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契約書とは?おすすめの文書管理システムを紹介

契約書とは?おすすめの文書管理システムを紹介
目次
このページについて

契約は、双方の合意によって成立します。契約書などの書面を交わさなくても、口約束でも契約は成立するのです。

しかし、口約束で成立した契約は、双方の認識のズレも生じるため、トラブルを引き起こしやすく危険です。そのようなトラブルを防止するための目的で契約書は作成されます。

契約書の書き方には、慣例のルールがありますが、重要な箇所がどこなのか書き方について理解されていないことが多いです。契約書の書き方について理解を深めることは、実は企業の継続にとって重要です。今回は、契約書の基本概要や書き方、電子契約まで網羅して解説していきます。

1.そもそも契約とは

そもそも契約とは

契約は、当事者間の一方が申し込みをして相手側が承諾することで成立します。売買契約や雇用契約など、生活をする上でさまざまな契約が成り立っています。

契約は口約束で行った場合でも、法律上は成立します。必ず書類を交わす必要はありません。しかし、口約束はトラブルになることが多いため、リスクマネジメントのため契約書が作成されます。

2.契約書とは

契約書とは

契約書は公序良俗に反する内容でなければ、当事者間で内容も書面の形式も自由に決められます。これを「契約自由の原則」といいます。

【契約自由の原則】
  • 契約を締結する自由
  • 契約相手を選ぶ自由
  • 契約内容の自由
  • 契約方式の自由

※民法90条で公序良俗に反する内容が記載されている契約は無効とされます。

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3.契約には3つの種類がある

契約書には3つの種類がある

契約は、口頭、書面、電子の3つの種類があります。ここでは、それぞれの種類について具体的に説明します。

3-1. 口頭での契約

契約の定義でも説明しましたが、契約は当事者間の意志表示の合意によって成立します。そのため、口約束でも契約は成立するのです。

また、相手が契約内容を守らない場合は、裁判上で請求しなくてはいけません。その際に口頭での契約をした場合は、契約が成立していることを証明しなければいけないのです。

契約の際の会話の録音テープや第三者の証人の発言が証拠となります。しかし、それらの証拠を用意できることは少ないので、口頭で成立させた契約は危険です。

3-2. 書面での契約

トラブル防止の目的のためにも、契約書を作成することは大切です。契約には、契約自由の原則がありますが、例外的に、契約書の作成が契約成立の要件となるものもあります。

【書面作成が契約の成立要件となる契約】
  • 任意後見契約
  • 事業用定期借地設定契約
  • 定期借地権設定契約
  • 更新のない定期建物賃貸借契約
  • 取り壊し予定の建物の賃貸借契約

3-3. 電子契約

事務作業の効率化やコンプライアンス遵守の強化の目的で、電子契約を利用する企業は増えています。印紙税の課税対象は書面の契約書となるので、電子契約書は課税の対象外です。そのため、電子契約を利用することによって印紙税を削減できます。

このようなメリットがある電子契約ですが、取り扱う際は電子帳簿保存法、電子署名法、e-文書法、IT一括書面法などの知識が必要です。

4.契約書が必要である4つの理由

契約書が必要である4つの理由

口頭での契約ではトラブルが発生してしまう恐れがあるため、それを防止するために契約書の作成は大切だと述べました。ここでは、契約書が必要である理由を具体的に紹介します。

4-1. 記録によるトラブルの防止

契約書を作成して明文化することによって、お互いの権利や義務を明らかにできます。品物、方法、納期、支払方法など契約内容を記録に残すことで、契約内容が曖昧になることを避けられます。

もし、契約の内容に相手が反する行動を取れば、契約内容を履行するように要求できるのです。スムーズなビジネスを薦めるためにも契約書の作成は大切です。取引上のトラブルや訴訟になるリスクを、契約書で記録に残しておくことで抑えられます。

4-2. 損害リスクを回避

ビジネスでは、相手との信頼関係を構築するためにも契約書が必要です。また、不利益にならない取引内容を契約書に記載もできます。

不慮の事故による納期遅延など納品できない事態が発生した場合は、大きな損害を被る恐れもあるのです。そのようなリスクを回避するためにも、想定される事態と具体的な対処法を契約書へ記しておきましょう。

4-3. 業務チェック機能

双方の企業間で契約を交わす場合は、合意したとしても、実は認識にズレがあることが多いです。このような思い違いを防ぐためにも有効です。

契約書を作成することで、ビジネス上で大事になるポイントを確認できるという大きなメリットもあります。契約書に業務上の項目を記載しておけば、業務チェック機能としても働き、取引を円滑に進められます。

