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■ 社員旅行業者を探す際のワンポイントアドバイス

まずは、どのような社員旅行をしたいか、社員にアンケートを採ることからはじめてみましょう。会社に確認した上で、こちらの要望を代理店と相談します。場合により、見積もりを取得する必要もあるでしょう。複数のプランが手に入ったら、利用する側の立場になった、幹事の負担が少なそうな企画を選ぶといいかもしれません。経験豊富な担当者なら、現地の情報や、社員旅行で気をつけなくてはいけないことのアドバイスもしてくれることでしょう。逆に、見積もりの提出だけで済ますような代理店は避けたいもの。また、すぐ相談できる会社に近い代理店なども、候補に上がってきます。最後に、「これなら自分も楽しめそう」と感じることも重要です。社員旅行の対象者は、幹事も含まれて当然だと考えます。

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社員旅行の選び方ガイド

社員旅行の委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。


社員旅行の選定ポイント

point.1法人ニーズをいかにくみ取ってくれるか(企画提案力)

幹事の負担を減らす、社員旅行の取り扱い実績が豊富な代理店に依頼!

個人旅行と違って社員旅行には、社員間の交流などを目的とした「慰安旅行」、教育を目指した「研修旅行」、海外の工場建設予定地などを見て回る「視察旅行」など、さまざまなニーズがあります。旅行代理店には、単に団体旅行のディレクションを行うのではなく、こうした法人ニーズを反映させられる企画提案力が求められます。

その上で、要望や予算などその会社ならではの諸事情を満たしてくれるところを、選ぶようにしたいものです。幹事の負担を減らすためにも、社員旅行の取り扱い実績が豊富な代理店に、依頼するようにしましょう。

 

point.2プランの自由度

幹事の独断で決めない、事前のアンケートでクレームが減少。

社員旅行に限りませんが、提案内容や見積もりは、複数の選択肢から比較して選びたいものです。国内・海外のどちらか、格安を重視するのか、宿泊するのか日帰りか、人気や評判の旅行先なのか、宿泊施設の充実に力を置いているのか。これらのプランを社内に持ち帰って、社員にアンケートを採れば、幹事の責任も軽くなります。

また、自由時間などにオプションなどが入っていると、旅行の幅が広がります。1つのパターンしか選べない、文字通りワンパターンなプランでは、幹事にクレームが集中するかもしれません。

 

point.3現地の移動手段、飲食店などに精通しているか

穴場スポットを楽しむために、地域に根付いた代理店や広いネットワークを持った代理店に依頼!

例えば市内観光を楽しみたいというとき、地下鉄を使う方が便利なのでしょうか、それともバスを使った方がいいのでしょうか。グループならレンタカーという手もあります。近くで評判の良いグルメは何か、どこへ行けば食べることができるのか。こうした質問は、たいてい幹事に集中して寄せられます。しかし「知りません」とは答えづらいもの。そのような場合、現地に精通した担当者は、心強い味方になってくれます。その地域に根付いた大手代理店など、幅広いネットワークを各地に持っている代理店なら、オススメスポットやランキング上位のお店に限らず、穴場のスポットにも精通しているかもしれません。

 

point.4特定の企業によらない提携先を多く保有しているか

代理店の名前にとらわれず、公式サイトのリンク先を参考に!

代理店の中には、グループ企業の宿泊先などを優先して販売する会社もあります。もちろん、価格・質ともに優れたものであれば、問題はありません。ただし、ほかに好条件のホテルがあるにも関わらず、提携力不足から手配できないとしたら、見積もりに反映される可能性があります。ホテルだけではなく、移動手段にも同じことがいえます。

では、電鉄系の代理店などが系列企業の拘束を受けているかというと、必ずしもそうではありません。代理店の名前にとらわれず、公式サイトのリンク先などを参考にして、選ぶようにしましょう。

 

point.5幹事のサポートをしっかり行ってくれるか

幹事と担当者の意思疎通は欠かせんません、場合によっては添乗員の利用も。

幹事は、代理店では社の代表者となり、社に戻っては代理店の代表者となります。担当者との意思疎通が欠かせません。不慣れな土地では、場合により、添乗員のサービスを頼んだ方がいい場合もあります。また、「旅行期間が4泊5日以内であること」など、福利厚生費の適用範囲をしっかり理解している必要があります。

 


社員旅行の費用・料金相場情報

アイミツでは独自調査やお客様の声から社員旅行・研修旅行における料金相場情報を集めています。規模やプランなどの違いなどによっても大きく料金体系も変わる中で、何が必要なのか、どのようなサービス形態なのかを考慮し、自社に合った業者を見極めることが大切になります。

コンシェルジュ

社員旅行・研修旅行の相場

福利厚生の適用範囲は一人当たり10万円まで!

