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■ 会計システム業者を探す際のワンポイントアドバイス

財務会計システムの導入を検討する際には、目的に合った機能が備わって、自社でしっかり使いこなせるかどうかを慎重に検討しましょう。仕訳入力、会計データの照会機能、決算書の作成機能など、基本の機能に加えて、他のソフトやシステムとの連携機能、消費税率変動への対応、IFRS(国際財務報告基準)に対応した機能が備わっているかも確認しておきましょう。メールや電話でのサポートはもちろんの事、使い方に関するインストラクターの派遣やセミナー開催などが充実しているかも重要なポイントです。その際、有償か無償であるかを確認するようにしましょう。突然のパソコンの破損、トラブル、消失に備えて、データのバックアップの機能があると安心です。導入形態としては、自由にカスタマイズができるパッケージ型、導入が比較的スムーズなクラウド型があり、中には、初期費用だけで200万円を超えるケースもあります。各システムによって操作画面や操作性が異なりますので、可能であればまずは、無償トライアルを試してみることをおすすめします。

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会計システムの選び方ガイド

会計システムの委託先、外注先を探すにあたってのポイントや選び方など、様々な情報をまとめました。当社が保有するほんの一部のノウハウのみの公開ですが、参考にしてください。当社は、相場情報、見積もり事例など多数保有しております。


会計システムの選定ポイント

point.1必要な機能が備わっているか

新旧・複数税率を簡単に切り替える機能があると便利。

財務会計システムは、伝票や帳票の金額を入力して、データを集計し、貸借対照表、キャッシュ・フロー計算書、損益計算書などの財務諸表を作成するためのシステムです。個人事業主や中小企業で利用されている会計ソフト・経理ソフトとは違い、比較的規模の大きな企業の財務会計・経理部が利用するシステムとなります。

各提供会社のシステムによって機能は異なりますが、主な機能は次の通りです。

▼仕訳入力機能

出納帳・伝票・複合仕訳入力です。

勘定科目に対応した設定により、効率的に仕訳データを入力できるかをチェックしましょう。

▼照会機能・帳票印刷

資金管理、入金管理、手形管理、各種報告書照会・印刷です。

帳票データの各項目を対象に、文字列や数値、日付などの条件を設定し、複数項目を組み合わせて検索ができると便利です。

▼決算書作成

貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、キャッシュ・フロー計算書の作成機能です。四半期、中期、年次決算、および月次決算にも対応しているかを確認します。また、出力ファイルの形式がCSV、PDFに対応していると便利です。事業所別、エリア別で財務諸表が作成できるかもチェックしておきましょう。

▼忘れずに確認しておきたいその他の機能

  •  外部システムとの連携機能

この機能があれば、支店や各営業所の販売管理、生産管理、あるいは、各店舗のPOSシステムの売上情報など、他のシステムのデータとの自動連携ができます。二重の入力業務などが削減でき、さらなる会計業務の効率化を図れます。

  •  税率変動対応

消費税などの税率が変動する際には、どのような設定が必要かチェックしておきましょう。経過措置の適用を受け旧税率で用いるケースにも対応し、新旧複数税率を簡単に切り替える機能があると便利です。

  •  IFRS(国際財務報告基準)への対応を見据えたシステムの導入では、「固定資産管理」や「管理会計」などの機能があるかを確認しましょう。
  •  海外との取引を行っている企業では、為替レート設定、外資仕訳入力、為替差損益計算処理、外貨元帳発行などの外貨対応機能があることをチェックします。

 

、「会計ソフト業者の比較」、「ERPパッケージ・ERPシステム業者の比較」もご参考にしてください。

 

