、経営戦略に役立てる手法。自社の事例分析をすることはもちろん、競合他社の分析にも対応。企業方針など戦略的な判断を下す際に重要な役割を果たします。

自社のナレッジマネジメントに何が必要なのか、足りない部分はどの要素にあたるのか、事前に明確にしましょう。その上で最適なツールを選ぶと良いでしょう。

ナレッジマネジメントを導入を検討中の方は、まずは無料の見積もりから始めてはいかがでしょうか。
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2.特におすすめのナレッジマネジメントツール9選

多数のサービスが存在するなかで、何を選べばいいのか。以下からは、おすすめのナレッジマネジメントツールを紹介いたします。

2- 1. Qast

any株式会社
出典:any株式会社 https://qast.jp/

Qast(キャスト)はany社が提供する、Q&A形式とメモ形式で社内の知識・ノウハウを1ヵ所に蓄積できるナレッジ共有ツールです。個人の属人化している業務を浮き彫りにし、組織全体で取り組める業務とするため、さまざまな機能が搭載されています。

特長は、新入社員をはじめ誰でも質問しやすい機能が用意されていることでしょう。匿名でQ&Aに質問をすることができるため、大規模な組織でも気兼ねなく投稿できると評判です。さらに質問内容を蓄積することで、同じ質問に答えなければいけないという問題も解決することができます。
また、SlackとTeamsのコミュニケーションツールと連携。発生した重要なナレッジを特定のスタンプを押すだけで、Qastに蓄積できる点も魅力のひとつ。別のマニュアルに書き写すといった手間が削減されるので、業務効率化に大いに貢献できるでしょう。

関連記事:Qastの評判と実態【2020年最新版】

設立年
2016年
会社所在地
東京都渋谷区代々木1-21-12 ヤマノ26ビル3F
電話番号
03-6276-0076

2- 2. NotePM アイミツパートナー

株式会社プロジェクト・モード
出典:株式会社プロジェクト・モード https://notepm.jp/

「NotePM」は、株式会社プロジェクト・モードが提供しているナレッジマネジメントツールです。業務効率化を促進させるツールとして多くの企業に導入されています。

特徴は、社内wikiとして情報を蓄積しやすく、閲覧したい情報がすぐ見つけられること。全文検索機能を活用すれば、Word・Excel・PDFなど形式の異なる文書の中身まで検索が可能です。フォルダ構造のため情報の整理も簡単に行なうことができます。また、組織規模に応じた権限設定もできるため、社外メンバーと業務を行う際も安心です。その他のセキュリティ対策も万全。24時間365日のサーバー監視で厳格にデータを管理しています。

さらに、コメント機能や閲覧履歴の表示など、コミュニケーションをサポートする機能も充。チャットのようなスピード感のあるやりとりや、内容に関するフィードバックなど画面上での質疑応答をタイムリーに行うこともできます。

関連記事:NotePMの評判と実態【2020年最新版】

設立年
2012年
従業員数
10-29人
会社所在地
神奈川県川崎市中原区丸子通1-665 ファーストヒル102号室

2- 3. flouu

プライズ株式会社
出典:プライズ株式会社 https://flouu.work/

flouu(フロー) はプライズが開発・提供するナレッジマネジメントツールです。社内のあらゆる情報や文書を集約し、チームの業務効率化を実現しています。

例えば、さまざまな形式の文書データは、管理が難しく必要なときに見つからなかったり、似た内容の書類を複数作成してしまったりするケースもあるでしょう。これら文書管理や利活用の課題を、同時編集機能やラベル管理、添付ファイルの中身も対象とした強力な全文検索機能などで解決します。また、ドキュメントを見ながらチャット画面も見ることができるため、気づかないうちにコメントを見逃してしまう心配もなくオンライン会議でも役立ちます。SlackやChatworkとの連携も可能です。

料金は1ユーザー30日あたり500円(税抜)とリーズナブル。登録から14日間は無料で利用することができます。オプションで導入支援も受けられるため、文書作成や情報共有ツールから乗り換えの場合なども安心です。

設立年
2018年
会社所在地
東京都新宿区新宿7-26-7 ビクセル新宿1F
電話番号
03-6304-1860

2- 4. Accela

アクセラテクノロジ株式会社
出典:アクセラテクノロジ株式会社 https://www.accelatech.com/product/accela

Accelaは、アクセラテクノロジ社が開発した業務推進型ナレッジマネジメントツールです。日々作成・更新を繰り返す、マニュアル、提案書、手順書、FAQなどの情報を集積。その後ナレッジとして参照しやすいようデータベース化し、実務でスムーズに活用させることを目的に作られました。

