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電子契約でおすすめのシステム17選

電子契約システム15選を厳選比較

ビジネスを展開していくうえで欠かせないのが、契約の合意内容を明文化した契約書です。しかし、スピード感のあるビジネスが求められる現代では、締結までに時間と手間がかかる従来の契約書がボトルネックにもなっていました。

こうした課題を解決するのが、電子契約システム。急速に普及の進む電子契約システムの導入を検討しているという企業も少なくないでしょう。

そこで本記事では、おすすめの電子契約システムを紹介するとともに、選び方のポイントや電子契約のメリット・デメリットなども解説していきます。

10万件以上の利用実績をもつ発注業者比較サービスアイミツが、おすすめの電子契約システムを厳選!

目次
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1.電子契約システムとは

電子契約システムとは、紙を利用していた従来の契約書をデータに置き換え、インターネット環境での電子署名、オンプレミスサーバ・クラウドサーバでの保管を可能にしたシステムです。

電子契約システムでは、従来の署名・押印の代わりに「電子署名・電子サイン」を、契約締結日時の証明に「タイムスタンプ」を利用します。

電子サイン・電子署名はだれがなにを契約したのかは証明できますが、いつ契約したのかは証明できません。これを補完するため、時刻情報であるタイムスタンプが併用されるのです。

従来の契約書では、印鑑の完全性を担保するため印鑑証明書を添付することもありましたが、これは「電子証明書」で置き換え可能。これらすべてをインターネット環境で処理できるのが、電子契約システムの特徴の1つだといえるでしょう。

電子契約システムを導入を検討中の方は、まずは無料の見積もりから始めてはいかがでしょうか。
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1-1.紙契約と電子契約の違い

紙契約と電子契約の大きな違いは、契約書を紙で残すかデータで残すかという点です。
紙契約では物理的な契約書を相手に渡す必要がありますが、電子契約はインターネット上でやり取りできるため、物理的な契約書を渡す必要がありません。紙を使用しないので、保管スペースが不要になる上、印紙代も必要なくなります。
ただし、データを保管しているサーバーにトラブルが発生した場合、契約書が失われてしまうリスクも。電子契約導入の際には、バックアップ体制の整備が必須です。

1-2.電子署名方法は2パターンある

電子署名は「電子サイン」と「電子署名」の2種類に分類されます。
電子契約に法的な効力を持たせるには、タイムスタンプと本人性が必須です。電子サインは、電子契約サービスの認証システムとログを用いて、本人性を担保する方式で、導入のハードルが低いという特徴があります。
一方、電子署名は電子認証局の審査によって、本人性を担保する方式。第三者機関による証明が行われるため、法的効力の高さは電子署名の方が高いです。

2.高いシェアを誇る人気の電子契約システム17選

それでは、多数のサービスが存在するなかからなにを選べばいいのでしょうか。以下からは、高いシェアを誇る人気の電子契約システムを紹介していきます。

2- 1. GMO電子印鑑 Agree

GMOクラウド株式会社
出典:GMOクラウド株式会社 https://www.gmo-agree.com/

GMO電子印鑑Agreeは、クラウド・ホスティング、セキュリティなどのインターネットソリューション事業を展開する企業、GMOクラウドが提供する電子契約システムです。弁護士の監修による、法的効力・偽造防止レベルに応じた2タイプのプランが用意されており、契約内容・ニーズに応じた選択が可能。わずか数分で高セキュリティな契約締結を可能にするほか、効率的な管理業務も実現できます。

認定タイムスタンプ・Adobe認定証明書に対応し、手書き・電子サインが可能な月額1万円の「スタンダード」のほか、電子署名での重要な契約締結に対応する月額2万円の「ビジネス」も用意。契約と同時に請求書を送付できる「Agreeペイメント」や、業務システムとの連携、セキュリティなどのオプションも追加可能です。

関連記事:GMO電子印鑑Agree

予算感
手書き・電子サインが可能な月額1万円の「スタンダード」のほか、電子署名での重要な契約締結に対応する月額2万円の「ビジネス」も用意。
設立年
1993年
従業員数
100-499人
会社所在地
東京都渋谷区桜丘町26-1 セルリアンタワー10階
電話番号
03-6415-6100

