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安否確認もできるおすすめのグループウェア9選

グループウェアを厳選比較

地震などの災害が発生した際、企業が何より優先して着手すべきなのが従業員の安否確認です。誰がどこにいるのか、被害の状況はどうなのか、1人ひとりの状況をきちんと把握しなければ、緊急時に事業を継続することは難しいでしょう。

今回は、10万件以上の利用実績をもつ発注業者比較サービスアイミツが、安否確認機能が付いた9種類のグループウェアをピックアップ。それぞれの特徴や料金について詳しく解説していきます。記事の最後ではグループウェアを選ぶ際のポイントもあわせてご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

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目次
このページについて

1.グループウェアとは

グループウェアとは、職場でのコミュニケーションや情報共有を促進させるツールのこと。

一般的な機能としてスケジューラーやタスク管理、社内メールなどが搭載されており、それらを活用することで従業員同士がお互いの業務の状況を確認できるほか、進捗に合わせて速やかに協力することが可能になります。

グループウェアが広く普及するきっかけになったのは、1996年にIBMから発売された「Lotas Notes4.0」。その後、ネットワーク環境やデバイスの進化にともない、日本でも多くの企業が取り入れるようになりました。

最近では安否確認機能やチャットが付いているものもあり、BCP対策やリモートワーク推進の一環としてグループウェアを導入する企業が増えているようです。

2.安否確認ができる格安グループウェア3選

まずはじめに、安否確認ができリーズナブルなグループウェアを紹介します。

2- 1. オルカ

有限会社アクティブ・ネットワーク・デザイン
出典:有限会社アクティブ・ネットワーク・デザイン http://www.and.ne.jp/

オルカは、東京都文京区にあるアクティブ・ネットワーク・デザインが提供しているグループウェアです。PC・スマートフォン・タブレットに対応し、1999年のリリース以降、シリーズ累計4,800社以上の企業に導入されてきました。
何より大きな魅力は、業界トップクラスの格安料金。2種類の料金プランが用意されており、ディスク容量100MBまでのライトプランはユーザ数10名から、1名あたり月額100円で利用可能です。初期費用も2万円と安く、できるだけコストをかけずにグループウェアを使いたい中小企業にはぴったりのツールではないでしょうか。
リーズナブルな料金ながら機能面も充実しており、災害時に従業員1人ひとりの状況を収集できる安否確認機能はもちろんのこと、営業スタッフ向けの進捗確認機能、設備予約機能も付いています。

設立年
1999年
会社所在地
東京都葛飾区白鳥2-12-15
電話番号
03-6662-4411

2- 2. GroupSession

日本トータルシステム株式会社
出典:日本トータルシステム株式会社 http://groupsession.jp/

GroupSessionは、北海道札幌市にある日本トータルシステムが提供しているグループウェアです。2000年の提供開始以来、業種・分野を問わず多くのクライアントに導入されてきました。大学や医療施設といった公的機関での利用実績も少なくありません。
人気の理由はリーズナブルな料金体系と導入のしやすさ。緊急時の安否確認、掲示板、スケジュール管理など20種類以上の機能を利用できるクラウド版のスマートプランは、1人あたり月額300円で契約できます。
導入にあたっての初期設定などはすべて提供元が代行してくれるので、準備に時間をとられることはありません。他のシステムやソフトウェアからのデータ移行が必要なければ、申し込みから最短60分程度で利用スタートすることも可能です。

設立年
1979年
従業員数
30-99人
会社所在地
北海道札幌市厚別区下野幌テクノパーク1丁目2-8
電話番号
011-807-6181

2- 3. Cuenote(キューノート)

ユミルリンク株式会社
出典:ユミルリンク株式会社 https://www.cuenote.jp/

Cuenote(キューノート)は、東京都渋谷区に本社を構えるユミルリンクが提供しているクラウド型グループウェアです。もともとはメール配信システムとして開発され、その後、利用者の要望に応える形でアンケート、安否確認などさまざまなサービスを展開。2016年にはシリーズ累計の導入実績1,000社を突破しました。
Cuenoteの安否確認サービスは、50ユーザーまで月額3,500円、300ユーザーまで月額1万4,000円とリーズナブルに利用可能。リーズナブルな料金に加えて使い勝手の良さにも定評があり、事前に社員情報と配信条件を登録しておくだけで、災害時・緊急時に安否確認メールを自動送信します。
また、未登録者へのリマインド機能も付いているうえ、暴風警報、高潮警報など複数の気象情報を組み合わせて細かく配信条件を指定することも可能です。

設立年
1999年
従業員数
100-499人
会社所在地
東京都渋谷区代々木2-2-1 小田急サザンタワー12F
電話番号
03-6820-0088

ここまで安否確認ができる3種類の格安グループウェアについて見てきました。

BCP対策やリモートワークを推進する企業が増えるにつれて、ソフトウェア開発各社の価格競争が進み、以前と比べるとグループウェアの料金相場は下がりつつあるようです。今回取り上げた3つのように、1人あたり月額数百円以下で利用できるものも少なくありません。

