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■ 文書管理システム業者を探す際のワンポイントアドバイス

文書管理システムを導入することで、社内の文書を一元管理ができます。その際、閲覧制限を掛けることも可能です。財務報告などの文書を適正に扱うことを求めた法令、JSOXに対応するために導入する企業が増えています。導入するシステムを選ぶ際には、財務諸表や契約書、業務マニュアルなどを電子データ化し、管理する事が目的なのか、あるいは文書を保存、共有して、どこでも閲覧できるようにする目的なのかなど、目的を明確化することが大切です。また、導入形式やサポート体制を確認し、導入後にスムーズな運用ができそうか、チェックしましょう。システムの操作性が悪いと、文書を探し出す事に時間がかかり、業務が非効率的になったり、社内に浸透しなくなるため注意が必要になります。

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文書管理システムの選び方ガイド

文書管理システムの委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。


文書管理システムの選定ポイント

point.1社内の文書を効率よく管理するための機能はあるか

文書管理システムを使えば、紙媒体の文書や書類も電子化することができる

文書管理システムを導入することで、社内文書、電子データ、契約書、機密文書などを効率良く管理し、持ち出し、閲覧をコントロールすることができ、文書、情報に関するセキュリティ体制を整えることができます。また、紙媒体の文書が少なくなれば、保管するスペースを削減でき、社内のペーパーレス化をすすめることにもつながります。文書管理システムの主な機能は次の通りです。

<文書管理システムの主な機能>

  •  登録機能

文書管理システムにワード、エクセル、パワーポイントなどのオフィス電子文書やデータを登録させる機能です。登録する際に手間がかかってしまっては、作業効率が落ちてしまいますので、簡単に登録できることが重要になります。紙媒体の場合は、社内の複合機やスキャナーと連携させ、素早く登録させることができるかを確認しましょう。

  •  検索機能

検索の機能は文書管理システムを使う上で、重要なポイントとなります。キーワード検索や対象のファイル形式別での検索は基本の機能です。また、検索をファイルのタイトル、もしくは本文に分けて検索できると便利です。その他にも、最終更新日時や最終更新者を指定できれば、効率良く検索ができます。細かい検索機能が多ければ、的確に早く目的の文書を探し出すことが可能になります。検索して見つけ出した文書を閲覧する際に、検索キーワードをハイライト表示させることもできます。

  •  自動PDF変換機能

登録したファイルをすべて自動でPDFファイルに変換することにより、データの軽量化、およびデータの改ざんを防ぐことができます。

  •  クリップ機能

この機能を使えば、複数の文書をまとめて管理しておくことが可能です。例えば、ワード文書で説明している情報の補足資料としてエクセルのグラフを一緒に保存し、関連の資料を一つにまとめておくことができます。

  •  電子決裁・審査・承認機能

作成した文書を事前に設定したルートで審査・承認することができ、承認された文書のみがシステムに登録できる機能もあります。また、上長が不在の際に、代理で承認できるように設定することも可能です。

  •  マルチデバイス機能

文書の閲覧を社内にあるパソコンだけでなく、スマートフォン、タブレット端末などでも閲覧ができれば、社内でも社外でも場所を選ばず文書を扱うことができ、便利です。

  •  通知機能

文書が登録、あるいは、更新された際に、予め設定しておいたメールアドレスに通知されるように設定できます。社内周知のためであったり、管理者による確認ができます。

  •  セキュリティ機能

指定した文書は、パスワードを入力しないと閲覧できないようにすることもできます。また閲覧できるユーザーの権限を制限させることもできます。さらに、印刷する機能の制限があれば、情報漏えい対策ともなります。

  •  期間限定閲覧機能

一定の期間だけ、文書を閲覧できるようにします。その際、どのユーザーが閲覧できるかも設定ができます。

  •  写真画像、音声、動画ファイル対応

最近では、多くの企業が写真画像、音声や動画を業務で扱うことがありますので、忘れずに確認しておきましょう。

  •  お気に入り機能

よく利用する文書は、お気に入りとして登録することができます。業務で頻繁に使う文書がある時に使えば、文書を探し出す時間が短縮でき、便利な機能となります。

また、BCP対策の観点からも文書管理システムを導入する意義があります。BCP対策(Business Continuity Plan)とは事業継続計画という意味で、災害や事故が起きた際でも、事業が継続することができるように予め対策を計画しておくことです。例えば大きな震災が起きた際に、文書の焼失や紛失が起こるリスクがあります。また、社員が会社に行くことが困難になる可能性もあり、その際に自宅や別の事務所でも仕事ができるように対策をとる必要があります。文書管理システムを使えば、紙媒体の文書、書類も電子化することができ、保存しているサーバーへのアクセス権限があれば、どこからでも会社の文書を扱うことができます。

尚、「ERPパッケージ・ERPシステム業者の比較」もご参考にしてください。

 

point.2導入しやすい契約形態を選ぶ

短期間での導入なら、クラウド型のシステムがオススメ!

