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■ ビジネスフォン業者を探す際のワンポイントアドバイス

ビジネスフォンとは複数の外線と内戦を共有して制御できる電話機のことで、制御を行う主装置と、複数の端末機で構成されます。ビジネスフォンを導入することで、少ない電話回線・ひとつの電話番号を多くの電話機で共有することができ、必要最小限の回線を複数の内線電話で共有することで導入費用・月額基本料ともに削減することができるというメリットがあります。導入の際は、まず購入するのかリースするのかを決めた上で、回線数や電話番号数、機能などを考慮し機種を選択しましょう。その際、現在のニーズだけでなく、将来的なニーズも考慮して機種やレイアウトを決めることで、無駄のない導入が可能になります。また、業者のサポート体制やメンテナンスなどについても確認しておくようにしましょう。

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ビジネスフォンの選び方ガイド

ビジネスフォンの委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。


ビジネスフォンの選定ポイント

point.1最適な導入形態を選択する

購入・レンタル・リース、必要に応じた導入方法を選択!

ビジネスフォンを導入する際は、まず機器を購入するのか、レンタルするか、リースにするのかを決めましょう。レンタルは業者から中古品を借りる短期契約です。中途解約が可能で、レンタルした物品の管理はレンタル会社が負います。一方、リースは業者が機器を新規購入し、それを借りる長期契約です。リースは新品を安い月額費用で利用できますが、契約が長期になり、中途解約ができないというデメリットもあります。また、機器の管理は自社で行わなければいけません。導入形態を選択する際は、月額費用のみに注目するのではなく、どのくらいの期間使用するのか、使用できるのか、保守やメンテナンスにどのくらい費用がかかるのかを考え、トータルの費用を考慮するようにしましょう。
 

point.2必要な機能で選ぶ

必要な機能を把握、不要な機能を排除した携帯を導入。

主なビジネスフォンの機能は以下の通りです。どの機能が必要かを明確にした上で、機種を選ぶようにしましょう。

  •  リモートコールバック

事前に電話帳のグループに設定してある携帯電話から、指定された会社の回線に電話しワンコールできると会社から自動的にコールバックします。コール応対後、話したい人の電話番号を入力すると、会社の料金で通話ができ、外出先の携帯電話料金を削減することができます。

  •  お待たせメッセージ

着信に対して一定時間経過しても応対しない場合に、かけてきた相手へのメッセージを流すことができます。

  •  外線手動転送

会社にかかってきた電話を外出している社員の携帯電話へ転送します。転送は自動でも手動でも行えます。

  •  通話モニター

通話中の電話機の通話内容を別の電話機からモニタリングすることができます。

  •  IVR

指定の外線に電話がかかってきたときに、内線電話番号などの音声案内を流して応対することができます。

  •  会議通話

電話機を中心にして他の拠点と音声会議ができます。

  •  セキュリティ

不審者が侵入した際、大音量の警報を流したり、LEDランプで威嚇することができます。同時に通報先へ異常を即座に知らせることができます。

  •  緊急地震速報

気象庁から配信される緊急地震速報に対応し、地震発生時には速やかに電話機から表示とランプ、音でお知らせします。
 

point.3導入後のニーズを想定する

導入後に無駄なコストが掛からないように考慮する!

ビジネスフォンを導入する際は、電話番号は何番号必要か、何人の同時通話が必要か、接続する電話回線の種類は何か、どのようなレイアウトで配置したいかなどを明確にする必要がありますが、その際、現時点のニーズだけでなく、将来的なニーズも考慮することで無駄のない導入が可能になります。将来的に電話番号を増やす可能性はあるか、同時通話人数を増やす可能性はあるか、電話機を増やす可能性はあるかなども合わせて考慮し、導入後に無駄なコストがかからないようにしましょう。
 

point.4サポート体制は十分か

それぞれの導入方法に合ったサポート体制を事前に確認する!

ビジネスフォンでは通話の音質が不良だったりすると、業務に支障が出たり、場合によっては商談に影響を及ぼす可能性もあります。やはり、そのようなトラブルが発生した際にすぐに対応してくれる業者を選びたいものです。事前に、故障への対応方法や疑問点が出た際の問い合わせ先などを確認しておくとともに、購入の場合は保証期間を確認、リースの場合は保守・メンテナンス契約の内容を確認するようにしましょう。
 


ビジネスフォンの費用・料金相場情報

アイミツでは独自調査やお客様の声からビジネスフォンにおける料金相場情報を集めています。導入方法やどのような機種なのかなどよっても大きく料金体系も変わる中で、何が必要なのか、どのようなサービス形態なのかを考慮し、自社に合った業者を見極めることが大切になります。

コンシェルジュ

ビジネスフォンの相場

料金相場は導入方法によって様々、新品が最も高額。

  •  リースの相場

4外線10台で月額12,000円程度、20台で20,000円程度

  •  レンタルの相場(1カ月間)

