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文書管理・ファイル管理対応のグループウェア・イントラネット構築の業者比較ガイド・比較のポイント

文書管理・ファイル管理対応のグループウェア・イントラネット構築の委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

文書管理・ファイル管理対応のグループウェア・イントラネット構築の選定ポイント

POINT
01

導入目的に沿った機能を装備しているか

業務全体を効率化に繋がる機能の選択を!

イントラネット環境(企業内ネットワーク)のグループウェアはイントラネット、社内イントラなどと略されます。グループウェアを利用すれば、今まで個人で管理していた情報を社内で共有することにより、業務全体を効率的に進めることができます。また、直接関係のない部署にも進行中の事案が伝わり、全社員の意識合わせもスムーズに行うことができます。

グループウェアの各種機能>

  •  ファイルの共有

全社員で共有することも、閲覧権を与えられた人だけに限定することも可能です。

  •  スケジュール、施設予約

個人のスケジュールが分かるので、打ち合わせや外出同行を依頼するときに便利です。また、会議室の予約や、参加メンバーへの通知なども、同時に行うことができます。またプロジェクターやホワイトボードなどの会議で利用する機器などの予約機能がついている場合もあり便利です。

  •  電子決済

稟議(りんぎ)書などを、グループウェアを使ってスムーズに行う方法です。データとして蓄積されれば、過去の類似事案の検索が素早く行えるなどのメリットもあります。

  •  社内掲示板

紙の回覧板と同じような機能です。新たなプロジェクトの希望者を募り、横断的に組織したいときなどに重宝します。掲示板のジャンルを分ければ、忘年会の告知やサークル活動などの業務以外の用途にも活用できます

  •  その他

勤怠管理、アドレス帳など

イントラネットはインターネットと同じような環境を利用しているので、通信機能さえあれば、社外からも利用することができます。例えば、東京と大阪の事業所間で、画面を通して電子会議をすることも可能です。また、スマートフォンで利用できるサービスも近年ニーズが高いようです。ただし、高度な機能を持たせるにはそれなりの費用がかかるので、自社の事業規模や従業員のニーズに応じてサービス商品を選ぶ必要があります。

 

尚、「ERPパッケージ・ERPシステム業者の比較」もご参考にしてください。

 

POINT
02

自社に合ったサービス形態を選ぶ

ASP型とパッケージ型、ニーズに合わせた選択が重要。

グループウェアは、活用したい機能などにより、いくつかの契約形態種類に分けられます。

最も構築方法が簡単なのは「クラウド型(ASP型)」と呼ばれるタイプです。メリットとしては、導入コストやランニングコストが安いことです。無料版を提供しているサービスもありますので、お試しで利用してみることも可能です。上記で挙げたような機能はほとんど網羅していますが、逆にカスタマイズ性が低く、大企業が利用するにはニーズを充足できないことがあるでしょう。

一方、利用する側でソフトをインストールして使うのがパッケージ型(オンプレミス型とも呼ばれています)です。大企業・中堅企業でよく導入される傾向があります。メリットとしては、その会社に向けた独自のチューニングが可能なことで、レジを通過した販売記録を出荷調整に結びつけるなど、高度な機能を搭載できます。ERPや会計システム、人事システムなどとの連携ができるサービスもあります。デメリットとしては、購入コスト(ライセンス費用)が高いことでしょう。パッケージ型のローカルネットワーク構築は、インストールしたソフトを使う社員だけに限られるので、セキュリティの面でも安心です。

まずは「クラウド型」を検討し、不十分さを感じるなら「パッケージ型(クライアントサーバー)」を比較検討してみてはいかがでしょうか。

 

POINT
03

使いやすい仕様になっているか

コストや効率化も重視しながら、使いやすさも忘れずに!

せっかくグループウェアを導入しても、社員がその意味を理解してくれなくては、依然紙ベースのやりとりが続いてしまいます。導入に際しては社内できちんとした説明を行い、効率化やコスト削減などの目標を設定し、社員の意識改革を行うことが大切です。

その意味でも、利用する社員が興味を持ちやすいような使いやすいサービスを選ぶことが重要になってきます。各メーカーのデモなどを利用して、直感的に操作できるか、重要な機能が階層の奥にはまり込んでいないか、分からないことを自分で解決できるような設定がなされているか、などをユーザビリティ面のチェックをしてください。

 

POINT
04

セキュリティ対策は十分か

クラウド型ならプライバシーマークの有無も重要な問題に。

イントラネットはインターネットの技術を応用しているので、部外者が侵入する可能性を常に抱えています。パスワード認証など使用上の対策は当然として、サービス提供会社のセキュリティポリシーもチェックするようにしましょう。特に社員のアドレスなどは個人情報となるので、特にクラウド型を導入する際はプライバシーマークの有無も忘れずに確認するようにしましょう。

 

POINT
05

導入実績が豊富か

どれだけ利用されているかなどの実績などもしっかりと考慮すること!

多くの企業で受け入れられてきたということは、それだけ信頼性や利便性が高いことになります。また、多くのトラブルシューティングを経験しているはずなので、アフターケアなどのサービス面でも期待が持てます。また、大企業に支持されているとか、中小企業の導入実績が多いなど、サービスの主顧客対象も確認し、自社に合致しているか確認すると良いでしょう。迷ったときは、同じ商品を利用している知人から、アドバイスを受けることなども可能でしょう。

 

文書管理・ファイル管理対応のグループウェア・イントラネット構築の発注時よくある質問

人イメージ

文書管理・ファイル管理対応のグループウェア・イントラネット構築についてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

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※2015年12月に利用した企業様に「アイミツの満足度を教えてください。」という質問を行い「満足、普通、不満」の中から「満足」と答えた企業様の割合です。

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