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完全無料のグループウェア!おすすめ5選

グループウェアを厳選比較
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社員同士のコミュニケーション改善や業務フローの整備など、さまざまなシーンで効果を発揮するグループウェア。ただ、業務効率がアップして結果的に収益性が高まることはあっても、グループウェアそのもので直接売り上げを生み出すことはできません。そうした点から「できるだけコストを抑えたい」「できれば無料で導入したい」というのは、多くの企業に共通する想いではないでしょうか。

今回のテーマは、完全無料のグループウェアです。いずれも無料で使え、機能や使い勝手にも定評がある4つのグループウェアを紹介します。予算の限られる中小企業や初めてグループウェアを導入する企業にとっては、いずれも有力候補になるはずです。

10万件以上の利用実績をもつ発注業者比較サービスアイミツが、おすすめのグループウェアを厳選!

1.グループウェアとは?

グループウェアとは?

本題に入る前に、グループウェアとはどんなものなのか、あらためて整理しておきましょう。

グループウェアとは、チームで取り組む仕事を手助けするツールです。チャットや社内SNS、スケジューラー、ワークフローといった機能がパッケージ化されており、社員同士がリアルタイムにコミュニケーションをとったり、お互いの予定を確認したり、予算や休暇を申請・承認したり、さまざまな使い方ができます。

IBMが1996年にリリースした「Lotas Notes 4.0」をきっかけに世界中へ広まり、現在の市場規模はおよそ約1,050億円。うち約85%をサーバーを必要とせずwebブラウザ上で使えるクラウド型が占めています。

2.完全無料のグループウェアとは?

完全無料とは、機能や期間の制限がなく無料で使えるということです。

1ヵ月程度の無料トライアル期間や、有料プランへの移行を前提とした限定的な無料版が用意されているグループウェアではなく、基本機能のすべてを実質0円で永続的に利用できるグループウェアのことを指します。

グループウェア導入を検討中の方は、まずは無料の見積もりから始めてはいかがでしょうか。
アイミツをご利用いただくと、特に人気のグループウェアの一括見積もりが可能です。グループウェア選びの時間も大幅に節約できるでしょう。
グループウェア選びでお困りの方はお気軽にお問い合わせください。

3.完全無料のグループウェアの注意点

無料のグループウェアを使用する際の注意点について解説します。

3-1.利用制限

無料のグループウェアは、利用できる機能に制限が設けられているケースが多いです。
代表的な機能制限のひとつに、有料版と比較すると利用可能人数の上限が挙げられます。個人で利用する分には気にならないかもしれませんが、企業全体で導入する場合、無料版では限界があります。
また、ファイルのやり取りが可能なグループウェアも多いですが、利用可能なデータ量に制限が設けられている場合も。
グループウェア導入する際には、必要な機能が利用できるか確認しておきましょう。

3-2.セキュリティ機能

無料のグループウェアは有料版と比較して、簡易的なセキュリティ機能しか利用できません。
個別のアカウントにアクセス制限を掛けるなどの詳細なセキュリティ管理機能は利用できないケースが多いです。
部外者による不正なアクセスを防ぐためのセキュリティ対策は施されていますが、社内でのアクセスをコントロールする機能は利用できません。
情報が漏洩すれば自社の信用に関わるため、セキュリティに不安がある場合は有料版の利用も検討するべきでしょう。

3-3.サポート体制

無料のグループウェアは、有料版と比較してサポート体制が弱いことが多いです。
サポートを利用できるサービスもありますが、限定的な内容に留まっています。
FAQやヘルプページを用意して対応しているサービスが多いため、自力で解決することもできますが、IT機器を利用する機会の少ない社員が多い職場の場合、導入が難航する恐れも。
無料グループウェアを選ぶ際には、自社に必要なサポートを受けられるか確認しておくことをおすすめします。

