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ライブ・コンサート企画・運営・代行のイベント企画制作・運営(事務局代行)の会社選び方ガイド・比較のポイント

ライブ・コンサート企画・運営・代行のイベント企画制作・運営(事務局代行)の委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。アイミツが保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。アイミツでは相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

ライブ・コンサート企画・運営・代行のイベント企画制作・運営(事務局代行)の選定ポイント

POINT
01

コンサートの目的、規模などのイメージを固める

依頼したいのが自社広告パターンなのか、集客パターンなのかをはっきりさせよう!

ライブ・コンサートなどを開催したい場合は、まず目的をはっきりさせましょう。コンサートに来る人に対して自社の企業イメージの向上などを訴えたい場合には、コンサートの協賛企業として会場のパネル広告やパンフレットなどに名前を入れることで目的が達成できますので、自社のイメージに合ったコンサートの企画から運営支援、管理、事務局代行までを丸投げに近い形で業者に任せることも可能です。コンサート企画代行業者はコンサート運営のプロですので、コンサートが成功すればスポンサー企業としても広告効果はきちんと見込めます。

商店街や大規模ショッピングセンターなどで集客を目的として小規模、中規模コンサートを実施したい場合には、先ほどの大規模なコンサートと違って商店街の中やショッピングセンターの中でコンサートを行い、コンサートに来場した参加者を商業施設に誘導することが主な目的となってきます。この場合は、業者に丸投げしてはうまく行きません。コンサートが単体として成功したとしても、コンサート終了後にお客さんが商業施設に流れてきてお金を落としてくれるしかけを作る必要が出て来ます。例えばパンフレットに当日限り有効な商業施設のクーポン券を刷っておくなどがありますが、他にもたくさんのアイデアが考えられます。

この広告パターンなのか、集客パターンなのかをまずはっきりさせ、自社の目的をクリアにして代行業者に伝えましょう。

POINT
02

ライブ・コンサート企画・運営会社に依頼する内容を整理する

コンサート運営に必ず必要になってくる要素を確認!

企業や商業施設のプロモーションでコンサートを企画する場合にとる相見積もりでは、本業で見慣れた見積書とは全く違う項目が上がってきますので、じっくり項目をチェックしましょう。見積もり項目で必ず上がってくる項目は下記のようなものなので、十分に比較検討してください。

  • コンサート運営スタッフ派遣

チケットもぎり、場内案内などの受付を担当するレセプショニストの手配は必須です。その他必要に応じて、ステージマネージャーなども検討します。

  • 小道具レンタル

舞台で使用するPAなどの音響システムや、ミュージシャンが持参できないピアノなどを手配します。

  • 大道具レンタル

コンサート会場の舞台装置全般や会場設営

  • 音響機器などの設置配線

音の大きさ、方向性などの調整を含みます

  • グッズ販売会場設置

商品の搬入から販売要員まで

POINT
03

ライブ・コンサート企画・運営代行の流れを確認する

流れを確認してミスのない代行依頼を!

  • 企画立案

どんなアーティストを呼びどんな内容でイベントを行うか企画したプランニングシート、公演確認書を作成します。

通常は動員数を予想した上で会場の選定をし、チケットの金額を決定しますが、プロモーション目的の場合には、先着○○名、無料などの告知パターンで会場や料金を予め設定する方法も一般的です。

  • コンサート準備

アーティストへの出演交渉

プロモーターへ会場の手配を依頼

照明、特効、機材運搬、会場設営などの手配

出演メンバー向けの食事、交通、宿泊施設の手配など

イベンターへの観客の誘導や警備依頼

プロモーターへ宣伝、チケット販売活動の依頼と管理

グッズの制作と搬入手配

  • 当日運営

大道具、小道具などの会場設置

誘導経路の確保、椅子の増設など

警備員、グッズ販売員などの配置

各種案内などの窓口設置

受付やもぎり要員の配置と当日料金の徴収

アンケート回収や商業施設への誘導スタッフの配置

など

POINT
04

ライブ・コンサート企画・運営代行の企画力をチェックする

コンサートの成否は企画力次第という面が大きい!

音楽系イベントを企画する時には、コンサートのテーマやコンセプトが非常に重要になってきます。例えば、イベント主催側が集客にとっている客層が自社のサービスや商品のメインターゲットである若い女性であるにもかかわらず、シニア層に人気のあるアーティストを選んでも意味がありません。また、地元の商店会コンサートなどでは逆に地元出身の新進アーティストをジャンルにこだわらずに集め、共演してもらう切り口もあるでしょう。

単にコンサート運営を安心して任せられるだけでなく、こうした企画力に関するノウハウを持つ業者でないとコンサートそのものの成功にはつながりにくいので、その点を注意して選定しましょう。

また、チケット販売を行うような音楽イベントを開催する場合には、イベント当日だけでは無く、様々な事前準備が必要になり、準備期間が数ヶ月~1年以上のプロジェクトも珍しくありません。大規模なイベントは、携わるスタッフの数も必然的に多くなりますので、小規模な運営会社では対応が難しいことも多くあります。逆に、小規模なイベント制作会社は専門性が高いので、セミナーやミニコンサート等の小規模なイベントを得意としている会社が多くあります。その為、イベント規模によって見積もりを依頼する業者の規模を見極めることが大切です。

POINT
05

ライブ・コンサート企画・運営代行の実績は豊富か確認する

類似のイベントを開催した実績があるかを、必ず確認!

音楽イベントなどの専門性の高いイベントの場合には、イベントの開催実績が非常に大きなポイントになります。多くの集客を見込んだイベントなのに、人が全く集まらないのでは意味がありません。また、イベントの開催経験が豊富なイベント制作会社は、トラブル対応がきちんとしています。リスクマネジメントを行う為にも、イベント運営会社を選定する際には、必ず類似のイベントを開催したノウハウや実績、運営支援のマニュアルがあるか担当者に確認しましょう。

ライブ・コンサート企画・運営・代行のイベント企画制作・運営(事務局代行)の発注時よくある質問

人イメージ

ライブ・コンサート企画・運営・代行のイベント企画制作・運営(事務局代行)についてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

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