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無料で使えるナレッジマネジメントツール15選【2020年最新版】

ナレッジマネジメントを厳選比較

社内で有用な情報を共有・整理・分類できるナレッジマネジメントツール。利用することで必要な情報やノウハウを一元管理できるため、検索や指導の手間が減り、業務効率の向上が期待できます。

ナレッジにコメントをつける・評価をするなどのアクションを加えることができるツールもあるため、社内コミュニケーションの活性化にも役立つでしょう。

今回は、無料で使える・フリートライアルを提供しているおすすめのナレッジマネジメントツールを紹介。導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

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目次
このページについて

1.ナレッジマネジメントツールを導入するメリット3つ

まずは、ナレッジマネジメントツールを導入するメリットを紹介します。導入することでどのような効果があるのか見ていきましょう。

ナレッジをスムーズに収集・共有できる

「ナレッジマネジメント」という名前のとおり、ナレッジマネジメントツールを導入することで、情報の共有をスムーズに行うことができます。また、情報が必要になった場合、スムーズに収集することも可能です。

ナレッジを共有・投稿する際に役立つ、使いやすく高機能なエディタや見やすいテンプレートを兼ね備えているツール、ハイレベルな検索機能を搭載しているツールなど、ツールによって特徴はさまざま。目的に合った使い方ができます。

業務効率化につながる

ナレッジマネジメントツールを利用することで、必要な情報やノウハウを1箇所にまとめ、管理することができます。そのため、情報が必要になった際に調べる手間が減り、業務効率の向上が期待できるでしょう。

また、1箇所に保存された同じ情報を参照するようになることで、認識の齟齬が減り、業務を遂行するうえでのミスの減少も期待できます。加えて、過去に起こった事例などの情報もノウハウとして蓄積しておくことで、類似した案件が発生した際にスムーズに対応できるようになるでしょう。

社内コミュニケーションの活性化につながる

ナレッジマネジメントツールの中には、共有されたナレッジにコメントをつける・評価をするといったアクションを加えることができるツールもあります。コメントをつける・フィードバックをするといった行為は、社内コミュニケーションの活性化につながるでしょう。

また、評価を行うことでメンバーのナレッジ共有のモチベーション向上に、情報のやり取りが活発になることが期待できます。情報共有がさかんに行われることで、業務の効率や質の向上が期待できるでしょう。

2.無料で使えるおすすめのナレッジマネジメントツール4選

ここからは、無料で使うことができるおすすめのナレッジマネジメントツールを紹介します。

2- 1. Confluence

アトラシアン
出典:アトラシアン https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

Confluenceは、チームがオープンな働き方を作り出すためのさまざまなツールを開発・提供している会社、アトラシアンが手がけるフリーナレッジマネジメントツールです。ユーザー数が10名までとなっているなど、制限はありますが、基本的なツールは無料で利用できます。

「ページ」とそれらが保存される「スペース」で構成されており、ページにはプロジェクト計画・ミーティングの議事録・トラブルが起こった際のマニュアルなど、さまざまな内容を保存することが可能。作成したいコンテンツに合わせたページテンプレートも用意されているため、用途に合った見やすくわかりやすいページを作成できます。スペースには「プロジェクト計画」「○○マニュアル」など概要を設定することができ、よりわかりやすくページを整理することが可能です。

2- 2. Kibela

株式会社ビットジャーニー
出典:株式会社ビットジャーニー https://kibe.la/

Kibelaは、webサービスの開発・運営、技術コンサルティングなどを手がけるビットジャーニーが提供しているフリーナレッジマネジメントツールです。シンプルな画面・操作性でどのような人でも扱いやすいのが魅力。

Markdown、リッチテキスト、PlantUMLに対応しているため、幅広い業種・業界の企業において使いやすい仕様となっています。記事を書きながらの同時プレビュー機能や、画像をコピー&ペーストで貼り付けることができるなど、細かい点に配慮が行き届いている点も魅力だと言えるでしょう。

SAML2.0 シングルサインオン・G Suite OAuth2認証を採用しているなど、セキュリティに関して高度であるということもうれしいポイント。導入から拡大まで、サポートがしっかりしている点も特徴的です。チームユーザ数5人まで・4グループまで無料で利用できます。