4.完全無料のグループウェアを選ぶ際のポイント

完全無料のグループウェアを選ぶ際のポイント

それでは、完全無料のグループウェアを導入する際のポイントを3つ紹介します。

4-1.機能

ハイエンドな有料グループウェアと比べて、機能面で見劣りするのは仕方のない部分ではありますが、せっかく導入するのなら、そのメリットを最大限活かしたいものです。各製品の公式サービスサイトを見比べつつ、何をどこまでできるのかしっかり把握しましょう。

社員同士のコミュニケーションや情報共有に課題を抱えている企業なら、社内SNSやチャット、掲示板機能が付いたグループウェア、一方で人事や経理といったバックオフィス系の業務を効率化したいのなら、タイムカードや経費精算、ワークフローといった機能が搭載されているグループウェアがおすすめです。

4-2.操作性

費用がかからないとはいえ、操作に迷ってしまったり処理が遅れてしまったりして、導入後に生産性がダウンしてしまうようでは本末転倒です。アイコンの配置やレイアウトはわかりやすいか、動作はスムーズ化、PC・システムに苦手意識を持つ人でも使いこなせそうか、事前にしっかり確認しましょう。

営業など外出が多いメンバーの利用が前提の場合、スマートフォンやタブレットでの使い勝手も大切なポイントになります。

4-3.セキュリティ

グループウェアを導入するということは、社員一人ひとりがタッチできる情報が増えるということです。データやノウハウの共有に役立つ一方、情報漏洩のリスクもおのずと高まります。

不正侵入をブロックできるアクセス制限機能が付いていることを前提に、できればプライバシーマークやISO27001の認証を取得している会社のグループウェアを選びましょう。あわせて、ナショナルクライアントへの導入実績や契約継続率なども判断材料の1つになると思います。

5.完全無料のグループウェア5選

完全無料のグループウェア4選

それでは、アイミツがおすすめする完全無料の4つのグループウェアについて、それぞれ特長と注意点を紹介していきます。

5- 1. R-GROUP

Rグループ株式会社
出典:Rグループ株式会社 https://jp.r-group.com/

R-GROUPは、東京とアメリカ・カリフォルニア州に拠点を置くクラウド型のグループウェアです。

2010年のサービス開始以来、2,000社以上のクライアントに利用されてきました。2013年のアップデートからは多言語にも対応しており、世界中でユーザー数を伸ばしています。

<特長>
何より大きな特長は、12種類の豊富な基本機能を備え、容量無制限のオンラインストレージが使えることです。無料のグループウェアのなかには利用できる機能が極端に少なかったり、ストレージの容量が小さく実用性に乏しいものも少なくありませんが、R-GROUPの場合、機能・利用期間・ストレージの容量いずれも無制限で使えます。スケジューラーやチャットに加えて、スマートフォンに対応した無料通話アプリも付いているので、通信コストの削減にも一役買ってくれそうです。

加えて、ユーザー目線で開発されたわかりやすいインターフェイスも魅力の1つです。すべてのアプリ共通で画面右側に参加ユーザーのリスト、左側にスケジュールやメッセージの履歴が表示される構成になっており、機能を切り替えた際も操作に迷ったりすることはないでしょう。グループウェアが初めての企業にもおすすめです。

<注意点>
ファイル共有やチャットなどの機能は充実している一方で、一般的なグループウェアに見られるワークフローの機能が付いていません。稟議・決済のプロセスを整備したい場合は、他のツールを導入する必要があります。

また、無料である以上、運営側もコストをかけられないので仕方のない部分ではありますが、電話やメールでの相談・問い合わせには対応していません。UIが非常にシンプルなので操作に迷うことは少ないはずですが、自分で調べながら使い方を覚えていくのが苦手なタイプの方には、ややハードルが高いかもしれません。

設立年
2013年
会社所在地
東京都品川区平塚2-6-13 スバルビル7F
電話番号
03-5751-7680

5- 2. e-Broad Office

イーブロードコミュニケーションズ株式会社
出典:イーブロードコミュニケーションズ株式会社 https://gw.e-broad.jp/

e-Broad Officeは、イーブロードコミュニケーションズ株式会社が提供している完全無料のグループウェアです。

機能的にやや限られる部分はあるものの、期間・利用人数ともに無制限で利用できることもあって、中小企業を中心に多くのクライアントに導入されています。2019年にサービスが終了した無料グループウェア「サイボウズ Live」の代替ツールとしても注目を集めているようです。

