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PDCAサイクルでの人材育成におすすめのeラーニング

PDCAサイクルでの人材育成におすすめのeラーニング【2020】
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旅に出ようと思い立ち、目的地を決めて出掛けたとします。素晴らしい場所だったので、今度は同じ場所の別の見所を探してみようと感じるかもしれません。これがPDCAサイクルです。たとえ、あてのない旅で足の赴くままに目的地を決めていても、無意識のうちにPDCAサイクルは働いており、日常生活のあらゆる場面で同様の思考が働いているといえるでしょう。

つまりPDCAサイクルとは、人が自身の行動を改善していこうとする思考プロセスの一部であり、ビジネスシーンでよく使われる「PDCAサイクル」という言葉は、無意識のうちに働く、人の思考プロセスを体系化し、フレームワークとして提唱されたものだといえるのです。

それでは、人の思考プロセスを体系化したに過ぎないPDCAプロセスが、ビジネスで重要視されているのはなぜでしょうか?フレームワークに従ってPDCAサイクルを回しているのに、効果が出にくいのはなぜなのでしょうか?

そこで本記事では、否定論者も少なくないPDCAサイクルがなぜ重要なのか?その基礎知識やメリットを解説するとともに、効果的にPDCAサイクルを回すためのポイント、人材育成などのビジネス面で、効果的にPDCAを活用できるケースなどを紹介していきます。

1.PDCAサイクルとは?

PDCAとは、Plan、Do、Check、Actionの頭文字をとった言葉であり、P(計画)D(実行)C(評価)A(改善)という一連の流れを1サイクルとして捉え、問題解決や目標達成のために、このサイクルを繰り返し回し続けることを指します。

ビジネスシーンでPDCAサイクルが重要視されるのは、人の自然な改善行動である思考プロセスをフレームワークとして体系化し、定義付けることにより、目標達成までのプロセスを効果的に短縮できることにあるといえるでしょう。

その起源は意外に古く、エドワーズ・デミングが第二次大戦後に日本で行った講演内容をもとに、品質管理の研究機関である日科議連が考案、1951年に提唱したといわれています。製造業が産業の中心だった当時の日本では、製品の品質管理に活かすため、多くの企業がこぞってPDCAサイクルのフレームワークを業務に取り入れました。

その成果は高度成長期の日本を支え、象徴的な外国語となる「カイゼン」という単語も登場したほどです。シンプルな思考プロセスを体系化したPDCAサイクルは、組織の理念実現やプロジェクト・チーム、個人的な目標達成まで、規模や問題の種類を問わずに有効に働くフレームワークとして幅広く定着し、ビジネスを成長させるアプローチ手法として活用されるようになったのです。

【Plan:計画する】

事業の立ち上げ時はもちろん、組織内でのプロジェクト立ち上げ時などには、それをなんのために実行するのか(目的)どのようなゴールを求めるのか(目標)を定め、実現するための具体的な方法を計画します。これがPDCAサイクルの「Plan(計画)」です。すでに動き出しているプロジェクトなどの課題を洗い出し、方向性を変更したり、修正を加えたりするのもPlanだといえるでしょう。

目的・目標を達成するための施策を計画するという意味では、業務の流れを設計するワークフローに近いともいえますが、それだけではなく、計画された施策を実行した結果、どのような効果が想定できるかまで計画を落とし込む必要があります。もちろん、その後のプロセスをスムーズに進行させるため、明確な期日を定めておく必要もあります。

【Do:実行する】

目的・目標達成に向けた施策が策定されたら、計画に沿って施策を実行していきます。これがPDCAサイクルの「Do(実行)」です。Doの段階で重要になるのは、策定された計画に従って忠実に施策を実行すること、施策を実行していくなかで発生した計画との差異を記録しておくことです。

これを守らないと、想定された効果と最終的に差異が生じた場合、計画自体に問題があるのか、施策を実行する方法に問題があるのか、判断が困難になってしまいます。

計画と実行の差異を記録する場合も、定量的に判断できるよう、できる限り数値を使った客観的な記録が望まれます。

Check:評価する

計画に沿って施策を実行した結果、想定した効果が得られたのか?得られていない場合はなにが問題だったのかを検証して評価します。これがPDCAサイクルの「Check(評価)」です。Checkの段階で重要になるのは、適切な期限に従って評価を行うこと、定量的な基準で、できる限り客観的な評価を行うことです。