 

point.2業務担当者がシステムを使いこなせるか

業務担当者が使いこなせなければ、たちまち業務はストップ。

財務会計システムが上手く導入できなかったという過去の失敗事例をみると、「使い方がよくわからず、現場で使いものにならなかった」「以前の使っていたシステムと使い方が異なり、何度もサポートセンターに問い合わせることになり、度々、業務がストップしてしまった」など、業務担当者が使いこなせなければ、システムを導入した意味がありません。操作面では、カット&ペーストなどウィンドウズのオフィスソフトと同じような基本操作ができれば、業務担当者の負担が軽減できます。いくら多機能、高機能であっても難解な操作を要する場合は、会計業務の効率化は難しくなりますので、導入前にしっかりと確認しておきましょう。

いくら多機能、高機能であっても難解な操作を要する場合は、会計業務の効率化が難しくなりますので、導入前にしっかりと確認しておきましょう。可能であれば、導入する前に無償トライアルを試し、システムの画面や操作感をチェックすることをおすすめします。

 

point.3サポートは充実しているか

個別に教えてくれるインストラクター派遣サービス、セミナーを行っている所も。

財務会計・経理の業務は、2014年の消費税増に代表されるように法律の改正や会計の基準の制定などの影響を常に受けます。その度に、システムの入力項目や設定の変更が必要になりますので、その際、どのようなサポートが受けられるのかの確認が必要になります。

自社にある既存のシステムとの連携設定やバージョンアップ作業の時には、自社の環境に合わせて迅速に対応してくれるかも確認します。その際には、幅広い会計知識を持ち、システム設定などに詳しい専門のスタッフから、サポートが受けられることが望ましいでしょう。メールや電話サポートは無償か、電話サポートの受付時間、休業日の対応状況も確認しておきましょう。

また、システムの使い方を個別に社員に教えてくれるインストラクターの派遣サービス、多数の社員に対して、使い方を教えるセミナーを行っている場合もありますので、予めチェックしておきたいところです。

 

point.4初期費用とランニングコストを確認する

初期導入費用+年間のランニングコストで、トータル費用を確認。

財務会計システムは各提供会社によって大幅に費用が異なります。小規模の事業者向けで最小限の機能を備えたシステムなら、50万円前後の費用、多機能で大規模なシステムになると200万円を超える場合もあります。自社でカスタマイズが自由にできるパッケージ型、自社にデータを保存する必要のないクラウド型によっても費用に差があります。また、発行するライセンス数によっても料金が異なります。

  •  パッケージ型

自社のサーバーに組み込む方式で、自社の業務に合わせて入力項目や設定をカスタマイズできます。最小限の機能を備えた場合の費用相場は20万円~50万円前後です。月額費用がかからない場合がほとんどです。

  •  クラウド型

提供会社のサーバーに構築されているシステムを利用するため、導入がスムーズです。また、データ保存の管理を自社で行う必要が無いこともメリットの一つです。多機能で大規模なシステムになると初期導入だけで200万円を超える場合もあります。また、発行するライセンス数に応じて月額費用が異なります。

他にも、電話サポートを無償で受けられるかを確認しておきましょう。その他にも有償でのバージョンアップや契約更新料がかかるケースもありますので注意が必要です。初期導入費用に加えて、年間のランニングコストを確認し、トータルでいくらになるのかをチェックしておくことが必要です。

 

point.5セキュリティ、バックアップ体制をチェックし、システムの信頼性を測る

とにかく、セキュリティ対策がしっかりと施されているシステムを!

財務会計システムでは大量のデータを扱うため、トラブルが起こること無く、システムが正常に稼働することが必須になります。また、財務会計のデータは会社にとって非常に重要なデータのため、データが消失することはあってはならないことです。入力した会計のデータが、入力するパソコン端末の故障、破損あるいは、紛失してしまった場合に備えて、データが別の場所に保存されることが望ましいと言えます。また、会計データが第三者などよって不正に改ざんされないように、パスワード設定、社員別の入力制限や操作履歴のログ記録などのセキュリティ対策がしっかりと施されているシステムを選びましょう。

 


