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メール一斉送信の方法やメール配信システムを紹介!

一括送信におすすめのメール配信システム5選

営業活動において、電話やメールは欠かせないツールとなっています。
その中でも営業メールというのはお手軽に多くの営業対象に接触できる大切な営業活動でありながら、メール送信の準備などで地味に時間を取られる作業ですよね。

そんな悩みを抱えた営業マンに朗報です!
今回ご紹介するソフトやマクロを利用すれば、同報メールを送る時間が大幅に短縮できるのです!
この記事ではオススメのメール一括送信ツールを5つピックアップしてご紹介します。

目次
このページについて

10万件以上の利用実績をもつ発注業者比較サービスアイミツが、おすすめのメール配信システムを厳選!

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1.メール一斉送信の基本

電子メールは一般的に1通のメールを1アドレス宛に送信することが多いですが、ビジネスなどの場面においては、複数の相手に送りたいこともあるでしょう。

通常はメーリングリストを使用して送信先を複数のアドレスに指定することで、一度の送信作業で必要な相手すべてにメールを送信します。しかし宛先の件数や場面によっては、メールの一斉送信をツールで行う方が良いケースもあります。

メール一斉送信の方法別にメリット・デメリットを把握し、場面に合わせて適切にツールを活用できるようにしましょう。

2.一括送信におすすめのメール配信システム7選

メール一斉送信は「メール配信システム」がおすすめ。ここからは特におすすめのメール配信システム7つをご紹介します。

2- 1. WiLL Mail

株式会社サパナ
出典:株式会社サパナ https://willcloud.jp/

ドラッグ&ドロップのマウス操作だけで、HTMLメールが作れるエディターです。

専門的な知識がなくても直感的にHTMLメールを作れるので、メールの制作コストを大幅に削減可能です。開封・クリック・コンバージョンをグラフなどでリアルタイムに把握し、過去のキャンペーンとの効果検証や比較も自動集計できるので、送信したメールの効果検証を簡単に実現できます。

送信するメールはスマホ対応しているため、PC用とスマホ用それぞれ個別にメールを作成する手間が省けます。初期費用がかからず、必要な分だけメールを送信することができるため、メール配信にかかるコストを最小限に抑えられる点が特徴です。サポート体制やセキュリティ対策もしっかりしています。

設立年
2010年
会社所在地
東京都品川区南品川2-4-1 品川YMDビル9F
電話番号
03-6433-1303

2- 2. Customers Mail Cloud

HENNGE株式会社
出典:HENNGE株式会社 https://smtps.jp/

クラウドから簡単かつ確実にメールを送信することができる、メール配信サービスです。

システムが生成するメール・メールマガジンを送信でき、 既存のサーバーにメールリレーの設定をするだけですぐに使い始めることができる利便性があります。サポートとセキュリティが充実しており、さまざまな利用シーンに活用できます。

月間10万通~70万通で3種類のプランがあり、メール送信の規模に合わせて無駄なくプランを選択できます。また、企業所有のメール配信システムをクラウド対応にするなど、要件に応じた占有型のメール配信プラットフォームを提供する「Proプラン」も用意されています。

設立年
1996年
会社所在地
東京都渋谷区南平台町16番28号 Daiwa渋谷スクエア
電話番号
03-6415-3660

2- 3. かんたん一斉メール配信3

株式会社アイアールティー
出典:株式会社アイアールティー https://irtnet.jp/bussiness/issei_mail3/

一般的なメールソフトに近い画面のデザインで、直感的に操作できるメール配信ソフトです。

前作「かんたん一斉メール配信2」との最大の違いは「地図リンク機能」です。Googleマップ用のURLを取得してメール本文に入力できるようになり、会社やイベント会場などの位置情報を配信したメールから簡単にアクセスしてもらうことができます。

