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クレーム対応代行のFAX(ファックス)DM・FAX送信代行の業者比較ガイド・比較のポイント

クレーム対応代行のFAX(ファックス)DM・FAX送信代行の委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

クレーム対応代行のFAX(ファックス)DM・FAX送信代行の選定ポイント

POINT
01

FAX送信代行サービスのメリット・デメリットを確認する

避けて通れないクレーム処理をどうするかが最大のポイント!

FAX送信代行サービスを使うメリットは、概ね以下のようになります。

  • 宛名書きや封入作業などが要らずその場ですぐ大量に送れる。
  • 郵送に比べて見てもらえる確率(開封率に相当)、反応率が高い
  • 葉書や封書に比べてコストが安く、マーケティング効果が高い
  • メールや電話だけではわかりづらいことを図解してダイレクトに送れる
  • 先方が不在や電話できない状態のときもリーチできる

一方でデメリットとしてあげられる項目の中で最大のものは「クレーム処理」です。クレーム処理は手間がかかり、信用問題にもつながります。放置してしまうと最大のデメリットとなりますので、丁寧な対応が必要です。

逆に、クレームに対して適切な対策を取って送付先をリストから除外することは、送付先の精度を上げる事になります。加えて、クレーム内容を分析してあらかじめクレームが起きにくい文面のFAX原稿作成が可能になり、費用対効果が上がるなどのポジティブな効果も期待できます。

POINT
02

FAXDMのクレームの代表例を知っておく

FAXDMのクレームにはパターンがある!

もともとFAXDMはネットなどで一般公開されている法人のFAXに対してアプローチするため、個人情報保護法には何ら抵触しません。しかし、平均的にFAX配信数の約1%の割合で「FAXを停止してください」と要望(クレーム)があります。

クレーム発生にはいくつかのパターンがあるので、それぞれ依頼する業者が的確に対処してくれるか確認しましょう。

  • 「勝手に使った紙代を払え」「今から謝罪に来い」などの強い調子の声で電話がかかってくる
  • うっかりと以前にクレーム(FAX停止)をしたところに再度送ってしまった
  • 個人宅や個人事業主の自宅に送ってしまい「個人情報保護法」違反だと言われた
  • 自動プログラムの不具合で休日や深夜時間帯に配信してしまった
  • まったく場違いな内容のDMを送ってしまった(「忙しいのに何を考えているのだ」などのクレーム)
  • 原稿の下部にFAX案内が不要な場合の停止欄がなく、苦情電話にもすぐに出なかった
  • 公開されていないはずのFAX番号に送信した場合(「何でうちのFAX番号を知っているのだ?」というクレーム)
POINT
03

クレームの少なくなるFAX文面のアドバイスしてくれるかどうか確認する

未然にクレームを防ぐためのノウハウを提供してくれるか?

万が一クレームが来てしまった場合に備え、その部分を業者に代行してもらう場合に一番なのは、クレームの少ないFAXを送ることです。

FAXDM業者はコスト勝負で差別化を図るという姿勢の業者が多く、中にはクレーム処理についてノウハウをほとんど持っていない業者もあります。いくら価格が安くてもクレームばかりで信用を落としてしまっては、長期的に大きなデメリットとなります。

クレームの少ないFAXDMのテンプレートをくれる、クレームを誘発しにくい原稿制作や原稿に対してアドバイスをくれるなど、親身になって対応してくれる業者を選ぶようにしましょう。

POINT
04

クレーム処理・クレーム防止のアドバイス内容を知っておく

クレームに適切に対応してくれるかどうか、見積もり前にチェックしましょう。

  • 原稿の下部にお詫びの1文を書く。

「FAX用紙の無断借用をどうかお許しください。」

「弊社は個人情報保護法を遵守しております。必要の無い方はFAX用紙を破棄ください。」

「御社のFAX用紙を使用しましてご迷惑をおかけいたしました。申し訳ございません。」

など。

  • 「この1枚のみの」送信であることを明記する。
  • 目的とする業種を厳選して内容にあった送付を心がける
  • 返信欄に「以後FAXの送信は不要」の欄を作り、送り返してもらうことで電話口でのクレームを避ける
  • FAX配信後に届いた配信停止依頼を、次回配信の際に配信停止にできるデータベースやリストを作成する
  • まず丁寧に「申し訳ありませんでした」と誤り、相手の言い分を聞き、事例としてメモに残す
  • あまりにも長引く場合はテレホンカードや切手など、「お詫びの品」を送るなどの対応を取る

など

POINT
05

業者の信頼性をチェックする

実績やプライバシーマークの有無など信頼性も重要な要素となる。

一口にFAXDM業者といっても専業や兼業、規模の大小など様々な業者が存在しますが、当然利用者としては、集客や見込客開拓のために信頼できる業者を選びたいところです。

  • プライバシーマーク(Pマーク)の有無(自社の名簿やリストを持ち込む場合は特に重要)
  • 業歴の長さ(10年以上の業歴があるか)
  • 配信レポートの有無

などは信頼性を測る上での重要なポイントです。特にマーケットリサーチや成約率にかかわる「どこに送信されて、どこに送信されなかったのか」を確認できる効果的な配信レポートをきちんと提出してくれるかどうかを、必ず確認するようにしましょう。

また、サポートが充実しているかどうかも重要なポイントの1つです。問題が発生した時にすぐに問い合わせができるよう、メールだけでなく電話によるサポートを行っている業者を選ぶことをおすすめします。

クレーム対応代行のFAX(ファックス)DM・FAX送信代行の発注時よくある質問

人イメージ

クレーム対応代行のFAX(ファックス)DM・FAX送信代行についてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

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※2015年12月に利用した企業様に「アイミツの満足度を教えてください。」という質問を行い「満足、普通、不満」の中から「満足」と答えた企業様の割合です。

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