2- 2. クラウドサイン

弁護士ドットコム株式会社
出典:弁護士ドットコム株式会社 https://www.cloudsign.jp/

クラウドサイン(CLOUDSIGN)は、弁護士ドットコムが開発・提供する電子契約システムです。クラウド環境で電子署名を行う改ざん防止機能が搭載されており、受信者側がクラウドサインに登録することなく無料で契約締結できるのが特徴。電子契約利用企業の約8割がクラウドサインを活用するなど、高い人気とシェアを誇る電子契約システムです。

契約書PDFのアップロード、取引先の確認依頼、押印という3つのステップで契約締結できる簡単さがクラウドサイン人気の秘密。暗号化通信、保存ファイルの暗号化などのセキュリティが万全なのはもちろん、契約書検索を含む管理機能も充実しています。スタンダードでもWeb APIによる外部連携が可能なほか、スタンダードプラスなら紙の契約書も管理可能。ビジネスを含む全てのプランで電子署名 + タイムスタンプを利用可能です。

関連記事:クラウドサイン(CLOUDSIGN)

会社所在地
東京都港区六本木四丁目1番4号 黒崎ビル
電話番号
03-5549-2555

2- 3. NINJA SIGN

株式会社サイトビジット
出典:株式会社サイトビジット https://ninja-sign.com/

NINJA SIGN(ニンジャサイン)は、資格試験のオンライン対策や人材サービスなどの事業を展開する企業、サイトビジットが開発・提供する電子契約システムです。3つの有料プランすべてで電子契約締結数が無制限となっており、定額で使い放題なのが特徴。取引先がNINJA SIGNに登録する必要もありません。

月額4,980円の「Light」プランでも有効期限管理、タイムスタンプ、テンプレート登録、紙の契約書管理など、必要な機能がすべて搭載されているのがポイント。チーム共有や契約書ごとのワークフローが設定可能な「Pro」プラン、IPアドレス制限、専用鍵設定が可能な「Enterprise」プランも選べます。機能限定ながら無料のFreeプランも用意されています。

関連記事:NINJA SIGN

予算感
月額4,980円の「Light」プランでも有効期限管理、タイムスタンプ、テンプレート登録、紙の契約書管理など、必要な機能がすべて搭載されているのがポイント。チーム共有や契約書ごとのワークフローが設定可能な「Pro」プラン、IPアドレス制限、専用鍵設定が可能な「Enterprise」プランも選べます。機能限定ながら無料のFreeプランも用意されています。
設立年
2013年
会社所在地
東京都千代田区神田錦町3-1 オームビル2階
電話番号
03-6459-3797

2- 4. BtoBプラットフォーム 契約書

株式会社インフォマート
出典:株式会社インフォマート https://www.infomart.co.jp/contract/

BtoBプラットフォーム契約書は、企業間電子商取引プラットフォーム運営などの事業を展開する企業、インフォマートが開発・提供するクラウド型電子契約システムです。データ改ざんに強いブロックチェーンを活用し、タイムスタンプ・電子署名を記録しているのが特徴。発行側が電子署名の有無を任意に指定できるため注文書・納品書などとしても利用可能で、見積・契約・受発注・請求を1つのID・画面で管理できます。

ファイル添付機能、押印機能、契約書一括アップロード機能を搭載した、月額1万円からの「シルバープラン」が用意されるほか、クラウド環境での契約書管理を一元化できる月額3万円からの「ゴールドプラン」も選択可能。無料IDでの電子署名が可能なため、取引先にサービス加入を依頼する必要もありません。どちらのプランもワークフロー機能が標準搭載されているため、承認業務を加速させることも可能です。

関連記事:BtoBプラットフォーム契約書

予算感
ファイル添付機能、押印機能、契約書一括アップロード機能を搭載した、月額1万円からの「シルバープラン」が用意されるほか、クラウド環境での契約書管理を一元化できる月額3万円からの「ゴールドプラン」も選択可能。無料IDでの電子署名が可能なため、取引先にサービス加入を依頼する必要もありません。
設立年
1998年
会社所在地
東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
電話番号
03-5776-1147

2- 5. ホームズクラウド

株式会社Holmes
出典:株式会社Holmes https://www.holmescloud.com/

ホームズクラウドは、Holmesが開発・提供する、契約書マネジメント・関連業務マネジメント・ナレッジマネジメント機能を統合したクラウド型電子契約システムです。弁護士経験を持つ代表者の体験・ノウハウが活かされており、三菱地所やTOTO、西武鉄道など多くの企業に導入されています。