期限があいまいなままで適切な振り返りがされなければ、策定された計画は実行されっぱなしの状態で放置されてしまい、判断基準が定性的であれば、感覚に頼ってしまうことで正確な評価判断ができなくなってしまいます。

【Action:改善する】

計画を実行した結果を評価しただけでは、たとえ想定どおりの効果を得られていたとしても、目的・目標達成への道のりは短縮されません。判断された評価にもとづき、さらに効率的に目的・目標達成を目指すにはなにをすべきか?想定どおりの効果が得られていないならば、なにを変更すべきなのか?など、改善していく方法を模索します。これがPDCAサイクルの「Action(改善)」です。

Actionによって模索された改善方法は、次のPDCAサイクルのPlanに引き継がれ、具体的な施策に反映させつつ策定・計画される流れになります。このサイクルを繰り返し回転させることで計画をよりブラッシュアップさせ、効率的に目的・目標達成を目指していくのです。

2.なぜPDCAサイクルの失敗例が多いのか

効果的に目的・目標達成を目指せ、課題を解決するために役立つアプローチ手法として定着したPDCAサイクルですが、近年、思ったような効果が得られないなど、PDCAサイクルの効果自体を疑問視する声が多くなっています。それではなぜPDCAサイクルが成功しているという話を聞かなくなったのでしょうか?

それは、高度成長期には効果的な手法だったPDCAサイクルが、グローバル化の加速による市場競争の激化、少子高齢化による国内市場の縮小傾向などの要因で、産業構造が大きく変化した現代の経済市場で力を失いつつあるからです。

製品開発や改善のスパンが長期になる製造業が産業の中心だった時代は、PDCAそれぞれのプロセスにじっくり取り組んで効果を得られていたのに対し、拡大再生産の時代が過ぎ去って「モノ」から「コト」へと変化した現代では、瞬時の経営判断と実行能力が要求され、じっくり計画を練ったり改善策を考えたりしている余裕がなくなったのです。

それにも関わらず、従来の考え方に固執し、PDCAサイクルそのものを進化させてこようとしなかった日本企業が多かったため、充分な効果を得られていないという状況に陥ったのでしょう。事実、アメリカ・中国系企業が日本企業と取引する際によく指摘するのが「判断の遅さ」です。従来型のPDCAサイクルに思考を縛られている、日本企業の体質がかいま見れます。

では、すでにPDCAサイクルというフレームワークは、使い物にならない過去のものとなってしまったのでしょうか?もちろん、PDCAサイクルに代わるフレームワークも少なからず提唱されていますが、それらの基本となるのは、やはりPDCAサイクルの思考プロセスだともいえるため、一概にそうとは言えません。

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3.PDCAサイクルのメリット

PDCAに代わるフレームワークとして提唱されているものには、OODAループがあり、Observation(観察)Orient(適応)Decide(意思決定)Act(行動)をループさせるという、より臨機応変に状況に対処し、競争を勝ち抜くという考え方があります。これをよく見ると、ベースになる考えがPDCAサイクルであることに気付くでしょう。

それは、PDCAサイクルというフレームワーク自体が持つ大きなメリットを活かしつつも、より柔軟に変化に対応していかねばならないという考えにもとづいています。では、活かすべきPDCAサイクルのメリットとはなんでしょうか?具体的に解説していきます。

【思考を整理できる】

PDCAサイクルは、もともと人が自然に持っている改善行動に向けた思考プロセスを体系化したものです。つまり、改善への意識はあっても行動は無意識に起こされるため、効果的な改善に向けた思考は混沌とした状態にあるといえるでしょう。

これに対し、フレームワークとしてのPDCAサイクルでは、目的・目標、期限の設定、5W1Hを利用したPlan作成、定量的な評価方法を定めるなど、それぞれを体系化するうえで定義づけられた方法論を持っています。PDCAサイクルを実行する際、最初のPlanの時点でこうした方法論を適用していくうちに、混沌としていた思考を整理できるため、論理的な考え方ができるようになります。

具体的な施策を考えていくなかで、目的や目標の修正も容易になり、なんのためにどこにむかうのか?という大前提も再認識できるでしょう。

【効率と作業スピードが高まり、使える時間が増える】

PDCAサイクルを回すには、計画(P)に従って遅延なく施策を実行(D)しなければならないのは、すでに解説したとおりです。さらに、施策実行の結果を検証・評価(C)し、次のサイクルをより効率的に回していくため、改善策(A)を練る必要もあります。

