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イベント企画制作・運営(事務局代行)の会社選び方ガイド・比較のポイント

イベント企画制作・運営(事務局代行)の委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

イベント企画制作・運営(事務局代行)の選定ポイント

POINT
01

企業の規模

イベント規模に合わせてイベント制作会社を選ぶ。

イベント企画会社を選定する場合、イベント規模によって依頼するイベント制作会社の規模を考慮する必要があります。チケット販売を行うような大規模なイベントを開催する場合には、イベント当日だけでは無く、様々な事前準備が必要になり、準備期間が数ヶ月~1年以上のプロジェクトも珍しくありません。大規模なイベントは、携わるスタッフの数も必然的に多くなりますので、小規模な運営会社では対応が難しいことも多くあります。逆に、小規模なイベント制作会社は専門性が高いので、セミナーやミニコンサート等の小規模なイベントを得意としている会社が多くあります。その為、イベント規模によって、見積もりを依頼する業者の規模を見極めることが大切です。
 

POINT
02

イベントの実績(開催数・開催種類など)は豊富か

類似のイベントを開催した実績があるかを、必ず確認!

音楽イベントなどの専門性の高いイベントや、大規模イベントの場合には、イベントの開催実績が非常に大きなポイントになります。多くの集客を見込んだイベントなのに、人が全く集まらないのでは意味がありません。また、イベントの開催経験が豊富なイベント制作会社は、トラブル対応がきちんとしています。リスクマネジメントを行う為にも、イベント運営会社を選定する際には、必ず類似のイベントを開催した実績があるか確認をしましょう。
 

POINT
03

充実した提案をしてくれるか

企画の段階からイベント制作会社との綿密なコミュニケーションが必要不可欠!

より良いイベントを開催するためには、企画の段階からイベント制作会社との綿密なコミュニケーションが必要不可欠です。イメージの差異を無くすだけでは無く、多面的な角度で企画内容を検証し、必要があれば積極的に提案を行ってくれるイベント企画会社を選びましょう。特に、イベント開催経験が少ないクライアントの場合には、イベントの企画概要だけを伝えて、その他諸々のサービス内容の全てをイベント会社の企画・提案頼みにして貰うことも珍しくありません。企画料を払うことによって、企画会議の時間を省き、プロが考えた企画を採用することができます。見積もりの際に様々な提案を受けることが出来るケースもありますので、積極的に活用してみてください。
 

POINT
04

サポート内容は十分か

希望するサポート内容のイメージをなるべく具体的に伝える。

イベント運営会社によって、サポート内容はまちまちです。その為、見積もりを取る際には、希望するサポート内容のイメージをなるべく具体的に運営会社に伝えることが大切です。イベント運営には、当日に掛かる様々な費用だけでは無く、集客のために掛かる費用や、大規模イベントの場合には事務局代行費用など、非常に多くの費用が掛かります。また、イベント企画会社の中には、イベントの企画だけで、印刷物の制作や告知用HP(WEBサイト)の制作が出来ない企業もあります。その為、イベント制作会社が提供できる業務内容を明確に把握しておく必要があります。

また、限られた予算の範囲内でイベント開催を成功させるためには、自社で業務を行うことも珍しくありません。イベント制作会社と協議した上で、自社で行う必要があること(自社内でできること)を確認しましょう。コミュニケーションをしっかりと取って、円滑に仕事を進めましょう。
 

POINT
05

費用内訳を確認する

イベント企画会社の見積もりは、複数取ること!

一般的にイベントを開催する費用は、大きく「企画費用・運営費用・制作費用」の3つの分野に分かれます。大規模なイベントになると、企画料だけで100万円を超えるものも珍しくありませんし、事務局代行を利用することも多くあります。イベント企画会社の見積もりは、複数を取ることが基本とされていますが、小規模から中規模のイベントの場合、極端な開きが無いこともあります。費用の内訳をきちんと確認し、予算に応じてイベント開催施設を変更したり、自社で一部を担当することで、予算の範囲内でイベントを開催することができます。単に見積もりが安いだけでは無く、見積もりの中に何が含まれているかもきちんと確認して、イベント運営会社を選びましょう。
 

イベント企画制作・運営(事務局代行)の発注時よくある質問

人イメージ

イベント企画制作・運営(事務局代行)についてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

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※2015年12月に利用した企業様に「アイミツの満足度を教えてください。」という質問を行い「満足、普通、不満」の中から「満足」と答えた企業様の割合です。

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