契約書の作成・承認・締結・管理を統合した契約書マネジメント機能では、電子契約・紙の契約書・メール・URL締結などが選択でき、契約書ごとの承認フローの作成にも対応。契約プロセスに関連する業務・担当者を可視化できる関連業務マネジメント機能、契約書作成における注意点を法務側が集約・周知できるナレッジマネジメント機能を併用し、スムーズな契約業務を実現できます。企業規模・利用人数や用途にあわせた最適なプランを提案してくれるのもポイントです。

関連記事:ホームズクラウド

設立年
2017年
会社所在地
東京都千代田区大手町1-6-1 大手町ビル6階 Inspired Lab内
電話番号
050-1746-9492

2- 6. DocuSign(ドキュサイン)

株式会社コンストラクション・イーシー・ドットコム
出典:株式会社コンストラクション・イーシー・ドットコム http://www.construction-ec.com/docusign/

DocuSign(ドキュサイン)は、電子商取引サービス、電子契約サービスなどの事業を提供する企業、コンストラクション・イーシー・ドットコムが開発・提供するクラウド型電子署名サービスです。世界188か国の30万社超、2億人が利用する署名・原本保管型のサービスで、手書き署名や印影画像の登録に対応し、BtoB、BtoCを問わない安全かつ効率的な電子文書のやり取りを実現できます。

契約書をアップロードすれば、メールアドレスをキーにした電子文書一括送信・署名依頼が可能。同一文書のバルク送信にも対応するほか、マルチデバイスを活用したe署名機能を活用して、顧客宅や店舗で署名してもらうといった使い方も可能です。ワークフロー機能による一斉承認、順次承認も可能。署名時のタイムスタンプとともにデータ文書を長期保管することもできます。

関連記事:DocuSign(ドキュサイン)

設立年
2000年
会社所在地
東京都港区新橋2-6-2 新橋アイマークビル7階
電話番号
03-3595-4611

2- 7. かんたん電子契約 for クラウド

セイコーソリューションズ株式会社
出典:セイコーソリューションズ株式会社 https://www.seiko-cybertime.jp/contract-l/

かんたん電子契約は、電子契約・契約書の電子化・電子証書配信などのデジタルエビデンス・ソリューション事業を展開する企業、セイコーソリューションズが開発・提供するクラウド型電子契約システムです。累計1,000社以上のデジタルエビデンスを支援する豊富な実績を持ち、セイコーホールディングス100%子会社ならではのタイムスタンプサービスを提供しているのが特徴。TSA構築支援などのインフラサービスも提供しています。

自社タイムスタンプサービスを活用したタイムスタンプ付与と電子署名により、契約書の非改ざんを証明可能。大量の契約書を処理できる自動化ツールが付属するため、契約に関わる業務フローの合理化も実現できます。PAdES方式を採用しているため、PDFを開くだけで証明情報を確認できるのもポイントでしょう。

会社所在地
千葉県千葉市美浜区中瀬1-8
電話番号
043-273-3111

2- 8. クラウドスタンプ

株式会社E-STAMP
出典:株式会社E-STAMP https://www.cloudstamp.jp/

CLOUD STAMP(クラウドスタンプ)は、電子契約をはじめとしたリーガルテックサービス事業を展開する企業、E-STAMPが運営するクラウド型電子契約サービスです。電子契約サービス「イースタンプ」の開発・提供も行っており、2020年1月に「クラウドスタンプ」の事業をアクセルより承継。両サービスで累計ユーザー数が2,400社以上の実績を誇ります。

契約締結・契約書の保管・検索のほか、メール承認、アクセスコード認証による本人確認に対応。利用規約に同意した時点で書類への同意が可能になるため、取引先にアカウントを開設してもらう必要もありません。電子署名はもちろん、タイムスタンプの付与・検証で書類の証拠力も担保。書類・テンプレートなどの管理機能も充実しています。

