【2024年最新】Excel出力に対応した名刺管理システムおすすめ9選【比較表付き】
膨大な量の名刺を効率的に管理できる名刺管理システム。なかでもExcel形式でデータを出力できる名刺管理システムなら、さらなる業務効率化が期待できます。しかし、近年ではさまざまな名刺管理システムが各社から提供されているので、「どれを選べばいいのかわからない」と迷っている方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、営業・バックオフィス・情報システムなど、様々な分野の法人向けSaaSサービスを比較検討できるPRONIアイミツが厳選した、Excel形式でのデータ出力に対応している名刺管理システムを紹介します。名刺管理システムの導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。
- 名刺管理システムとは
- エクセルでの名刺管理方法
- エクセルで名刺を管理するメリット
- エクセルで名刺を管理するデメリット
- 名刺管理はシステム・アプリなどのツールがおすすめ
- 【比較】エクセル形式で出力できるおすすめの名刺管理システム
- エクセル形式で出力できる無料の名刺管理システム3選
- エクセル形式で出力できる人気の名刺管理システム3選
- 独自の強みをもつエクセル形式で出力できる名刺管理システム3選
- 名刺管理システムの選び方のポイント
- まとめ:名刺管理システム選びで迷ったらPRONIアイミツへ
名刺管理システムとは
名刺管理システムとは、紙の名刺をデータ化して一元管理するシステムの総称です。電子化した情報をデータベースでまとめて管理することで、名刺整理の時間や手間が削減できるだけでなく、必要な名刺情報の検索が可能となります。また、個人の保有する名刺情報を全社で共有すれば、ビジネスの拡大につながることもあるでしょう。
しかし、ひとくちに名刺管理システムといっても、名刺の整理・管理機能のみが搭載されたシンプルなものから多機能なものまで特徴はさまざま。自社の目的に応じてシステムを選ぶことが大切です。
関連記事:2024年最新おすすめ名刺管理ソフト
エクセルでの名刺管理方法
それでは、エクセルで名刺を管理する場合にはどのような方法があるのでしょうか。それぞれの方法について、順番に解説していきます。
名刺管理に特化したエクセルシートを作成する
はじめに挙げられるのが、名刺管理に特化したエクセルを自身で作成してデータを管理するという方法です。会社名や氏名、役職名のほか、電話番号やメールアドレスなどそれぞれの項目に沿ってデータを管理します。これまでのアプローチ履歴をはじめとする名刺情報以外のデータもあわせて管理するなど、柔軟な管理が可能になるでしょう。
名刺管理におすすめなテンプレートを活用する
名刺で情報管理をするためのエクセルテンプレートを利用するのも1つの手段です。エクセルテンプレートは無料で使えるものも多く、中にはカスタマイズ性に優れたものもあります。はじめから使いやすいものを選ぶか、使いやすくカスタマイズできるものを活用するといいでしょう。
アプリケーションやシステムを活用する
エクセルでの名刺管理で特におすすめなのが、エクセルへの出力にも対応可能な名刺管理アプリ・システムを利用するということ。名刺管理アプリやシステムでデータを収集してエクセルにエクスポートすれば、よりスムーズに名刺管理を行えるでしょう。
エクセルで名刺を管理するメリット
エクセルで名刺管理を行うメリットはいくつか挙げられますが、今回は以下の2つのポイントに絞って紹介します。
費用を抑えられる
エクセルで名刺管理を行うもっとも大きなメリットとして挙げられるのが、費用を抑えられるということです。名刺管理に特化したアプリケーションやシステムを導入する場合、無料ツールでない限りは月額利用料金がかかります。企業で導入するという場合には1ユーザーあたりの従量課金制となり、予想以上に費用が膨らんでしまうこともあるかもしれません。
一方、エクセルで名刺情報を管理する場合には、無料で使用するテンプレートを活用することにより、費用を抑えながら名刺管理が可能です。ランニングコストがかかってしまうのはなるべく避けたい、できる限り費用を抑えて名刺情報の管理を行いたいという場合には、エクセルで管理するのがうってつけでしょう。
オフラインでも利用可能
エクセルで名刺情報を管理することのメリットとして2つ目にあげられるのは、オフラインであっても利用できるということです。名刺管理アプリやシステムはクラウド型で提供されていることが多く、インターネットに接続しない限り名刺情報を管理・参照することができないというケースも少なくありません。
しかしエクセルであればオフライン環境でも利用することができるため、環境に左右されることなくいつでもどこでも名刺情報をチェックできます。オフライン環境でも名刺情報を参照したいという場合には、エクセルでの管理が向いているでしょう。
エクセルで名刺を管理するデメリット
メリットだけでなく、デメリットを把握しておくことも重要です。エクセルでの名刺管理にはどのようなデメリットがあるのか、順番に見ていきましょう。
更新する手間がかかる
エクセルで名刺情報を管理する場合には、基本的に1枚ずつ手動で名刺情報を更新していく必要があります。クラウド型の名刺管理ソフトなどを利用すれば、名刺のスキャンやスマートフォンによる撮影などで名刺情報をデータ化することができますが、エクセルの場合にはアプリやシステムを併用しない限りそれができません。