経費として福利厚生費が適用されるのは、およそ1人当たり10万円までとなっています。社員旅行の目的にもよりますが、パッケージされたもので3万円、オーダーに近いフリープランで10万円といったところが相場になるでしょう。この価格は、宿泊を前提としたもので、日帰りなどは含まれません。日帰りの場合は、往復の交通費や施設利用料金が、主な費用内訳になります。幹事に指名されたからには費用対効果の高い旅行プランを企画したいものです。

 


社員旅行のトラブル事例

予定していた内容と違う、料理の品数が違うなどの当日に発覚するトラブルなどは頭の痛い悩みでもあるようです。社員旅行・研修旅行にかかわるトラブルの一部をご紹介いたします。思わぬトラブルを避けスムーズな発注・納品となるよう、ぜひアイミツにご相談下さい。

コンシェルジュ

落とし物と忘れ物

トラブルを回避するため、宿泊先と打ち合わせしておく。

「部屋の鍵を落としてしまった」。こうしたトラブルは、必ずしも幹事の責任ではありませんが、必ず幹事に相談されます。万が一のために、対応方法を宿泊先と打ち合わせておきましょう。また、宿泊先を出る際は、各部屋を見回っておきます。

ホテルなど質の低さに関するもの

料理の品数など事前に確認できることはしておく!

「聞いていたイメージと全然違っていた」「料理の数が写真より少ない」。パンフレットなどに載っている写真は、プロのカメラマンが撮影した、イメージであることも少なくありません。幹事の責任とは言いづらいところもありますが、料理の品数などは、事前の確認で防ぐことができます。食事を楽しみにしている方も多いので、念には念を入れておきましょう。

予算オーバーによる自腹

会社と事前に打ち合わせて、予算に予備幅を持たせておく!

格安のプランなどでは、現地で別途出費が必要なものもあります。また、予算をギリギリで使いすぎても、同じことが起こるかもしれません。会社と事前に打ち合わせた上で、予備幅を持っておくよう心がけたいものです。後で予算消化が必要な場合は、写真のプリントや、社員旅行の様子を記した小冊子などを発行してもいいでしょう。

宴会での酒のトラブル

座席表が生命線、事前に担当部署から酒グセなどの情報を把握!

日頃のうっぷんを、宴席で晴らす社員がいるかもしれません。座席表作りが生命線を分けます。事前に担当部署から情報を仕入れておきましょう。


社員旅行のよくある質問

社員旅行についてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

コンシェルジュ

Q社員旅行・研修旅行の手配は旅行代理店に依頼したほうがいいでしょうか?

A幹事が独自で手配するより高品質な旅行プラン!

旅行代理店のみが適用できる団体料金が利用できたり、現地の行動にあわせたエリアのホテルを選定できるなど、専門業者ならではの配慮がされるので、幹事が独自で手配するよりも高品質な旅行プランに仕上がるでしょう。
なお、所定の手数料がかかる場合がありますので、見積もり請求時にご確認ください。

Q社員旅行・研修旅行の見積もり、プラン作成は無料ですか?

A見積もり・プラン作成は基本的に無料で行っています!

基本的に、見積もり・プラン作成は無料でおこなってくれます。
交通機関や宿泊施設を手配する際に手配手数料が発生します。
なお、旅行代金の目安の確認は、初回〜2回目の問い合せ時までに済ませ、旅程を詳細にプランニングしてもらった後に別の旅行代理店で手配するようなことは避けましょう。

Q少ない予算でも社員旅行・研修旅行をプランニングしてもらえますか?

A低予算の場合は旅行ピーク時期を避けることが必須!

費用を抑えた社員旅行・研修旅行をおこないたい場合は、まず、6月・10月〜12月のピーク時期を避けることを検討しましょう。
ピーク時期を外せば費用が格段に変わりますので、そのうえで旅行代理店にプランニングを依頼すると、予算内でも充実した旅行を提案してもらえるでしょう。

Q社員旅行・研修旅行は幹事が旅行にかかるお金の管理をするのでしょうか?