関連記事:CLOUD STAMP

会社所在地
東京都豊島区西池袋一丁目4番10号

2- 9. paperlogic

ペーパーロジック株式会社
出典:ペーパーロジック株式会社 https://paperlogic.co.jp/

paperlogicは、公認会計士・税理士・弁護士のプロフェッショナル集団企業、ペーパーロジックが開発・運営するクラウド型の書類電子化・ペーパーレスソリューションです。電子署名法・電子帳簿保存法に対応するpaperlogic電子契約のほか、ワークフロー機能による証憑類電子化を実現するpaperlogic電子稟議、e-文書法・電子帳簿保存法に対応するpaperlogic電子書庫を用意。タイムスタンプの付与で文書サイクルの全課程でのペーパーレス化を実現できます。

paperlogic電子契約では月間の電子署名回数に応じた4つのプランがあり、プランに応じたストレージ容量が確保された電子書庫サービスも付属。簡易署名であれば無制限で利用できるのに加え、取引先が無料で署名できるゲスト機能も搭載されており、電子稟議との組み合わせも可能です。

関連記事:paperlogic

設立年
2011年
会社所在地
東京都品川区東五反田一丁目6番3号 いちご東五反田ビル3階
電話番号
03-5791-1910

2- 10. WAN-Sign

株式会社ワンビシアーカイブズ
出典:株式会社ワンビシアーカイブズ https://www.wanbishi.co.jp/econtract/

WAN-Signは、書類保管・BPOサービス、データアーカイブ・バックアップサービスなどの事業を展開する日本通運の100%子会社、ワンビシアーカイブズが提供するクラウド型電子契約サービスです。GMO電子印鑑Agreeを基盤とし、セイコーソリューションズの認定タイムスタンプ付与に対応。4,000社以上の機密書類管理実績を活かした、電子契約・書面契約の一元管理を実現できます。

メール認証、電子署名による契約締結のほか、手書き署名・電子印鑑の利用、ハイブリッド署名にも対応。社内で電子署名を活用しつつ、取引先にメール認証による簡易署名をしてもらうといった使い方が可能です。契約有効期限アラート機能、契約書検索機能をはじめとした管理機能も充実。Salesforceとの連携やAPIによる業務システムとの連携も可能です。

関連記事:WAN-Sign

設立年
1966年
従業員数
500-999人
会社所在地
東京都港区虎ノ門4-1-28 虎ノ門タワーズ オフィス
電話番号
03-5425-5100

2- 11. CECTRUST-Light

株式会社コンストラクション・イーシー・ドットコム
出典:株式会社コンストラクション・イーシー・ドットコム http://www.construction-ec.com/cectrust-light/

CECTRUST-Lightは、ドキュサインを含む電子商取引サービス、電子契約サービスなどの事業を提供する企業、コンストラクション・イーシー・ドットコムが開発・提供するクラウド型電子契約サービスです。大きな特徴としてあげられるのは、気軽に導入できるということ。個人の公的書類が不要で簡単に導入することができるほか、電子契約に必要とされる利用IDや証明書、保管ディスクなどはセットで用意してもらえるため、非常に心強いでしょう。

また、受発注双方ではなく発注者や受注者の片方のみの費用負担で利用することができるため、取引先に負担がかからず、導入ハードルが大幅に低くなるという点も魅力。電子取引を行える取引先が増えることにより、業務効率化につながります。

関連記事:CECTRUST-Light

設立年
2000年
会社所在地
東京都港区新橋2-6-2 新橋アイマークビル7階
電話番号
03-3595-4611

2- 12. SPIS-BOX+Sign Mega

株式会社ケイティケイソリューションズ
出典:株式会社ケイティケイソリューションズ https://www.ktk-sol.co.jp/service/license/spis_box/spis-boxsign-mega

SPIS-BOX+Sign Megaは、クラウドセキュリティ・ホスティングサービス、ドメイン取得・移管サービスなどを提供する企業、ケイティケイソリューションズが開発・提供するメール電子署名付与サービスです。既存のメール環境を変更することなく、クラウド環境に構築されたゲートウェイ型電子署名付与サーバを利用可能。フィッシングやビジネスメール詐欺などの悪意ある第三者からの攻撃を防ぎます。

電子契約サービスではないものの、契約する派遣スタッフとのやり取りに人材派遣会社が活用するなど、リモートワーク・テレワークを推進する企業などに最適。派遣依頼の連絡、メールマガジン配信などの際にSPIS-BOX+Sign Megaを通過させるだけで、メールに自動で電子署名を付与できます。電子署名の一括管理・更新機能で、煩雑な電子署名の管理を一元化可能です。

設立年
2016年
会社所在地
愛知県名古屋市東区泉二丁目3番3号
電話番号
052-979-8886

2- 13. E-STAMP(イースタンプ)