ただし、料金の安さだけに引かれて短絡的に選ぶのは避けるべき。掲示板、スケジュール管理、ワークフローなど複数の機能を上手く組み合わせて活用することで、グループウェアの費用対効果は飛躍的に高まるでしょう。

3.安否確認ができる多機能グループウェア3選

続いて、安否確認ができ多機能なグループウェアを紹介します。

3- 1. サイボウズ Office

サイボウズ株式会社
出典:サイボウズ株式会社 https://office.cybozu.co.jp/

サイボウズ Officeは、東京都中央区にオフィスを構えるソフトウェア開発の大手、サイボウズが提供するグループウェアです。日本人の働き方に合ったグループウェアをコンセプトに開発され、1997年の販売開始以降、6万5,000社以上の企業に導入されてきました。ノークリサーチ社による調査では、12年連続で中小企業の導入シェアNo.1に選ばれています。
何より大きな特徴は、あらゆるビジネスシーンに対応する多彩な機能。掲示板、スケジューラー、チャットといった基本機能に加えて、120種類以上のカスタムアプリが用意されており、チーム間でタスク共有、製品の在庫をリアルタイムに管理、ミーティングの議事録作成なども可能です。もちろん安否確認もカバーしており、従業員1人ひとりの怪我の有無や被害状況、出社の可否を速やかに把握できます。

設立年
1997年
従業員数
500-999人
会社所在地
東京都中央区日本橋2-7-1 東京日本橋タワー 27階
電話番号
03-4306-0808

3- 2. desknet's NEO

株式会社ネオジャパン
出典:株式会社ネオジャパン https://www.desknets.com/

desknet's NEOは、神奈川県横浜市にあるネオジャパンが開発・提供しているグループウェアです。ユーザー数は国内トップクラスの累計415万人以上。日経コンピュータ誌によるグループウェアの顧客満足度調査では、6年連続No.1に選ばれています。
人気の理由は豊富な機能と使い手を選ばないユーザービリティの高さ。安否確認のほか、スケジューラー、ワークフロー、備品管理などグループウェアに求められる機能をほぼすべて網羅し、オプションを組み合わせればweb会議や経費の精算まで行うことが可能です。
一方、画面のレイアウトは機能を横断して統一されており、1つの機能を使いこなせるようになれば、他の機能で操作に迷うことはありません。安否確認に加えて全社的な業務効率のアップを図りたい企業にはぴったりでしょう。

設立年
1992年
従業員数
100-499人
会社所在地
神奈川県横浜市西区みなとみらい2丁目2-1 横浜ランドマークタワー10階
電話番号
045-640-5900

3- 3. HotBiz8

株式会社ASJ
出典:株式会社ASJ https://www.hotbiz.jp/

HotBiz8は、埼玉県川口市に本社を構えるASJが提供しているクラウド型のグループウェアです。2002年の提供開始以来、アップデートを重ねながら進化を続け、中小企業を中心に多くのクライアントに利用されています。
特徴は、基本機能が非常に充実していること。タスク管理や予定表、設備予約のほか、メッセンジャーや勤怠管理も1人あたり50円からの基本プランに含まれており、ランニングコストを最小限に抑えられるのがうれしいポイントでしょう。
そうした一方、使い勝手にも配慮されており、たとえば安否確認メールを受け取った人はメールに記載されたURLをクリックし、プルダウンを選択するだけで自分のステータスを知らせることが可能。グループウェアを導入するのが初めての中小企業、「コストは抑えたいけど機能面にはこだわりたい」といった方におすすめです。

設立年
1984年
会社所在地
埼玉県川口市栄町3-2-16
電話番号
048-259-5111

格安グループウェア3選に引き続き、機能が豊富なグループウェア3種類をご紹介しました。

上記の通り、グループウェアのなかには基本プランで20種類から30種類、オプションを含めると100種類を超える機能が用意されているものも珍しくありません。業務課題さえしっかり把握できていれば、おのずと自社にマッチするグループウェアが見つかるのではないでしょうか。

それでも迷ってしまった場合はアイミツまでお気軽にご相談ください

4.セキュリティに定評がある安否確認グループウェア3選

続いて、安否確認ができセキュリティが万全なグループウェアを紹介します。

4- 1. WaWaOffice

株式会社アイアットOEC
出典:株式会社アイアットOEC https://www.wawaoffice.jp/product/groupware/

WaWaOfficeは、岡山県岡山市にあるアイアットOECが提供しているクラウド型のグループウェアです。医療、広告、アウトソーシングなど幅広い分野の企業への導入実績があり、一般社団法人ASPICによる「ASP・SaaS・ICT アウトソーシングアワード 2009」ではASPIC会長特別賞を受賞したことも。業界トップクラスのセキュリティ機能が特徴で、暗号化通信やパスワードのロック機能が搭載されているほか、ソフトウェアの利用にともない蓄積されるデータはISMS認証取得済みのデータセンターに保管され、24時間365日体制で有人監視されます。
提供元のアイアットOECも、設立2年面の2005年にプライバシーマークを、2006年にはISO27001(情報セキュリティマネジメントシステム)の認証を取得しています。

