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■ BPO会社を探す際のワンポイントアドバイス

BPOとはビジネス・プロセス・アウトソーシングの略で、業務プロセスの一部を外部の専門企業に委託することを指し、コールセンター、配送、流通、会計・経理、人事・総務、IT、印刷など様々な分野のBPOサービスが存在します。BPOやアウトソーシングサービスを利用することで、業務の効率化を図ることができる、最新の技術や情報を労せず駆使できる、それらに伴うコストメリットを得られる、などのメリットがあります。BPO・アウトソーシング会社を選ぶ際は、まず外注したい業務を明確にし、その業務を得意とする会社をいくつかピックアップしましょう。その後、実際に担当者の話を聞くなどして、信頼できる会社か、セキュリティ対策はしっかりしているかなどの観点から最適な会社を絞り込むとよいでしょう。

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BPOの選び方ガイド

BPOの委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。


BPOの選定ポイント

point.1得意分野・実績・経験を確認する

サービス提供業者は豊富!委託する業務を明確に。

BPOやアウトソーシングサービスを提供する会社は数多く存在し、提供するサービスも様々です。

  •  会計・経理

資産管理、経費処理、支払処理といった経理業務や記帳代行などを行います。制度改正への対応で要員が不足する、経理体制が業務拡大に追い付かない・・・などの問題を解決することができます。尚、「記帳代行・経理代行業者の比較」もご参考にしてください。

  •  人事・総務

人事システムやワークフローの提供・管理、福利厚生、社宅管理、受付、事務などを代行します。尚、福利厚生のアウトソーシングをお考えの方は「福利厚生代行・アウトソーシング業者の比較」もご参考にしてください。

  •  IT・システム

システムやアプリケーションの開発、システム構築、インフラ整備、システム運用管理、ユーザーサポートなどを代行します。尚、「アプリ開発業者の比較」や「」WEBシステム・ソフトウェア開発業者の比較」、「レンタルサーバー(ホスティング)業者の比較」などもご参考にしてください。

  •  営業・マーケティング

訪問営業やテレアポ、メルマガ配信、DM配信、セミナーの開催といった営業業務やマーケティング業務を代行します。尚、「営業代行・販売代行業者の比較」、「コールセンター(アウトバウンド)業者の比較」、「DM発送代行業者の比較」などもご参考にしてください。

  •  コールセンター

予約受付、受注対応、クレーム・苦情処理、緊急対応などコールセンター業務を代行します。尚、「コールセンター(インバウンド)業者の比較」、「DM発送代行業者の比較」などもご参考にしてください。

  •  印刷

ダイレクトメールやチラシといった各種印刷物の製造やデータプリント、封入などを代行します。尚、「印刷・プリント会社の比較」もご参考にしてください。

  •  倉庫・物流

倉庫での製品の管理や受発注業務、配送の手配、配送業務などを代行します。尚、「トランクルーム・貸し倉庫業者の比較」や「通販物流・発送代行業者の比較」、「配送会社の比較」などもご参考にしてください。

上記以外にも数多くの分野のBPOサービスが存在します。また、同じ分野のBPOサービスであっても業者によってその提供内容や提供範囲、得意な業務が異なります。例えば人事・総務分野のBPOサービスを提供する会社の中には、データ入力などの事務作業が得意な会社もあれば、福利厚生業務を専門とする会社もあります。まずは社内でアウトソーシングしたい業務を明確にし、その業務に関して経験の豊富な会社を何社かピックアップするようにしましょう。
 

point.2信頼できる会社か

アウトソージングと本業の割合を確認。過去の実績から判断!