株式会社E-STAMP
出典:株式会社E-STAMP https://www.e-stamp.jp/

イースタンプ(E-STAMP)は、クラウドスタンプの提供を含むリーガルテックサービス事業を展開する企業、E-STAMPが開発・提供するクラウド型電子契約サービスです。メール認証による認印タイプ、認証局の電子証明書による実印タイプ、どちらの電子署名にも対応するなどガバナンス強化に有効。多彩な機能と豊富なサービスを提供しているのも特徴です。

メールが送れない、アドレスが確認できない相手でも、モバイルデバイスを活用した手書き署名機能を利用可能。過去の文書も含めて契約書を一元管理できるクラウド保管サービスが利用できるため、免許証や身分証明書を撮影して電子契約書とともにクラウドに保存、証拠性を担保することも可能です。作成した契約書を専門家にチェックしてもらえる、一括見積依頼サービス「SHARES」も利用できます。

関連記事:イースタンプ(E-STAMP)

会社所在地
東京都豊島区西池袋一丁目4番10号

2- 14. Meeepa

TDCソフト株式会社
出典:TDCソフト株式会社 https://meeepa.jp/

Meeepaは、金融・公共法人向けITソリューション、ITコンサルティングなどの事業を展開するIT企業、TDCソフトが開発・提供するEDIクラウドサービスです。IT企業の業務委託に関する商取引電子化に特化しているのが最大の特徴で、社外からのIT人材調達需要の高まりとともに煩雑化する受発注業務を効率化し、ペーパーレスも実現。AWS基盤を活用した強固なセキュリティのもとで、見積・契約・精算・請求業務を電子化できるソリューションです。

無料の会員登録を行えば、自社の技術者のスキル・要員管理が可能。会員同士での輪を広げるフレンド検索ができるほか、必要な技術者の検索も可能です。月額1万2,800円のプレミアム会員になれば、クレジットカードでの精算・請求機能が使えるほか、一括請負いオプションも利用可能。下請法・派遣法・電子帳簿保存法に準拠した受発注・契約を実現できます。

関連記事:Meeepa

設立年
1962年
従業員数
1000人以上
会社所在地
東京都渋谷区代々木3-22-7 新宿文化クイントビル
電話番号
03-6730-8111

2- 15. リーテックスデジタル契約

リーテックス株式会社
出典:リーテックス株式会社 https://le-techs.com/

「リーテックスデジタル契約」は、リーテックス株式会社が運営する電子署名型の電子契約サービスです。国が指定した電子債権記録機関へ利用者登録を行って、金融機関と同水準の本人確認を実施。電子記録債権データ内に契約情報を保管するため、記録事項証明書の発行も可能です。 サービス利用時には毎回ワンタイムパスを使用するため、なりすましによる不正ログインを防止できます。

機能に制限がありますが「エントリープラン」であれば、月額料金は無料です。初期費用も無料なので、お試しで利用した後、本格的に導入するか否かを検討すると良いでしょう。フル機能版は月額1万円(税抜)から利用でき、無料セミナーによるサポートも受けられます。また、導入時にはユーザーに対して厳重な本人確認を実施。反社会的勢力による電子契約サービス利用を防止して、安心安全な電子契約を実現しています。

設立年
2019年
会社所在地
東京都千代田区麹町四丁目5番地20号 KSビルディング8階
電話番号
03-6867-1692

2- 16. CONTRACTHUB@absonne

日鉄ソリューションズ株式会社
出典:日鉄ソリューションズ株式会社 https://www.itis.nssol.nipponsteel.com/contracthub/

「CONTRACTHUB」は、日鉄ソリューションズ株式会社が運営しているマネージド・クラウドサービス「absonne」の機能の一部として提供されている電子契約サービス。
電子契約サービス市場では、4年連続で売上シェア1位を誇ります。SaaSとして提供されているため、関連サービスと併せて利用すれば、購買システムや決済ワークフローの効率化が可能。契約状況の進捗もリアルタイムで共有でき、手作業による契約書管理業務がなくなるため、決済までの期間を短縮できるしょう。

税務監査時には、調査員がPCから契約サーバーにアクセスして調査を行うので、監査による業務負担を軽減できます。万全のバックアップ体制がとられており、複数の原本をセキュリティを強化したデータセンターで保管するため、万が一災害に巻き込まれてもデータを紛失する心配はありません。

設立年
1980年
従業員数
1000人以上
会社所在地
東京都中央区新川2-20-15
電話番号
03-5117-4111
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3.電子契約システム導入のメリット5つ