設立年
2014年
会社所在地
東京都港区白金台3-16-11 峯岸ビル4F

2- 3. freshdesk

Freshworks
出典:Freshworks https://freshdesk.com/jp/

freshdeskは、SaaSスタートアップ企業としてビジネスソフトウェアを開発・運用するfreshworksが提供する顧客管理向けフリーナレッジマネジメントツールです。利用料金は無料。大規模企業向けなどに機能が追加されたプランも用意されています。15万を超える企業に利用されており、実績は十分だと言えるでしょう。

チームで確認することができる受信箱・複数のスタッフが同時に同じトラブル対応を行っていないかをチェックするエージェント重複検知など、サポートデスク・ヘルプデスクでの顧客管理を行う際に便利な機能が揃っています。

ナレッジマネジメントとしての機能は、特定のチケット(メール・フィードバックなどの顧客対応が必要なフラグ)について専門家と話し合う機能「チームハドル」や、顧客への返信内容をナレッジ化する機能など。顧客管理・対応に関するナレッジがわかりやすく蓄積されていく仕組みになっています。

2- 4. Scrapbox

Nota, Inc
出典:Nota, Inc https://scrapbox.io/product

Scrapboxは、スクリーンショット共有ツールやFAQ作成システムを提供しているNotaが手がけるフリーナレッジマネジメントツールです。有料のビジネスプランも用意されています。

作成したナレッジページは単語のリンクを通じて自動でつながり合うため、手動での分類・整理の手間がかからないことが特徴。また、検索も容易に行うことができます。操作も簡単で、特別な知識は一切不要。構造がシンプルなため、情報の入力・共有のハードルがとても低くなります。リアルタイムでの同時編集も可能なため、スタッフ間のコミュニケーション促進にもつながるでしょう。

256bitのSSL暗号化通信による保護・世界最高水準のデータセンターでのデータ管理など、セキュリティにも注力。機密性が高い情報も安心してまとめることができるでしょう。導入前後のサポートも行っているため、導入に不安がある方も安心です。

会社所在地
京都市上京区御所八幡町110番地16かわもとビル5階
電話番号
050-5539-8006

3.ナレッジマネジメントを成功に導く!?無料の社内SNS3選

ここからは、ナレッジマネジメントツールとしての側面も持つ無料の社内SNSを紹介します。SNSと並行して活用することで、さらなる社内コミュニケーションの活性化や業務効率の向上につながるでしょう。

3- 1. LINE WORKS

ワークスモバイルジャパン株式会社
出典:ワークスモバイルジャパン株式会社 https://line.worksmobile.com/jp/

LINE WORKSは、全国的に普及しているフリー(無料)コミュニケーションツール「LINE」のビジネス版。ITが活用しにくい企業・職場・地域に向けたビジネス向けサービスを開発・運営するワークスモバイルジャパンが提供するツールです。

グループを作成した際に利用できる「ノート」「予定」「フォルダ」が、ナレッジマネジメントツールとして活用できる機能。「ノート」は情報共有・記録用として利用でき、グループでミーティングを行った際の議事録など作成する場面で役立ちます。「予定」では、イベント日・打ち合わせ日・外出日などをグループ単位で入力・管理することができます。「フォルダ」では、さまざまな形式のファイルを保存することが可能です。グループに関連するファイルを保存しておくことに役立ちます。

プロジェクトごと・部署ごとにグループを作成することで、ナレッジの蓄積・分類も容易に行うことができるでしょう。

設立年
2015年
従業員数
30-99人
会社所在地
東京都渋谷区神宮前1-5-8 神宮前タワービルディング 11F
電話番号
0120-907-570

3- 2. Workplace

Facebook
出典:Facebook https://ja-jp.workplace.com/

Workplaceは、巨大SNS「Facebook」のビジネス版で、Facebookが提供しています。Facebookと画面構成が似ており、Facebookを利用したことがある人は非常に馴染みやすいツールであると言えるでしょう。有料版は利用者が500万を超えるなど、世界的に活用されているツールでもあります。

さまざまな機能が用意されていますが、「情報ライブラリ」はナレッジマネジメントツールとして活用可能。シンプルな作成画面からコンテンツを作成し、ユーザーが簡単に検索することができる機能です。

プロジェクトの議事録や提案内容などの資料はもちろん、人事規則・就業規則・リモートワークに関する規定などの資料を作成・保存することが可能。社内メンバーがどこにいても必要な情報にアクセスできる仕組みを作ることができます。