A現地払いの支払いは幹事が行うケースがほとんど。

旅行中に発生する現地払い用の現金の管理は、幹事がおこなうケースが多いでしょう。
交通機関や宿泊施設の金額の大きいものは事前払いにし、立ちより施設なども極力当日支払を避けられるように旅行代理店に相談しましょう。
現金を持ち歩く場合は身体から離れないようなバッグを利用したり、ホテルではフロントに預けるなど、トラブルに発展しないようにご注意ください。

Q社員旅行・研修旅行で海外に行く場合、注意する点を教えてください。

A海外旅行はパスポート忘れや期限切れに注意、期限切れは事前にチェック!

海外での社員旅行・研修旅行で最も気をつける点は、参加者のパスポート忘れ・期限切れです。
事前に期限のチェックをおこなうことをおすすめします。
また、渡航先によっては事前に電子渡航認証の申請をおこなう必要がありますので、あわせてご注意ください。
また、航空券の手配に利用するパスポート記載氏名の綴りが間違っていると渡航できませんので、旅行代理店まかせにせず、本人・幹事でも充分にご確認ください。

Qプランニングをすべて旅行代理店におまかせできますか?

A出発日・予算・人数情報があれば、代理店にお任せできます。

最低でも出発日と大体の目的地・予算・人数の情報があれば、プランの提案と見積もりを旅行代理店に依頼することができます。
参加者の年齢層や男女比を伝えると、より精度の高いプランを提案してもらえるでしょう。
プランニングをまかせたい場合は、プランの決定までの時間を考慮にいれ、通常よりも早めに旅行代理店に相談することをおすすめします。

Q旅行手配後の旅程や人数の変更は可能ですか?

A旅行日程手配後でも、人数や旅行日程の変更可能、但し注意が必要。

基本的に可能です。
ただし、人数が半分や倍になったり、数週間の日程の前倒しなどは、交通機関や宿泊施設・料金に大幅な条件の変更が発生する場合があります。
また、キャンセル料が請求される場合もありますので、事前にキャンセル規定をご確認のうえ、変更などがあった場合はできるだけ早く旅行代理店や宿泊施設にご連絡ください。

Q社員旅行・研修旅行の旅程を仮予約することはできますか?

A旅程の仮予約は難しい、旅程を取り消すと同じ日程で手配できない可能性も。

一般的なツアー全体の旅程について、仮予約をすることは難しいでしょう。
参加できる人数や日程がなかなか決まらない場合は、旅程の中で最も早くキャンセル料が発生するタイミングにあわせて検討しなおすなどしましょう。
なお、一旦旅程を取り消してしまうと、次の希望の日程で手配できない可能性もありますので、旅行代理店や関係施設との連絡をしっかりと取りあうことをおすすめします。

Q日帰りの社員旅行・研修旅行でも旅行代理店に手配を依頼できますか?

A日帰り旅行も代理店に手配可能、見積もり時に予算・人数を伝える!

一般的に日帰りの旅行の場合も、旅行代理店に手配やプランニングを依頼することができます。
出発日と大体の目的地・予算・人数を見積もり請求時にご連絡ください。
また、バスを利用した日帰り旅行の場合は、旅行業登録がされている貸切バス運行会社に手配を依頼してもいいでしょう。

Q団体旅行とは何名以上の旅行を指しますか?

A国内旅行の場合は15名からが団体旅行、海外は10名から。

旅行代理店や宿泊施設により団体の定義は異なりますが、一般的には国内旅行は15名〜、海外旅行は10名〜での旅行を団体旅行と呼ぶようです。
ただし、団体旅行は必ずしもパッケージツアーとはなりません。
パッケージツアー用の格安航空券やホテルを利用したい場合は、旅行代理店にご相談のうえ、約款・規約を充分にご確認ください。


社員旅行の用語・基礎知識

MICE

最近のトレンドとして、「MICE」という言葉を耳にすることがあります。社員旅行の主な目的である、Meeting(顔合わせ・研修)、Incentive(報奨旅行)、Convention(学会)、Exhibition(見本市)のそれぞれ頭文字を取ったものです。「さまざまな”MICE”に対応します」などと使われることも多いので、覚えておくようにしましょう。

 

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