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追跡調査対応のDM(ダイレクトメール)発送代行の業者選び方ガイド・比較のポイント

追跡調査対応のDM(ダイレクトメール)発送代行の委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

追跡調査対応のDM(ダイレクトメール)発送代行の選定ポイント

POINT
01

強みを見極める

3つのパターンをしっかり確認、自社に合った業者選びを!

DM発送代行業者には、下記の3パターンがあります。

値段が安く、価格で勝負している業者

ノウハウ(作り方や書き方)が豊富な業者

サービス(アンケート入力/挨拶状の封入封緘/切手貼り/地図制作ほか)が充実している業者

単に、コスト削減や業務効率化を行いたい場合は価格勝負の業者で問題ありません。売上の上がる周期を短縮したい、リピート率や継続購買意欲を高めたいという目的がある場合は、価格を比較する前に、まずは業者の強みが自社に適しているかをチェックするようにしましょう。

<得意としている発送数(規模)>

内職を雇って封入を手作業で行っているような小規模な業者は3万通未満の発送を得意としています。反対に、大きな工場で大型機械を導入しているような大規模な業者は3万通以上の大口発送を得意としています。自社の発送数に見合った規模の業者を選択するようにしましょう。「封入作業は手作業ですか?」などと質問すると見極めが可能です。

  •  特殊封入は可能か

紙以外のもの(ボールペン/ポケットティッシュなど)を封入・同梱する場合や、規格外のサイズ、特殊な紙を使用する場合は手作業で封入を行う業者が好ましいです。また、裏表のどちらでも内容が確認できる透明封筒を使った発送方法も「丁寧」かつ「柔軟」な作業が求められるため、封入点数が少ない場合は手封入の方が効果的です。特殊封入を検討の際は、特殊封入に対応しているか、封入作業は手作業かを確認するようにしましょう。

  •  送付先(宛名)リストは保有しているか

送付する営業先リストをレンタルしたい場合は、まずリストのレンタルを行っているか、情報数が豊富か、を調べておきましょう。そのほか、ターゲットを細かく設定できるか、定期的なメンテナンスにより情報の鮮度を常に保っているかも大事です。ターゲットの新規開拓には不可欠なので事前に確認しま しょう。

  •  DM配信のノウハウを持っているか

・反応率(レスポンス率)、回収率を上げるための効果的なDM作成方法

⇒反応率を狙ったキャッチコピーの書き方/回収率を上げたいアンケート形式のDMなど

・発送タイミング

⇒パーソナル情報を考慮し、購買意欲の高まる傾向にある時期など

これらのノウハウを持っていてアドバイスをくれる業者はとても心強い存在です。送り状(送付状)の有無、書き出しのフォーマットや文例集、過去に高い効果を出した同業者のDM情報など、反応率を上げるためのアドバイスをくれるか、あるいはレイアウトのパターンは充実しているか、DMの専門業者であるか、取引実績数は何社か、新規受注に占める紹介率はどのくらいかなどを確認し、ノウハウのある業者かどうかを見極めましょう。DM発送のコツ(例:宛名を手書きにする/手書きメッセージを一言添える)、企業戦略を持っている業者を選んでヒット率アップを狙っていきたいですね。

POINT
02

不達報告サービスが可能か

繰り返しの配信の精度を上げるためにも不達報告サービスは重要。

DM配信した際に、送付した件数、到着した件数、不達だった件数は報告して欲しいものです。会社移転、会社の倒産、担当者の変更・異動・退職などで、以前のリストが有効でないケースは多々あります。反響率ダウン、1件あたり のコスト低下にも繋がるので、古いリストの継続的な使用は効果的ではありません。一斉送信ソフトにより不達になっているメールアドレスやFAX番号を一瞬 で導出できる業者も増えてきています。

次回送付する際に、配信リストのクリーニングを行い、無駄のない配信をするためにも重要です。リストをレンタルしている場合は、業者が定期的にスクリーニングをしているかも確認すると良いでしょう。

POINT
03

一括で業務委託が可能か

配信だけでなくトータル的な依頼が可能な業者かどうかは大きなポイント!