会計システムのよくある質問

会計システムについてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。

コンシェルジュ

Q導入実績について教えてください。

A業者により異なるので事前に確認。機密情報として公開していない場合も。

会計システムの導入実績は、導入を予定している業者により異なりますので、事前にご確認ください。会計システムはASP・クラウド型と、カスタマイズ型に分かれており、インターネットで申し込みのできる会計システム業者は導入実績や事例を公開している場合が多い傾向です。カスタマイズ型の場合は、機密情報も多くあるため、導入実績を公開していることがほとんどありません。

Q契約期間について教えてください。

A契約期間が選べるのはASP・クラウド型のみ。利用期間の長さで利用料金も異なる。

会計システムの契約期間が選べるのは、ASP・クラウド型のみとなります。月間契約、年間契約のどちらかになるケースが多いようです。ご希望の会計システムにより異なりますので、事前にご確認ください。契約期間、利用期間の長さにより、会計システム利用料金に差が出ます。料金にも関わることですので、慎重に選択してください。

Q導入費用について教えてください。

Aキャンペーンなどで初期費用が無料になっているケースも!

会計システムは導入費用、初期費用が、ご希望の会計システムや業者により異なります。ASP型の場合は、年度の変わり目に行うキャンペーンなどで、初期費用が無料になっているケースも少なくありません。実際の導入費用は、発注時に会計システム業者に直接ご確認ください。会計システム業者に支払わなくとも、システムが動作保証しているパソコンを用意する必要があるケースもあります。

Q法改正への対応について教えてください。

A法改正に伴う会計システム機能のバージョンアップはほとんどが対応。

法改正に伴う会計システム機能のバージョンアップは、ほとんど業者で対応しています。例えば、消費税率対応などは、会計システム利用者側は個別に対応するケースは少なくなっています。ただし、会計システムの中にも、社会保険や地方税など、基本サポート対応をしていない項目が設定されている場合もあるため、詳細は会計システム業者にご確認ください。

Qカスタマイズやアドオンを行うことは可能ですか?

Aほとんどがカスタマイズに対応。詳細はシステム業者へ。

カスタマイズやアドオンは、カスタマイズ型の会計システムでは対応可能なケースがほとんどです。特に、給与システムや小口精算にも対応させる場合には、多くの会計システム業者でカスタマイズ対応可能なようですが、詳細は会計システム業者にお尋ねください。業者選定時にカスタマイズできる業者から選択することも一案です。

Q外貨での入力に対応していますか?

A外貨・多通貨対応を一元管理できるサービスは少ない。あらかじめ確認を。

会計システムとして、外貨対応・多通貨対応を一元管理できるサービスは少ないようです。特に、ASP型・クラウド型の場合は、日本円のみの対応が一般的です。カスタマイズ型の場合は、会計システム業者のサービス内容によって異なるようです。将来的に多通貨対応が必要な場合が想定される時は、発注時にご確認ください。

Qオリジナルの帳票を作成できますか?

Aカスタマイズ型の会計システムであれば可能。対応範囲は確認を。

オリジナルの帳票への対応は、カスタマイズ型の会計システムであれば、導入が可能です。例えば、卸メーカー独自の納品書書式への対応など、利用頻度が多く、システム管理したいケースなどには有効であると思われます。もちろん会計システム業者により、サービス内容や対応可能範囲が異なりますので、事前にご確認ください。

QFBデータ(ファームバンキングデータ)を作成することは可能ですか?

AほとんどのシステムがFBデータに対応。

FBサービスで大量に振込処理を行う際などに利用する、振込み指示の内容が記載されたデータファイルを出力できる会計システムがほとんどです。個人事業主向けの会計システムでは未対応なケースもありますが、日本の商習慣に対応した、大手企業向け統合債権・債務・取引管理システムでは問題なく導入されています。サービス内容によって異なりますので、発注時に事前にご確認ください。

Qスポット支払に対応していますか?