3- 3. Slack

Slack Japan株式会社
出典:Slack Japan株式会社 https://slack.com/intl/ja-jp/

Slackは、業務に必要なツール・サービスが一元化されたビジネスコラボレーションツールです。11万9000社を超える企業(有料プラン利用)・150ヵ国以上で利用されており、世界的な導入実績を誇ります。

ナレッジマネジメントツールとしては、高い検索性が魅力。ツール上に保存されたファイルはもちろん、Dropbox・Google Drive・OneDriveなどのファイル管理サービスにて管理されているファイルをツール内から直接検索・共有できます。

プロジェクトや部署ごとのチャンネルを作成することで、チャンネル内でのファイル共有が容易に。資料・データがどのチャンネルに属しているのかを確認することができ、関連するナレッジの確認も手軽に行うことができます。1対1のプライベートチャンネルも作成できるため、メールツールなどを利用せずに個人間でのナレッジのやりとりを行うことも可能です。

会社所在地
東京都千代田区大手町1-1 大手町パークビルディング17階

4.無料トライアルあり!ナレッジマネジメントツール8選

ここからは、無料トライアル(フリートライアル)期間を用意しているナレッジマネジメントツールを紹介します。使い心地などを確かめ、有料プランへの切り替えも検討してみるとよいでしょう。

4- 1. Qast

any株式会社
出典:any株式会社 https://qast.jp/

Qastは、「社内の情報を、検索可能にする」をミッションに掲げるanyが手がけるナレッジマネジメントツールです。30日のフリートライアル期間を用意しています。

業界・業種に関わらず利用しやすい操作画面が特徴。機能を絞ったシンプルな構成で、誰でも簡単に情報共有のための記事を作成できます。情報は、「Q&A」「メモ」に分けて投稿することが可能。社内でよくある質問は「Q&A」に、個人のナレッジなどは「メモ」に投稿することで、検索性が向上します。

ナレッジの投稿数や反応数によって投稿者にスコアを付与し、情報共有の場においての貢献度を可視化することも可能。投稿の促進に加えて、社内コミュニケーションの活発化が期待できます。一方で、匿名での質問も可能。聞きづらい質問などを投げかけるハードルが下がり、疑問をそのままにしない風土作りの醸成にも役立つでしょう。

設立年
2016年
会社所在地
東京都渋谷区代々木1-21-12 ヤマノ26ビル3F
電話番号
03-6276-0076

4- 2. Qiita Team

Increments株式会社
出典:Increments株式会社 https://teams.qiita.com/

Qiita Teamは、プログラマ向け情報共有コミュニティ「Qiita」を運営するIncrementsが提供している社内向けナレッジマネジメントツールです。

記事の投稿はMarkdown記法に対応しており、プレーンテキストで記入するだけで読みやすい記事になることが特徴。日報や議事録など、フォーマットがある記事のためのテンプレート機能も利用できます。投稿した記事はフィードに共有されるため、新規投稿の確認が容易です。記事投稿ではメンション設定ができ、読んでほしい人がいる場合に通知を届けることが可能。タグの設定もでき、検索性も高い仕組みになっています。

記事ごとにコメント欄が用意されており、記事に対するフィードバックなどのコミュニケーションを手軽に行うことが可能な点も魅力です。フリー(無料)トライアル期間は30日間、月額1,520円(税込)から利用できます。

設立年
2012年
会社所在地
東京都港区港南2-16-1 品川イーストワンタワー8F

4- 3. DocBase

株式会社クレイ
出典:株式会社クレイ https://docbase.io/

DocBaseは、ソフトウェア・システム開発などの事業を展開するクレイが手がけるナレッジマネジメントツールです。

Markdown記法に対応した使いやすい文書エディタで、情報を手軽に投稿することが可能。1つのメモを同時に編集する機能は、どのメンバーが編集しているのか、入力内容まで可視化されるため編集の衝突が起こらず、リアルタイムに共同でドキュメントを作り上げていくことができます。
増え続けるテレワークに対応するべく、セキュリティにも注力。ISMS認証(ISO27001)の取得・SSL(TLS)サーバ証明書の導入・チームごとのメモ暗号化など、機密性の高い情報も安心して保存できます。