一般的には、初期コストの安さ、短期間での導入を望むのであれば、クラウド型のシステムを選ぶことをおすすめします。カスタマイズや自社独自のシステムの構築を望むのであれば、パッケージ型(ソフトウェア)を検討してください。可能であれば、導入する前に操作画面を確認したり、操作が難しくないかをチェックしましょう。また、オープンソース型の文書管理システムも登場していますので必要に応じて検討してみると良いでしょう。

 

point.3サポート体制は充実しているか

様々な問題やトラブルに遭うことも想定し、サポート体制もチェック

文書管理システムを導入した後も、操作がわからない、検索が上手くいかない、業務の効率が良くないなど、様々な問題やトラブルに遭うことも想定し、しっかりとしたサポートを受けられることが望ましいです。システムの使い方や運用に関するトラブルなどの質問に有償、あるいは無償で対応してくれるかを確認しておきましょう。その際、受付時間、メールや電話、FAX、あるいは訪問をしてくれるかをチェックしておきましょう。

 

point.4価格体系を確認する

文書管理システムの導入形態は3種類。更新料、バージョンアップ料も確認を。

文書管理システムの導入形態では、クラウド型、パッケージ型、オンプレミス型があります。

  •  クラウド型

クラウド型の場合は、提供会社のサーバーを利用するため、スムーズに導入できるメリットがあります。価格としては、機能によって様々ですが、1年契約の価格が25万円のシステムもあります。

  •  パッケージ型

文書管理システムのプログラムを自社のサーバーに組み込んで利用します。基本的に設定の変更やカスタマイズは自社の社員が行います。価格は、100万円前後ですが、システムによっては200万円を超えることもあります。

  •  オンプレミス型

文書管理システムの提供会社からソフトを購入し自社サーバーで運営します。1ライセンスでの価格が決まっており、利用する人員にあわせて追加で購入できます。社員の文書を共有して、閲覧するための小規模なシステムであれば、10ライセンスで、8万円ほどで利用できることもあります。

また、更新料、バージョンアップの際の金額についても確認しておきましょう。その他に、追加ユーザーライセンス料、別途で導入作業料、設定作業料、年間保守費用などの有無も確認しておきましょう。

 


文書管理システムのよくある質問

文書管理システムについてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

コンシェルジュ

Q登録できる書類の枚数や件数に、上限はありますか?

A提供されるサービス内容によって登録できる容量や種類などは異なる、上限無しも。

文書管理システム、およびその契約内容により、制限がないものや容量に限りがあるものなど、提供されるサービス内容によって、登録できる容量や種類など条件は異なります。将来的に増えるデータ容量の予測も含めて、発注時に文書管理システム業者に相談することをおすすめします。

Q登録可能な最大ユーザー数は何名ですか?

A制限のないものもあるがセキュリティ面を考えると利用人数分に限定した方がよい。

文書管理システムは、登録可能な最大ユーザ―数に制限がないものや推奨人数があるなど、システムによって様々です。もちろん、登録ユーザーを追加したい場合には、有料で追加登録できるプランもあるようですので、文書管理システム発注前にご確認ください。登録ユーザーが無制限である必要はマストではありませんが、セキュリティ面を考えると利用人数分のID数を確保するほうがより良いと言えるでしょう。

Q現在のファイルサーバ内のデータを移行できますか?

A既存のファイルサーバのデータであっても登録は可能。ただし事前に確認を。

文書管理システムとしては、再度アップロードしてもらう場合には、既存のファイルサーバに保管されているデータであっても登録は可能です。ただし、他のアプリケーションとの共存によってエラーが発生した場合には、そのエラーの特定が難しくなる、などの理由から対応が難しいという文書管理システムも中にはあるようです。必ず、文書管理システムの発注前にご確認ください。

Q導入企業はどのような業種が多いですか?