電子契約システムを導入することでどのようなメリットが得られるのか、具体例をいくつか挙げてみましょう。

1.コスト削減

紙の契約書は法律で課税文書に指定されています。そのため、契約書ごとに取引金額に応じた印紙税相当の収入印紙貼り付け・消印が必要ですが、電子契約書は印紙税の対象から除外されています。特に請負契約などの多数の契約書を交わす業種では、印紙税の大幅削減というコスト削減効果が期待できるでしょう。

また、従来の紙の契約書では用紙・封筒・製本・郵送代などの実費のほか、保管場所・費用、管理に関わる人件費なども必要ですが、電子契約ならばこれらの費用も限りなくゼロに近づけることが可能です。

2.業務効率化

煩雑な契約書関連業務を合理化し、業務効率化を実現できるのも電子契約の大きなアドバンテージです。

たとえば紙の契約書の場合、自社用・取引先用2部のプリント・製本が必要であり、社内稟議や捺印にも物理的な契約書を持ち回らなければなりません。収入印紙の貼り付け・消印のほか返信用封筒を含めた封入・郵送も必要であり、契約締結後は保管場所の確保やファイリング作業もあります。

電子契約では、こうした煩雑な業務を簡略化できます。なによりも、製本作業や郵送にかかる時間を節約できるのが大きいといえるでしょう。

3.進捗管理がしやすい

電子契約サービスでは、契約書の送信と同時に確認依頼メールが送信される場合がほとんどであり、相手先への確認依頼のリマインドメール送信や、進捗状況を確認できる機能も搭載されています。これは紙の契約書にはない、電子契約の大きなアドバンテージです。

さらに、ワークフロー機能も活用できる電子契約サービスなら、進捗状況を管理しながら社内稟議をスムーズに進めるのも可能です。取引先のみならず社内の進捗も管理できれば、業務効率化をより一層推し進めることも可能でしょう。

4.コンプライアンス強化

従来の文書契約書の場合、だれがどの契約を進めていて、契約書をいつどこに保管したのかを把握・共有するのは難しく、膨大な数の契約書それぞれが抜け・漏れなく、適切なタイミングで取り交わされているのを確認するのが困難でした。

電子データとして契約書を一元管理できる電子契約システムは、取り交わされた契約書の保管はもちろん、検索・閲覧・共有が容易であるという特徴があります。これによって契約書の進捗管理・文書管理・証憑管理に関するコンプライアンス強化を実現できるでしょう。

5.契約書の紛失や改ざんリスクの軽減

文書管理・証憑管理に優れた電子契約システムであれば、契約書紛失という物理的なリスクを軽減できるのに加え、契約書改ざんなどの不正防止対策も強化できます。

文書契約書の場合、内容を改ざん・偽造されてしまっても、その事実に気が付くのは難しく、改ざんされた事実を証明するにも多くの労力を必要とします。一方、タイムスタンプで管理される電子契約であれば、改ざんの事実があった場合でも記録として残せます。

閲覧・アクセスの権限を設定できるのも電子契約システムのメリットであり、契約締結後のリスク管理も簡単です。

4.電子契約システム導入のデメリットと注意点3つ

電子契約システム導入のさいに注意しておくべき点はなんでしょう?デメリット面とあわせ、具体例をいくつか挙げてみましょう。

1.法律上、書面での契約締結が義務づけられているものは電子契約できない

電子署名法、電子帳簿保存法などの整備、契約方式自由の原則により、多くの契約で電子化を推進できる環境が整いつつあります。しかし、すべての契約で電子契約システムが使えるわけではありません。一部、書面による締結・公布が法律で義務化されているケースがあるため注意が必要です。

書面での契約書が必要になるのは、定期借地契約、定期建物賃貸借契約、投資信託契約の約款などが挙げられますが、いずれも消費者保護を目的とした措置となっているのが特徴です。訪問販売、電話勧誘販売なども該当するため、業種によっては導入が難しいケースがあるかもしれません。

2.取引先企業の理解を得る必要がある

約束事に法的根拠を持たせるのが契約である以上、契約には必ず当事者となる相手方が存在します。相手方の意向を無視した契約方法を強要するのは論外であり、理解と合意を得たうえで電子契約を進めなければなりません。