異動や退職などによって名刺情報がアップデートされた場合も、手入力で新たな情報に更新することになります。「わざわざ手入力で情報を追加・更新する手間がかかってしまうのが面倒」という場合には、エクセルでの管理はおすすめできません。
エクセルに慣れていないと管理しづらい
エクセルの操作に慣れていないと管理がしづらいという点も、エクセルでの名刺管理のデメリットと言えるでしょう。見出し項目やテーブルの設定、振り仮名の自動入力、入力用のシートを別途用意してデータを連動させるなどといった方法は、エクセルの操作に慣れていなければ作業に時間がかかってしまいます。
「社内でエクセルを活用するシーンがあまりない」「担当者があまりエクセルに慣れていない」という場合、まずはエクセルの操作に慣れるところから始めなければならないでしょう。エクセルの操作に慣れていなくともスムーズに名刺情報を管理したいという場合には、名刺管理アプリやシステムを活用する方法が適しています。
名刺管理はシステム・アプリなどのツールがおすすめ
ここまで、エクセルで名刺管理情報を管理するメリット・デメリットを紹介してきました。情報を追加・更新する手間がかかってしまう、エクセルに慣れていなければ管理しづらいといったデメリットは、名刺管理アプリ・名刺管理ソフトなどといった名刺管理ツールを導入することによって解決することが可能です。
名刺管理ソフトでは、名刺情報を複合機やスキャナーで読み込みまとめてデータ化して管理できるだけでなく、アプリを起動し名刺情報を撮影するだけでデータ化することも可能です。交換済みの名刺情報がアップデートされれば通知が来る・自動でデータがアップデートされるなどといった機能も利用できるため、わざわざ手入力で更新する手間もかかりません。
また、エクセルへの出力が可能な名刺管理ソフトを利用すれば、エクセルでも名刺情報を管理したい場合にもスムーズにデータをまとめられるでしょう。
【比較】エクセル形式で出力できるおすすめの名刺管理システム
ここからエクセル形式で出力可能なおすすめの名刺管理システムを紹介していきます。
まずはPRONIアイミツが料金や機能項目、連携サービスなどを絞り込んで比較表にまとめてみました。
サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので、比較表と合わせて、名刺管理システム選びの参考にしてください。
エクセル形式で出力できる無料の名刺管理システム3選
それでは、ここからおすすめサービスをさらに細かく分けて個別にご紹介していきます。
まずは、Excel形式での出力に対応している無料の名刺管理システムを紹介します。
「myBridge」は、コミュニケーションアプリでおなじみのLINEが提供している名刺管理システムです。名刺管理機能に特化したシンプルな構成が特徴で、すべての機能を無料で使うことができます。
スマートフォンで名刺を撮影するだけですべての情報のデータ化が可能で、さらに「共有名刺帳」という機能を使えば社内の名刺が一元管理できるので業務効率化が期待できるでしょう。登録メンバー数や名刺管理数に制限がないのもうれしいポイントといえます。
また、連絡先データはExcel形式で出力できるほか、スマートフォンやGoogleの連絡帳への保存も可能。くわえて、2020年7月からは「オンライン名刺」の提供も開始したので、web会議の場での名刺交換にも役立てられます。
- OCR(文字認識)のデータ化
- スキャナーでの名刺取り込み
- オペレーターの手入力でのデータ化
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- 名刺情報URLの発行(オンライン名刺機能)
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 名刺情報の名寄せ機能
- タブレット対応
- 名刺情報へのタグ付け機能
- 写真で登録できる点が楽で、高評価になります。更に、それを人の手によって入力されているらしく、おかしな登録がない事。
- 写真を撮るだけで登録できる 他の人の情報でアップロードされる 文字認識(変換)の精度が高く非常に使い勝手が良い
「Wantedly People」は、東京都港区に本社を置くウォンテッドリーが提供している無料の名刺管理システムです。スマートフォン向けアプリとパソコンのブラウザから利用できるシステムで、連絡先データはExcel形式で出力可能。これまでの利用者数は約400万人にのぼります。
名刺をスマートフォンで撮影するだけでデータ化ができるのはもちろん、スキャンした名刺データから相手に関連する情報の検索が可能。さらに、つながっている相手が転職や異動、昇進などにともなってプロフィールを変更した際もアプリを開くだけで確認することができます。
また、名刺データを登録している相手から着信が会った際には自動で名前が表示される機能も搭載。ほかのユーザーと連絡先を共有することも可能です。
- OCR(文字認識)のデータ化
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- 名刺情報URLの発行(オンライン名刺機能)
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 名刺情報のキーワード検索機能
- メールサポートあり
- クラウド(SaaS)
- スマホアプリ(iOS)対応
- スマホアプリ(Android)対応
- 有料版は利用したくない人にはお勧め。 ここまでの機能が搭載されて無料で利用が出来るのはこのアプリだけではないか?
