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クラウド型対応の勤怠管理システムの業者比較方法・比較のポイント

クラウド型対応の勤怠管理システムの委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。

クラウド型対応の勤怠管理システムの選定ポイント

POINT
01

使いやすさ

設定の柔軟さや管理のしやすさなど、使いやすさは重要なポイント!

基本的にクラウド型の勤怠管理システムは、パッケージシステムよりもあらゆる業種・業態で利用できるように設計・構築されています。しかし特殊な就業ルールには対応出来ない場合もあるため、追加料金が発生する可能性があります。導入前には無料お試し版の利用をおすすめします。

 

  • 自動集計機能があるか

勤務時間が人によって異なっている、またはフレックス制度を導入している場合、労務管理の業務が煩雑になりがちです。サービスによっては事前に残業時間の着地予想を算出、承認をとらないと残業申請不可にすることも可能です。導入するシステムにどのような機能が実装されているか確認しましょう。

 

  • 既存のシステムは利用できるか

新しいシステムを開発するよりも既存の勤怠管理システムを基に開発を行えば、導入費用を抑えることができます。また、従業員が利用するPCのスペックや端末、OSが外注先のシステムに対応していない場合がありますので、この点も事前に確認しておきましょう。

 

  • 管理権限の設定が柔軟か

事業所、支店を多く展開している組織の場合、事業所・支店毎に縦割りで管理をする必要があります。他事業所には閲覧権限を与えて編集権限は与えないなど、複雑な管理者設定ができることが大切です。

POINT
02

サポート充実度

安心できるサポート体制で選ぶのもポイント!

システムのバグやメンテナンスのみ対応する企業から勤怠システムの監視を24時間365日で行っている企業まで、勤怠システムのサポートには差があります。導入費用が無料の場合はサポート体制が乏しい場合がありますので、確認しておきましょう。

 

また、勤怠管理には効率的に労務管理できる機能が実装されているシステムであることが重要です。例えば深夜労働時間の管理や業務毎の工数分析、規定の残業時間超過の検知がリアルタイムで可能になれば、過重労働や工数の不均整、業務効率を即座に把握し、素早く対応できます。このような労務管理を効率化してくれる機能があれば、一部の社員に偏っている業務を工数が空いている社員に割り充てることができます。

POINT
03

セキュリティ

セキュリティ保護などは下記項目などをしっかりと確認しておくこと!

クラウド型はソフトウェアの導入とは異なりサーバーを複数の会社で共有するため、セキュリティ面では「オンプレミス型」に比べると劣ります。セキュリティ保護が万全かを見極めるには、業者が「プライバシーマーク」や「情報セキュリティマネジメントシステム(ISO27001)」を取得しているかを確認する方法があります。

 

  • プライバシーマークの取得

プライバシーマークとは、個人情報保護に関して一定の要件を満たした事業者に対し、一般財団法人日本情報経済社会推進協会 (JIPDEC) により使用を認められる登録商標(サービスマーク)の事を指します。

 

  • 情報セキュリティマネジメントシステム(ISO27001)の取得

情報セキュリティマネジメントシステム(ISO27001)とは、組織が保有する情報に関わるさまざまなリスクを適切に管理し、組織の価値向上をもたらすISMSの国際規格です。以下の基準によって適正に審査されます。

 

▼マネジメントシステムの有効性

事業経営レベルの方針とISMSレベルの方針、これらの方針を具体化する情報セキュリティレベルの方針が連動しているかに注目して審査します。

 

▼業務の理解

業務上の重要な情報セキュリティのリスクを見逃さないように審査します。組織の事業目的と情報セキュリティのバランスを意識して審査します。

 

▼現場審査

設備、作業環境、業務の流れ、活動状況、利用情報技術に注目し、決められたことが確実に実行されているかを現場レベルで確認します。

POINT
04

導入のしやすさ

自社にあったものか、他のシステムとの連携は可能か、使いやすさにも注目を。

大抵のクラウドサービスは無料のお試し期間を設けているため、現場で利用できるかどうかの判断ができます。クラウドサービスの場合はサーバーなどの初期費用が低額で済むので、導入しやすいでしょう。

 

  • 他のシステムとスムーズに連携できるか?

勤怠管理システムを導入する際は、給与計算や経費精算などのシステムとの連動性も検討しなければなりません。勤怠管理を導入しても給与計算や経費精算と連動ができないと、結果的に人事・総務の労務管理の工数がかさんでしまった事態になりかねません。導入前に、給与計算、経費精算を管理している部署とアライアンスをとり、検討する必要があります。

 

  • 自社の就業規則に対応できるか?

システムを導入しても、自社の勤務体系と雇用形態と相性が合わないケースがあります。まず自社の勤務体系と雇用形態の組み合わせを把握し、その上でシステムを導入して効率的に就業管理ができるかを検討しましょう。

クラウド型対応の勤怠管理システムの発注トラブル事例

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正しく動作をしない、動作してもそもそもの時計がくるっていた、など特有の問題は頭の痛い悩みでもあるようです。クラウド型勤怠管理システムにかかわるトラブルの一部をご紹介いたします。思わぬトラブルを避けスムーズな発注・納品となるよう、ぜひimitsu(アイミツ)にご相談下さい。

クラウド型対応の勤怠管理システムの発注時よくある質問

人イメージ

クラウド型対応の勤怠管理システムについてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

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※2015年12月に利用した企業様に「アイミツの満足度を教えてください。」という質問を行い「満足、普通、不満」の中から「満足」と答えた企業様の割合です。

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