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展示会企画・運営・代行のイベント企画制作・運営(事務局代行)の会社選び方ガイド・比較のポイント

展示会企画・運営・代行のイベント企画制作・運営(事務局代行)の委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

展示会企画・運営・代行のイベント企画制作・運営(事務局代行)の選定ポイント

POINT
01

展示会企画・運営の業務内容をおさえておく

まずイベント系会社かマーケティング系会社か適切な方を選ぶ。

展示会・カンファランス・セミナー等マーケティングイベントの企画運営では、下記のフェーズでそれぞれ代行業者のサービスメニューが用意されています。

  • 事前準備

ウェブやパンフレットなどの各種集客施策から案内状の発送まで

  • 当日会場運営

受付案内や、会場誘導など

  • アフターフォロー

参加者へのお礼メールやさらに詳しい製品資料の送付など、購買に結びつける支援活動

展示会企画・運営会社のタイプは大きく分けて2種類あります。

  • 業務代行業などの当日の運営スタッフ派遣や会場設置などに強いイベント系会社
  • 広告代理店や企画会社など集客やサポート、アフターフォローに強いマーケティング系会社

どちらを重視したいかによって選定する業者のタイプを選びましょう。

POINT
02

展示会企画・運営会社に依頼する内容を整理する

自社で頼みたいことを明確化して見積もりをとり始める。

重視したいポイントが決まったら、次に見積もりを取るときに出てくる項目をチェックしましょう。名称は違っても内容的には概ね下記のような項目になりますので、項目ごとに料金を比較してリーズナブルな料金を出してくる候補の業者を選定していきます。

  • 要望をヒアリングした上での展示会の具体的プランニング
  • テーマに合致した展示ブースの設計・施工・運営
  • 事務局・運営代行
  • 集客プロモーション実施、参加者募集用専門サイトの制作
  • 当日用プロモーション用映像制作
  • 当日配布用販促ツールやノベルティの企画、提案
  • 展示会に来場した顧客データ入力、データベース化
  • 潜在顧客データの選別、セールスリード化
  • 顧客データのデータベース化・CRM構築
  • テレマーケティング代行
POINT
03

展示会企画・運営代行の流れを確認する

流れを確認してミスのない業務委託を!

展示会運営では段取りが命です。経験やノウハウのある業者ならば、事前の段取りの説明やポイントを分かりやすく説明してくれるはずです。業者を選ぶ時には、相談時のこうした説明が明快で、納得の行くものであることをチェックしましょう。

  • 企画立案

催事の趣旨・目的の確認

必要な作業の整理

会場や会議室の選定

作業計画の提案

予算書の作成

  • 開催準備

準備スケジュールの作成

講演者対応

会場との打合せ

備品、通訳、技術者等の手配

ホームページ、パンフレット、ポスターなどの告知用メディアのデザインと制作

WEB参加申込みシステムの構築

開催告知、広報活動、メディア対応

プログラム、パンフレットなどの各種配布物の制作

運営マニュアルの作成

進行台本の作成

司会、当日スタッフの確認

  • 開催当日

会場設営

参加者受付

講演者・招待者対応

プログラム進行管理

会場管理

懇親会手配

  • アフターフォロー

参加者・講演者等へのお礼

最終参加者数の確認

アンケート集計

開催報告書の作成

財務報告書の作成

各種精算

POINT
04

展示会来訪者へのアフターフォローをどうするか決定する

展示会の効果を最大化するためにはアフターフォローが重要!

広告代理店や企画会社など集客、アフターフォローに強いマーケティング系会社では、展示会終了後の来場者の「データ入力」「リストのクレンジング」「集計・選別作業」まで代行してくれるところもあります。

さらに、データ活用の方法として獲得した見込み客リストに対し、メールマガジンなどのオンラインと企業での営業活動などのオフライン施策を組み合わせた、リードナーチャリング施策の提案ができるところもあります。

展示会の効果を最大化するために、必要に応じてこうしたオプションを活用することも検討しましょう。

POINT
05

展示会企画・運営代行の実績は豊富か確認する

類似のイベントを開催した実績があるかを、必ず確認!

候補の業者が、過去にどんなイベント開催を代行したことがあるかは必ずチェックしましょう。業界や規模によって、当日の会場運営の段取りや演出、集客のポイントはかなり異なってきます。展示会の成功の大きな要素として過去の実績に基づく経験やノウハウがあるので、経験の浅い業者だと通り一遍の代行作業はできたとしても、プラスアルファの満足度を与える展示会運営、集客増、アフターフォローでの売上増大などが期待したレベルに達しないことが多いです。

見積り依頼の時の打ち合わせで、「御社ならばこうしたらよいのでは?」「今回のテーマではこの方法がおすすめ」など、積極的に自信を持って提案してくれるノウハウを持つ業者を選びましょう。

展示会企画・運営・代行のイベント企画制作・運営(事務局代行)の発注時よくある質問

人イメージ

展示会企画・運営・代行のイベント企画制作・運営(事務局代行)についてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

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※2015年12月に利用した企業様に「アイミツの満足度を教えてください。」という質問を行い「満足、普通、不満」の中から「満足」と答えた企業様の割合です。

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  • STEP1
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  • STEP2
    要望の確認、ご提案

    基本的な比較情報はもちろん、推薦の理由、どんな評価を受けているかもご説明します。

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