アウトソーシング先の会社がきちんと納期を守るか、安心して業務を任せられるかは、非常に重要な選定ポイントです。過去の実績や口コミなどを調べるとともに、実際に担当者の話を聞いて、説明はわかりやすいか、こちらの要望や相談を親身になって聞いてくれるかなどをチェックすると良いでしょう。また、アウトソーシング会社は、まず本業があって、その本業を発展させたり、本業だけではなかなか利益が出ないなどの理由でアウトソーシングサービスを行っている場合がほとんどです。そのため、中には本業が忙しくなったからといって委託された業務を放棄するような会社も存在します。そうならないために、事前にアウトソーシングの割合はどれくらいなのかを確認し、割合が極端に低くないかなどをチェックするとよいでしょう。
 

point.3セキュリティ対策は万全か

プライバシーマークの認証、セキュリティー対策の確認を。

BPOやアウトソーシングは社内の業務を外部の会社に委託するため、やはり気になるのがセキュリティ対策です。特に顧客情報を扱うコールセンターやデータ入力業務では少しでも情報漏えいのリスクを減らす必要があります。そこで、必ずプライバシーマークなどの個人情報保護に関する認証を受けているか、そのほかに何かセキュリティ対策を実施しているかを確認するようにしましょう。認証を受けた信頼できる会社に依頼することで、アルバイトや派遣社員を雇うよりもよりセキュリティリスクを軽減させることができるでしょう。
 


BPOのトラブル事例

社内での反発は深刻な問題となりそれを抑える努力が必要になるなど特有の問題は頭の痛い悩みでもあるようです。BPO・アウトソーシングサービスにかかわるトラブルの一部をご紹介いたします。思わぬトラブルを避けスムーズな発注・納品となるよう、ぜひアイミツにご相談下さい。

コンシェルジュ

社内からの反発

十分な説明もないまま社員が行っている業務をアウトソーシングしたために社内で反発が起き、せっかくアウトソーシングしているのに通常の業務もスムーズにまわらないという事態が発生するケースです。今まで社員が力を入れて従事していた業務を急にアウトソーシングしてしまうと、「自分は不要な社員なのか」、「仕事を奪われた」などと会社に不信感を抱いてしまっても無理はありません。事前に「一番大切なのは社員で、その社員に○○というより重要な業務をしてほしいので、現状の業務をアウトソーシングする」など、きちんとアウトソーシングする理由やメリットなどを説明することでこのようなトラブルを避けることができるのではないでしょうか。
 


BPOのよくある質問

BPOについてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

コンシェルジュ

QBPOと業務委託の違いは何ですか?

A必要な業務プロセスの一部を外部に委託。

BPOとはビジネス・プロセス・アウトソーシングの略で、業務プロセスの一部を外部の専門企業に委託することを指します。案件ごとの外部発注や業務委託などとは違い、その業務を専門的に手掛ける事業者が自ら企画・開発・運用・管理を行っているサービスを必要な分だけ購入するようなイメージです。

QBPOのメリットは何ですか?

Aリソースコアに集中できるなど、得られるメリットは様々!

委託可能な業務を外部に任せることで、限られたリソースをコア部分に集中させることができる、専門企業のノウハウを活用することで業務の効率化を図れる、ISMSやプライバシーマークを取得しているBPOベンダーを利用することでセキュリティリスクが低減できる、など様々なメリットがあります。

Q毎月1回だけといったスポット業務にも対応可能ですか?

A単発の仕事も柔軟に対応、適切な判断で効率良く!

業者や内容にもよりますが、月1回発生する業務への対応や単発での依頼にも可能な場合が多いでしょう。また、1人月分もない業務であっても対応可能なことがほとんどです。しかし、このような場合は本当にアウトソーシングすることがベストであるのかをよく考えてから発注するようにしましょう。

Q業務の進捗状況を確認することはできますか?

A常駐作業は事前に相談すれば対応可能!

可能です。業者によって進捗報告の方法が異なりますので、事前に確認するようにしましょう。また、業者側のデータをリアルタイムで確認したいというような要望にも対応可能な場合があります。

Q常駐して作業を行ってもらえますか?

A進捗状況の報告方法は業者よって異なります。

常駐しなければ対応できない業務である場合は対応可能なことが多いですが、そうでない場合は対応できない場合があります。事前に相談するようにしましょう。

Q専門的な業務知識が必要ですが対応可能ですか?

A実績と経験で判断、クオリティーと効率重視で適切な業者選びを!