ツールの魅力は、業務に関する初心者でも使いやすいように設計されていることでしょう。業務用語、製品名、トラブル症状別に詳細なタグで知識を検索できる点が特長。ドリルダウンナビを採用しているため、いち早く目的のページに辿り着くことが可能です。
また、マルチリンガル(自動翻訳連携)の機能もポイント。業務フォームのコンテンツをはじめ、コンテンツに対するやり取りやドリルダウンナビで絞り込むためのタグ、動画に挿入されたコメントなど自動翻訳が可能です。言語を意識することなく、自国の言語で海外拠点のメンバーとコミュニケーションをとることができます。

関連記事:Accelaの評判と実態【2020年最新版】

設立年
2001年
会社所在地
東京都渋谷区恵比寿1-19-19 恵比寿ビジネスタワー13F
電話番号
03-5793-5411

2- 5. kintone

サイボウズ株式会社
出典:サイボウズ株式会社 https://kintone.cybozu.co.jp/

サイボウズ社が提供しているkintoneは、webデータベース型の業務アプリ構築クラウドサービスです。社員それぞれが持つ情報を見える化する機能と、コミュニケーション機能が1つになったナレッジマネジメントツールと言えます。

顧客や案件の進捗について一元管理を実現。さらに勤怠や交通費の精算も行えるという幅の広さも見逃せません。複数のツールを行き来する手間や契約コストを削減できるため、より効率的な生産活動を行えるのではないでしょうか。もちろんスマホでも利用できるため、外出が多い営業担当とも気軽にコミュニケーションが取ることができます。
そのほかにも、直感的なマウス操作で自社に合ったシステムを作成できることも大きな強み。ほかのシステムとの連携も容易に行える点も利用者から高い評価を得ています。

関連記事:kintoneの評判と実態【2020年最新版】

設立年
1997年
従業員数
500-999人
会社所在地
東京都中央区日本橋2-7-1 東京日本橋タワー 27階
電話番号
03-4306-0808

2- 6. DocBase

株式会社クレイ
出典:株式会社クレイ https://docbase.io/

システム開発会社クレイ社が開発したDocBaseは、部署内あるいは個人で保有している情報を一元的に管理する情報共有ツールです。

特長は、文書管理に関する機能が充実していることでしょう。共有する文書には、それぞれにタグを設定し、検索する時間を圧倒的に短縮することができます。さらに、特定のメモだけ外部に共有するといった細やかな配慮も魅力です。文書作成については、テンプレート機能が搭載されているので、はじめて議事録を書く方でも簡単に作成が可能。くわえて、スライドや動画、Google Documentの挿入も行えるので、グループメンバーへ情報を浸透させることに役立ちます。
社外の人も同じグループに入ることができるため、認識の相違を防ぐことが可能。都度メールを送信する必要もないので、業務効率化に大きく貢献できるでしょう。また、さまざまな側面からセキュリティ対策・運用を実施しているため、安心して使用できる点も魅力です。

関連記事:DocBaseの評判と実態【2020年最新版】

設立年
2007年
会社所在地
東京都武蔵野市吉祥寺南町2-6-10 富士パームビル9F
電話番号
0422-26-9771

2- 7. Confluence

アトラシアン
出典:アトラシアン https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

Confluenceは、Atlassian社が開発した情報共有ツールです。情報の一元化や組織のオープンな連携、活発な議論を促すことなどを目的に作られました。

特筆すべきは、共同で文書作成が行える機能が充実していることでしょう。多彩な種類のドキュメントが作成でき、議事録はもちろん、トラブルシューティング記事や製品要件といったシーンに合わせたフォーマットがあらかじめ用意されています。また、分かりやすく文書にコメントができる機能も魅力。ドキュメントの特定の箇所にコメントを残せるインラインコメントは、返信が来た際に通知が来る仕様なため対応漏れを防ぐことができます。
そのほかにも、プロジェクトの進捗報告、社内ブログなど幅広い情報を一元化できると評判です。