- 自動で重複を判別する機能がついているので登録作業を簡単に効率化できる。 文字認識機能がついているのでこれも便利かと思う。
「名刺ファイリングCLOUD」は、東京都中央区に本社を置くNTTデータNJKが提供している基本料無料の名刺管理システムです。OCR製品を広く手がけるメーカーならではの高性能な文字認識が特徴で、修正・加工も簡単に行えるのですぐに名刺情報を活用することができます。
名刺情報からワンタッチで電話発信やメール送信、地図検索ができるのもうれしいポイント。もちろんExcel形式でのデータ出力にも対応しています。また、国内オペレーターによる名刺データ作成も用意されているので、データの訂正も任せたいという場合にもおすすめといえるでしょう。
なお、100枚以上の名刺データを登録する場合は有料契約が必要となるので、「操作性を確かめてから契約したい」という場合に適しています。
- OCR(文字認識)のデータ化
- スキャナーでの名刺取り込み
- オペレーターの手入力でのデータ化
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 名刺情報のキーワード検索機能
- メールサポートあり
- オンプレミス(パッケージ)
- クラウド(SaaS)
- サービスがインタネットで依頼でき、即座に反応が来る。またサービス終了後の報告も全て電子対応。スマホで読めるので時間をかけずに、どこでも見れるのでたいへん便利。
- スキャニングの認識能力も高く、分類・集計を行いやすいソフトになっており、開発会社からの初期サポートも手厚く良かったです。
以上、Excel形式でのデータ出力に対応している無料の名刺管理システムを紹介しました。最低限の機能が揃ったシンプルなシステムをお探しの方におすすめです。とはいえ、名刺管理システムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。
PRONIアイミツ(当サイト)では、ITツール受発注支援のプロとして、名刺管理システム選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったツールが分かる診断(無料)もありますので、ぜひ一度お試しください。
エクセル形式で出力できる人気の名刺管理システム3選
続いて、Excel形式での出力に対応している人気の名刺管理システムを紹介します。
IntsigInformationCorporationが開発し、全世界で1.1億人以上に利用されている名刺管理システム「CAMCARD」。法人向けソリューションは「CAMCARD BUSINESS」として展開、日本国内ではキングソフト株式会社がサービスを提供しており、3,000を超える企業で利用されています。
日本語だけでなく、英語や中国語を含む17言語に対応しているのが特徴です。画像補正・OCR機能も世界最高クラスで、わずか5秒で名刺情報をデータ化が可能。オペレーターによるデータ修正も最短5分とスピーディーな対応が魅力です。
名刺データはExcel形式で出力できるほか、SalesforceやMicrosoftDynamicsなどの外部システムとの連携にも対応。オンラインでの名刺交換・共有機能も備えているので、web会議やオンライン商談も安心でしょう。
- OCR(文字認識)のデータ化
- スキャナーでの名刺取り込み
- オペレーターの手入力でのデータ化
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- オフライン利用
- 名刺情報URLの発行(オンライン名刺機能)
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 登録名刺へのメール一斉配信
- 名刺情報の名寄せ機能
- 写真撮影後にすぐ携帯と連携されるので非常に便利。グループ分けも出来るので、管理が大変しやすい。
- スキャン精度が良い。デバイスとの連携が簡単で、説明もしやすく、余計なオプションがない。バージョンアップが簡単で誰でも使いやすい。
「Sansan」は、東京都渋谷区に本社を構えるSansanが提供しているクラウド名刺管理システムです。国内トップシェアの名刺管理システムとして高い人気・知名度を誇り、これまでの利用企業は約9,000社。さまざまな規模・業種の企業だけでなく、官公庁でも導入されています。
AIと手入力によって99.9%という高精度のデータ化を実現しているのが最大の特徴。会社・人物単位で名刺情報が管理できるので、昇進や異動といった人事情報も自動集約が可能です。スマートフォン向けアプリを使えば外出先からでも電話やメールによるコミュニケーションができます。
Excel形式のデータ出力・入力機能のほか、SFA/CRM内の取引先情報の重複や項目ばらつきを自動で統合・修正する機能も備えているので、業務効率化にも役立てられるでしょう。