つまり、PDCAサイクルを繰り返し回していくことによって、実務である実行がどんどん効率化され、作業スピードが高まります。これによって、実行に割り振っていた時間を節約できるだけでなく、より方法論が洗練されるにつれ、評価・改善・計画プロセスも効率化できます。

トータルで節約できた時間とリソースは、Planの段階でより高い目標設定を掲げるのに役立つほか、別の課題や目標に対して割り振っていくのも可能でしょう。

【問題点が明確になり、すぐに改善できる】

私生活において、なにかがうまくいっていないのを認識していて、改善が必要なのもわかっているにもかかわらず、なにをどうしたらいいかわからないというケースがあります。これは課題の存在は認識していても、その要因となる問題がどこにあるのかが分析できていないために起こる事象です。

計画の段階で結果の想定と評価方法を具体化し、実行の際に計画との差異を記録するPDCAサイクルでは、その後の検証・評価が容易になります。つまり、PDCAサイクルでは検証・評価の段階で問題点がどこにあるのかを明確にしやすいため、その後の改善につなげるのも容易になるのです。

実行段階で計画との差異を記録するのを利用し、あまりにも想定との剥離が大きい、問題点が明らかなどの場合、設定した期限を前倒ししてでも改善ステージへ進む柔軟性も、PDCAサイクルには必要だといえるでしょう。

4.PDCAサイクルを効果的に回すポイント

さまざまなメリットを持つPDCAサイクルですが、実際にうまく回せていない、効果が実感できないなどの声が少なくありません。OODAループなどの代替フレームワークが登場し、そのプレゼンスが低下している理由は、なによりも、メリットを活かす効果的なPDCAの回し方が実行されていないためではないでしょうか?

それでは、メリットや効果を充分に実感できる、PDCAサイクルを効果的に回していくためのポイントとはなんでしょう?具体的に解説していきます。

【明確な目的と目標を定める】

PDCAサイクルに関して、計画を策定していくうえで目的と目標を明確にさせるという記述を見かけることがありますが、これでは本末転倒です。フレームワークとしてのPDCAサイクルを効果的に回していくためには、明確な目的と目標の設定こそが大前提です。もちろん、計画を進めるなかで目標を現実的な数値に修正していくことはあるでしょう。しかし、計画しつつ目的・目標を明確にしていくべきではありません。

なぜなら、人は明確に決定されたゴールに向かって適切な思考を働かせるからであり、効率的に計画を策定するにも、関係者のモチベーションを高めるためにも目的・目標の設定が欠かせないからです。

計画を策定しながら目的・目標を設定するのでは、優れたアイディアが浮かびにくいばかりでなく、プロセス自体に長い時間を要してしまうでしょう。

【結果を定量的に評価する】

PDCAサイクルを効果的にかつ繰り返し回していくには、1サイクルあたりの期間を短く区切って改善スピードをあげていかなければなりません。そのためには、検証・評価に長い時間をかけている余裕はなく、客観的な数値にもとづいた定量的で正確な判断を、素早く行う必要があります。

これを実現させるには、計画の段階で想定される効果を、数値で評価できる手法を採用しておかなければなりません。たとえば、定性的な声も数値化しやすいように、あらかじめ設定した項目を10段階評価にしておくなどの工夫が必要でしょう。

だからといって、評価方法を策定するのに時間をかけてはいけません。評価方法が定まらないのなら、重要なポイントのみに絞り、次回のサイクルまでに追加するくらいのスピード感と見切りも必要です。

【改善は素早く効果の高いものから】

実行結果の検証・評価が済んだら、すぐに改善策を次のPDCAサイクルに適用し、素早く計画から実行に移さなければなりません。PDCAサイクルを繰り返し回す事による効果を最大化するには、改善から次回の実行までのプロセスをできるだけ短縮するのが有効です。評価の結果、多くの改善項目があるようなら、効果が高いものから順次実行に移していくのがいいでしょう。

ここまでの解説からもわかるように、PDCAサイクルを効果的に回していくにはそれぞれのプロセスを高速で処理していく必要があるということです。製品の開発や改善に長期間を要した、従来の考え方でPDCAサイクルを回していては、変化の激しい現代の市場環境に対応できなくなってしまいます。