4-4. 業務効率の向上

過去の取引と似たような取引を行いたい場合は、契約書を作成して保存しておくことによって、契約書を再利用できます。

一部を修正するだけで、業務範囲などを定めた新たな契約書が作成できるので、業務効率が向上します。

5.契約書の書き方で必要な5つのポイント・ルール

契約書の書き方で必要な5つのポイント・ルール

契約自由の原則によって、契約内容や契約書の形式などの書き方は自由に決められます。しかし、これは法律上の話です。契約書には、慣例となる書き方があります。このような慣例となる書き方をしなければ、大きな損害を被ってしまうこともあるのです。

逆に言えば、契約書の書き方で大切なポイントを押さえておくことによって、取引上のトラブルを事前に防止することも可能です。ここでは、契約書の書き方で、特に大切にしたいポイントを5つ紹介していきます。

5-1. 言葉は省略せずに何回でも使う

日本語では、主語を省略して「あの」「その」「これ」などの代名詞が利用されることもあります。しかし、それらの代名詞を多用してしまうと契約内容がわからなくなってしまいます。

契約書は大切な契約を双方が合意するために作成される大事な書類です。そのため、双方の認識違いが出てしまってはいけません。そのためにも、言葉は省略をせずに何度も利用するようにしましょう。

5-2. 第三者にもわかるような文書にする

契約書は当事者が理解できるものでなければいけません。そのため、契約内容は第三者でもわかるような文書で作成していきます。

当事者間でしか理解できないような会社独自の用語を利用せずに、一般的な言葉を利用しておくことが大切です。また、契約書の文章の中で個別の名刺を利用する場合は「」で括り表現をすることによって、わかりやすい文章となります。

5-3. 法律用語に基づいて書く

契約書は、専門用語に基づいて記載します。専門家以外の人が法律用語を利用して契約書を作成することは難しいことかもしれません。

しかし、トラブルを避けるためにも、法律用語を契約書で使用していくことが大切なのです。契約書の作成は難しいため、法律用語を得意としている専門家の弁護士に依頼される方が多いのが実情です。

5-4. 時間や金銭など数量化できる事項は具体化する

たとえば、商品の支払日に関して「商品納入後にすぐに支払うこと」と記載した場合、「すぐに」がいつなのか曖昧になってしまいます。この場合は「商品納入後に10日以内に支払うこと」などと数値化して記載します。

契約書の書き方として、時間や金銭など数量化できる事項は具体化して記載することが大切です。

5-5. 曖昧な解釈が成立する表現は避ける

契約書の文面の読み方によって、曖昧な解釈が成立する表現は避けなくてはいけません。契約書の文書では読点が多く利用されています。

主語の明示、語の列挙、従節文と主節文の明示、副詞や接続詞の明示などを適切に記載することが大切です。契約書の書き方として、曖昧な解釈ができてしまう表現は利用しないようにしましょう。

6.契約書に必ず記載すべきこと

契約書に必ず記載すべきこと

契約書には必ず記載するべき点がありますが、その内容は売買契約書や雇用契約書など契約書によって異ってくるので注意しなければなりません。

契約書に必ず記載する項目として確認項目があります。また、想定外事項などの記載する際に注意しなければいけない項目もあります。

項目【確認事項】
  • 時期:契約成立日
  • 期間:契約内容が適用される期間
  • 当事者:契約当人
  • 趣旨:契約を交わす意味
  • 目的:契約の目的
  • 対象物:何を契約したか
  • 権利:契約を交わすことにより発生する権利

確認事項の他に、解除条件、保証人、損害賠償、強制執行認諾約款、瑕疵担保責任、危険負担、諸費費用負担、想定外事項裁判管轄などの注意事項についても契約書に記載します。

6-1. 契約書の書き方

契約書の書き方を全体像の流れの順番に解説していきます。

【契約書のタイトル】
契約書のタイトルは、契約書の表示や冒頭に表示される契約名称をいいます。タイトルは契約内容の釈明には大きな影響を与えません。法的には重要な箇所ではありませんが、タイトルから契約内容を判断することもあります。そのため、契約の概略がわかる適切なタイトルを付けましょう。

【契約当事者間】
契約書では、当事者を特定しなければいけません。契約書の前文での契約当事者の書き方、署名欄の記名押印の仕方は極めて重要です。

【契約の前文】
契約当事者や契約の概要、契約の範囲や契約に至った経緯を記載します。契約の前文は、契約の概略について書いた文書のため、契約の解釈に大きな影響を与えることはありません。