4外線10台で月額15,000円程度、20台で20,000円程度

  •  購入の相場

新品は3台で170,000円程度~、中古は3台で10,000円程度~

  •  工事費用
主装置設置 1台7,000円~15,000円程度
電話接続 1台5,000円~9,000円程度
電話線代金 1m300円~500円程度

 


ビジネスフォンのトラブル事例

安いだけで飛びついてしまうとリースより購入した方が長期的にはメリットがあったりなどの特有の問題は頭の痛い悩みでもあるようです。ビジネスフォンにかかわるトラブルの一部をご紹介いたします。思わぬトラブルを避けスムーズな発注・納品となるよう、ぜひアイミツにご相談下さい。

コンシェルジュ

リース契約の方が安いと説明されたが、実際は購入した方が安かった

導入時はお得でも、長期利用で購入した方が安いケースも。

リース契約の場合、購入する場合に比べ1度にかかる費用は少ないですが、契約が長期間になればなるほどトータルコストは増えていきます。そのため場合によっては購入よりも高コストになるケースもあります。「リース契約の方が安い」という業者の言葉を鵜呑みにするのではなく、リースした場合と購入した場合のコストを自社でシミュレーションし、両者のメリット・デメリットをよく考えたうえで決めるようにしましょう。また、他にも「機器を交換すると経費削減になると話を持ち掛けられたが、リース代を含めると前より高額になってしまった」というケースや「現在のリース契約をもっと安く出来ると言われて契約したが、実際には安くなっていなかった」ケースなどもあります。こうした失敗をしないためにも、複数の業者に見積もりをもらう、口コミを調査するなどして悪質な業者でないかを見極めるようにしましょう。
 

長期契約を結んだが、不要になってしまった

中途解約する場合は解約金が発生、事前にリースが必要か考慮する!

リース契約は通常1年、2年といった長期契約になります。リース契約後は中途解約ができませんので、このことを念頭に置いたうえで、本当にリース契約が必要かどうかをよく考えるようにしましょう。途中で不要になる恐れがある場合や、使い勝手を確認したいというような場合は、まずレンタルを利用してみるとよいでしょう。
 

リースの途中で機器が壊れてしまった

修理は借り主側の負担となる、事前に保守契約を結ぶことで回避!

リース契約の場合、リース会社には修理や保障義務がありません。そのため、リースの途中で機器が壊れてしまった場合は借主側の負担で修理が必要になります。急な故障で高額の修理費用がかかってしまった、などということにならないためにも、必ず保守契約を結ぶようにしましょう。また、保守費用はいくらか、もし故障してしまった場合の修理費の負担率はどのようになっているかなどを確認するようにしましょう。
 

リース契約を結んだがやっぱり取り消したい

リース契約にクーリングオフはありません、解約する際は解約金が発生。

営業マンのセールストークに流されてリース契約を結んだが、クーリングオフしたいというケースです。残念ながらクーリングオフは消費者保護を対象とした制度であるため、事業者同士の取引の場合は適用されません。(導入した機器を自宅用途などにも利用している場合は適用されることもあります。)また、リース契約は中途解約ができず、解約するには違約金が発生してしまいます。本当にリース契約が必要なのか、その業者で問題はないのか等を熟考した上で契約するようにしましょう。
 


ビジネスフォンのよくある質問

ビジネスフォンについてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

コンシェルジュ

Q購入する場合とリースとレンタルの違いを教えてください。

A購入・レンタル・リース、それぞれの相違点。

リース・レンタルの場合、ビジネスフォンを購入する場合にかかるまとまった資金がかかりません。
また、機器に対する保険や税金の処理、資産管理が不要です。
リースの場合は、新品の機器が使用できますが、与信審査が発生し、契約期間内の解約には解約金を支払う必要があります。
レンタルの場合は、短期の利用ができますが、1日あたりの料金はリースに比べ高額になります。

Qビジネスフォンのリース期間はどのくらいですか?

Aビジネスフォンの平均リース期間は6年間。

リースの契約期間は、法律で定められた耐用年数に応じて設定されています。
耐用年数が10年未満の機器であれば、耐用年数の70%~120%の期間内で契約期間が決まります。
ビジネスフォンの場合は6年が一般的な契約期間とされています。
状況に応じて契約期間の相談に柔軟に応じられるリース会社をお選びください。

Qメンテナンスはおこなってもらえますか?

A見積もり時にメンテナンスについて確認!

基本的に、レンタル・リース会社でメンテナンスやトラブル対応などの保守をおこなっています。
なお、機器によってはレンタル・リース料金に保守の費用が含まれておらず別途保守契約が必要であったり、故障のたびに修理費用が発生する場合もありますので、見積もり請求時にメンテナンスについてもお問い合わせください。

Qリース開始までの期間を教えてください。

Aスムーズに与信審査がすすめば、4日程度で契約完了。

リースを利用するには、利用者の与信審査と連帯保証の契約がおこなわれます。
通常、与信審査は1~3日程度で完了しますが、機器や量により前後します。
連帯保証は、法人の場合、代表者が保証人となります。
与信審査の状況によっては第二保証人が必要になる場合があります。
スムーズにすすんだ場合は、4日程度でリース契約が完了するでしょう。

Q設立間もない企業でもリースを利用できますか?