特に認証局の電子証明書を利用した契約の場合、取引先企業にも電子証明書取得という負担がかかります。取引先企業もサービスに加入しなければならないというケースも皆無ではありません。

取引先がサービスに加入することなくメール認証で契約できるシステムを選択する、従来の紙の契約書もあわせて管理できる電子契約サービスを選ぶなど、相手方に負担のかからないように配慮することが重要です。

3.サイバー攻撃による情報漏洩リスク

文書契約書の場合、紛失や文書改ざんなどのリスクが存在しますが、データの一元管理が前提の電子契約システムの場合、1か所に集約されたデータベース自体を攻撃される可能性があります。

つまり、SaaS型のクラウドサービスであれ、オンプレミスサーバの利用であれ、インターネット回線に接続される電子契約システムは、サイバー攻撃などのリスクを完全にゼロにはできません。情報漏えいリスクを最小化するためにも、電子契約サービスを選定する際には、どのようなセキュリティ対策が施されているのかを確認しておくべきでしょう。

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5.電子契約システムの選定ポイント3つ

市場には多数の電子契約システムが存在しますが、自社に最適なシステムを選ぶには、なにを判断基準としたらいいのでしょうか?

1.セキュリティやサポート体制は万全か

デメリットの項目でも触れたように、電子契約サービスにはサイバー攻撃による情報漏えいリスクがあります。外部攻撃に対する万全のセキュリティ対策が施されているのか、万一のトラブルに迅速に対応できるサポート体制が整えられているのか、きちんと確認しておくことが重要です。

もちろん、情報漏えいリスクは外部攻撃によるものだけではありません。悪意がなかったとしても、操作ミスや気の緩みによって内部から情報漏えいが発生するケースもあります。権限ごとの細かなアクセス制御ができるか、操作ログの取得・収集に対応するのかなども事前に確認しておくべきでしょう。

2.必要な機能を兼ね備えているか

電子契約システムで重要なのは、データ化された契約書の証拠性担保です。そのため、電子署名によって本人性が担保され、タイムスタンプによって改ざん防止が担保される仕組みが組込まれていますが、電子契約システムによって担保のレベルは異なります。自社が求めるレベルの証拠性を担保できる機能を持っているのか、確認しておく必要があります。

たとえば、メール認証による電子署名は手軽ではありますが、認印レベルと呼ばれることからもわかるように、認証局の電子証明書よりは証拠性が劣ります。契約方式自由の原則があるように、認印レベルでも契約の有効性は担保できますが、それでは不充分だという企業も少なくないでしょう。電子署名・タイムスタンプを含め、自社が必要とする機能を洗い出しておくことが重要です。

3.併用して活用したいシステムと連携できるか

契約書をデータ化して一元管理するだけでも業務効率化は実現できますが、各種業務システムと連携できれば、さらなる業務効率化が期待できます。外部システム、自社業務システムとの連携ができるかどうかは、電子契約システムを選定する際の重要なポイントです。

たとえば、CRMとの連携が可能であれば、顧客との契約条件を反映させることができます。BIツールやSalesforceとの連携が可能なら、個別売買契約の情報をもとに戦略的な営業を展開するのも可能でしょう。

6.電子契約システム導入の流れ

電子契約システムに限らず、新たな仕組み・システムを導入する際には必ず抵抗勢力が現れるもの。柔軟性の高い電子契約システムを選定するのはもちろんのこと、適用する範囲を限定してスモールスタートする、社内への周知を徹底させるなど、経営層自らが主導していくのが重要です。

たとえば、請負業務などを中心に電子契約導入を進めるのもひとつの方法でしょう。電子契約のメリットを浸透させるために、多くのメーカーが実施する無料トライアルを活用するのも有効です。

7.【まとめ】自社にあった電子契約システムを導入して複数の業務課題を解決しよう!

電子契約には数多くのメリットがありますが、取引先企業が存在するのが契約締結の難しいところでもあります。自社の課題解決を優先するだけではなく、相手方の負担にならない電子契約システムを選定するのが重要となりますが、実際の使い勝手は利用してみるまでわかりません。

今回紹介した電子契約システムは、フリープランや無償トライアルが用意されている場合が多く、より詳細な資料を提供しているメーカーもあります。思い悩むだけではなく、まずは各メーカーに無償トライアルの依頼や、見積もりをしてみてはいかがでしょうか?気になる電子契約システムの見積もりを一括で行いたい方は以下からどうぞ!

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imitsu編集部

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