- OCR(文字認識)のデータ化
- スキャナーでの名刺取り込み
- オペレーターの手入力でのデータ化
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- 名刺情報URLの発行(オンライン名刺機能)
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 登録名刺へのメール一斉配信
- 名刺情報の名寄せ機能
- 名刺情報の反社チェック機能
- 操作が分かりやすく、簡単に使えることから名刺の管理が非常にやりやすい。色々なソフトを利用したが一番使いやすい。
- 他人が名刺交換した内容を確認できる その会社の決算報告レポートを見ることができる メールアドレスを簡単に確認できる その会社の人事異動の内容が確認できる。
Knowledge Suite
東京都港区に本社を置くナレッジスイートが提供している「Knowledge Suite」も、多くの企業で導入されている名刺管理システムです。
最大の特徴は、名刺管理だけでなくSFAやCRM、グループウェアなどビジネスに役立つさまざまな機能がパッケージになったオールインワンサービスであること。各機能がシステム内で連携しているので、社内に分散した情報の一元管理が可能です。また、名刺のデータはシステム内のSFAを経由することでExcel形式での出力が可能となります。
多機能なシステムならではの機能を備えているのも魅力で、不要な機能を非表示にできる「減らすカスタマイズ」に対応。必要な機能だけを選ぶのはもちろん、社内でのシステム定着度に応じて機能を追加していくことができます。
- OCR(文字認識)のデータ化
- スキャナーでの名刺取り込み
- オペレーターの手入力でのデータ化
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 登録名刺へのメール一斉配信
- 手書きメモの文字起こし機能
- 名刺情報のキーワード検索機能
- 導入支援・運用支援あり
以上、Excel形式での出力に対応している名刺管理システムのなかでも、特に人気のシステムを紹介しました。多くの企業で導入されている名刺管理システムは、セキュリティや操作性などさまざまな面での信頼性が高いと考えられます。
名刺管理システムの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツ(当サイト)をご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った名刺管理システム(最大6社)をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。
独自の強みをもつエクセル形式で出力できる名刺管理システム3選
続いて、Excel形式での出力対応で独自の強みをもつ名刺管理システムを紹介します。
「SmartVisca」は、東京都渋谷区に本社を置くサンブリッジが提供している、Salesforce一体型の名刺管理システムです。
Salesforce専用に開発されているため、Salesforceと同じID・パスワードで名刺管理が可能。名刺を簡単にデータ化できるのはもちろん、Excel形式(CSV)によるデータのダウンロードにも対応しています。また、Salesforceと同じアプリで名刺情報が閲覧できることにくわえて、閲覧権限の設定やユーザー管理といった運用業務が一元化できるのも魅力的なポイントです。
4,000を超えるAppExchange各種アプリとの連携が行えるのもSalesforceベースの名刺管理システムならではの特徴。さらに、セキュリティ対策も万全なので安心して利用することができます。
- OCR(文字認識)のデータ化
- スキャナーでの名刺取り込み
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- 名刺情報URLの発行(オンライン名刺機能)
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 登録名刺へのメール一斉配信
- 名刺情報の名寄せ機能
- 名刺情報の反社チェック機能
- タブレット対応
- 前に使っていたものよりも、使いやすいと思います。今は、説明書を見なくても使えるようになったので、使いやすいです。
- サービスの質が良くて、使いやすいと思う。 いろいろな機能があって、どれも優れている。 情報の管理がしやすい。
「アルテマブルー」は、営業力を最大化させるための機能が豊富に備わっている名刺管理システムです。東京都港区に本社を置くキヤノンエスキースシステムが提供しています。
現場での使いやすさが考慮されているのが特徴で、多機能でありながらも操作は簡単。
