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クラウド型のグループウェア・イントラネット構築の業者比較ガイド・比較のポイント

クラウド型のグループウェア・イントラネット構築の委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

クラウド型のグループウェア・イントラネット構築の選定ポイント

POINT
01

ASP型グループウェア構築のメリットを知っておく

手軽に始められるASP型は使い勝手も実用的!

〈ASP型のメリット〉

  • 時間と費用が節約できる!

グループウェアを導入するには、一般に多くの初期費用と導入のための時間、構築費用がかかります。ASP型で導入すればライセンス管理、設定、トラブル対応といったシステム管理作業を大幅に削減できます。セキュリティの確立されたインターネット接続環境とブラウザーがあれば、自社で特別なシステムを構築しなくても手軽に導入することが可能です。

  • 洗練された汎用的な機能が揃っている!

ASP型グループウェアは、現場の営業担当者がすぐに直感的に使える操作性を第一に考えて作られています。ユーザーインターフェースは各社入力支援や一覧表の見やすさなどを工夫しており、実務最優先のシンプルさが期待できます。

  • バージョンアップやシステム障害に対する対応が迅速!

ASP型なので、システム障害への対応やバージョンアップには無料で迅速に対応してくれます。自社で不具合が確認できていないところであっても、多数のユーザーからのニーズや声を反映させて常にチューンアップされた状態でサービスが提供されます。

POINT
02

ASP型グループウェア構築のデメリットを知っておく

導入後もずっとASP型で満足できるかどうかしっかりチェック!

時代は様々な利点のあるクラウドファーストへと移行しつつあります。しかしいざ真剣に導入を考えだすとクラウドにもまだまだ不満を感じてしまう点があるのも事実です。自社導入にあたってクラウドがボトルネックとならないかどうかしっかりチェックしておきましょう。

  • 長期の使用ではオンプレミスがお得というケースもある

ASP型は初期費用が安く、その後も月額費用だけで済む利点がありますが、月額費用を利用人数分支払うため、利用が長期間になればなるほど累計コストがかさむ問題点があります。(一般的にASP型のランニングコストをパッケージ型導入の運用コストと比較すると、1年半~2年強でASP型のほうがコストは高くなると言われています。)

  • 大規模なカスタマイズには対応できない

すでに自社で稼働している営業支援SFAや顧客管理CRMと完全に連動させたい場合には、データベースの設計から着手する必要も出てきます。

POINT
03

自社の目的に合ったシステムかどうか確認する

実際に担当者が触ってみて個々の機能をしっかりチェック!

<グループウェアの各種機能>

  • ファイルの共有

全社員で共有することも、閲覧権を与えられた人だけに限定することも可能です。

  • スケジュール、施設予約

個人のスケジュールが分かるので、打ち合わせや外出同行を依頼するときに便利です。また、会議室の予約や、参加メンバーへの通知なども、同時に行うことができます。またプロジェクターやホワイトボードなど、会議で利用する機器などの予約機能がついている場合もあり便利です。

  • 電子決裁

稟議(りんぎ)書の回付などを、グループウェアを使ってスムーズに行う方法です。データとして蓄積されれば、過去の類似案件の検索が素早く行えるなどのメリットもあります。

  • 社内掲示板

紙の回覧板と同じような機能です。新たなプロジェクトの希望者を募り、横断的に組織化したいときなどに重宝します。掲示板のジャンルを分ければ、忘年会の告知やサークル活動など、業務以外の用途にも活用できます

  • その他

勤怠管理、アドレス帳など

 

イントラネットはインターネットと同じようなサーバーを有し、ネットワーク環境を利用しているので、通信機能さえあれば、社外からも利用できます。例えば、東京と大阪の事業所間で、画面を通した電子会議も可能です。また、スマートフォンで利用できるサービスも近年ニーズが高いようです。ただし、高度な機能を持たせるにはそれなりの開発費用がかかるので、自社の事業規模や従業員のニーズに応じてサービス商品を選ぶ必要があります。

POINT
04

SFAやCRMとの連携は可能かチェックする

将来的な要望をできるだけ先取りして製品を選びましょう!

  • 顧客管理(CRM)ソフトで対応可能かチェックする

◇顧客との対応履歴などの管理

◇見込み客に段階的なアプローチをしていくための分類と整理

◇購入後のフォローによる固定客化を目的としたメール配信機能

◇各種セミナー開催時に取得できる顧客データのDB化と活用

◇お客様へのアンケートや製品満足度調査の実施とレポート作成

POINT
05

カスタマイズ、バージョンアップ、サポート体制をチェックする

ASP型グループウェアの課題点は導入・運用支援!

グループウェアは導入するだけが成功ではありません。中・長期的に各事業所、各部署、各ユーザーの利用率を計測・トラッキングし、状況に応じた適切なフォローやマネジメントを行う必要があります。初期の導入支援だけでなく、ツールやソフトウェアを使いこなせるまで継続して支援してくれる体制を持つ業者を選定することが定着の大きなポイントです。導入時、導入後のオプションやサポート体制はどうなっているかを必ず確認するようにしましょう。

パッケージ型に比べるとASP型では、コスト軽減のためにサポート面がやや手薄になってしまいます。システムは使いやすい汎用型なので、使いはじめるときには簡単に導入できるのですが、それを使いこなしていく時にはそれなりの工夫が必要です。

無料サポートの範囲内でどこまでのサポートをしてくれるかをしっかりチェックしておきましょう。また、有料サポートを用意しているところでは、そのサポート内容を確認しておきましょう。

クラウド型のグループウェア・イントラネット構築の発注時よくある質問

人イメージ

クラウド型のグループウェア・イントラネット構築についてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

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※2015年12月に利用した企業様に「アイミツの満足度を教えてください。」という質問を行い「満足、普通、不満」の中から「満足」と答えた企業様の割合です。

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