<特長>
スケジューラーやToDoリスト、伝言メモに加え、無料グループウェアとしては珍しい社員の在籍確認機能、50MBまでのファイル便共有機能が搭載されています。部署間の連携を深めたい企業や、複数の拠点を展開している企業にとっては有力候補の1つになるのではないでしょうか。

また、非常に手軽に導入できるのも特長の1つです。公式サイト(https://gw.e-broad.jp/)上の専用フォームから会社名やメールアドレスを登録するだけで、その日のうちから使い始めることが可能です。サーバーを用意したり、端末にインストールしたりする手間は一切かかりません。

<注意点>
一般的なグループウェアに見られるチャット機能が付いていないうえ、スマートフォンで利用できる機能がスケジューラー、伝言メモ、ToDoリスト、アドレス帳の4種類に限られます。

無料かつスピーディに導入できる一方、使い慣れてくると物足りなさを感じるケースがありそうです。

設立年
1992年
会社所在地
大阪府大阪市中央区南本町2-4-6
電話番号
0120-333-645

5- 3. GRIDY

ナレッジスイート株式会社
出典:ナレッジスイート株式会社 https://ksj.co.jp/knowledgesuite/free/

GRIDYは、ナレッジスイート株式会社が提供しているグループウェアです。ITサービス企業、不動産会社など幅広い業種のクライアントへの導入実績があり、2010年には「東京ベンチャー技術大賞」のベストイノベーション賞、2012年にはASPICによる「ASP・SaaS クラウドアワード」の会長特別賞を受賞しました。

無料版・有料版の両方が用意されており、無料版でもチャットやToDoリスト、タイムカードといった23種類に及ぶ基本機能、有料版ではそれらに加えて、情報の共有範囲を自動的にコントロールする独自の管理機能が使えます。

<特長>
何より大きな魅力は、コストパフォーマンスの高さです。R-GROUPをさらに上回る23種類の基本機能が用意されており、制限なく利用することが可能です。一般的なオフィス業務であれば不便さを感じるケースはないでしょう。また、人数の利用制限がなく、社員の数が増えても無料で使い続けることができます。

加えて、強固なセキュリティ対策もの1つです。IPアドレスによるアクセス制限機能によって不正侵入・情報流出を防げるうえ、チャットやメールのログはすべてダウンロードすることが可能。万が一インシデントが発生した際もスピーディーに原因を究明することができ、再発防止にもつながります。運営元のナレッジスイートもプライバシーマークとISO27001の認証を取得済みです。

<注意点>
スマートフォンでの利用に対応していないため、営業スタッフや店舗の接客スタッフとの情報共有には向いていません。そうした用途がメインなら、iQubeなどの方に分があると思います。

加えて、他の無料グループウェアと同様、オンラインストレージの容量が小さいのもデメリットの1つです。会社全体で1GBに限られるので、商品画像や営業資料、マニュアルなどを大量に保存したい場合は、外部のストレージを導入する必要があります。

GRIDY(グリッディ)の情報をさらに詳しく知りたい方はこちら

設立年
2006年
従業員数
100-499人
会社所在地
東京都港区愛宕二丁目5番1号 愛宕グリーンヒルズMORIタワー 38階
電話番号
03-5405-8111

5- 4. サークルスクエア

株式会社シティーズ
出典:株式会社シティーズ https://www.c-sqr.net/

サークルスクエアは、株式会社シティーズが提供している無料グループウェアです。サービス開始から17年のにわたり、トータル54万人以上のユーザーに利用されています。

クラウド型のためサーバーなどを用意する必要なく、ユーザー数や機能の制限もありません。

<特長>
スケジューラー、共有フォルダ、掲示板、アンケートといった16種類の機能すべてをスマートフォンで利用できます。デザイン・レイアウトも非常にわかりやすく、営業スタッフとの情報共有を効率化したい企業や、初めてグループウェアを導入する企業にはおすすめです。