Aスポット支払いには対応していないものが多い。事前に確認が必要。

会計システムによっては、スポット支払いには対応していないケースが多くありますので、導入前に確認することをおすすめします。とはいえ、スポット支払いを行った後で、会計システムに手動入力を行うことができるシステムもあります。会計システムのサービス内容によって異なりますので、発注時に事前にご確認ください。

Q会計、税務以外に、IFRS用の管理台帳はありますか?

Aオプション扱いやカスタマイズ要件として、別途費用がかかるケースが多い。

会計システムによっては、IFRS用の管理台帳には対応していないシステムもあります。IFRS用の管理台帳は、オプションサービスやカスタマイズ要件として、別途費用がかかるケースが多くみられます。将来的に、IFRS用の管理台帳を必要になる場合には、会計システムの拡張を発注前に確認し、システム内容によって異なる拡張要件を調べておきましょう。


会計システムのアイミツ利用事例「中堅企業(100名程度)のはじめての財務会計システム導入」

どのような財務会計システム業者を探していましたか?

Excelで集計していたが問題が山積。財務会計システム導入へ。

当社では、部門や拠点ごとの売り上げ集計にExcelを使用しており、「時間がかかる」「新たな軸でデータを自由に分析できない」といった問題が発生していました。部門ごとの売上を、経営陣がすぐに把握することができるようにすることが最大の課題となっていました。実際に財務会計システムを導入することにより、財務状況を共有していくことを目的としていました。

アイミツを利用したきっかけ

複数人で財務状況を入力できることが条件。いくつかの業者に問い合わせ。

財務会計システムの導入に際して、経理部が使っている会計ソフトで課題になっている点の洗い出しをはじめました。財務状況の共有ができない理由として、複数人で同時にシステム登録できないことが一番の課題になっていることがわかり、複数人で財務状況を入力できる財務会計システムへの変更をすることになりました。アイミツは複数の財務会計システムを一覧で比較することができるので、まずはいくつかの財務会計システム業者に問い合わせをしました。

見積もり時に気をつけたこと

将来に渡った財務会計システムに求める要素や機能を充分に決めておく

まずは、複数名で財務状況を入力できること、その結果を共有することが一番の課題でしたので、そこの解決ができる財務会計システムを見つけることでした。次に、今後の事業展開を考えていくと、事業の軸が複数になっていったとしても経費軸で財務状況の分析を行う必要があり、その軸を自由に設定できるものを選ぶように致しました。見積もり時には、将来に渡って、財務会計システムに求める要素や機能を充分に決めておくことで、必要な要素を絞り込むことができます。

実際に発注してみた感想や気づき

今回はアイミツコンシェルジュを使わず、業者に発注。

今回はアイミツコンシェルジュを使わずに、財務会計システム業者を選びました。実際に作業を担当する経理部がこれまでの会計ソフトとは違う機能を導入したいと意見を出しながら、システムを選ぶことで、現在の課題を解決するだけでなく、業務効率も改善することを目指したためです。しかし、発注してみると、アイミツコンシェルジュに意見をもらいながら、業者選定することで新しい発見もあったのではないかとも感じています。


会計システムの用語・基礎知識

財務会計システムの基礎知識・基礎用語

財務会計システムは、企業における金銭の収支、商品、備品の出入りなどの帳票、売掛金、買掛金、現金取引の金額を入力することで、企業の資金の流れを把握することができるシステムです。決算時には、損益計算書や貸借対照表、キャッシュフロー計算書を自動作成し、印刷することもできます。システムを活用することによって、経営者や役員、業務責任者が会社の財務や会計情報をリアルタイムに確認することができます。そして、売上や利益の増加に向けて業務改善を行い、コスト削減を図るためのデータとして利用することができます。担当者にとっては、会計、経理における業務を軽減させるメリットもあります。消費税などの税率の変動にも対応できるものが一般的となっています。また、財務会計システムより多機能で大規模のものはERPと呼ばれるもので、経営計画や人事管理、在庫管理、生産計画なども行うことができます。

 

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