Aセキュリティなど特有な条件のある業界を除き、あらゆる業界で用いられる。

業種に特化したケースもあれば、幅広い業種に対応しているケースもあるようです。文書管理システム自体は業界問わず、ご利用いただくことのできるものではありますが、セキュリティや保管年数など業界特定の条件もあります。文書管理システム業者が公開している導入事例を、システム発注前にご確認いただき、同業種が採用している文書管理システムを選択するのも一案です。

Qカスタマイズを依頼することは可能ですか?

A運用にあわせたカスタムが可能。文書管理システム業者によりカスタマイズ範囲は異なる。

はい、もちろん可能です。文書管理システムは、基本的には保管する書類データを保管専用のサーバに格納することと、そのデータを参照できる管理システムに分かれます。保管専用サーバは利用者権限と定義したり、その制御を行うため、自社の運用にあわせたカスタマイズが可能となっているケースがほとんどです。文書管理システム業者によりカスタマイズできる範囲は異なりますので、事前にご確認ください。

Q導入時に工数がかかりそうな作業は何ですか?

A既存ファイルの移行。全て移行できないケースもある。事前に確認を。

文書管理システムの導入時に、工数がかかってしまう部分としては、文書管理システム導入の他、保管を希望する既存ファイルの移行に時間がかかるようです。保管できるデータの種類にも、文書管理システムごとに詳細な設定があります。選んだ文書管理システムの制限により、既存ファイルを全て移行できないケースもあります。詳細は発注前にご確認ください。

Q導入費用はどの程度かかるのでしょうか?

A契約するサービス内容や業者によって異なる。従量制では保管データが少ないほど費用は安くなる。

文書管理システムの導入費用は、契約するサービス内容や業者によって異なります。一般的には従量課金制をとっている文書管理システム業者が多いため、保管すべきデータは少ないほうがより費用は圧縮できます。また、導入時に保管するデータ移行に対しても同じ定義となりますので、詳細は文書管理システム業者ご確認ください。

Q導入時にはサポートをしてもらえますか?

A文書管理システム業者は、各社、様々な導入時サポートを用意している。

たいていの文書管理システム業者では、導入時サポートを準備していますので、安心してご検討ください。導入時サポートは、文書管理システムの基本的な設定はもちろんのこと、その使い方をレクチャーしたり、カスタマイズ部分のマニュアル作成など、多岐に渡っています。ただし、文書管理システム業者によって、導入時サポートサービスの内容やその費用は異なりますので、詳細は発注前ご確認ください。

Q導入時のユーザ教育はどのぐらい時間がかかりますか?

A導入時ユーザー教育はシステム内容によって異なる、時間、内容ともにまちまち。

導入時のユーザ教育は、文書管理システム業者により、どの費用も時間も大きく変わります。文書管理システムで制御、管理されている内容やそこに紐づいたユーザごとの権限によっては、システムの利用方法が異なるためです。ユーザ教育のサービス内容については業者によって異なりますので、詳細はご確認ください。

Q事前に評価はできますか?

Aすべての機能を無料評価版で利用できる業者は少なく部分的には可能。

文書管理システムは、導入前に無料評価版(試用版)をご用意している業者もありますので、発注時にご相談ください。とはいえ、文書管理システムのすべての機能が無料評価版(試用版)で利用できることは少なく、カスタマイズが費用な箇所や、元々オプションとして別売りされているものなどは対象外のケースがあります。無料評価版(試用版)を用意している業者のほうが、製品に自信があるとも言えますので、積極的に試すことをおすすめします。


文書管理システムの用語・基礎知識

文書管理システムの基礎知識・基礎用語

文書管理システムは、企業内で扱う文書の保存、管理を一元管理し、検索、閲覧などができるシステムです。社内あるいは別部署、地方の支社にある膨大な文書や電子ファイルを検索して、必要な文書を探し出しすぐに閲覧することができ、作業時間の削減が可能になります。また、ユーザーの権限を制限して、取り扱いできる社員を限定することができます。2007年に施行された金融商品取引法の一部規定(JSOX(日本版サーペンスオクスリー法))では、企業に対して、財務報告を適正に行なわれるよう求めています。そのため、文書の記録、保存、管理を適切に行い自社でチェックし、公的機関や第三者へ証明できる仕組みを持つ必要があります。内部統制への対策、社員間での情報共有、情報管理の厳格化、情報漏えい対策として、今後も文書管理システムを導入する企業が増えると予測されます。

 

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