設立年
2004年
従業員数
100-499人
会社所在地
岡山県岡山市北区本町6番36号 第一セントラルビル9F
電話番号
086-227-1133

4- 2. J-MOTTOグループウェア

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
出典:リスモン・ビジネス・ポータル株式会社 https://www.j-motto.co.jp/00000000/service/groupware/

J-MOTTO、は東京都中央区に本社を構えるリスモン・ビジネス・ポータルが提供しているグループウェアです。もともとは中小企業向けの経営支援を目的に2000年にリリースされ、その後さまざまなサービスを展開。累計4,000社以上の利用実績を誇ります。NHKグループなど有力クライアントへの導入事例も少なくありません。
安定した稼働と万全のセキュリティ対策に定評があり、2019年度に発生したアクセス不具合はわずか2件。2020年度に入ってからは稼働率100%を継続中です。
加えて、ISO27001(情報セキュリティマネジメント)の認証取得済みのAWS(Amazon Web Service)上で運用されているため外部からの攻撃にも強く、複数台のサーバーによって負荷を分散。繁忙時や緊急時にも安心して使えるグループウェアです。

設立年
2000年
会社所在地
東京都中央区日本橋2-16-5 RMGビル
電話番号
0120-70-4515

4- 3. NI Collabo 360

株式会社NIコンサルティング
出典:株式会社NIコンサルティング http://www.ni-ware.com/

NI Collabo 360は東京都港区にあるNIコンサルティングが提供するグループウェアです。企業経営を360°可視化することをコンセプトに開発され、エステーなどの上場企業を含む7,000社以上に導入されています。
特徴はスムーズかつセキュアな運用を実現する管理機能。役職や所属部署に応じた5種類のアクセス権限設定によって、情報流出やデータの改ざんを未然に防止可能です。
加えて、ログインには2段階認証が採用されているほか、IPアドレスによるアクセス制限やアクセスログのトレースもOK。一方で使い勝手にも定評があり、ワークフローや回覧板、バーチャル会議機能、交通費精算機能などが標準搭載なのも心強いでしょう。セキュアに使える機能が充実したグループウェアをお探しならおすすめの1つです。

設立年
1991年
従業員数
30-99人
会社所在地
東京都港区港南2-16-1-19F
電話番号
03-5781-5525

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5.グループウェアの選び方のポイント

最後に、グループウェアを選ぶ際のポイントを紹介します。

契約前に使い勝手を確かめる

グループウェアは基本的に従業員全員が毎日使うツール。使い勝手が悪ければ会社全体の生産性にすぐさまマイナス影響を及ぼします。

今回取り上げた9種類を含め、グループウェアのほとんどにはデモ版や無料トライアル期間が用意されているので、それらを利用して画面のレイアウトや操作性を確かめ、ストレスなく使えるものを選びましょう。

セキュリティに目を向ける

グループウェアを選ぶうえではセキュリティも大事な要素の1つ。情報漏洩やデータの改ざんを未然に防ぐには、暗号化通信、IPアドレスによるアクセス制限といった機能が欠かせません。

そのうえで今回取り上げた「WaWaOffice」のようにサーバーの有人監視しているグループウェア、「NI Collabo 360」のような管理者向けの機能が充実しているグループウェアならより安心して利用できるのではないでしょうか。あわせて、提供会社がプライバシーマークやISO27001を取得しているかどうかも判断基準の1つとなるでしょう。

事業所周辺の環境にあわせて選ぶ(安否確認を重視する場合)

従業員の安否確認を第一の目的としてグループウェアを導入する場合は、自社の事業所の周辺環境にも目を向けましょう。一般的に事業継続を困難にする災害としては地震が想定されがちですが、地域によっては台風による高潮や川の氾濫、ゲリラ豪雨などの被害を受けやすいところもあるからです。

そうした地域に事業所を構えている企業には、「Cuenote」のような気象情報に合わせて安否確認メールを配信できるグループウェアがおすすめです。

6.【まとめ】グループウェア選びで迷ったら

今回は安否確認ができる9種類のグループウェアを取り上げ、それぞれの料金や特徴を解説しました。グループウェアの導入を検討している方の参考になれば幸いです。

どのグループウェアを選ぶかお悩みの場合や、より詳しく情報を知りたいという場合には、ぜひアイミツお問い合わせください

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著者

imitsu編集部

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まずは、グループウェアを導入することに対して、社員の理解を得ることから始めます。業務上、どのような課題があり、解決することでどの程度のコスト削減や時間短縮につながるか、自社の環境を振り返り棚卸ししてみましょう。こうして抽出されたニーズと、最も合致したグループウェア・イントラネットを選ぶようにします。提供されている各種機能を吟味し、ストレスなく利用できる使いやすいサービスを見極めましょう。契約形態は主に2通りあり、クラウド型か、パッケージ型(オンプレミス型)かを選択します。グループウェアを選ぶ際には、5年先、10年先の将来像を想定することも大切です。使い慣れたサービスを変更する際には、コストだけではなく従業員が慣れていない中でストレスをかけてしまうこともありますので、注意が必要です。

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