逆にいえば、産業構造の変化や市場環境に適応するようアレンジしていけば、PDCAサイクルのフレームワークは、まだまだビジネスシーンで有効だともいえます。

5. PDCAサイクルをビジネスで活用するには

ビジネスシーンにおけるPDCAサイクルの有用性はまだまだ失われていないことは上述の通りですが、多様性に富む現在のビジネスシーンで活用していくにはそれなりのアレンジも必要であり、注意しておくべきポイントがあるのも事実です。

それでは、現代のビジネスシーンでPDCAサイクルを有効に活用していくには、どのようにアレンジしていけばいいのでしょうか。従来の考え方がそのまま適用できるケースも含め、具体的に解説していきましょう。

【事業タイプによってPDCAを入れ替える】

製造業であれば、現代であっても計画にある程度の時間をかけられるため、従来型のPDCAサイクルがそのまま適用できるかもしれません。しかし、製品のライフサイクルが短くなっている現代では、商品企画やマーケティングに時間をかけている余裕もありません。ここでも、Plan=計画の期間をできる限り短縮する必要があるといえるでしょう。

こうした傾向がより顕著になるのが、WebサービスやメディアなどのIT関連事業です。より移り変わりの激しいこの業界では、それこそ計画をじっくりと時間をかけて練っていては、アイディア自体が過去のものになりかねません。

そこで一部から提唱されているのが「DCPAサイクル」です。現代の市場環境におけるPDCAサイクルで問題になるのは、Plan=計画に長い時間がかかってしまうことです。DCPAサイクルの考え方では、とにかく実行(Do)してその結果を評価(Check)するを繰り返し、そのなかで得られた問題を改善しながら反映させていきます。

具体的には、目的と目標だけ決定して、後は走り出しながら修正していく方法になり、DCDCDCと繰り返すなかに、PAが重なるというイメージです。

すべての業種や事業に最適な方法ではないかもしれませんが、市場への対応と同様、方法論も変化に臨機応変に対応していく柔軟性が必要です。

【人材育成にPDCAサイクルを活用する】

少子高齢化による労働人口減少で、優秀な人材の獲得が困難になりつつある現在、企業がもっとも力を入れたいポイントが「人材育成」です。長期的なスパンで取り組まなければならない人材育成は、PDCAサイクルを適用することによって、大きな効果が期待できる分野だといえるでしょう。

もちろん企業がこれまで人材育成に取り組んでこなかったわけではなく、それぞれが独自の方法で人材育成プログラムを実施していたはずです。

しかし、そのほとんどは対象者を会場に集め、講義形式で行う集合型研修が多く、これでは参加者個別の評価を詳細に分析するのはおろか、フォローアップも満足にできていなかったのではないでしょうか。

つまり、計画(Plan)と実行(Do)だけで、評価(Check)と改善(Action)ができていなかったのです。これでは戦略的な人材育成は困難であり、教育効果にもバラツキが生じてしまいます。

PDCAサイクルで一番時間のかかる、計画と実行がきちんとできていたのですから、あとは評価する仕組みと、従業員をフォローアップして改善させるだけでいいのです。

6.PDCAサイクルで人材育成するのに最適なeラーニング

思考プロセスでありフレームワークでもあるPDCAサイクルは、定義や方法論などで体系化されてはいるものの、プロセス自体をツールで自動化するのは困難です。しかし、人材育成に関しては、現時点で欠けているピースを補えるツール、eラーニングが活用できます。

学習用教材であるコンテンツとともに、受講者となる従業員の学習時間や進捗状況、テスト結果などの情報が管理できるため、管理者が受講者の状態を簡単に評価(Check)でき、SNSやメールを使ったフォローアップとともに、改善方法や次の課題の提案(Action)まで可能になります。

以下からは、人材育成に役立つ、おすすめのeラーニングサービスをいくつか紹介しておきましょう。

6- 1. ひかりクラウド スマートスタディ

東日本電信電話株式会社
出典:東日本電信電話株式会社 https://business.ntt-east.co.jp/

「ひかりクラウド スマートスタディ for Business」は、サーバーやLMSを構築する手間や費用を必要とせず、受講者1名からでも利用が可能な、クラウド型eラーニングサービスです。}PCやスマートフォンなどのマルチデバイスに対応するため、新たな端末を用意する必要もなく、受講者はいつでもどこでも気軽にアクセスし、自由に学習できます。