【契約書の本文】
契約書の記載内容で最も重要な箇所です。条・項・号の書き方には慣例のルールが儲けられています。慣例のルールを守ることは大切です。テンプレートや見本を参考に書くようにしましょう。

【契約書の後文】
後文とは、契約書作成日や署名欄の前の文章のことをいいます。契約書の作成数や所持数を記載します。一般的な契約書では、当事者双方が一部ずつ保有すると記載されます。

【契約書の作成日】
契約書を作成した日を記載します。特約がない限り、契約の成立日となって、契約期間の起算点となるため重要です。

7.契約書の作成で便利な2つの手段

契約書の作成で便利な2つの手段

正しい書き方のルールに従って契約書を作成することが大切だと述べてきました。しかし、契約書を一から作成すると大幅に時間がかかってしまいます。

そのため、契約書の作成を効率化することが大切です。ここでは、契約書の作成で便利な2つの手段を紹介します。

7-1. ネット上にある契約書テンプレートを使用する

契約書では関連する項目を、正しい書き方で漏れなく記載することが求められます。「いつ」「どこで」「だれが」「何を」「何のために」「どうする」という観点で詳細を記載していきます。

また、万が一のことが発生した場合のトラブル解決方法も記載しておくと安心です。このような関連事項も含めて、契約書を一から作成することはとても大変です。

ネット上には契約書テンプレートが用意されています。ネット上にある契約書のテプレートを使用して作成すると、契約書の書き方が分からない場合であってもスムーズに作成できます。

【ネット上にある契約書テンプレート】
  • 業務委託契約書
  • 金銭消費貸借契約書
  • 貸借契約書
  • 売買契約書
  • 秘密保持契約書
  • 雇用契約書
  • 代理店契約書
  • その他契約書

7-2. 契約書作成に特化したシステムを利用する

契約書作成に特化したシステムを利用すると、業種を問わずにあらゆる契約書をスムーズに作成できるようになります。

業種ごとによって、契約書の書き方は異なります。正しい書き方には専門知識などが必要になってきますが、システムを利用すると書き方が分からない場合でも契約書がスムーズに作成できます。

また、契約書をデータ化しておくと、情報が必要なときに、検索機能によって瞬時に見つけ出せます。契約書の作成・手続き・進捗・管理の全てをサポートしてくれるのが「契約書作成・管理システム」です。

8.契約書作成におすすめの契約書管理システム

契約書作成におすすめな2つの契約書管理システム

契約書管理システムを利用することで、契約書の作成を簡略化できることはもちろん、契約書の管理も行えます。契約書の正しい書き方が分からない場合でも、正しい書き方で契約書を作成できます。

また、電子契約書を利用する場合は課税の対象とならないため、契約書にかかる印紙税の代金を削減できて経済的です。ここでは、契約書におすすめな2つの契約書管理システムを紹介します。

8- 1. Holmes

株式会社Holmes
出典:株式会社Holmes https://www.holmescloud.com/

「Holmes(ホームズ)」は、紙での契約締結を簡略化するための契約書管理システムです。

300種類以上の豊富な契約書のテンプレートを自由にカスタマイズできるので、業種を問わずに幅広い企業に導入されています。契約書の書き方が分からない場合でもテンプレートを活用すれば、正しい書き方の契約書をスムーズに作成できます。

また、契約書業務に最適化された機能も充実していて、タスク管理、ステータス把握、アクティビティ履歴、修正履歴のバージョン管理を実装。契約書業務で面倒であったコミュニケーションコストを大幅に削減します。

設立年
2017年
会社所在地
東京都千代田区大手町1-6-1 大手町ビル6階 Inspired Lab内
電話番号
050-1746-9492
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9.まとめ

まとめ

契約は口頭でも成立しますが、双方の認識の違いが発生してしまうため、契約書の作成はトラブル防止のためにも必要です。契約書に記載する内容は確認事項だけに留まらず、想定される損害時の対処方法についてなどの注意点も記載しておきます。

契約書は正しい書き方を守ることが大切です。しかし、法律の知識も要するため、契約書を一から作成することは難しいでしょう。そのため、契約書の作成を弁護士に依頼する人も多くいます。

契約書管理システムを利用すれば、弁護士を通さなくても契約書を簡単に作成できるようになります。作成だけに留まらず、契約書の保管や管理も一元化可能。また、電子契約にすれば、印紙税の課税対象外となるので印紙税がかかりません。

ぜひ一度、これを機会に、契約書が正しい書き方で作成されているか、保管されているかを見直してみてください。

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著者

imitsu編集部

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