また、エラーで送信できなかったアドレスを自動的にリストに保存して手軽に再送信できる「エラーメールアドレス保存機能」や、メール配信が途中で停止するのを防ぐためにサーバーに負担をかけずにメールの送信を行うための「送信間隔設定機能」など、ビジネス向けにも活用できる豊富な機能を搭載しています。

設立年
2001年
会社所在地
東京都八王子市北野町565-5 タウンハウス 101号室

2- 4. Mail Distributor

WoodenSoldier Software
出典:WoodenSoldier Software http://www.woodensoldier.info/

メール一括送信ソフトの定番とも言えるこちらのソフト。
宛名や電話番号などの個別の情報を簡単に挿入できる他、アドレス帳の管理、テンプレート文章の保存など、メールの同報一括送信に適した機能が充実しています。

直感的に操作しやすいサービスであることも魅力です。

2- 5. Mail Track

株式会社ワールドリンク
出典:株式会社ワールドリンク http://world-link-system.com/top.html#page/18

官公庁などでも使われている信頼のおけるソフトの無料版です。
関数を使った個人情報の入力により個別に送信しているようなメールが打てることや、送信エラーとなったものだけをリストアップしてくれるなどの嬉しい機能があります。

ただ、HTML文章を使った場合に少々難ありという評判もありますので、メルマガよりは、営業マンの同報メールなどに配信するときに使ったほうが良いかもしれません。

会社所在地
埼玉県さいたま市大宮区宮町4丁目149番地3 第8藤島ビルディング3階
電話番号
048-778-7992

2- 6. メール一括送信マクロ

株式会社EC研究所
出典:株式会社EC研究所 http://www.ecken.co.jp/mailsend.htm

使い慣れたエクセルでの作業が可能なこちらのツール。
大手企業などでも導入実績のあるソフトの1ヶ月限定の試用版です。

関数による個別入力が可能であったり、送信先ごとに添付ファイルも変更可能、用途別にブック名の変更も可能という痒いところに手が届くサービス内容です。
HTML形式にも対応しているため、賑やかなメルマガの配信などにも適しています。

設立年
2005年
会社所在地
東京都千代田区神田小川町 3-2 天心館ビル3F
電話番号
03-5281-0711

2- 7. 一括メール送信プログラム

株式会社ベクター
出典:株式会社ベクター https://www.vector.co.jp/soft/winnt/net/se488246.html

元々は開発者自身が使うために開発したツールを無料で公開しています。
個人作成ですが、基本的な送信機能は完備しており、送信件数制限がないなどの利点もあります。

従業員数
30-99人
会社所在地
東京都渋谷区幡ヶ谷2-19-7 Flos幡ヶ谷2F
電話番号
03-5337-6711

2- 8. 一括送信ツール

株式会社ベクター
出典:株式会社ベクター https://www.vector.co.jp/soft/winnt/net/se501334.html

Outlookとも連動しているため、Outlookユーザーの方におすすめのツールです。
複数人それぞれに違うファイルを添付することができるため、メールの文章は同じでもそれぞれに違う内容のファイルを付けて送信したい場合におすすめです。

従業員数
30-99人
会社所在地
東京都渋谷区幡ヶ谷2-19-7 Flos幡ヶ谷2F
電話番号
03-5337-6711

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3.メール一斉送信を活用するシーン

では、どのような場面においてメール一斉送信を利用することが多いのでしょうか?よくある3つの場面について解説します。

ビジネスでの連絡手段として

よくあるのは「ビジネスにおける連絡手段」として利用するシーンです。

例えば社内の連絡手段がメールの場合、複数の社員に対して社内連絡メールを送信する場合に一斉送信を利用することが多いです。また、社外の取引先・営業先に対しての連絡手段・セールス手段としてメール一斉送信を利用することもあります。

ECサイトでの販促手段として

他には「ECサイト等での販促手段」としてメール一斉送信を利用することがあります。

ECサイトでは、顧客や見込み客に対してメールマガジンなどを送信することがあります。大口の顧客に対しては個別にメール送信することもありますが、一般の顧客・見込み客には同じ文面で送信することが多いでしょう。

