文書（契約書）管理システム

文書管理システムを導入することで、社内文書、電子データ、契約書、機密文書などを効率良く管理し、持ち出し、閲覧をコントロールすることができ、文書、情報に関するセキュリティ体制を整えることができます。また、紙媒体の文書が少なくなれば、保管するスペースを削減でき、社内のペーパーレス化をすすめることにもつながります。文書管理システムの主な機能は次の通りです。

＜文書管理システムの主な機能＞

•  登録機能

文書管理システムにワード、エクセル、パワーポイントなどのオフィス電子文書やデータを登録させる機能です。登録する際に手間がかかってしまっては、作業効率が落ちてしまいますので、簡単に登録できることが重要になります。紙媒体の場合は、社内の複合機やスキャナーと連携させ、素早く登録させることができるかを確認しましょう。

•  検索機能

検索の機能は文書管理システムを使う上で、重要なポイントとなります。キーワード検索や対象のファイル形式別での検索は基本の機能です。また、検索をファイルのタイトル、もしくは本文に分けて検索できると便利です。その他にも、最終更新日時や最終更新者を指定できれば、効率良く検索ができます。細かい検索機能が多ければ、的確に早く目的の文書を探し出すことが可能になります。検索して見つけ出した文書を閲覧する際に、検索キーワードをハイライト表示させることもできます。

•  自動PDF変換機能

登録したファイルをすべて自動でPDFファイルに変換することにより、データの軽量化、およびデータの改ざんを防ぐことができます。

•  クリップ機能

この機能を使えば、複数の文書をまとめて管理しておくことが可能です。例えば、ワード文書で説明している情報の補足資料としてエクセルのグラフを一緒に保存し、関連の資料を一つにまとめておくことができます。

•  電子決裁・審査・承認機能

作成した文書を事前に設定したルートで審査・承認することができ、承認された文書のみがシステムに登録できる機能もあります。また、上長が不在の際に、代理で承認できるように設定することも可能です。

•  マルチデバイス機能

文書の閲覧を社内にあるパソコンだけでなく、スマートフォン、タブレット端末などでも閲覧ができれば、社内でも社外でも場所を選ばず文書を扱うことができ、便利です。

•  通知機能

文書が登録、あるいは、更新された際に、予め設定しておいたメールアドレスに通知されるように設定できます。社内周知のためであったり、管理者による確認ができます。

•  セキュリティ機能

指定した文書は、パスワードを入力しないと閲覧できないようにすることもできます。また閲覧できるユーザーの権限を制限させることもできます。さらに、印刷する機能の制限があれば、情報漏えい対策ともなります。

•  期間限定閲覧機能

一定の期間だけ、文書を閲覧できるようにします。その際、どのユーザーが閲覧できるかも設定ができます。

•  写真画像、音声、動画ファイル対応

最近では、多くの企業が写真画像、音声や動画を業務で扱うことがありますので、忘れずに確認しておきましょう。

•  お気に入り機能

よく利用する文書は、お気に入りとして登録することができます。業務で頻繁に使う文書がある時に使えば、文書を探し出す時間が短縮でき、便利な機能となります。

また、BCP対策の観点からも文書管理システムを導入する意義があります。BCP対策（Business　Continuity　Plan）とは事業継続計画という意味で、災害や事故が起きた際でも、事業が継続することができるように予め対策を計画しておくことです。例えば大きな震災が起きた際に、文書の焼失や紛失が起こるリスクがあります。また、社員が会社に行くことが困難になる可能性もあり、その際に自宅や別の事務所でも仕事ができるように対策をとる必要があります。文書管理システムを使えば、紙媒体の文書、書類も電子化することができ、保存しているサーバーへのアクセス権限があれば、どこからでも会社の文書を扱うことができます。

尚、「ERPパッケージ・ERPシステム業者の比較」もご参考にしてください。

一般的には、初期コストの安さ、短期間での導入を望むのであれば、クラウド型のシステムを選ぶことをおすすめします。カスタマイズや自社独自のシステムの構築を望むのであれば、パッケージ型（ソフトウェア）を検討してください。可能であれば、導入する前に操作画面を確認したり、操作が難しくないかをチェックしましょう。また、オープンソース型の文書管理システムも登場していますので必要に応じて検討してみると良いでしょう。

文書管理システムを導入した後も、操作がわからない、検索が上手くいかない、業務の効率が良くないなど、様々な問題やトラブルに遭うことも想定し、しっかりとしたサポートを受けられることが望ましいです。システムの使い方や運用に関するトラブルなどの質問に有償、あるいは無償で対応してくれるかを確認しておきましょう。その際、受付時間、メールや電話、FAX、あるいは訪問をしてくれるかをチェックしておきましょう。

文書管理システムの導入形態では、クラウド型、パッケージ型、オンプレミス型があります。

•  クラウド型

クラウド型の場合は、提供会社のサーバーを利用するため、スムーズに導入できるメリットがあります。価格としては、機能によって様々ですが、1年契約の価格が25万円のシステムもあります。

•  パッケージ型

文書管理システムのプログラムを自社のサーバーに組み込んで利用します。基本的に設定の変更やカスタマイズは自社の社員が行います。価格は、100万円前後ですが、システムによっては200万円を超えることもあります。

•  オンプレミス型

文書管理システムの提供会社からソフトを購入し自社サーバーで運営します。1ライセンスでの価格が決まっており、利用する人員にあわせて追加で購入できます。社員の文書を共有して、閲覧するための小規模なシステムであれば、10ライセンスで、8万円ほどで利用できることもあります。

また、更新料、バージョンアップの際の金額についても確認しておきましょう。その他に、追加ユーザーライセンス料、別途で導入作業料、設定作業料、年間保守費用などの有無も確認しておきましょう。