A第二連帯保証人を立てれば、設立間もない企業でもリース可能。

リース会社によっては利用できないことがあるでしょう。
一般的には設立1年以上経過していることが利用の条件とされています。
また、利用が可能な場合でも、多くの場合第二保証人が必要となります。
与信審査の状況によっては設立1年未満の企業でもリースが利用できることがありますので、リース会社にご相談ください。

Qリース・レンタルの契約期間内での解約は可能ですか?

A契約期間中の解約は解約金が発生、解約条件は見積もり時に確認

リースをご利用の場合は基本的に契約期間内には解約できません。
やむを得ない場合は、解約金などを支払うこととなります。
見積もり請求時に解約の場合の条件をご確認ください。
また、リース中に、より新しい機器に交換したい場合などは、使用中の機器の残債を引き継ぐことになります。
レンタルの場合は基本的に解約金などはかかりません。

Qリース契約期間終了後、機器はどうなりますか?

A契約終了後、機器の返却と継続するケースの対応。

契約期間終了前に、リース会社より継続して使用するか、契約を終了して返却するかの打診があります。
継続の場合は1ヶ月程度のリース料金で1年間使用できます。
契約終了の場合は、リース会社の指定する場所に返却となります。
一般的に、返却にかかる費用は利用者が負担することになります。

Q中古ビジネスフォンを購入する場合、保証やメンテナンスはついていますか?

A中古機器でも1週間~1ヶ月の保証あり、見積もり時に保証をチェック!

保証は、各販売店によりますが、購入後1週間~1ヶ月程度の保証を付けていることが多いでしょう。
機器が正常に動作するかどうか、早めにご確認ください。
メンテナンスは、メーカーに直接問い合わせるか、販売店による有料のメンテナンスプランを依頼するか、対応は大きく2つに分かれます。
見積もり請求時に保証やメンテナンスについてもご確認ください。

Q中古ビジネスフォンを購入する際、不要になった機器の引き取り・買取りは可能ですか?

A中古OA機器取扱店であれば、不要な機器の引取と買取に対応!

中古OA機器取扱店であれば、買取りに応じられる場合が多いようです。
ただ、非常に古いもの、動かないもの、付属品が無くなってしまったものは一般的に買取りができません。
処分したい場合は、廃棄にかかる料金を負担したうえで引き取りをおこなってもらうことができます。

Q中古ビジネスフォンは安いですが品質に問題はないでしょうか。

A中古品の購入は付属品の有無、年式を確認が必要!

基本的に販売店でメンテナンス、清掃、動作確認をおこなったうえで販売しているので、購入後にすぐ動かなくなるようなことは少なく、見た目にも新品同様に見えるものもあります。
どのような経路で販売されているかや、付属品の有無、年式などを見積もり請求時に確認し、ご納得いただいたうえで購入してください。


ビジネスフォンの用語・基礎知識

ビジネスフォンのシェア

2013年のビジネスフォンの国内シェアはNTTが26.8%で1位となっており、次いでNECが26.5%で2位となっております。NTT、NEC以外にも日立、ナカヨ、サクサ、沖電気などの従来メーカー製のシェアが高くなっており、その他は小さなメーカー製のものが多数あるような状況です。
 

ビジネスフォンの基礎知識

ビジネスフォンとは複数の外線と内戦を共有して制御できる電話機のことで、制御を行う主装置と、複数の端末機で構成されます。ビジネスフォンを導入することで、少ない電話回線・ひとつの電話番号を多くの電話機で共有することができ、必要最小限の回線を複数の内線電話で共有することで導入費用・月額基本料ともに削減することができるというメリットがあります。また、固定電話だけでなく、スマートフォンなどの携帯電話をビジネスフォンとして利用することも可能です。
 

代表組

複数の契約回線でグループを組み、そのグループに特定の番号を割り当てることで、あらかじめ設定した代表電話に着信があった場合、グループのどの電話機からでも着信することができるしくみのことです。これによって同時に複数の着信があっても、グループ内の電話機で対応することが可能です。
 

ダイヤルイン

契約番号に追加で別の電話番号を利用できるNTTのサービスです。代表組が可能で、取得番号数に制限がないのが特徴です。
 

コールシーケンサー

電話着信自動保留装置のことで、複数の電話がかかってきてすぐに応対できない場合など、話中にするのではなく、メッセージで自動応対し、応対できるまで自動保留することができます。機種によって対応可能な回線数や段階メッセージなど機能に差があります。
 

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