複数個人への情報発信手段として

ビジネス目的でなくても、「複数の個人への情報発信手段」としてメール一斉送信を利用することがあります。

例えば「自治体から市民や関係者への連絡」「学校から保護者への連絡」など、同じ情報を複数の人に対して知らせたい場面もあるでしょう。一昔前であれば「回覧板」や「電話連絡網」を利用していましたが、メール一斉送信の方がタイムラグがなく、必要な情報を速やかに浸透することができます。

4.BCCを使った一斉送信のリスク

メール一斉送信は便利ですが、送信する際には以下の3つのリスクについて考慮し、対策を講じておく必要があります。

迷惑メール扱いのリスク

メールの受け手側の設定にもよりますが、1対1のメール送信と比較するとBCCで一斉送信したメールは「迷惑メール」扱いされやすくなり、相手にメールの中身を見てもらえなくなる可能性が高まってしまうのです。

誤送信のリスク

BCCにアドレスを入力またはコピペする作業があるため、送信する予定のなかった相手に間違えて一緒にメールを送信してしまう可能性があります。場合によっては個人情報や機密情報をもらしてしまう可能性があるのです。

効果判定や改善が難しくなる

メールマガジンの送信などの場合、クリック率などを判定することで今後のアクションの改善につなげることができます。しかし、BCCにアドレスを入力して一斉送信する場合、分析することが難しくなってしまうのです。

5.一斉送信をメール配信システムで行うメリット

メール一斉送信を「メール配信システム」を利用して行う場合、以下のメリットがあります。

誤送信のリスクが少ない

メール配信システムを利用すると、TOやBCCなどメール送信に関する設定を自動的に行います。メール送信のたびにアドレス等を入力する必要がないので送信時の人的ミスを防ぎ、メール誤送信のリスクが抑えられます。これにより、メール誤送信による機密情報や個人情報を保護することにつながるのです。

メールの到達率が高い

メール配信システムは「大量のメールを一斉配信すること」に特化していますので、例えば複数のIPアドレスからメールを配信するなどの仕組みを備えています。一般的なメールソフトで一斉送信する場合と比較して迷惑メール扱いされるリスクが少ないため、相手にきちんとメールを読んでもらうことができる可能性が高いのです。

効果判定がしやすくなる

メール配信ソフトの中には、一斉送信したメールのクリック率やコンバージョン率を測定できる機能を備えているものがあります。メール一斉送信をビジネス目的で行う場合、これらの数値を測定することにより今後のメール配信の改善及び効率アップにつなげることができるのです。

アドレスのリスト管理ができる

メール配信システムを利用することで、大量のメールアドレスをリスト管理しやすくなります。例えば「メールを読まれなかった」「メルマガの配信停止を希望した」というアドレスをリストから自動的に削除することによって、人の手によるアドレスリスト管理と比較して効果的・効率的にアドレスを管理することができるのです。

マルチデバイス対応である

最近のメール配信システムはマルチデバイスに対応した構成になっています。昨今、インターネット利用者の多くはスマホなどのモバイルデバイスを利用しており、送信したメールも多くのユーザーがモバイルデバイスで閲覧します。マルチデバイス対応のメール配信システムを利用することで「スマホだからメールを見れなかった」という事態を回避できます。

6.効果的なメール送信の方法

メールを一斉送信するにあたっては、その目的を達成するためにさまざまな手法を用いることをおすすめします。

セグメント送信

メール一斉送信の方法として「セグメントごとのメール送信」が有効な場合があります。

セグメントとは似通っている顧客層の集団のことを意味しており、セグメントごとにメールを配信するというのは「送信相手を似通ったニーズで分類し、セグメントごとに効果的なメールを送信する」という手法です。これにより、興味がある内容でメール送信できるため、未読率を下げる効果が期待できます。

