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■ 内部統制業者を探す際のワンポイントアドバイス

内部統制(J-SOX)とは、株主の利益を守るために、上場会社の企業価値を損ねることのないよう、不正や不利益行為を自ら監視していく手法のひとつです。その範囲は親会社のみならず、連結子会社まで及ぶので、場合によっては業務設計や人材配置を見直す必要があります。内部統制の構築はどこの企業も未経験であることが多いため、経験豊富なコンサルタント(企業)を活用する事例が多いです。委託先によって得意分野も違うので、自社の環境に合った会社を選ぶようにします。また、マニュアル作成やITシステムの導入といった支援サービスを手がける会社と、トータル的なコンサルティング業務を行う会社の2通りに分けられます。自社対応できる範囲によっても、選び方は違ってきます。気をつけたいのは、実際に運用する従業員の理解と協力です。対応の丁寧な担当者がいれば、安心して任せることができるでしょう。

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内部統制の選び方ガイド

内部統制の委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。


内部統制の選定ポイント

point.1事業規模や連結子会社への適用を想定する

一定のルールや手続きを定め将来にわたって監査・運用していくことが大切!

「内部統制」とは、不正や不利益な行為が行われていないかを自社で管理・監督するための手法で、一定のルールや手続きを定めることと、それを将来にわたって監査・運用していくことが重要なポイントになります。

この法的根拠として2006年に定められたのが「J-SOX(日本版SOX)法」です。米国のサーベンス・オクスリー法(SOX法)を日本流にアレンジしたため、JAPANの頭文字を取って「J-SOX法」と呼ばれています。

この法律は、上場企業のみならずその関連会社にも適用されますので、注意が必要です。例えば、1000人の従業員が在籍する親会社と同じルールや手続きが、5人の子会社にも求められます。仮に、運用に必要なスタッフが5人とするなら、子会社の機能は完全に停止してしまうかもしれません。自社の事業規模や人材配置などを十分検討した上で、導入するようにしましょう。

 

point.2自社のレベルによってサービス内容を決める

構築だけ、自社に常駐して改善・運用のコンサルまで、ニーズに合った選択を。

内部統制(J-SOX)の導入には、一般に「構築」「改善」「運用」の3段階があります。「構築」は評価体制が確立するまでのマニュアルやガイドライン作成などで、不具合や徹底ができていない場合は「改善」、問題がないようであれば「運用」に移行します。

したがって依頼先が、「構築」だけを行う会社なのか、自社に常駐して「改善」「運用」のコンサルティングを行ってくれる会社なのかも、重要な選定ポイントになります。経営者の意向を最大限に尊重し、自社に合致したオーダーメイドの内部統制システムを構築することが重要です。

それぞれの段階で必要とされる作業項目は、以下のような項目です。

<構築時の作業項目例>

  •  全体計画、スケジュールの策定
  •  業務フロー図、業務記述書、リスクコントロールマトリクス(リスクの一覧と対応策)の3点セット作成
  •  評価マニュアルの作成
  •  各業務プロセスの評価
  •  問題があった場合の改善案

改善時の作業項目例>

  •  内部統制コンサルティング
  •  社員研修、セミナー
  •  3点セットの修正
  •  IT支援(不正を防止するためのツール導入)

運用時の作業項目例>

  •  ITシステムの見直し、効率化
  •  J-SOX法文書化支援
  •  人員の支援

また、実際に誰が担当するのかも具体的にイメージしておきましよう。一般的には、以下の3パターンが考えられます。

  •  自社の専任社員がノウハウを学び、全社に指導するケース
  •  必要に応じ、専任社員が委託先と連携しながら、導入を図るケース
  •  委託先にアウトソースするケース

内部統制をスムーズに進めていくには、全従業員の理解が欠かせません。プロジェクトのかじ取りを誰に任せるかによって、協力体制や必要なコストも違ってくるので、社内推進体制も考慮して、自社に最もマッチした会社を選びます。いずれはコンサルティング会社がいなくても、自社内で内部統制フロー(リスクコントロールマトリクス、業務記述書などの作成等)を回さなくてはいけないため、早い内から自社内の体制作りをしましょう。

 

point.3契約に「サービス品質保証制度」を盛り込めるか

不備や不具合があった場合、依頼先が責任を持って改善する義務を負うのかどうか。

せっかく統一したルールやシステムを導入しても、従業員が対応しきれないほど難解であったり、実行上の不備があったりしては意味がありません。実効性を確保するためにも、契約内容にクオリティを担保する「サービス品質保証制度(SLA)」を盛り込むようにしましょう。わかりやすく言えば、「不備や不具合があった場合、依頼先が責任を持って改善する義務を負う」という制度です。これにより机上の空論を避けることが可能になります

 

point.4導入実績や会社の信頼性で選ぶ

コンサルティング力や企画力などもしっかりとチェックを!