収支や残高の計算ができる会計機能も付いており、経理用のツールとして活用しているユーザーも多いようです。

<注意点>
もともとビジネス向けというよりは、サークルやイベント運営といった一般向けのグループウェアとして開発されたこともあって、機能・スペックに制限があります。たとえば、チャットの投稿は1回につき140文字までに限られ、営業資料などを保管・共有するためのオンラインストレージも用意されていません。

そういった点ではあくまで入門者向けのグループウェア。まずは、サークルスクエアでグループウェアの使い勝手を確かめ、慣れてきたら他社製品への乗り換えるのも1つの方法だと思います。

設立年
2008年
会社所在地
東京都目黒区目黒1-24-18 福山ビル5F

5- 5. GroupSession

日本トータルシステム株式会社
出典:日本トータルシステム株式会社 http://groupsession.jp/

GroupSessionは、日本トータルシステムが提供するグループウェア。稟議やチャットなど情報共有・コミュニケーションに役立つ20種類以上の機能を無料で利用できる高機能なグループウェアです。企業はもちろん、官公庁や教育機関、医療機関での導入実績もあります。日本人が日本企業向けに開発した純国産のサービスで、国内企業の業務体系にマッチしたつくりになっているので、直感的に操作できるでしょう。

<特徴>
GroupSession最大の特徴は、無料版でもユーザー数の制限がない点です。また、不要な機能をオフにしたり、ユーザーやグループ毎のアクセス権限の個別設定にも対応。プログラムをダウンロードして、設定を行えばすぐに利用できます。会議室などの予約や利用状況を確認できる「施設予約機能」やプロジェクトの進捗状況・予算を管理できる「プロジェクト機能」など、各種管理業務を効率化する機能が充実している点も特徴です。

<注意点>
ユーザー数に制限がないGroupSessionですが、300名以上で利用する場合は注意が必要です。
グループセッションの無料版は、10~300名での利用を想定しているため、大人数で使用すると快適に動作しない恐れも。大規模な企業向けには、エンタープライズ型グループウェア「GroupSession ZION」が用意されています。大人数で快適に利用したい場合は、ZIONの導入を検討しましょう。

設立年
1979年
従業員数
30-99人
会社所在地
北海道札幌市厚別区下野幌テクノパーク1丁目2-8
電話番号
011-807-6181

6.まとめ

まとめ

こちらでは無料で利用できるグループウェアについて解説してきました。
無料のグループウェアには、機能制限やユーザー数の上限が設定されている場合もあるため、自社の求める要件を満たしているかどうかしっかりチェックしましょう。
しかし、「どのグループウェアが自社に合うのかわからない」という方も多いのではないでしょうか。
アイミツではご要望を伺った上で、ご希望に合わせたグループウェアをご紹介しています。グループウェア選びでお困りの方は、お気軽にご相談ください。

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著者

imitsu編集部

運営に関するお問い合わせ、取材依頼などはお問い合わせページからお願い致します。

完全無料でグループウェア業者をお探しの方向け | ワンポイントアドバイス

まずは、グループウェアを導入することに対して、社員の理解を得ることから始めます。業務上、どのような課題があり、解決することでどの程度のコスト削減や時間短縮につながるか、自社の環境を振り返り棚卸ししてみましょう。こうして抽出されたニーズと、最も合致したグループウェア・イントラネットを選ぶようにします。提供されている各種機能を吟味し、ストレスなく利用できる使いやすいサービスを見極めましょう。契約形態は主に2通りあり、クラウド型か、パッケージ型(オンプレミス型)かを選択します。グループウェアを選ぶ際には、5年先、10年先の将来像を想定することも大切です。使い慣れたサービスを変更する際には、コストだけではなく従業員が慣れていない中でストレスをかけてしまうこともありますので、注意が必要です。

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