関連記事:Confluenceの評判と実態【2020年最新版】

2- 8. freshdesk

Freshworks
出典:Freshworks https://freshdesk.com/jp/

FreshdeskはFreshworks社が開発した、直感的に利用できることを強みとする顧客サポートソフトウェアです。顧客との会話を1ヵ所に集約したり、繰り返しとなる単純作業の自動化をしたり、他部署や親会社とのスムーズな連携をサポートしたり、多角的な視点で課題解決にアプローチしています。

特長は、ヘルプデスクの業務効率化に注力していることでしょう。さまざまな機能が搭載されたコールセンターを設置し、問い合わせの電話やメールをチケット(だれがどの仕事をするのかの振り分け)に変換。どのサイトを閲覧しているかなどを記録・調査し顧客の問題解決に導きます。ヘルプデスクの効果測定では、顧客満足度レポートを分析しサービスの質について自動で判断することが可能です。また、さまざまなソーシャルメディアを統合することで、ツールを行き来することなくスムーズに更新が行える点も魅力でしょう。

関連記事:Freshdeskの評判と実態【2020年最新版】

2- 9. Qiita Team

Increments株式会社
出典:Increments株式会社 https://teams.qiita.com/

Qiita Teamは、「簡単にかけて、簡単に共有できる」にこだわってIncrements社によって開発された情報共有サービスです。使いやすくシンプルな機能性が魅力で、社員の暗黙知を無くし信頼のおける組織づくりに貢献しています。

とにかく文書を一括管理し、情報共有を簡単にできるのが魅力。組織運営の効率化に貢献するでしょう。文書を作成する際は、Markdown記法を採用。統一感のある見やすい文書を誰でも作成することができます。Markdownを利用したことが無い人にも、サポート機能がついているため短時間で習得することが可能。
さらにチーム専用のフォーマットが作れるため、誰でも同じ形式の文書を残すことができるでしょう。また階層構造がないため、フォルダで管理するという概念がありません。検索機能でダイレクトに探し出せる点もうれしいポイントです。

関連記事:Qiita Teamの評判と実態【2020年最新版】

設立年
2012年
会社所在地
東京都港区港南2-16-1 品川イーストワンタワー8F

3.まだ見つからない方に、おすすめのナレッジマネジメントツール6選

まだニーズにあったナレッジマネジメントツールが見つかっていない方に向けて、おすすめのサービスをご紹介します。

3- 1. esa

合同会社esa
出典:合同会社esa https://esa.io/

esa.ioは同名のシステム開発会社が提供する、自律的なチームのためのドキュメント共有サービスです。「楽しくチームで情報を育てる」をモットーとし、早期の情報共有の重要さを提唱してきました。

不完全な状態で社内で発信しても、他のメンバーが情報を補填することでより良いアイデアが生まれることもあります。そういった、活発な議論を気軽に行える情報共有ツールと言えるでしょう。
WIP(書き途中)の状態が一目でわかる仕様や、更新するたびに履歴が残る機能があるため、気兼ねなく誰でも情報を更新できるというのもポイントです。さらに、有用な知見を網羅的にストックすることにも注力。タイトルの編集だけで、カテゴリの階層分けができます。情報をリアルタイムで発信し協議した後、そのまま決定事項として分類・まとめられる点が魅力と言えるでしょう。
また、問い合わせに対してのフィードバックが早いなど利用者からは評判の声が寄せられています。

関連記事:esa.ioの評判と実態【2020年最新版】

設立年
2014年
会社所在地
東京都中野区中野5-24-18 クロス・スクエアNAKANO 902号室

3- 2. Neuron

ブレインズテクノロジー株式会社
出典:ブレインズテクノロジー株式会社 https://www.brains-tech.co.jp/neuron/

Neuronは、SCSK社が提供する知識の共有を目的とした企業内検索エンジンです。webサイトおよび社内のファイルサーバ、データベースに格納されているコンテンツへの検索を行いやすくするために開発されました。 クラウドストレージ「Box」や「SharePoint Online」と連携することで横断検索が可能となり、業務効率化を実現しています。

大きな特長は、業務改善に効果的な分析レポートが作成されることでしょう。よく使われるキーワードの統計、閲覧が多いドキュメントのランキング、検索行動のログを蓄積・解析したりすることで、検索環境改善や業務改善に活かすことができます。
また、誰でも使いやすいシンプルな検索画面もこだわりのポイント。過去に検索したワードの表示や複数の絞り込み項目を設置するなど、必要なドキュメントが短時間で見つけられる仕様が魅力と言えます。