業者によって異なります。専門知識が必要となる業務を委託する場合は、その対象となる業務の実績が豊富な業者を選ぶようにしましょう。実績がない業者であっても対応してくれる場合がありますが、クオリティや効率を考えるとやはり実績豊富な業者を利用するのが一番です。

Q繁閑の波が激しいのですが対応可能ですか?

A繁閑の波が激しいほどアウトソージングで効率化!

対応可能です。むしろ、繁閑の差が激しい業務こそアウトソーシングで業務の効率化が図れます。

Q機密事項が外部に漏れる心配はありませんか?

Aプライバシーマークの確認、セキュリティー対策の把握が大切!

プライバシーマークなどの第三者機関による認証を取得している業者を選ぶことで情報漏えいのリスクを軽減することが可能です。
また、具体的にどのようなセキュリティ対策を実施しているのかを確認し、比較すると良いでしょう。


BPOのアイミツ利用事例「BPO・アウトソーシングサービス」

どのようなBPO・アウトソーシングサービスの業者を探していましたか?

当社はOA機器・通信サービスの営業をしている会社です。株式上場をして業務が拡大したため、現状の経理体制では追いつかなくなりました。当社では、総務が経理業務を行っていましたが、総務のコア業務に支障が出てきてしまったため、経理業務のアウトソーシングサービスの利用を検討していました。

アイミツを利用したきっかけ

最初は1つ1つサイトを見ていましたが、アウトソーシングの相場を知りたいため、一括で比較できるサイトはないかと思って「経理 アウトソーシング 費用」で探していたところ、アイミツに目が止まりました。アイミツでは業者一括見積もりができたので、経理のアウトソーシングのできる業者を絞り込み、見積もり依頼を行いました。

見積もり時に気をつけたこと

限られた予算内で対応しないといけないため、価格重視で業者を選定しようとしていました。ただ価格重視とはいえ、経理においては売上管理や受発注管理などセキュリティに関わる部分もあるため、セキュリティ対策をしているかどうか選定ポイントの一つでした。条件をコンシェルジュに伝えたところ、PマークやISOを取得している業者が良いと提案されて、プライバシマークを取得していて費用が比較的安価な業者に発注することに決めました。

実際に発注してみた感想や気づき

おかげさまで経理のアウトソーシングを委託してから、総務部がコア業務に集中ができ、圧倒的に工数の削減が可能になりました。ただし、総務部の経理担当の社員に依頼する旨をしっかりと共有できていなかったために業務の引き継ぎに時間がかかってしまいました。事前に社員に共有していれば早い段階で、経理業務の引き継ぎができたと反省しています。しかし、業者の方が非常に丁寧で率先して経理業務をヒアリングしてくれておかげさまでスムーズに引き継ぐことができました。また機会がある時にアイミツで発注したいと思います。


BPOの用語・基礎知識

BPO・アウトソーシングサービスの基礎知識

BPOとはビジネス・プロセス・アウトソーシングの略で、業務プロセスの一部を外部の専門企業に委託することを指します。案件ごとの外部発注や業務委託などとは違い、その業務を専門的に手掛ける事業者が自ら企画・開発・運用・管理を行っているサービスを必要な分だけ購入するようなイメージです。近年では突発的な業務の対応をアウトソーシングしたり、社員をよりコア業務に集中させるためにアウトソーシングサービスを活用することが一般的になっており、それに伴いBPOサービスを提供する会社も増えています。コールセンター、配送、流通などで実施される例が多く、その他にも会計・経理、人事・総務、IT、印刷など様々なBPOサービスが存在します。

BPO・アウトソーシングサービスを利用することで以下のようなメリットがあります。

  •  経営資源を本来傾注すべきコア分野に費やすことができる
  •  専門企業のノウハウを活用することで、自社の業務をより効率化することができる
  •  専門企業のスキルを活用し、労せずして最新の技術や情報を駆使することができる
  •  業務効率化だけでなく、スケールメリットによりコスト削減効果を得られる
  •  派遣スタッフやアルバイトの雇用が不要になり、セキュリティリスクを軽減することができる

 

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