Excel形式でのデータ出力は画面上で出力項目が設定できるので、出力後に加工する手間の削減が可能です。専門知識や導入前の準備も不要なので、管理の負担が軽減できるのも魅力でしょう。
くわえて、コンサルタントが導入前のヒアリングを行っているのもうれしいポイント。利用者の要望を細やかに確認した上で最適な活用方法を提案しているので、はじめて名刺管理システムを導入する会社にもおすすめできるサービスの1つです。
- OCR(文字認識)のデータ化
- スキャナーでの名刺取り込み
- オペレーターの手入力でのデータ化
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- 名刺情報URLの発行(オンライン名刺機能)
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 登録名刺へのメール一斉配信
- 名刺情報の名寄せ機能
- タブレット対応
「ホットプロファイル」は、東京都新宿区に本社を構えるハンモックが提供している名刺管理システムです。SFA・MAの機能を備えた「営業活動を加速させるシステム」として、さまざまな企業に導入されています。
名刺管理機能では、名刺をスキャンするだけで顧客データベースの作成が可能。スキャナーやスマートフォンで読み取られたデータは専任のオペレーターが補正入力をするので、データ不備の心配もありません。また、顧客情報が集約された「お客さまカルテ」機能を使えば、顧客の特徴や過去の営業履歴もすぐに確認ができるので、営業活動の効率化も期待ができます。
くわえて、データを有効活用するためのシステム連携に対応しているのも大きな魅力。「自動データ出力ツール」を使えば、名刺情報や顧客リストのExcel形式(CSV)でのデータ出力が可能です。
- スキャナーでの名刺取り込み
- オペレーターの手入力でのデータ化
- スマホ写真撮影での名刺取り込み
- 名刺情報URLの発行(オンライン名刺機能)
- パソコン対応
- 名刺の共有機能
- 登録名刺へのメール一斉配信
- 名刺情報の名寄せ機能
- タブレット対応
- 名刺情報へのタグ付け機能
- 総務部からお中元お歳暮を一括発送する際、氏名・住所・特に役職名を確認できるので便利。 苗字しか分からなくても探せる。 電話帳に登録していなくても、着信の際に相手の名前が表示される。
- とても利用しやすく、コストパフォーマンスにも優れている。
名刺管理システムの選び方のポイント
最後に、名刺管理システムを選ぶ際のポイントを解説していきます。
セキュリティ面を重視する
名刺には多くの個人情報が含まれているため、その情報を管理するシステムには堅牢なセキュリティが必要不可欠です。大切な情報の漏えいや紛失を防ぐためにも、名刺管理システムを選ぶ際は各システムのセキュリティ対策をしっかりと確認することが重要です。プライバシーマークの取得や通信の暗号化、データセンターの入退出管理にくわえ、アクセス制限機能やアクセス履歴を確認する機能を備えている名刺管理システムであれば、より安心して利用できるのではないでしょうか。
データの読み取り精度をチェックする
せっかく名刺管理システムを導入するのなら、日々の業務を最大限に効率化したいもの。そこで注目したいのが、名刺データの読み取り精度です。データの読み取り精度の低いシステムを選んでしまった場合は、データを読み込んでも手作業での修正が発生するため、業務効率化が困難です。そうした事態を避けるためにも、名刺管理システムの選定時には各システムの読み取り精度を比較することをおすすめします。
また、名刺管理システムのなかにはデータの読み取りや修正の代行を提供しているものもあるので、必要に応じて利用してみてもいいかもしれません。
まとめ:名刺管理システム選びで迷ったらPRONIアイミツへ
本記事では、Excel形式でデータを出力できる名刺管理システムを紹介するとともに、名刺管理システムを選ぶ際のポイントを解説してきました。名刺管理システムは、無料で利用できるシンプルなものから多機能なものまで、さまざまなサービスが存在しています。まずは自社で名刺管理システムを導入する目的を明確にして、ニーズをしっかりと満たせるシステムを選びましょう。
名刺管理システムの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツ(当サイト)をご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った名刺管理システム(最大6社)をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。
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