関連記事:Neuronの評判と実態【2020年最新版】

設立年
2008年
会社所在地
東京都港区高輪3-23-17 品川センタービルディング4F
電話番号
03-6455-7023

3- 3. QuickSolution

住友電工情報システム株式会社
出典:住友電工情報システム株式会社 https://www.sei-info.co.jp/quicksolution/

住友電工情報システムが開発したQuickSolutionは、AI技術を活用した全文検索・情報活用システムです。Officeファイルやwebサイト、文書管理システムなどの情報を速やかに検索し、情報活用に役立てることができます。

大小幅拾い組織に対応できるのもポイント。1台のPCサーバで50TBのファイルサーバの検索ができ、50TBを超える場合、分散検索も可能。その上、莫大な情報を超高速で検索できるというのだから驚きです。
また、シンプルで直感的な操作性も強みです。あいまい検索(類似検索)、完全一致検索(キーワード検索)、属性検索を基本とし、それらを掛け合わせた検索も可能。さらに、更新日時やフォルダ、ファイル名、ファイルサイズでも検索できる点も魅力。これまでには、3,400サーバ以上の豊富な導入実績を誇るため、さまざまなビジネスシーンに対応することができます。

関連記事:QuickSolutionの評判と実態【2020年最新版】

設立年
1998年
従業員数
500-999人
会社所在地
大阪府大阪市淀川区宮原3-4-30 ニッセイ新大阪ビル5階
電話番号
06-6394-6751

3- 4. SharePoint

日本マイクロソフト株式会社
出典:日本マイクロソフト株式会社 https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/sharepoint/collaboration/

SharePointは、マイクロソフト社から提供されているファイル・情報共有サービスです。組織内のコンテンツや知識、アプリケーションを共有し管理することを目的に開発されました。情報が素早く見つかり、シームレスに共同作業が可能です。

最大の特長は、組織内外問わずファイルの共有がしやすいことでしょう。セキュリティを維持しながらもWindows PC、Macあらゆるデバイスから編集・更新を実現。全ての履歴が記録されるため、情報を戻したいといった場合にも対応できます。また、チーム内のコンテンツを管理する機能も豊富。簡単にドキュメントや画像の共有、予定表や企画書など書類の一元管理が可能です。さまざまなアプリを追加することで、アンケートフォームを作成することもできます。

関連記事:SharePointの評判と実態【2020年最新版】

会社所在地
東京都港区港南 2-16-3 品川グランドセントラルタワー

3- 5. Kibela

株式会社ビットジャーニー
出典:株式会社ビットジャーニー https://kibe.la/

ビットジャーニー社が提供するKibelaは、「個人の発信を組織の力にする情報共有ツール」をモットーに開発されたシステムです。SNSのように個人が気軽に発信できる点が魅力で、社員同士が活発に交流できる場としても重宝されています。

主軸となる2つの機能は、個人の意見を発信しやすい「ブログ形式」、組織全体で集約・整理できた情報を蓄積していく「Wiki形式」です。また、活発に行われるやり取りの中で、重要な情報が埋もれないようにするためのピン留め機能や、議事録のテンプレートが用意されていることなど、かゆいところに手が届くサービスが満載。さらに複数言語に対応しているので、海外拠点を持つ会社などにもうってつけでしょう。ほかのサービスからの切り替えも手軽に行える仕様のため、ナレッジ共有ツールを新たに検討している方にもおすすめです。

関連記事:Kibelaの評判と実態【2020年最新版】

設立年
2014年
会社所在地
東京都港区白金台3-16-11 峯岸ビル4F

3- 6. Sightone

株式会社アイピークリエイト
出典:株式会社アイピークリエイト https://ipcreate.co.jp/sightone/

アイピークリエイト社が開発したSightone(サイトワン)は、インシデント(事象管理)システムです。報告・連絡・相談がしやすいナレッジ共有ツールで、手間をかけずに状況を把握できる設計が特長です。緊急性の高い利用者からの問い合わせ内容に対して、迅速に対応ができる点が魅力でしょう。

また、現場の情報を組織内で共有することができるので、生活者の声をダイレクトに新商品や新サービスに反映できるでしょう。起こった事象をさまざまな部署の人が確認することで、ビジネスチャンスの可能性が拡がります。
分かりやすく情報を蓄積する機能も用意しているので、利用者から頻繁に挙がる質問の対応方法なども管理が可能。顧客対応の迅速化や効率化が可能なナレッジ共有ツールを探している方は検討してみてはいかがでしょうか。

