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セミナー企画・運営・代行のイベント企画制作・運営(事務局代行)の会社選び方ガイド・比較のポイント

セミナー企画・運営・代行のイベント企画制作・運営(事務局代行)の委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。アイミツが保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。アイミツでは相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

セミナー企画・運営・代行のイベント企画制作・運営(事務局代行)の選定ポイント

POINT
01

セミナー開催で何を重視するかを決定する

セミナー代行会社のタイプは2種類!

セミナー企画・運営・代行会社のタイプは大きく分けて2種類あります。

  • 業務代行業などの当日の運営スタッフ派遣や会場設置などに強いイベント系会社
  • 広告代理店や企画会社など集客、アフターフォローに強いマーケティング系会社

自社が重視したいポイント、自社ではできないところを洗い出して最適な業者を選びましょう。すでに顧客リストは集まっており、メインの目的が製品自体を知ってもらうことである場合は、当日の会場運営を盛り上げてくれるイベント系の会社が適切ですし、セミナーを通じて顧客リストを集めたい、営業活動への展開を強化したい場合には、マーケティング系の会社を選ぶ方がよいでしょう。

POINT
02

依頼する内容について優先事項を整理する

最重点ポイント、自社で足りないところをしっかり依頼する。

  • ユーザー視点でセミナーのテーマを決める

セミナー成功の秘訣は第一に、ユーザーにベネフィットを提供することです。たとえ新製品を発表することが会社側のメインの目的であったとしても、業界の製品の新しい動向などを整理して伝えることをテーマとし、最後に自社の事業内容や製品をアピールするなど順番の工夫が必要です。参加者は製品のアピールだけでない業界の最新事情を知ることができるので、セミナー参加によるベネフィットが実感できます。

  • ターゲット層の集客

集客したい企業規模や業種、参加者の職種属性を明確にしていき、テーマとのミスマッチがないように配慮します。自社ですでにリストを持っている場合はその属性にそって集客を拡大し、新規のターゲット層に働きかけたい場合には、集客の企画から担当者に提案してもらいましょう。

  • 終了後のアフターフォロー

セミナーからの成約率は、その後のアフターフォローによってかなりの差が出てきます。単純なフォローだけでなく、マーケティングオートメーションツールなどを駆使した、システマティックで継続したフォロー体制の構築などにも実績のある業者であれば、単発のセミナー企画代行だけでなく、自社のマーケティングシステム全体を解析し強化するきっかけにもできます。

POINT
03

セミナー企画運営会社に依頼する内容を整理する

時系列的に依頼したい内容をチェックしよう!

依頼したい内容の具体例は、セミナー開催準備からフォローまでを時系列的に整理すると下記のようになります。それぞれについて重視したい点、自社でできない点にチェックを入れて、その分野に強いノウハウを持つ業者を選びましょう。

【時系列的に見たセミナー開催代行メニュー】

  • 会場選定、備品手配・機材レンタル
  • テーマに合った講師の選定、依頼代行
  • 広告・DM制作・メール配信などの集客リスト整備
  • 受付用Webシステム構築、電話受付体制の整備
  • 申し込み管理・問い合わせ対応などの事務局業務全般
  • 集客用パンフ、会場パネルなどの制作物の進行管理
  • ディレクター・受付スタッフ・司会などの当日の運営代行
  • 出席者データ・アンケート処理などの集計業務費用
  • フォローマーケティングシステム構築
POINT
04

セミナー講師の選定ポイントを理解する

当日のテーマや自社の戦略、社風とのミスマッチは怖い!

セミナー講師の選定もセミナー企画・運営・代行会社に任せることができますが、どんな講師がよいかの希望はハッキリ伝えましょう。参加者から見ると、セミナー講師は自社の意見を代表しているように映るので、聴衆受けが良いとしても過激な発言をする人物や、他社の企業活動を批判していると捉えられてしまう恐れのある講師は避けたほうが無難でしょう。また、インターネットを使った製品のPRが目的のセミナーで、「やはり顧客とのコミュニケーションは対面が基本」といった趣旨の話をされてしまうと、テーマとの齟齬が目立ちます。また、当日の講演内容を自社の製品コンセプトに合わせて調整してもらったとしても、講師の著作を見たときに正反対のことが勧めてある場合、それが明らかになった時点で参加者へのアフターフォローの効果は半減してしまいます。

講師選びに関しての手配などは任せるにしても、選定の部分については一緒に選ぶつもりでしっかり希望を伝えるようにしましょう。

POINT
05

セミナー企画運営代行の実績は豊富か確認する

類似のイベントを開催した実績があるかを、必ず確認!

〈選定ポイント〉①のイベント系会社もマーケティング系会社も、過去にどんなイベント開催を代行したか必ずチェックしましょう。業界や規模によって、当日の会場運営の段取りや集客のポイントはかなり異なってきます。イベントの成功の大きな要素としてセミナー企画・運営・代行会社の過去の実績に基づく経験がありますが、経験の浅い業者だと通り一遍のマニュアル通りの代行作業はできたとしても、プラスアルファの満足度を与える会場運営、集客増、アフターフォローでの売上増大などが期待したサービスのレベルに達しないことが多いです。

見積り依頼の時の打ち合わせで、〈選定ポイント〉③の重視したい項目を伝えている時に「御社ならばこうしたらよいのでは?」「今回のテーマではこの方法がおすすめ」など、担当者が積極的に自信を持って提案・支援してくれる業者を選びましょう。

セミナー企画・運営・代行のイベント企画制作・運営(事務局代行)の発注時よくある質問

人イメージ

セミナー企画・運営・代行のイベント企画制作・運営(事務局代行)についてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

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