HTMLメール

一斉送信するメールの効果を高めたいのであれば「HTMLメール」という手法もおすすめです。

HTMLメールとは、画像や装飾を入れこんだメールのことです。一般的なメースは文章媒体ですが、HTMLメールは画像という「視覚に訴求する」という強みにより、文章を読まなくても画像でメールの内容を相手に伝えることができます。

ステップメール

一斉送信するメールの手法として「ステップメール」を利用するという方法もあります。

ステップメールとは、特定のアクションを起こした相手に対して、次の段階となるメールを自動的に送信するメールのことをいいます。相手との接触の機会を効率よく増やすことにより、こちらが希望するアクションへとつなげることができるのです。

フォーム機能の活用

メール配信システムの中には「フォーム機能」を搭載しているものがあります。

フォーム機能とは、システムで作成したフォームをウェブサイトに組み込んだりQRで読み込ませたりする機能です。これにより、そのフォームを経由してメールアドレスを収集することが可能になり、登録される度に自動的に顧客データを蓄積することができます。

効果測定とフィードバック

メール配信システムの中には「効果測定」が可能なシステムがあります。

配信したメールのクリック率や開封率など、送信したメールに対して相手がどのような割合でどのようなアクションを起こしたかを調べます。これにより、メールの件名や内容などを改善することができ、以降のメール配信をより効果的に運用できます。

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7.メール一斉送信の際のマナーや注意点

最後に、メール一斉送信を行う際に守らなければならない「マナー」や「注意点」について解説します。

宛名に注意する

一斉送信に限らず一般的なメールマナーではありますが「宛名」には十分配慮して送信しましょう。例えば「会社名・役職名等は正式名称で」「役職が上の人の名前から記載する」「敬称は間違えない」など、大量にメールを送信する一斉送信の場合は特に1つ1つの送信先に可能な限り目を配ってミスがないようにしましょう。

迷惑メールと間違われないようにする

メール配信ソフトを利用する場合はそこまで気にする必要はありませんが、メール一斉送信の際には「迷惑メールと間違われない」ことが重要です。例えば「1つのIPアドレスから一斉送信されている」「複数のアドレスの中に、宛先不明や間違いアドレスを多く含んでいる」場合だと、受信側の中には迷惑メールだと判断して読んでもらえなくなるリスクが高くなります。

「特定電子メール法」にきちんと対応する

ビジネスメールを送信する際には「特定電子メール法」に対応する必要があります。

広告や宣伝を目的とするメールを送信する場合には「オプトイン取得」「オプトアウト運用」を遵守しなければなりません。オプトイン取得とはメールの受信者にメール送信の承諾を得ることをいい、オプトアウト運用とはオプトイン取得後にメール送信をやめてほしい場合にはその導線を確保することをいいます。

8.【まとめ】メール一斉送信は「ツール活用」「マナー遵守」を徹底しよう!

いかがでしたか?
ここでは書ききれないそれぞれの利点などもありますので、気になったサービスはそのサイトのメール一括送信の機能の説明を見に行ってくださいね。
便利なツールを使って仕事をより効率化し、限られた時間を有効に使っていきましょう。

もし、さらに詳細のデータを取得して営業に活用したい!という場合がありましたら、有料版のメール一括送信ツールの検討もおすすめします。
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著者

imitsu編集部

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メール配信システムの選び方としては、目的に合ったものを選ぶ必要があります。大量の顧客のメールを配信したい場合には、サーバーの安定性は重要なポイントとなります。作成したメールをシナリオ通り順番に配信したい場合は、ステップメール機能が必要です。セキュリティ面においていえば、顧客のメールアドレスが外部に流出することは絶対に避けなければいけませんので、パスワード設定や外部からの不正アクセスを防ぐ対策が施されている配信システムを選びましょう。料金については、機能面、セキュリティ面、サポート面を総合的に見て、判断されることをおすすめします。サポートが充実している業者であれば、トラブルが起きた際にも迅速に解決することができるでしょう。何よりも受信する側の顧客目線で、メール配信システムを選ぶことが大切になります。

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