フリー(無料)トライアル期間は30日間。トライアル期間終了後は、ユーザー数3名・ストレージ3GBで月額900円(税抜)から利用できます。

設立年
2007年
会社所在地
東京都武蔵野市吉祥寺南町2-6-10 富士パームビル9F
電話番号
0422-26-9771

4- 4. kintone

サイボウズ株式会社
出典:サイボウズ株式会社 https://kintone.cybozu.co.jp/

kintoneは、グループウェアの開発・販売・運用などを手がけるサイボウズが提供しているビジネス向けクラウドサービスです。

顧客管理・交通費申請など、ビジネスにおけるさまざまな場面で活用できるアプリ(サービス)が揃っており、必要な数だけ追加できます。ナレッジマネジメントにおいては、サンプルアプリ「ファイル管理」が便利です。データとして残した情報は、担当者・利用ルールなどの関連情報を合わせて管理することが可能。情報に対しての疑問を解決しやすくなっています。変更履歴を残すこともできるため、誰がいつ編集したかも確認できます。

チームメンバーとコミュニケーションを取ることができる「スペース」は、プロジェクト・タスクごとの作成が可能。スペースごとにナレッジの管理できます。フリー(無料)トライアルは30日間。用意されているすべての機能を利用できます。

設立年
1997年
従業員数
500-999人
会社所在地
東京都中央区日本橋2-7-1 東京日本橋タワー 27階
電話番号
03-4306-0808

4- 5. esa

合同会社esa
出典:合同会社esa https://esa.io/

esaは、webサイト・webサービスの企画・制作などを手がけるesaが提供するナレッジマネジメントツールです。

「情報を育てる」という観点から制作されたツールで、「ひとまず情報を公開し、更新し、情報が育った時点で整理を行う」という一連の流れをたどった利用を推奨しています。ひとまず公開された情報には、WIP機能で書き途中であることを周知できます。

豊富な入力補助を備え、Markdown記法に対応したエディタで情報を記入したあとは、複数人同時編集が可能な編集画面で情報を更新。情報が充実したあとはカテゴリによる情報整理、バージョン管理を行うことができます。フリー(無料)トライアル期間は60日間。フリートライアル終了後は、1人あたり月額500円(税込)から利用できます。

設立年
2014年
会社所在地
東京都中野区中野5-24-18 クロス・スクエアNAKANO 902号室

4- 6. NotePM アイミツパートナー

株式会社プロジェクト・モード
出典:株式会社プロジェクト・モード https://notepm.jp/

NotePMは、webシステム・スマホアプリの受託開発などを手がけるプロジェクト・モードが提供するナレッジマネジメントツールです。

web上でドキュメントを作成できることが特徴。高機能なエディタとテンプレート機能で、読みやすいドキュメントを簡単に作成できます。分かりやすいフォルダ構造で情報を整理しやすいこともうれしいポイント。また、添付したWord・Excel・PDFなどのファイルの中身が検索できる高性能な検索機能も魅力です。

そのほか、マルチデバイスに対応していることに加え、SSLを用いた通信暗号化・Amazon Web Services(AWS)を利用したデータ保存など、複数のセキュリティ対策を実施している点も特徴。フリー(無料)トライアルの期間は30日間。有料プランは、3ユーザー・5GBで月額1,000円(税込)からです。

設立年
2012年
従業員数
10-29人
会社所在地
神奈川県川崎市中原区丸子通1-665 ファーストヒル102号室

4- 7. Stock(ストック)

株式会社リンクライブ
出典:株式会社リンクライブ https://www.stock-app.info/

Stock(ストック)は、リンクライブが提供するナレッジマネジメントサービスです。

「情報のストック」と「タスク管理」を手軽にできることが特徴で、フリープランも用意。入力した情報はチャットツールのように流れていくことがなく、整理はフォルダ階層で簡単にわかりやすく行うことができます。アプリ版も用意されており、スマートフォンから撮影した写真も共有データとしてストックすることが可能。メール自動転送機能や、Slackとの連携も行うことができ、使い方次第で業務の大幅な効率化を図ることが可能です。

厳格なセキュリティ基準で保護されていることも特徴で、ISO27001(ISMS)の取得、SSLを用いた通信暗号化・Amazon Web Services(AWS)を利用したデータ保存など、大手企業も安心して利用することができるセキュリティ対策が施されています。