DM発送代行業者は数多く存在しますが、委託する業務範囲はデザイン(テンプレート、雛形(ひな形) の提供、あるいは完全オリジナル)からデータ入力、パンフレットチラシの 封入作業、宛名印字、発送まで多岐にわたります。特に、封入作業、宛名印字、発送を一括で行ってくれる業者がおすすめです。一括で行う業者は、内容や発送件数などの変更、その他DMのトラブルへの対応がはやく、業務負担を軽減できるためです。また、業務負担の軽減だけでなく、コスト面の大幅なカットも期待でき、中にはコスト削減率40%以上に上っている業者もあると言われています。結果、メリットは増え、市場規模も上がるので費用対効果を考えると生産性の高さが見込めるでしょう。

POINT
04

顧客対応は良いか

業者の顧客対応力はしっかりと確認しておきたい需要なポイント。

業者の顧客対応力が優れているかどうかも重要なポイントです。

  •  専任担当者がつくか
  •  問い合わせメールの返信は早いか
  •  進捗状況を細かく連絡してくれるか
  •  DMのあからさまな誤字脱字は無料で指摘してくれるか

などをチェックするようにしましょう。特に、スムーズなやり取りを行うためには専任担当者の有無は非常に重要で す。専任担当者がいないと、「電話するたびにはじめから説明しなければいけない」、「人によって言っていることが違う」などスムーズにやり取りができない 原因になり、業務負担を増加させることになってしまいます。「顧客対応力」を始めとした独自のマーケティング戦略を持つ業者は成功に対しても強いです。契約時には必ず専任担当者がついてくれる業者を選ぶようにしましょう。

POINT
05

セキュリティ対策と発送証明

安心して任せられるセキュリティ体制かどうかをしっかりと確認すること。

信頼できるかどうかを見極めるポイントとしては取引実績数や顧客対応の良さなどが挙げられますが、その他に重要なのが、「発送伝票」のコピーをもらえるかどうかです。「発送伝票」は本当にDMが発送されたかどうかの証明になります。必ずコピーをもらえるかどうか確認するようにしましょう。また、その際「業者名」、「日付」、「量」、「印」も必ず確認しましょう。さらにDM追跡調査ができる業者であれば、なお安心できます。また、営業先リストを持ち込む場合は、大切なお客様の個人情報を渡すことになります。情報漏洩による損失は大幅なコストダウンだけではなく、信頼の失墜、企業の存続にも関わるため、正しく情報管理が行われているかどうかは非常に重要なポイントになります。最低でもプライバシーマーク取得業者であるかどうかは確認するようにしましょう。

POINT
06

見積もり内訳が明朗か

主要課金項目をチェックして、見積もりの内訳を把握すること!

DM発送代行の主要課金項目としては下記のものがあります。

  •  送料
  •  封入、封綴じ、差出作業代
  •  宛名ラベル、宛名ラベル印字、宛名ラベル貼代

これらの作業を全て含めて1通70円前後としている業者が多いです。この他にも、封筒代(封筒の準備を依頼した場合)、リストレンタル代(発送リストをレンタルした場合)が別途必要になります。見積内訳を確認し、全ての課金項目が納得のいくものかどうかをチェックするようにしましょう。

ただ安いだけで品質がともなっていなければ意味がありません。項目をしぼり業者ごとに料金比較をすることや、見本を作成しおおまかなコストを確認することも大切です。目をひく文面やレイアウト、手書き、丁寧な梱包などの工夫で開封率、返信率を上げながら成功に繋がるDM制作を進めていきましょう。

追跡調査対応のDM(ダイレクトメール)発送代行の発注トラブル事例

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思ったより費用が高くついた、費用をかけたわりには成果にほとんど繋がらなかったなどの問題は多く聞かれます。ここでは当社が把握済みのDM(ダイレクトメール)発送代行にかかわるトラブルの一部をご紹介いたします。思わぬトラブルを避けスムーズな発注・納品となるよう、ぜひimitsu(アイミツ)にご相談下さい。

追跡調査対応のDM(ダイレクトメール)発送代行の発注時よくある質問

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追跡調査対応のDM(ダイレクトメール)発送代行についてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

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