会社所在地
和歌山県和歌山市東田中17番1
電話番号
073-477-6776

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4.ナレッジマネジメントツールを導入するメリット

以下では、ナレッジマネジメントツールを導入するメリットをいくつか紹介いたします。自社の課題解決に取り組みたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。

ナレッジをスムーズに収集・共有できる

紹介したナレッジマネジメントツールのほとんどで、質問・回答し合うことができるFAQ機能や、情報を収集するためのプラットフォームが搭載。また、収集・蓄積した情報をすぐに検索できる機能やアクセスのしやすさも特長でした。メールや報告書と異なり気軽に情報を共有し、知りたいときにすぐに見つかるのが魅力と言えるでしょう。なかには質問の敷居をさげるために、匿名で投稿できる機能もあるなど、業務をスムーズに進めるための工夫がされているという点もメリットのひとつです。

社内コミュニケーションが活発化する

企業の規模が大きくなるほど部門間での連携が難しくなります。さらには、外出中の営業マンに問い合わせ内容を確認しなければならないという状況もあるでしょう。そういった際、ナレッジマネジメントツールを活用することで、顧客からの声などをリアルタイムで伝達・共有することができます。さらに開発部門のメンバーが利用者の声を受け取れることで、新たな商品開発が始まるなど改良のきっかけが得られることもあるでしょう。

業務や教育の効率化

従来ならば、新しい担当者はベテランの作成した引き継ぎ書をもとに、独自の解釈も交えながら新しい業務をこなしていきます。しかし、ナレッジマネジメントツールを活用することで、通常の業務情報を簡単に誰でもマニュアル化・共有し、すぐにアクセスが可能です。ナレッジ共有によって属人化を避けることができるでしょう。また、都度更新が可能なため、業務をする中で見えてきた問題点なども業務フローに追記できる点も魅力。新入社員や転職、移転してきた社員などに対してもすぐに業務内容を教えることができ、業務の効率化を実現できるでしょう。

5.ナレッジマネジメントツール導入の際に気をつけるべき3つのポイント

ここからは、ナレッジマネジメントツール導入の際に気をつけるべき3つのポイントを紹介していきます。

社員の理解を事前に得ておく

どの企業も通常の業務と並行して、働き方改革を推し進めなくてはいけないという課題を抱えています。業務が忙しいためナレッジマネジメントツールに情報を蓄積するのが億劫という人がいる可能性もあり得るでしょう。なかには、長年自分が培ってきた知識・ナレッジを他者と共有することに抵抗を感じる方も少なくありません。そのような意見に理解を示しつつ、長期的な視点で見たときに、ナレッジマネジメントツールの導入・活用で会社や社員、顧客に、どんなメリットが生れるのかを説明する必要があるでしょう。

ツール側でできるだけ「書く」ハードルを下げる

まず、ナレッジマネジメントツールに情報を書く上でのハードルは、「フォーマットの自由さ」「書くまでの工程のシンプルさ」「UI/UX面での使いやすさ」などでしょう。フォーマット通りに書くとなると、多少なりとも時間が必要になります。そのため、シンプルかつ自由に書き出せるツールの方が心理的に情報共有しやすい利点があります。誰でも気軽に書きやすいツールを選ぶことが重要です。

ツール側でできるだけ「見る」ハードルを下げる

上記と同様に、見る上でのハードルは「検索」「通知方法」「階層」などでしょう。大企業になればなるほど、ドキュメント数も多くなり全文検索をしてもヒットしにくい状態になりやすいです。書いても誰も更新に気づかずに見られないということにもなりかねないため、対策を設けて避ける必要があります。検索機能において、ドキュメントの種別を自動で読み取って自動でタグ付けしたり、掛け合わせ検索できるツールもあるので、見る際の利便性も重要視してツールを選びましょう。

6.まとめ

ナレッジマネジメントツールの紹介は以上です。
多数ツールが存在することが分かりましたが、それぞれに特長があり、利用しやすい会社規模などもさまざまでした。自社に合うツールが何なのか迷われてしまった方も、システム導入の目的をはっきりさせることで、各段に選びやすくなります。本当に必要な機能が何かじっくり検討し、ぜひベストなナレッジマネジメントツールを導入してください。検討の参考のために、資料を取り寄せてみるのも良いでしょう。

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著者

imitsu編集部

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