内部統制(J-SOX)は、実際に運用できるかどうかがカギとなります。多くの上場企業で導入実績を持ち、監査法人からの指摘などを吸収してきた会社なら、各種ノウハウが蓄積されているでしょう。

また、内部統制は構築そのものがゴールではないため、その延長線として業務改善(BPR:ビジネスプロセス・リエンジニアリング)や、経費削減につなげることができるコンサルティング・企画力も期待したいところです。長く付き合うことを想定した会社選びをしましょう。

また、コンプライアンスの専門家であったとしても、その会社がセキュリティ面に十分留意できているとは限りません。他社の事例をみだりに口外するような担当者は、逆のケースも十分に考えられるので、注意するようにします。

 

point.5担当者の説明がわかりやすいか

意思の疎通がスムーズに出来るかなども重要なポイントになる。

専門用語をなるべく使わず、相手の立場になって説明をする担当者なら、意思の疎通がスムーズに行えるでしょう。報告書などが的確にまとめられていることも重要です。 また、社員研修では、全従業員に導入の必要性を認識してもらうことが最重要課題になってきます。この段階で、不理解・不満を生じさせたままにしておくと、運用上の大きな阻害要因になりかねません。わかりやすく、丁寧で、親切な対応が、その後の導入成果を左右するといってもいいでしょう。

 


内部統制のトラブル事例

受注が確定できない、従業員の協力が得られないなどの認識の違いなどは多く聞かれる悩みでもあるようです。内部統制(jsox)にかかわるトラブルの一部をご紹介いたします。思わぬトラブルを避けスムーズな発注・納品となるよう、ぜひアイミツにご相談下さい。

コンシェルジュ

統制のための統制

経営側からの視点にならないような注意が必要!

形式を重視して、現場との連携を重要視しなかったため、従業員の協力が得られなかったといったケースです。内部統制は、経営側からの視点で行われる傾向にありますが、実際に作業を行うのは圧倒的多数の従業員です。加重のポイントに留意するようにしましょう。

受注が確定できない

確定しないフローを導入してしまうことで起きるトラブル。

「単価」と「数量」を入力しないと確定しないフローを導入してしまったために、一式10万円などの案件が受けられなくなるケースです。場合によっては、割り切れない単価も発生するでしょう。現場の状況に合わせ、なるべく例外が起きない(さまざまなケースが吸収できる)システムを導入します。

今までの取引が不適切と判断された

一定の値引きルールを設け、価格を改めて行く必要がある。

取引の長いクライアントに値引き対応を行っていたようなケースです。この場合、一定の値引きルールを設け、それに沿った価格に改めていく必要があります。内部統制の導入前後では、クライアントに対し値上げ交渉を行わなくてはならない場合もあるので、理解を求める準備期間を設けるようにします。


内部統制のアイミツ利用事例「上場準備に向けたJ-SOX対応」

どのようなJ-SOX対応業者を探していましたか

トータル的なコンサルタント契約を締結できる業者を探して。

当社は創業50年を超える製造業ですので、内部統制として一定のIT・システム導入などはすでに終えている認識でした。しかし株式上場を視野にいれたJ-SOX対応を検討しはじめてみると、細かい部分でのルール策定やその実行プランなど膨大なタスクが存在していることが判明し、トータル的なコンサルタント契約を締結できる業者を探していました。

アイミツを利用したきっかけ

なかなかニーズに合致したコンサルタントが中々決まらない現状があった。

上場を視野にいれたJ-SOX対策を行うため、当初は監査法人や主幹事となる証券会社などから、同業種で実績のあるコンサルタントを紹介されました。しかし、当社はすでに一部IT・システム導入を終えていましたので、各検討パートごとに対応すべき課題がバラバラになってしまっており、なかなかニーズに合致したコンサルタントが決まりませんでした。そこで、アイミツを活用して、まずは課題を可視化し、課題解決方法を一緒に考えてくれることを前提に問い合わせを行いました。

見積もり時に気をつけたこと、反省点

最も注意したことは、成果物の定義について。

コンサルタント契約の見積もり依頼でしたので、成果物の定義に注意いたしました。現状の課題とその解決方法をまとめていただくことはもちろんのこと、その内容が上場を視野にいれた場合の実行内容に即しているかどうか、またそのスケジュール策定までを範囲としました。アイミツでは、コンサルタント業務の可否を一覧で見ることができましたので、相談する業者選定に迷うことなく問い合わせができました。しかし、あらかじめ非上場事業者へのコンサルティング経験などの実績をお伺いした上で詳細をご相談すれば良かったと反省しています。上場対策の実績をお持ちのコンサルティング業者はそう多くはなかったので、最初に確認しておけば良かったと思っています。

実際に発注してみた感想や気づき

様々な業者の比較の中から親身になってくださるコンサルタントを選ぶことが出来た!

J-SOX対応は自社の管理部門だけではなく、営業やマーケティングなど様々な部署にまで多くの対応を求めます。特にこれまで現場に任せきりにしていた課題が多く発見され、中には取引業者やクライアント様にまで対応を見直していただく必要がありました。結果、関係者が多岐に渡ったため、途中でJ-SOX専任担当をつけ、全社を同時に動かすように努めましたが、コンサルティング業者無しには遂行しきれなかったと思います。アイミツを使ったことで、様々な業者さんを比較しながら、とても親身になってくださるコンサルタントを選ぶことができ、J-SOX対応に着手できたことは本当に良かったと思っています。


内部統制の用語・基礎知識

内部統制(J-SOX)基礎知識・基礎用語

「内部統制報告制度」とは、2008年4月より、上場企業に対して財務報告の信頼性を確保するために義務付けられた制度です。しかし、その受け取り方が各社によってまちまちであったため、企業活動の弾力性を奪うほどの厳しい統制を課したケースが見受けられました。このため2011年に、内部統制報告制度に関する基準が改訂され、一定条件下での簡素化などが認められるようになってきています。

 

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