設立年
2014年
会社所在地
東京都千代田区内神田2丁目15番地2号 内神田DNK-RO

4- 8. Data Knowledge

株式会社クロスユーアイエス
出典:株式会社クロスユーアイエス https://www.dataknowledge.jp/

Data Knowledgeは、コンピューターシステムの受託開発などを手がけるクロスユーアイエスが提供しているナレッジ共有型BI(ビジネス・インテリジェンス)ツールです。

30年にわたって使用されている国産のBIツールで、社内にある大量のデータを活用できます。フリー(無料)トライアル期間は1ヵ月間です。

「ナレッジ共有」機能を活用することで、効果的なナレッジマネジメントが可能。異なるデータベースの結合・特定条件でのデータ抽出・わかりやすい出力フォーマットやグラフなど、社内で作成された各種の分析ノウハウを公開・共有できます。共有されたナレッジは評価をつけることが可能。投稿者のモチベーションアップや、有益なナレッジの把握につながります。また、分析ノウハウだけではなく、検索画面やレポートの共有も可能です。

設立年
1987年
会社所在地
大阪府大阪市中央区南船場4-2-4 日本生命御堂筋ビル
電話番号
06-4708-7111

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5.無料版と有料版の違いとおすすめの活用法

無料で使えるナレッジマネジメントツールは、利用できるユーザー数やデータ保存のための容量が限られていることが多いです。また、サポート内容に関してもヘルプページのみの利用など、制限がある場合が多くあります。

まずは、操作性や会社の他メンバーへの馴染みなどを確認するために、無料版を活用すると良いでしょう。必要や状況に応じて有料版に切り替えることも検討しながら無料版を利用することで、より自社に合ったナレッジマネジメントツールを導入することが可能になります。

6.ナレッジマネジメントツールを選ぶ際のポイント3つ

それでは最後に、ナレッジマネジメントツールを選ぶ際のポイントを3つ紹介します。

自社の規模や用途に適しているか

何よりも、まずは利用しようとしているナレッジマネジメントツールが自社の規模や用途に適しているかどうかを確認したうえで利用を開始しましょう。

ナレッジマネジメントツールによっては、「大規模会社向け」「中小企業向け」など、会社の規模に合わせた開発を行っているものもあります。用途として、「出張先で訪問データを共有する」といったことが多い場合はマルチデバイスに対応しているかを確認するなど、自社の用途に合った機能が搭載されているかを確認すると良いでしょう。

使いやすく社内に馴染むか

導入後に社内のメンバーに馴染むかどうかも、重要なポイントです。実際にナレッジを入力するメンバーが、利用に際してストレスを感じないかどうかは、継続して利用するために確認しておくべき点だと言えるでしょう。

導入担当が良いと感じても、実際に利用するメンバーが使いにくいと感じるツールでは、導入しても近いうちに使われなくなってしまう可能性があります。そのためにも、まずは無料版のナレッジマネジメントツールを導入し、使い心地や継続しての利用が可能かどうかを確認するとよいでしょう。

セキュリティ対策やサポート体制は万全か

ナレッジマネジメントツールは、社内のさまざまなナレッジを保存しておく場所ですから、セキュリティ対策がしっかりしているかどうかを確認することは非常に重要なポイントです。

機密性が高い情報や、個人情報などを含む情報を管理する場合は、複数のセキュリティ対策を実施している・厳しいセキュリティ基準を設定しているナレッジマネジメントツールの利用を検討すると良いでしょう。主なセキュリティ対策として、通信の暗号化・情報セキュリティに関する国際規格のひとつであるISO27001(ISMS)の取得・セキュリティレベルが高いデータサーバーの利用などが挙げられます。

7.【まとめ】無料のナレッジマネジメントツールを活用して自社にあうものを見つけよう!

ナレッジマネジメントツールは、業務効率をさまざまな面から向上することができるツールです。自社の目的や利用するスタッフの方向性を確認し、適切なツール選びを心がけましょう。

「自社に最適なナレッジマネジメントツールを知りたい」「ナレッジマネジメントツールを複数比較したい」という方は、ぜひ「アイミツ」をご利用ください。ニーズ・目的をヒアリングしたうえで、経験豊富なコンシェルジュが無料でナレッジマネジメントツールを複数紹介させていただきます。

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著者

imitsu編集部

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