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まずは、グループウェアを導入することに対して、社員の理解を得ることから始めます。業務上、どのような課題があり、解決することでどの程度のコスト削減や時間短縮につながるか、自社の環境を振り返り棚卸ししてみましょう。こうして抽出されたニーズと、最も合致したグループウェア・イントラネットを選ぶようにします。提供されている各種機能を吟味し、ストレスなく利用できる使いやすいサービスを見極めましょう。ライセンス型であれば、基本的な機能をパッケージにしたものを使用できるライセンスを、料金を支払うことにより買う事で、ライセンス料を支払うことにより、一定の期間使用することができるものです。機能を限定したライセンスパッケージであれば、料金が低額ですみます。契約形態は主に2通りあり、クラウド型か、パッケージ型(オンプレミス型)かを選択します。グループウェアを選ぶ際には、5年先、10年先の将来像を想定することも大切です。使い慣れたサービスを変更する際には、コストだけではなく従業員が慣れていない中でストレスをかけてしまうこともありますので、注意が必要です。

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ライセンス型のグループウェア・イントラネット構築の

選び方ガイド

ライセンス型のグループウェア・イントラネット構築の選び方ガイド

ライセンス型のグループウェア・イントラネット構築の委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

ライセンス型のグループウェア・イントラネット構築の選定ポイント

POINT
01

ライセンス型グループウェア構築のメリットを知っておく

ASP型のグループウェアに比較して下記のようなメリットがあります。

  • 自社の業務内容に合わせたカスタマイズが可能

セールスフォース・ドットコムなどの定番SFAやCRMとの連携など、すでに自社で稼働している基幹システムや大規模な顧客データベースと連動させることで、より使い勝手の良い効率的なグループウェアが構築できます。

  • 自社オリジナルのバージョンアップが可能

グループウェアを使い込んでいくと、ファイル共有方法や営業支援的な機能を自社に合わせてバージョンアップさせる要望が出てきます。ASP型でのグループウェアにもバージョンアップはありますが、あくまでも最大公約数的な機能の進化しか提供してくれません。

  • 長期の使用ではライセンス型がお得というケースもある

クラウド型は初期費用が安く、その後も月額費用だけで済む利点がありますが、月額費用を利用人数分支払うため、利用が長期間になればなるほど累計コストがかさむ問題点があります。(一般的にクラウド型のランニングコストをパッケージ型導入の運用コストと比較すると、1年半~2年強でクラウド型のほうが、コストが高くなると言われています。)

POINT
02

ライセンス型グループウェア構築のデメリットを知っておく

注意点も認識してそれを上回るメリットがあるか確認!

  • 初期導入時間と費用がかかる

ライセンス型グループウェアを導入するには、ASP型よりも初期費用などのコストと導入のための時間がかかります。使い勝手が柔軟な分だけ、稼働するまでに設定しなければならない項目、データの移行などに必要な時間を確保する必要があります。

  • バージョンアップやシステム障害対応を考えておく

ASP型ではサーバー側で一括してバージョンアップや障害対応が可能ですが、カスタマイズを施したライセンス型グループウェアの場合には、システム障害への対応やバージョンアップにはオンサイトでの作業が必要になる場合もあります。

POINT
03

ライセンス型グループウェアで自社のニーズが実現できるか確認する

実際に担当者が触ってみて個々の機能をしっかりチェック!

<グループウェアの各種機能>

  • ファイルの共有

全社員で共有することも、閲覧権を与えられた人だけに限定することも可能です。

  • スケジュール、施設予約

個人のスケジュールがわかるので、打ち合わせや外出同行を依頼するときに便利です。また、会議室の予約や、参加メンバーへの通知なども、同時に行うことができます。またプロジェクターやホワイトボードなど、会議で利用する機器などの予約機能がついている場合もあり便利です。

  • 電子決裁

稟議(りんぎ)書の回付などを、グループウェアを使ってスムーズに行う方法です。データとして蓄積されれば、過去の類似案件の検索が素早く行えるなどのメリットもあります。

  • 社内掲示板

紙の回覧板と同じような機能です。新たなプロジェクトの希望者を募り、横断的に組織化したいときなどに重宝します。掲示板のジャンルを分ければ、忘年会の告知やサークル活動など、業務以外の用途にも活用できます

  • その他

勤怠管理、アドレス帳など

 

イントラネットはインターネットと同じようなサーバーを有し、ネットワーク環境を利用しているので、通信機能さえあれば、プラットフォームを問わず社外からも利用できます。例えば、東京と大阪の事業所間で、画面を通して電子会議をすることも可能です。また、スマートフォンで利用できるサービスも近年ニーズが高いようです。ただし、既存のシステムとの連動やワークフローシステムの確立など、高度な機能を持たせるにはそれなりの開発・構築費用がかかるので、自社の事業規模や従業員のニーズに応じてサービス商品を選ぶ必要があります。

POINT
04

SFAやCRMとの連携は可能かチェックする

将来的な拡張は導入時にシミュレーションしておきましょう!

  • 顧客管理(CRM)ソフトで対応可能かチェックする

◇顧客との対応履歴などの管理

◇見込み客に段階的なアプローチをしていくための分類と整理

◇購入後のフォローによる固定客化を目的としたメール配信機能

◇各種セミナー開催時に取得できる顧客データのDB化と活用

◇お客様へのアンケートや製品満足度調査の実施とレポート作成

POINT
05

カスタマイズ、バージョンアップ、サポート体制が充分かをチェックする

グループウェアは導入するだけでは成功できません!

グループウェアの導入を成功させるには、中・長期的に各事業所、各部署、各ユーザーの利用率を計測・トラッキングし、状況に応じた適切なフォローやマネジメントを行う必要があります。初期の導入支援だけでなく、ツールやソフトウェアを使いこなせるまで継続して支援してくれる体制を持つ業者を選定することが定着の大きなポイントです。導入時、導入後のオプションやサポート体制はどうなっているかを必ず確認するようにしましょう。

ライセンス型グループウェアは、自社に合わせた使い方ができることが柔軟最大のメリットです。このメリットを最大限活かすためには、導入後グループウェアがきちんと部内で活用されるまでの十分なサポートが欠かせません。

無料サポートの範囲内でどこまでのサポートをしてくれるかをしっかりチェックしておきましょう。また、有料サポートを用意しているところでは、そのサポート内容を確認しておきましょう。

ライセンス型のグループウェア・イントラネット構築のよくある質問

人イメージ

ライセンス型のグループウェア・イントラネット構築についてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。