教材となるコンテンツは、これまで使っていたものをファイル化してアップロードするだけ、独自のビューワーを活用して簡単に社内教育が実施できます。もちろん、選択式のドリル機能・自由記述のレポート機能などを使ったテストを実施することも可能。オプションでビデオ教材を利用することも、30人までの双方向講習をWebで実施できるライブ機能も要されています。

コンテンツや受講者情報、テスト結果なども管理者が一元管理が可能です。メッセージ機能による受講者とのコミュニケーションやファイル交換にも対応し、外回り営業時のオンラインストレージとしても利用可能です。

設立年
1999年
従業員数
1000人以上
会社所在地
東京都新宿区西新宿3-19-2
電話番号
03-5359-5111

6- 2. SAKU-SAKU Testing

株式会社イー・コミュニケーションズ
出典:株式会社イー・コミュニケーションズ http://www.e-coms.co.jp/

SAKU-SAKU Testing」は、「人に問われてはじめて真剣に考える」をコンセプトに開発され、出題された問題に解答するドリル型教育を採用した、クラウド型eラーニングサービスです。PCやスマートフォンはもちろん、フィーチャーフォンにも対応し、いつでもどこでもアクセスできるため隙間時間を活用した学習が実現します。

コンテンツとなるドリル教材はマナー、経理、営業などのビジネス問題集が揃うドリルライブラリー、業務改善、資格対策などの動画教材を集めた動画ライブラリーがあり、ダウンロードして受講者に配信できるほか、自社独自の設問を含んで配信することも可能です。もちろん受講者の情報管理やテスト結果の集計機能も搭載しており、ITリテラシーの高くない管理者でも簡単に使えるよう、Excelファイルでの登録機能も持っています。

オリジナルのドリル問題、動画教材、音声教材、ドキュメント教材などの作成代行サービス、分析レポート・運用支援サービスなども充実し、受講者30人から低価格でスモールスタートできる点も魅力です。

設立年
2000年
従業員数
30-99人
会社所在地
東京都港区六本木2-4-5 六本木Dスクエア9階
電話番号
03-3560-3901

6- 3. 株式会社プロシーズ

株式会社プロシーズ
出典:株式会社プロシーズ https://www.pro-seeds.com/

「ProSeeds(プロシーズ)」は、学習管理システムであるLMSの提供・導入支援やeラーニング講座の提供、各種運用支援などのほか、eラーニングの教材制作代行を含め、総合的なソリューションを提供する、eラーニングサービスです。

特に注目なのは2,000社以上の企業が、人材育成に向けて導入した学習管理システム「LearningWare」の提供・導入支援を行うLMSサービスでしょう。PCをはじめとしたマルチデバイス対応で、時間と場所を問わない学習を実現するのはもちろん、マルチメディアを活用したさまざまなコンテンツに対応可能。ライブ配信による双方向型研修や、従来型の集合型研修の管理も可能です。

受講者の登録やテスト結果などの情報管理も万全なうえ、SNSコミュニティを活用することで学習者や管理者間での学習支援も実現。API連携やCMS活用などのカスタマイズにも対応しています。

13万人以上が利用した実績を持つ、eラーニング講座で培ったノウハウをもとに、eラーニングの教材提供サービス、オリジナル教材制作のサポート・代行も提供。戦略的な人材育成を目指す企業を、総合的にサポートできるサービスです。

設立年
2003年
従業員数
30-99人
会社所在地
大阪府吹田市広芝町10番25号 第2池上ビル1階
電話番号
06-6190-6276

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7.PDCAサイクルは高速でまわすことに意味がある

変化の激しい時代の流れのなかでは、これまで通用していた常識が時代遅れになってしまうことがあります。グローバル化が加速し、産業構造が大きく変化する現代のビジネス市場でも同様に、PDCAサイクルの時代遅れが指摘されているのが現状です。

しかし、思考プロセス・フレームワークであるPDCAサイクルは、新たに提唱されているフレームワークの基本とされており、本質的な意味では現代でも有効な考え方だといえるのです。

重要なことは本文でも解説したように、PDCAサイクルのプロセスをいかに高速に回すかということであり、状況の変化にいかに対応させるかということなのです。

アイミツ

著者

imitsu編集部

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